Was kann Sophie AI
Hallo, ich bin Sophie! 👋 Hier erfahren Sie genau, was ich alles kann - und wo meine Grenzen liegen. Als Ihre KI-Assistentin für österreichische Buchhaltung unterstütze ich Sie bei allen Fragen rund um Steuern, Rechnungen und Compliance.
Transparenzhinweis: Gemäß EU AI Act (Verordnung 2024/1689) Art. 52 bin ich eine KI und ersetze keine professionelle Steuerberatung.
Meine Kernfähigkeiten
| Fähigkeit | Beschreibung |
|---|---|
| Rechnungsprüfung | UStG §11 konforme Validierung aller Pflichtangaben |
| UID-Verifizierung | Echtzeit-Prüfung über VIES-Integration |
| Kleinunternehmer-Check | Automatisches Tracking der €55.000 BRUTTO-Schwelle |
| UVA-Klassifikation | Korrekte Zuordnung zu KZ000-KZ090 |
| DSGVO-Auskunft | Datenschutzfragen verständlich beantwortet |
| Steuer-Expertise | 13 österreichische Gesetze im Griff |
| Aktionen ausführen | Rechnungen erstellen, Kunden anlegen, UVA vorbereiten |
Bald auch telefonisch erreichbar! Sophie Voice kommt in Q1/Q2 2026. Stellen Sie Ihre Buchhaltungsfragen dann auch per Telefon - 24/7 erreichbar unter einer österreichischen +43 Nummer. Mehr erfahren
Was Sophie KANN
1. Rechnungen prüfen (UStG §11 Validierung)
Ich überprüfe Ihre Rechnungen auf alle 11 Pflichtangaben gemäß UStG §11:
Pflichtangaben
| Nr. | Pflichtangabe | Sophie prüft |
|---|---|---|
| 1 | Name und Anschrift des Leistenden | Vollständigkeit |
| 2 | Name und Anschrift des Empfängers | Korrektheit |
| 3 | Menge und Art der Lieferung/Leistung | Beschreibung vorhanden |
| 4 | Tag/Zeitraum der Leistung | Datumsformat |
| 5 | Entgelt (Nettobetrag) | Berechnung |
| 6 | Steuersatz (20%, 13%, 10%, 0%) | Österreich-konform |
| 7 | Steuerbetrag | Mathematisch korrekt |
| 8 | Ausstellungsdatum | Vorhanden |
| 9 | Fortlaufende Rechnungsnummer | Eindeutigkeit |
| 10 | UID-Nummer des Leistenden | Format ATU + 8 Ziffern |
| 11 | UID des Empfängers (ab €10.000) | Bei Großrechnungen |
2. UID-Nummern verifizieren (VIES-Integration)
Ich prüfe österreichische und EU-weite UID-Nummern in Echtzeit:
Du: Ist die UID ATU12345678 gültig?
Sophie: Ich habe die UID-Nummer über VIES geprüft:
✅ UID ATU12345678 ist GÜLTIG
Unternehmen: Muster GmbH
Adresse: Musterstraße 1, 1010 Wien
Diese Prüfung wurde am 03.01.2026 um 14:32 Uhr
durchgeführt. Möchten Sie einen Nachweis für
Ihre Unterlagen exportieren?VIES-Integration: Ich greife direkt auf das VAT Information Exchange System der EU zu. Die Prüfung dauert in der Regel 1-2 Sekunden.
3. Kleinunternehmer-Check (€55.000 BRUTTO-Schwelle)
Ich überwache Ihren Umsatz und warne Sie rechtzeitig:
| Umsatz-Status | Sophie’s Aktion |
|---|---|
| Unter €40.000 | Normaler Betrieb, keine Warnung |
| €40.000 - €50.000 | Hinweis: “Sie nähern sich der Grenze” |
| €50.000 - €55.000 BRUTTO | Dringende Warnung mit Handlungsoptionen |
| Über €55.000 BRUTTO | Sofortige Benachrichtigung + nächste Schritte |
Sophie: ⚠️ Wichtiger Hinweis zu Ihrer Kleinunternehmer-Regelung:
Aktueller Jahresumsatz: €52.340
Verbleibender Puffer: €2.660 (4,8%)
Bei Ihrem durchschnittlichen Monatsumsatz von €4.850
werden Sie die Grenze voraussichtlich im März überschreiten.
Möchten Sie:
1. Die Vor- und Nachteile eines Verzichts besprechen?
2. Eine Prognose für das Gesamtjahr sehen?
3. Informationen zur Regelbesteuerung erhalten?4. UVA-Klassifikation (Kennzahlen KZ000-KZ090)
Ich ordne Ihre Umsätze den korrekten UVA-Kennzahlen zu:
| Kennzahl | Beschreibung | Sophie hilft bei |
|---|---|---|
| KZ000 | Gesamtbetrag der Lieferungen | Berechnung |
| KZ011 | Eigenverbrauch | Klassifikation |
| KZ017 | Steuerfrei mit Vorsteuerabzug | Prüfung der Voraussetzungen |
| KZ022 | 20% Normalsteuersatz | Automatische Zuordnung |
| KZ029 | 10 % stark ermäßigter Satz | Korrekte Anwendung |
| KZ052 | Vorsteuer aus Lieferungen | Abzugsfähigkeit |
| KZ060 | Einfuhrumsatzsteuer | Berechnung |
| KZ090 | Vorsteuern gesamt | Summierung |
Du: Ich habe Hotelübernachtungen für eine Geschäftsreise gebucht.
Welche UVA-Kennzahl ist korrekt?
Sophie: Bei Hotelübernachtungen in Österreich gilt:
Beherbergung: 13% USt → KZ029 (ermäßigt)
Frühstück (falls separat): 10% USt → KZ029
Für die Vorsteuer:
KZ060: Vorsteuer aus 13% Umsätzen
Wichtig: Bewahren Sie die Originalrechnung für die
7-jährige Aufbewahrungspflicht (BAO §132) auf.5. DSGVO-Anfragen beantworten
Ich erkläre Datenschutzanforderungen verständlich:
Kundenrechte
- Auskunftsrecht (Art. 15): Welche Daten speichern Sie?
- Berichtigungsrecht (Art. 16): Daten korrigieren
- Löschungsrecht (Art. 17): “Recht auf Vergessenwerden”
- Datenübertragbarkeit (Art. 20): Export in maschinenlesbarem Format
6. Aktionen ausführen (Tool-Calling)
Ich kann nicht nur Fragen beantworten - ich kann auch Aktionen für Sie ausführen:
Rechnungen erstellen
Sophie erstellt UStG-konforme Rechnungen
Du: Erstelle eine Rechnung für "Maier GmbH" über €2.000 netto
für Beratungsleistungen im Jänner 2026.
Sophie: Ich erstelle die Rechnung für Sie:
Empfänger: Maier GmbH
Leistung: Beratungsleistungen im Jänner 2026
Leistungszeitraum: Jänner 2026
Nettobetrag: €2.000,00
+ 20% USt: €400,00
Bruttobetrag: €2.400,00
Alle 11 Pflichtangaben nach UStG §11 sind enthalten:
✅ Name und Anschrift (leistend)
✅ Name und Anschrift (Empfänger)
✅ UID-Nummer
✅ Rechnungsdatum
✅ Fortlaufende Nummer
✅ Menge und Art der Leistung
✅ Leistungszeitraum
✅ Nettoentgelt
✅ Steuersatz
✅ Steuerbetrag
✅ Bruttoentgelt
Soll ich die Rechnung als Entwurf speichern?Tool-Calling: Ich kann direkt mit BuchhaltGenie interagieren und Aktionen ausführen. Das spart Ihnen Zeit und reduziert Fehler, weil ich die Compliance automatisch prüfe.
7. Steuer-Fragen (österreichisches Recht)
Ich kenne diese 13 Gesetze im Detail:
| Gesetz | Thema | Häufige Fragen |
|---|---|---|
| UStG | Umsatzsteuer | Steuersätze, Vorsteuerabzug, Kleinunternehmer |
| BAO | Bundesabgabenordnung | Aufbewahrungspflichten, Fristen |
| EStG | Einkommensteuer | Betriebsausgaben, Pauschalierung |
| UGB | Unternehmensgesetzbuch | Buchführungspflicht, Jahresabschluss |
| DSGVO | Datenschutz | Kundendaten, Aufbewahrung |
| DSG | Datenschutzgesetz AT | Nationale Ergänzungen |
| FinanzOnline-VO | Elektronische Meldung | UVA-Übermittlung |
| RKSV | Registrierkassenpflicht | Belegerteilung |
| KSchG | Konsumentenschutz | B2C-Rechnungen |
| EU AI Act | KI-Transparenz | Sophie’s Offenlegung |
| E-Government-G | Elektronischer Verkehr | Amtswege |
Was Sophie NICHT kann
Transparenz ist mir wichtig: Ich bin eine KI-Assistentin, kein Steuerberater. Bei diesen Themen verweise ich Sie an Experten.
Finanzberatung
| Frage | Warum nicht? | Empfehlung |
|---|---|---|
| ”Sollte ich meine Preise erhöhen?” | Geschäftsstrategie, nicht Buchhaltung | Unternehmensberater |
| ”Lohnt sich ein Firmenwagen?” | Individuelle Steueroptimierung | Steuerberater |
| ”Soll ich in Aktien investieren?” | Anlageberatung | Finanzberater (konzessioniert) |
Du: Sollte ich meine Preise um 10% erhöhen?
Sophie: Diese Frage fällt in den Bereich der Geschäftsstrategie,
bei der ich Sie leider nicht beraten kann.
Was ich jedoch für Sie tun kann:
- Ihre aktuellen Margen berechnen
- Die steuerlichen Auswirkungen einer Preiserhöhung zeigen
- Die korrekte Rechnungsstellung bei neuen Preisen erklären
Für strategische Entscheidungen empfehle ich:
- Wirtschaftskammer Österreich: wko.at
- Unternehmensberater in Ihrer RegionPersönliche Steuerplanung
| Thema | Sophie’s Grenze | Weiterleitung |
|---|---|---|
| ”Wie optimiere ich meine Steuerlast?” | Individuelle Beratung | Steuerberater |
| ”Welche Rechtsform ist optimal?” | Abhängig von vielen Faktoren | Rechtsanwalt + Steuerberater |
| ”Vertritt mich bei der Betriebsprüfung” | Rechtliche Vertretung | Befugter Parteienvertreter |
Real-Time FinanzOnline
Ich kann FinanzOnline beschreiben und erklären, aber nicht direkt übermitteln. Die Übermittlung erfolgt über BuchhaltGenie’s sichere Schnittstelle.
Sie: Können Sie meine UVA an FinanzOnline senden?
Sophie: Die direkte Übermittlung an FinanzOnline erfolgt über
BuchhaltGenie's sichere Schnittstelle - nicht über mich.
So funktioniert es:
1. Ich bereite Ihre UVA vor und prüfe alle Kennzahlen
2. Sie überprüfen die Zusammenfassung
3. Mit einem Klick auf "An FinanzOnline senden" wird
die Übermittlung über die offizielle API durchgeführt
4. Sie erhalten eine Bestätigung mit Eingangsnummer
Soll ich Ihre UVA für Q4 2025 jetzt vorbereiten?Multi-Currency
| Unterstützt | Nicht unterstützt |
|---|---|
| EUR (Euro) | USD, CHF, GBP, etc. |
| Alle EU-Länder mit EUR | Fremdwährungsumrechnung |
| Österreichische Unternehmen | Internationale Konzernbuchhaltung |
Business Strategy
| Frage | Sophie’s Antwort |
|---|---|
| ”Soll ich expandieren?” | Geschäftsentscheidung - nicht mein Bereich |
| ”Welcher Markt ist vielversprechend?” | Marktforschung - empfehle WKÖ-Beratung |
| ”Wie finde ich Investoren?” | Finanzierung - empfehle aws, FFG |
Confidence-Scoring: Wie sicher bin ich?
Transparenz durch Confidence-Scoring: Ich zeige Ihnen immer, wie sicher ich mir bei meiner Antwort bin. So wissen Sie, wann Sie zusätzliche Expertise einholen sollten.
Wie funktioniert es?
Analyse der Frage
Ich bewerte Komplexität, Rechtslage und verfügbare Daten.
Confidence-Berechnung
Basierend auf meinem Training und den vorliegenden Informationen.
Transparente Kommunikation
Ich zeige Ihnen das Ergebnis und handle entsprechend.
Die drei Confidence-Stufen
HIGH
HIGH (≥70%) - Sophie antwortet direkt mit Auto-apply Option
Bei hoher Confidence kann ich nicht nur antworten, sondern Ihnen auch anbieten, die empfohlene Aktion direkt auszuführen.
Du: Welcher Steuersatz gilt für Bücher in Österreich?
Sophie: Für Bücher gilt in Österreich der ermäßigte
Steuersatz von 10% (UStG §10 Abs. 2 Z 1).
Confidence: 95% ✅ HIGH
📖 Quelle: UStG §10 Abs. 2 Z 1
📅 Stand: Jänner 2026
Dies gilt für:
- Gedruckte Bücher
- E-Books (seit 2020)
- Hörbücher
Nicht ermäßigt (20%):
- Zeitschriften (außer Fachzeitschriften)
- Kalender
💡 Möchten Sie, dass ich den korrekten Steuersatz
in Ihrer aktuellen Rechnung anwende?
[Ja, anwenden] [Nein, danke]Typische Fragen mit HIGH Confidence:
- Standard-Steuersätze
- Rechnungspflichtangaben
- Aufbewahrungsfristen
- DSGVO-Grundlagen
Auto-apply Option: Bei HIGH Confidence kann ich Änderungen auf Wunsch direkt anwenden - Sie behalten aber immer die Kontrolle.
Zusammenfassung: Wann handle ich wie?
| Confidence | Verhalten | Aktions-Optionen |
|---|---|---|
| HIGH | Direkte Antwort | Auto-apply möglich (auf Wunsch) |
| MEDIUM | Vorschlag mit Rückfrage | Bestätigung erforderlich |
| LOW | Expertenempfehlung | Keine automatischen Aktionen |
Transparenz bei jeder Antwort: Ich zeige Ihnen immer die Quellenangaben (Paragraph, Erlass), den Confidence-Score und den Stand meines Wissens. So können Sie nachvollziehen, woher meine Information stammt.
Weiterleitung an Experten
Bei niedriger Confidence empfehle ich diese Anlaufstellen:
| Thema | Experte | Kontakt |
|---|---|---|
| Steuerliche Komplexfragen | Steuerberater | kswt.at (Kammer der Steuerberater) |
| Rechtsfragen | Rechtsanwalt | rakwien.at |
| Gründung & Förderungen | WKÖ Gründerservice | gruenderservice.at |
| Sozialversicherung | SVS | svs.at |
| Finanzamt-Fragen | FinanzOnline Hotline | 050 233 790 |
Beispiel-Dialoge
Beispiel 1: Hohe Confidence (Direkte Antwort)
Du: Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Sophie: Gemäß BAO §132 gilt eine Aufbewahrungspflicht von
7 Jahren ab Ende des Kalenderjahres.
Confidence: 99% ✅
Konkret bedeutet das:
Rechnung vom 15.03.2025
Aufbewahren bis mindestens 31.12.2032
Die Aufbewahrung kann erfolgen:
• Papierform (Original)
• Elektronisch (revisionssicher, z.B. in BuchhaltGenie)
Tipp: BuchhaltGenie archiviert Ihre Belege automatisch
BAO-konform für 7 Jahre.Beispiel 2: Mittlere Confidence (Rückfrage)
Du: Ich habe ein neues Laptop gekauft. Kann ich die Vorsteuer abziehen?
Sophie: Das hängt von der Nutzung ab. Lassen Sie mich nachfragen:
Confidence: 78% ⚠️
1. Wie nutzen Sie das Laptop?
☐ 100% geschäftlich
☐ Überwiegend geschäftlich
☐ Gemischt privat/geschäftlich
2. Haben Sie eine ordnungsgemäße Rechnung mit:
☐ Ihrer Firmenadresse
☐ Ausgewiesener USt
☐ UID-Nummer (falls >€400)
Du: 80% geschäftlich, ja ordnungsgemäße Rechnung.
Sophie: Verstanden! Bei 80% geschäftlicher Nutzung:
Confidence: 95% ✅
✅ Sie können 80% der Vorsteuer abziehen
Bei €1.200 brutto (€1.000 netto + €200 USt):
Abzugsfähige Vorsteuer: €160 (80% von €200)
Dokumentieren Sie die Nutzungsaufteilung für
eine mögliche Betriebsprüfung.Beispiel 3: Niedrige Confidence (Expertenempfehlung)
Du: Mein Unternehmen macht jetzt auch Geschäfte in der Schweiz.
Was muss ich steuerlich beachten?
Sophie: Internationale Geschäftstätigkeit ist komplex und
erfordert individuelle Beratung.
Confidence: 52% ❌
Allgemein kann ich sagen:
• Schweiz ist Drittland (nicht EU)
• Andere Zoll- und Einfuhrregeln
• Mögliche Umsatzsteuerpflicht in der Schweiz
• Doppelbesteuerungsabkommen AT-CH relevant
Für Ihre spezifische Situation empfehle ich:
- Außenwirtschaft Austria: wko.at/aussenwirtschaft
- Steuerberater mit Schweiz-Expertise
- Zollberatung: bmf.gv.at/zoll
Was ich tun kann:
- Grundlagen zum Reverse-Charge in der EU erklären
- Unterschied EU vs. Drittland aufzeigen
- Checkliste für das Beratungsgespräch erstellenSophie’s Tipps für bessere Antworten
Je mehr Kontext Sie mir geben, desto präziser kann ich antworten und desto höher wird meine Confidence.
Gute Fragen stellen
| Weniger hilfreich | Besser |
|---|---|
| ”Steuern?" | "Welcher Steuersatz gilt für Grafikdesign-Dienstleistungen an einen deutschen Kunden?" |
| "Rechnung" | "Muss ich auf einer Rechnung über €380 an einen Privatkunden die UID angeben?" |
| "Vorsteuer" | "Ich habe Büromöbel für €2.400 gekauft. Kann ich die Vorsteuer zu 100% abziehen?” |
Kontext liefern
✅ Gut:
- “Ich bin Kleinunternehmer mit €42.000 Jahresumsatz…”
- “Mein Kunde sitzt in Deutschland und hat eine UID…”
- “Die Rechnung ist vom 15.12.2025 und beträgt €1.500 netto…”
❌ Weniger hilfreich:
- “Ich habe eine Frage”
- “Was muss ich machen?”
- “Ist das richtig?”
Nächste Schritte
Konkrete Beispiele und Anleitungen
🧮 Steuerfragen stellenSo holen Sie das Beste aus Sophie heraus
📖 Tipps & TricksBald auch telefonisch erreichbar - 24/7
📞 Sophie Voice (Coming Soon)Wie ich Ihre Daten schütze (BAO §132, DSGVO)
🔒 RAG-Sicherheit & ComplianceHäufig gestellte Fragen
Was kann Sophie AI?
Sophie AI ist eine KI-Assistentin für österreichische Buchhaltung. Sie kann Rechnungen auf UStG §11 Konformität prüfen, UID-Nummern über VIES verifizieren, die Kleinunternehmer-Schwelle von €55.000 BRUTTO überwachen, Umsätze für die UVA klassifizieren (KZ000-KZ090), DSGVO-Anfragen beantworten und Fragen zu 13 österreichischen Gesetzen (UStG, BAO, DSGVO, etc.) beantworten.
Was kann Sophie AI NICHT?
Sophie AI bietet keine Finanzberatung, keine persönliche Steuerplanung oder -optimierung, keine direkte FinanzOnline-Übermittlung, keine Multi-Currency-Unterstützung (nur EUR) und keine Business-Strategie-Beratung. Bei diesen Themen verweist Sophie an qualifizierte Experten wie Steuerberater, Rechtsanwälte oder die WKÖ.
Was bedeutet Confidence-Scoring bei Sophie AI?
Confidence-Scoring zeigt, wie sicher sich Sophie bei einer Antwort ist. Bei HIGH gibt Sophie eine direkte Antwort mit optionaler Auto-apply Funktion. Bei MEDIUM macht sie Vorschläge und bittet um Bestätigung. Bei LOW empfiehlt sie die Konsultation von Experten und führt keine automatischen Aktionen aus.
Ersetzt Sophie AI einen Steuerberater?
Nein, Sophie AI ersetzt keinen Steuerberater. Sie ist eine KI-Assistentin für alltägliche Buchhaltungsfragen und österreichische Compliance. Bei komplexen Steuerfragen, individueller Steuerplanung, Umgründungen oder rechtlichen Vertretungen empfiehlt Sophie immer die Konsultation eines befugten Steuerberaters.
Welche österreichischen Gesetze kennt Sophie AI?
Sophie AI kennt 13 österreichische Gesetze: UStG, BAO, EStG, UGB, DSGVO, DSG, FinanzOnline-VO, RKSV, KSchG, EU AI Act, E-Government-Gesetz, BibuG und WTBG.
Wie prüft Sophie AI UID-Nummern?
Sophie AI prüft UID-Nummern in Echtzeit über die VIES-Integration (VAT Information Exchange System) der Europäischen Union. Die Prüfung dauert 1-2 Sekunden und liefert Informationen zur Gültigkeit, zum Unternehmensnamen und zur Adresse.
Wird Sophie AI auch telefonisch verfügbar sein?
Ja! Sophie Voice kommt in Q1/Q2 2026. Sie können Sophie dann unter einer österreichischen +43 Nummer anrufen - 24/7 erreichbar. Die telefonische KI-Assistenz basiert auf fonio.ai und ist vollständig DSGVO-konform mit EU-Hosting in Deutschland.
Werden meine Fragen an Sophie gespeichert?
Ja, gemäß BAO §132 werden alle Anfragen für 7 Jahre im Audit-Log gespeichert. Dabei werden Ihre Fragen gekürzt und personenbezogene Daten automatisch anonymisiert. Dies dient der Nachvollziehbarkeit bei Betriebsprüfungen und schützt gleichzeitig Ihre Privatsphäre.