Lieferscheine erfassen und verwalten

Lieferscheine sind essenzielle Belege für die Wareneingangskontrolle und dienen als Nachweis für erhaltene Leistungen. BuchhaltGenie digitalisiert Lieferscheine vollautomatisch und verknüpft sie mit den zugehörigen Eingangsrechnungen.

Überblick

Lieferschein erstellen

{
  "supplier": {
    "name": "Großhandel Schmidt GmbH",
    "uid": "ATU12345678",
    "address": "Industriestr. 42, 1020 Wien"
  },
  "deliveryDate": "2026-01-20",
  "items": [
    {
      "articleNumber": "ART-001",
      "description": "Schrauben M8x50mm",
      "quantity": 1000,
      "unit": "Stk"
    }
  ]
}

Rechnungsverkettung

Automatische Verknüpfung

BuchhaltGenie verknüpft Lieferscheine automatisch mit Eingangsrechnungen:

Matching-Kriterien:

1. Lieferant: Gleiche UID
2. Zeitraum: Rechnung innerhalb 30 Tage nach Lieferung
3. Positionen: >80% Übereinstimmung bei Artikelnummern
4. Betrag: Abweichung unter 5%

Beispiel:

// Lieferschein vom 2026-01-20
{
  "supplier_uid": "ATU12345678",
  "delivery_date": "2026-01-20",
  "total_amount": 2450.00
}
 
// Eingangsrechnung vom 2026-01-22
{
  "supplier_uid": "ATU12345678",
  "invoice_date": "2026-01-22",
  "total_amount": 2499.00  // +2% (Porto)
}
 
// ✅ Automatisch verknüpft

Manuelle Verknüpfung

Falls keine automatische Verknüpfung erfolgt:

1. Öffnen Sie den Lieferschein
2. Klicken Sie auf Mit Rechnung verknüpfen
3. Wählen Sie die passende Eingangsrechnung aus
4. Bestätigen Sie die Verknüpfung

Mengenabweichungen tracken

Discrepancy Tracking

BuchhaltGenie trackt Abweichungen zwischen bestellter und gelieferter Menge:

Abweichungstypen:

Abweichung erfassen:

1. Öffnen Sie die Lieferschein-Position
2. Klicken Sie auf Abweichung melden
3. Wählen Sie den Typ (Unterlieferung, Beschädigung, etc.)
4. Erfassen Sie die Ist-Menge
5. Fügen Sie Notizen hinzu (optional)

Beispiel:

{
  "item": "Schrauben M8x50mm",
  "ordered_quantity": 1000,
  "delivered_quantity": 950,
  "discrepancy": {
    "type": "Unterlieferung",
    "quantity": -50,
    "percentage": -5,
    "note": "Lieferant meldet Nachlieferung in 3 Tagen"
  }
}

Abweichungsberichte

Dashboard → Berichte → Lieferabweichungen:

• Top 10 Lieferanten nach Abweichungsrate
• Abweichungstrend (letzte 12 Monate)
• Kostenauswirkung (geschätzte Mehrkosten)

Status-Workflow

Lifecycle eines Lieferscheins

Status-Übergänge:

Automatische Status-Änderungen:

• Entwurf → Bestätigt: Nach OCR-Verarbeitung (wenn Konfidenz >85%)
• Bestätigt → In Rechnung: Bei Rechnungsverkettung
• In Rechnung → Archiviert: Nach 7 Jahren (BAO §132)

Lieferantentracking

UID-Validierung

BuchhaltGenie prüft Lieferanten-UIDs automatisch:

Validierungsquellen:

1. FinanzOnline-API: Österreichische UIDs (ATU…)
2. VIES-API: EU-weite Validierung
3. Lokaler Cache: Bereits geprüfte UIDs (24h)

Validierungsergebnis:

{
  "uid": "ATU12345678",
  "status": "valid",
  "company_name": "Großhandel Schmidt GmbH",
  "address": "Industriestr. 42, 1020 Wien",
  "vat_liable": true,
  "last_checked": "2026-01-24T10:30:00Z"
}

Lieferantenhistorie

Dashboard → Lieferanten → [Lieferant] → Lieferscheine:

• Alle Lieferscheine des Lieferanten
• Durchschnittliche Lieferzeit
• Abweichungsrate (%)
• Rechnungshistorie

Best Practices

OCR-Optimierung

Für beste OCR-Ergebnisse:

• Beleuchtung: Gleichmäßiges Licht, keine Schatten
• Auflösung: Mindestens 300 DPI
• Format: PDF bevorzugt (keine Screenshots)
• Ausrichtung: Gerade, nicht schief fotografiert

OCR-Konfidenz:

• >95%: ✅ Automatisch bestätigt
• 85-95%: ⚠️ Manuelle Prüfung empfohlen
• <85%: ❌ Manuelle Erfassung erforderlich

Archivierung

BAO §132-konform:

• Original-Upload: PDF/Foto wird 7 Jahre gespeichert
• Metadaten: Alle Änderungen im Audit-Log
• Unveränderbarkeit: Nach Status “In Rechnung” keine Änderungen mehr möglich
• Export: Jederzeit als PDF-Bundle exportierbar

Workflow-Tipps

1. Sofort erfassen: Lieferschein direkt bei Wareneingang hochladen
2. Menge prüfen: Immer physisch nachzählen (Abweichungen sofort melden)
3. Rechnung abwarten: Nicht zu früh bestätigen (Rechnung kann noch Überraschungen bringen)
4. Notizen nutzen: Besonderheiten dokumentieren (z.B. “2 Paletten beschädigt”)

Häufige Fragen

Technische Details

Datenmodell

interface DeliveryNote {
  id: string;
  business_id: string;
  supplier_id: string;
  delivery_number: string;
  delivery_date: Date;
  status: 'draft' | 'confirmed' | 'invoiced';
 
  // OCR-Metadaten
  ocr_confidence: number;
  ocr_raw_data: Record<string, unknown>;
 
  // Rechnungsverkettung
  linked_invoice_id?: string;
 
  // Compliance
  created_at: Date;
  confirmed_at?: Date;
  invoiced_at?: Date;
}
 
interface DeliveryNoteItem {
  id: string;
  delivery_note_id: string;
  article_number: string;
  description: string;
 
  // Mengen
  ordered_quantity: number;
  delivered_quantity: number;
  unit: string;
 
  // Abweichungen
  discrepancy_type?: 'underdelivery' | 'overdelivery' | 'damage' | 'wrong_item';
  discrepancy_note?: string;
}

RLS-Policies

100% Tenant-Isolation:

CREATE POLICY "tenant_isolation" ON delivery_notes FOR ALL
  USING (business_id IN (
    SELECT business_id FROM business_users
    WHERE user_id = auth.uid() AND is_active = TRUE
  ));

7-Jahre-Retention:

-- Automatisches Archivieren nach 7 Jahren
CREATE POLICY "archive_after_7_years" ON delivery_notes FOR SELECT
  USING (
    created_at > NOW() - INTERVAL '7 years'
    OR status != 'archived'
  );

Compliance-Nachweis

Weiterführende Links

• Banking & Transaktionen - Zahlungen verknüpfen
• Kunden & Lieferanten - Stammdaten verwalten
• OCR-Erkennung - Belegverarbeitung mit KI
• Compliance-Übersicht - Österreichische Vorschriften

Erstellt: 2026-01-24 Compliance: BAO §132, UGB §189, UStG §11 OCR-Engine: Gemini Vision API 1.5 Pro