Lieferscheine
Hallo, ich bin Sophie! 👋 Lieferscheine scannen, Mengen prüfen und mit Rechnungen verknüpfen – ich zeige Ihnen, wie das geht.
Was sind Lieferscheine?
Lieferscheine dokumentieren die Übergabe von Waren. Sie sind nicht umsatzsteuerrelevant, aber wichtig für:
- Wareneingangskontrolle: Stimmt die gelieferte Menge?
- Dokumentation: Nachweis der Warenübergabe
- Rechnungsprüfung: Abgleich mit Eingangsrechnung
Rechtlich: Lieferscheine begründen keine USt-Schuld (UStG §11). Erst die Rechnung ist steuerlich relevant. Trotzdem müssen Lieferscheine 7 Jahre aufbewahrt werden (BAO §132).
Hauptfunktionen
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| OCR-Scan | Lieferscheine per Kamera oder Upload erfassen |
| Mengenabweichung | Soll vs. Ist automatisch tracken |
| Teillieferungen | Mehrere Lieferungen pro Bestellung |
| Rechnungsverknüpfung | Lieferschein mit Rechnung verbinden |
| Unterschrift | Empfangsbestätigung dokumentieren |
| Audit Trail | Alle Änderungen nachvollziehbar (BAO §132) |
Lieferschein erstellen
Empfänger auswählen
Wählen Sie den Lieferanten aus Ihrer Kontaktliste oder legen Sie einen neuen an.
Positionen hinzufügen
Geben Sie die erwarteten Artikel ein:
| Feld | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|
| Artikel | Produktbezeichnung | Schrauben M8x50 |
| Soll-Menge | Erwartete Stückzahl | 100 Stk |
| Einheit | Mengeneinheit | Stk, kg, m |
Lieferdatum festlegen
Geben Sie das geplante oder tatsächliche Lieferdatum ein.
Unterschrift bei Übergabe
Bei Warenübergabe unterschreibt der Empfänger direkt am Gerät.
Lieferschein scannen (OCR)
Sie können eingehende Lieferscheine per OCR erfassen:
Lieferschein fotografieren oder hochladen
Machen Sie ein Foto oder laden Sie ein PDF hoch.
OCR-Erkennung
BuchhaltGenie erkennt automatisch:
- Lieferant
- Lieferscheinnummer
- Datum
- Artikelpositionen
- Mengen
Ergebnis prüfen
Prüfen Sie die erkannten Daten und korrigieren Sie bei Bedarf.
OCR Confidence Scores:
| Score | Bedeutung | Aktion |
|---|---|---|
| 90-100% | Sehr sicher | Automatisch übernommen |
| 70-89% | Wahrscheinlich korrekt | Kurz prüfen |
| Unter 70% | Unsicher | Manuell korrigieren |
Sophie’s Tipp: Fotografieren Sie Lieferscheine bei gutem Licht und gerade ausgerichtet. Das verbessert die Erkennung deutlich!
Mengenabweichungen
BuchhaltGenie trackt automatisch Unterschiede zwischen bestellter und gelieferter Menge:
| Soll-Menge | Ist-Menge | Status | Auswirkung |
|---|---|---|---|
| 100 | 100 | Vollständig | Rechnung 1:1 |
| 100 | 95 | Unterlieferung | Reklamation oder Teilrechnung |
| 100 | 105 | Überlieferung | Prüfen, ob gewollt |
Bei Abweichungen zeigt BuchhaltGenie eine Warnung. Sie entscheiden, ob Sie reklamieren, eine Teilrechnung akzeptieren oder die Überlieferung annehmen.
Teillieferungen
Bei großen Bestellungen erfolgen oft mehrere Lieferungen:
Beispiel: Bestellung über 1.000 Einheiten, Lieferung in 3 Tranchen:
| Lieferung | Datum | Menge | Kumuliert |
|---|---|---|---|
| 1 | 15.01. | 400 | 400 (40%) |
| 2 | 22.01. | 350 | 750 (75%) |
| 3 | 29.01. | 250 | 1.000 (100%) |
BuchhaltGenie verknüpft alle Teillieferungen automatisch mit der Ursprungsbestellung.
Mit Rechnung verknüpfen
Eingangsrechnung erfassen
Laden Sie die Eingangsrechnung hoch.
Lieferschein zuordnen
Wählen Sie den passenden Lieferschein aus. BuchhaltGenie schlägt Matches vor basierend auf:
- Lieferant
- Datum
- Bestellnummer
Abweichungen prüfen
Falls die Rechnung von der Liefermenge abweicht, zeigt BuchhaltGenie eine Warnung.
Audit Trail
Alle Änderungen an Lieferscheinen werden protokolliert:
| Ereignis | Protokolliert |
|---|---|
| Erstellt | Benutzer, Datum, Uhrzeit |
| Geändert | Alter und neuer Wert |
| Unterschrift | Zeitpunkt, IP-Adresse |
| Verknüpfung | Mit welcher Rechnung |
BAO §132: Alle Protokolle werden 7 Jahre aufbewahrt und können nicht gelöscht werden. Bei Betriebsprüfungen kann das Finanzamt diese Daten anfordern.
Verfügbarkeit
Lieferscheine sind ab dem Pro-Tarif verfügbar:
| Tarif | Lieferscheine |
|---|---|
| Free | Nicht verfügbar |
| Starter | Nicht verfügbar |
| Private | Nicht verfügbar |
| Pro | Verfügbar |
| Business | Verfügbar |
| Enterprise | Verfügbar |
Häufige Fragen
Muss ich Lieferscheine aufbewahren?
Ja. Gemäß BAO §132 müssen Lieferscheine 7 Jahre aufbewahrt werden. BuchhaltGenie speichert sie automatisch in Ihrem digitalen Archiv.
Was passiert bei Mengenabweichungen?
Sie werden benachrichtigt und können entscheiden: Reklamieren, Teilrechnung akzeptieren oder Überlieferung annehmen. Alle Entscheidungen werden dokumentiert.
Kann ich Lieferscheine auch ohne Rechnung erfassen?
Ja. Sie können Lieferscheine unabhängig erfassen und später mit der entsprechenden Rechnung verknüpfen.
Funktioniert OCR auch mit handschriftlichen Lieferscheinen?
Teilweise. Die Erkennung funktioniert am besten bei gedruckten Lieferscheinen. Handschrift wird erkannt, aber mit niedrigerer Confidence.