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De AtAbrechnungTerminbuchung & Zahlung

Terminbuchung & Zahlung

💬

Hallo, ich bin Sophie! 👋 Mit der Online-Terminbuchung bietest Sie Ihren Kunden die Möglichkeit, Termine direkt auf Ihrer Website zu buchen und sofort per Stripe zu bezahlen. Hier erkläre ich Ihnen alles zu Zahlungen, Stornierungen und dem Dispute-Handling.

📅

Sophie’s Tipp: Die Terminbuchung mit Zahlung ist ab dem Pro-Tarif verfügbar und eignet sich perfekt für Dienstleister wie Berater, Coaches oder Handwerker.

Funktionsübersicht

Das Booking Payment System bietet Ihnen folgende Funktionen:

FunktionBeschreibung
Online-TerminbuchungKunden wählen Termin und zahlen sofort
Sofortige Stripe-ZahlungSichere Zahlungsabwicklung via Kreditkarte, SEPA oder Apple/Google Pay
Automatische RückerstattungBei Stornierung je nach Zeitpunkt anteilig oder vollständig
Stripe Disputes HandlingProfessionelle Abwicklung bei Rückbuchungsforderungen
Audit-TrailVollständige Nachverfolgung aller Zahlungen (7 Jahre)

Zahlungsstatus

Jede Terminbuchung durchläuft verschiedene Zahlungsstatus:

StatusBedeutungNächster Schritt
pendingZahlung wurde initiiertWarten auf Zahlungsbestätigung
processingZahlung wird verarbeitetAutomatisch weiter
succeededZahlung erfolgreichTermin bestätigt
failedZahlung fehlgeschlagenKunde kann erneut versuchen
refundedVollständig erstattetTermin storniert
partial_refundTeilweise erstattetStornogebühr einbehalten
💡

Gut zu wissen: Sie siehen den aktuellen Zahlungsstatus direkt im Terminkalender und erhältst bei Statusänderungen automatisch eine Benachrichtigung.

Stornierungsrichtlinien

BuchhaltGenie bietet flexible Stornierungsrichtlinien mit automatischer Berechnung der Rückerstattung:

Standard-Stornierungsrichtlinie

Zeitraum vor TerminRückerstattungStornogebühr
Mehr als 48 Stunden100%0%
24-48 Stunden50%50%
Weniger als 24 Stunden0%100%
⚠️

Wichtig: Diese Richtlinien sind in Ihren Geschäftseinstellungen konfigurierbar. Sie können andere Zeiträume oder Prozentsätze festlegen.

Berechnungsbeispiel

Bei einem Termin mit Vorauszahlung von EUR 100,00:

StornierungRückerstattungSie erhälten
3 Tage vorherEUR 100,00EUR 0,00
36 Stunden vorherEUR 50,00EUR 50,00
12 Stunden vorherEUR 0,00EUR 100,00

Individuelle Stornierungsrichtlinien

Sie können Ihre Stornierungsrichtlinien unter Einstellungen > Termine > Stornierung anpassen:

Schritt 1

Navigiere zu Einstellungen > Termine

Schritt 2

Wähle Stornierungsrichtlinie

Schritt 3

Passe Zeiträume und Prozentsätze an

Schritt 4

Speichere die Änderungen

Stripe Disputes (Rückbuchungsforderungen)

Ein Stripe Dispute (Chargeback) tritt auf, wenn ein Kunde seine Zahlung bei der Bank anficht. BuchhaltGenie hilft Ihnen, diese professionell zu bearbeiten.

Was ist ein Dispute?

AspektBeschreibung
DefinitionKunde beantragt Rückbuchung bei seiner Bank
Typische GründeNicht erbrachte Leistung, nicht autorisiert, Betrug
FristSie haben 7-21 Tage für eine Stellungnahme
StreitgebührStripe erhebt ca. EUR 15,00 pro Dispute

Dispute-Status

StatusBedeutung
warning_needs_responseWarnung - Antwort erforderlich
warning_under_reviewWarnung wird geprüft
warning_closedWarnung abgeschlossen
needs_responseDispute - Antwort erforderlich
under_reviewDispute wird geprüft
wonSie haben gewonnen
lostSie haben verloren

Dispute erfolgreich bearbeiten

📋

Sophie’s Tipp: Die beste Verteidigung bei einem Dispute sind gute Nachweise. Dokumentiere immer:

  • Terminbestätigung per E-Mail
  • Kommunikation mit dem Kunden
  • Erbrachte Leistung (Fotos, Protokolle)

Schritt 1: Benachrichtigung erhalten

Sie werden per E-Mail informiert, wenn ein Dispute eingeht.

Schritt 2: Details prüfen

Öffne den Dispute in BuchhaltGenie und prüfe den Grund.

Schritt 3: Nachweise sammeln

Lade alle relevanten Dokumente hoch (Terminbestätigung, Leistungsnachweis, E-Mail-Verlauf).

Schritt 4: Stellungnahme abgeben

Beschreibe den Sachverhalt klar und sachlich.

Schritt 5: Abwarten

Stripe prüft den Fall und informiert Sie über das Ergebnis.

Datenschutz bei Disputes

🔒

DSGVO-Hinweis: Dispute-Daten enthalten sensible Informationen (Kundendaten, Finanzdaten). Der Zugriff ist streng geregelt:

  • Nur Sie sehen Disputes Ihres Unternehmens (Multi-Tenant-Isolation)
  • Admins haben Lesezugriff für Compliance-Monitoring
  • Anonyme Benutzer haben keinen Zugriff

Währung und Beträge

Alle Beträge werden in EUR (Euro) verarbeitet und gespeichert:

FeldBeschreibungEinheit
paid_amount_centsUrsprünglich bezahlter BetragCent
cancellation_fee_centsEinbehaltene StornogebührCent
refund_amount_centsErstatteter BetragCent
💶

Warum Cent? Die Speicherung in Cent vermeidet Rundungsfehler bei Berechnungen und entspricht dem Stripe-Standard.

Compliance-Hinweise

PSD2 (Payment Services Directive 2)

Die Zahlungsabwicklung über Stripe erfüllt alle PSD2-Anforderungen:

  • Strong Customer Authentication (SCA): 3D-Secure bei Kartenzahlungen
  • Sichere Kommunikation: TLS 1.3 Verschlüsselung
  • Autorisierungscodes: Jede Zahlung ist eindeutig identifizierbar

FAGG (Fern- und Auswärtsgeschäfte-Gesetz)

Bei Online-Terminbuchungen gelten besondere Konsumentenrechte:

AspektRegelung
Widerrufsrecht14 Tage, entfällt bei Dienstleistungen mit vereinbartem Termin
InformationspflichtPreis, Stornierungsbedingungen vor Buchung
BestätigungBuchungsbestätigung per E-Mail Pflicht
⚠️

Wichtig: Das 14-tägige Widerrufsrecht entfällt bei Dienstleistungen, die zu einem bestimmten Zeitpunkt erbracht werden (z.B. Beratungstermin), wenn der Verbraucher dem ausdrücklich zugestimmt hat.

BAO SS132 (Bundesabgabenordnung)

Alle Zahlungsdaten werden 7 Jahre aufbewahrt:

  • Zahlungsintent-ID (payment_intent_id)
  • Bezahlter Betrag und Währung
  • Stornierungsgebühren und Erstattungen
  • Vollständiger Audit-Trail

Häufige Fragen

Kann ich die Stornierungsrichtlinien pro Terminart anpassen?

Ja! Sie können für verschiedene Terminarten unterschiedliche Richtlinien definieren. Ein Erstgespräch kann z.B. kulanter sein als ein langes Coaching.

Was passiert bei einem No-Show?

Wenn ein Kunde nicht erscheint, behältst Sie den vollen Betrag. Sie können dem Kunden kulanzhalber eine Teilerstattung anbieten.

Wie schnell wird erstattet?

Rückerstattungen werden automatisch über Stripe verarbeitet:

  • Kreditkarte: 5-10 Werktage
  • SEPA: 3-5 Werktage

Kann ich Disputes vermeiden?

Sophie’s Tipps zur Dispute-Vermeidung:

  1. Klare Stornierungsbedingungen vor der Buchung anzeigen
  2. Buchungsbestätigung sofort per E-Mail senden
  3. Erinnerung 24 Stunden vor dem Termin
  4. Professionelle Kommunikation bei Problemen

Fallen bei Disputes zusätzliche Kosten an?

Stripe erhebt eine Streitgebühr von ca. EUR 15,00 pro Dispute. Bei gewonnenem Dispute wird diese erstattet.

Einrichtung

Die Terminbuchung mit Zahlung setzt eine aktive Stripe-Verbindung voraus:

Stripe Connect verbinden und aktivieren

Online bezahlen einrichten

Terminarten anlegen und Buchungen verwalten

Termine verwalten

Technische Details

Zahlungsflow

[Terminauswahl] → [Kundendaten] → [Stripe Checkout]
       ↓
[Payment Intent erstellt]
       ↓
[3D-Secure (falls nötig)]
       ↓
[Zahlung bestätigt] → [Termin aktiviert]
       ↓
[E-Mail-Bestätigung]

Support

Bei Fragen zur Terminbuchung oder Problemen mit Zahlungen:

Team verwaltenAPI Dokumentation