Transaktionen zuordnen
Hallo, ich bin Sophie! 👋 Jetzt wird’s spannend: Hier verbinden wir Ihre Banktransaktionen mit Ihren Rechnungen und Ausgaben. Das ist der Kern einer sauberen Buchhaltung!
Ich mache Ihnen intelligente Vorschläge - basierend auf Betrag, Verwendungszweck und Kundendaten. Sie müssen nur noch bestätigen.
Automatische Vorschläge: In 80% der Fälle erkenne ich die richtige Zuordnung. Sie sparen sich stundenlanges Suchen!
Warum Zuordnung wichtig ist
| Ohne Zuordnung | Mit Zuordnung |
|---|---|
| Offene Rechnungen unklar | ✅ Bezahlte Rechnungen automatisch markiert |
| Ausgaben nicht belegt | ✅ Jede Ausgabe mit Banktransaktion verknüpft |
| UVA manuell berechnen | ✅ Automatische Steuerberechnung |
| Mahnungen an zahlende Kunden | ✅ Zahlungsstatus immer aktuell |
Zuordnung - Schritt für Schritt
Offene Transaktionen öffnen
- Gehen Sie zu Banking → Zuordnung
- Sie sehen alle Transaktionen mit Status “Offen ⏳”
- Eingänge und Ausgänge sind farblich getrennt
Vorschläge prüfen
Bei vielen Transaktionen sehen Sie bereits meine Vorschläge:
💰 +€ 1.234,00 von Müller GmbH
→ Vorschlag: Rechnung RE-2024-0042 (€ 1.234,00) ✅ 98% MatchWenn der Vorschlag stimmt, klicken Sie auf ✅ Bestätigen.
Manuell zuordnen
Falls ich keinen Vorschlag habe oder er nicht passt:
- Klicken Sie auf die Transaktion
- Wählen Sie “Manuell zuordnen”
- Suchen Sie nach Rechnungsnummer, Kunde oder Betrag
- Wählen Sie die passende Rechnung/Ausgabe aus
Neue Ausgabe erstellen
Bei Ausgaben ohne passenden Beleg:
- Klicken Sie auf “Als Ausgabe erfassen”
- Ich fülle Betrag und Datum automatisch aus
- Ergänzen Sie Kategorie und eventuell einen Beleg
- Speichern - fertig!
Wie funktionieren meine Vorschläge?
Ich analysiere verschiedene Faktoren, um die beste Zuordnung zu finden:
Matching-Faktoren
| Faktor | Gewichtung | Beispiel |
|---|---|---|
| Exakter Betrag | Hoch | Rechnung €1.234,00 = Zahlung €1.234,00 |
| Rechnungsnummer im Text | Sehr hoch | ”RE-2024-0042” im Verwendungszweck |
| Kundenname | Mittel | ”Müller GmbH” als Absender |
| IBAN bekannt | Hoch | IBAN bereits bei Kunde hinterlegt |
| Zeitlicher Abstand | Niedrig | Zahlung kurz nach Rechnungsdatum |
Match-Qualität
- 🟢 95-100%: Sehr sichere Zuordnung - einfach bestätigen
- 🟡 70-94%: Wahrscheinlich richtig - kurz prüfen
- 🟠 50-69%: Möglicherweise - genauer hinschauen
- ⚪ Kein Vorschlag: Manuelle Zuordnung nötig
Ich lerne dazu! Je mehr Zuordnungen Sie bestätigen oder korrigieren, desto besser werden meine Vorschläge.
Zuordnungstypen
Transaktionen ohne Zuordnung
Nicht jede Transaktion braucht eine Zuordnung. Sie können sie auch:
Als Privatentnahme markieren
Für Überweisungen an Ihr Privatkonto:
- Klicken Sie auf “Privatentnahme”
- Die Transaktion wird entsprechend kategorisiert
- Sie erscheint nicht in der Betriebsausgabenrechnung
Ignorieren
Für buchhalterisch nicht relevante Transaktionen:
- Klicken Sie auf “Ignorieren”
- Die Transaktion wird ausgeblendet
- Sie können sie jederzeit wieder aktivieren
Achtung: Ignoriere keine Geschäftsvorfälle! Die Aufbewahrungspflicht (BAO §132) gilt trotzdem.
Zuordnung rückgängig machen
Falls Sie sich vertan haben:
Transaktion finden
- Gehen Sie zu Banking → Transaktionen
- Filtern Sie auf “Zugeordnet”
- Finden Sie die betroffene Transaktion
Zuordnung lösen
- Klicken Sie auf die Transaktion
- Wählen Sie “Zuordnung aufheben”
- Bestätigen Sie die Aktion
Was passiert dann?
- Die Transaktion ist wieder “Offen”
- Die Rechnung/Ausgabe ist wieder “Unbezahlt”
- Sie können neu zuordnen
Automatische Regeln
Für wiederkehrende Transaktionen können Sie Regeln erstellen:
Regel erstellen
WENN Empfänger enthält "A1 Telekom"
UND Betrag zwischen €30 und €50
DANN Kategorie = "Telefon & Internet"
UND Erstelle Ausgabe automatischBeispiele für sinnvolle Regeln
| Regel | Aktion |
|---|---|
| SVS-Beiträge | → Kategorie “Sozialversicherung” |
| Miete (gleicher Betrag, monatlich) | → Kategorie “Büromiete” |
| Stripe/PayPal Auszahlungen | → Sammelzuordnung zu Rechnungen |
| Bankgebühren | → Automatisch als Ausgabe erfassen |
💡 Sophie’s Tipp: Regeln sparen enorm Zeit bei wiederkehrenden Buchungen. Fragen Sie mich, wenn Sie Hilfe beim Einrichten brauchen!
Best Practices
1. Wöchentlich zuordnen
Machen Sie es sich zur Gewohnheit, einmal pro Woche die offenen Transaktionen durchzugehen. So bleibt der Berg klein.
2. Rechnungsnummer im Verwendungszweck
Bitten Sie Ihre Kunden, bei der Überweisung die Rechnungsnummer anzugeben. Das macht meine Vorschläge noch genauer!
Tipp für Ihre Rechnungen:
Bitte geben Sie bei der Überweisung folgende Rechnungsnummer an: RE-2024-0042
3. IBAN bei Kunden hinterlegen
Wenn Sie die IBAN Ihrer Kunden speichern, erkenne ich Zahlungen sofort - auch ohne Rechnungsnummer im Text.
4. Belege zeitnah fotografieren
Je schneller Sie Belege erfassen, desto besser funktioniert die automatische Zuordnung zu Ausgaben.
Sophie’s Tipp: Aktiviere die Belegvorschau in den Einstellungen! Dann zeige ich Ihnen bei Ausgaben gleich den passenden Beleg an.
Nächste Schritte
Super, Sie kennen jetzt die Zuordnung! Weiter geht’s mit:
- Kontenabgleich: Prüfen Sie, ob alles stimmt
- Compliance: UVA und FinanzOnline®-Export
💡 Sophie’s Tipp: Offene Transaktionen warten! Nehmen Sie sich 10 Minuten und arbeite die Liste durch - Sie werden sehen, wie schnell das geht.
Sophie kategorisiert Ihre Transaktionen automatisch! In 80% der Fälle erkenne ich die richtige Zuordnung. Sie müssen nur noch bestätigen.
Beispiel: “Hey Sophie, welcher Rechnung gehört diese Zahlung von Müller GmbH?”