Magic Import - Intelligenter Datenimport

Wie Magic Import funktioniert

Magic Import ist ein 4-Schritt-Wizard, der Sie durch den gesamten Importprozess führt:

Unterstützte Datentypen

Name,Email,UID,Adresse,PLZ,Ort,IBAN
Müller GmbH,office@mueller.at,ATU12345678,Mariahilfer Str. 1,1060,Wien,AT611904300234573201
Schmidt KG,info@schmidt.at,ATU87654321,Hauptplatz 5,4020,Linz,AT483200000012345864

Artikelnummer,Bezeichnung,Preis,MwSt,Einheit,Kategorie
ART-001,Beratungsstunde,120.00,20,Stunden,Dienstleistung
ART-002,Software-Lizenz,499.00,20,Stück,Software
ART-003,Bio-Apfel,2.50,10,kg,Lebensmittel

Rechnungsnummer,Datum,Kunde,Beschreibung,Netto,MwSt-Satz,MwSt,Brutto
RE-2025-001,15.01.2025,Müller GmbH,Webdesign,1000.00,20,200.00,1200.00
RE-2025-002,16.01.2025,Schmidt KG,Beratung,500.00,20,100.00,600.00

Datum,Betrag,Verwendungszweck,Gegenseite,IBAN
15.01.2025,+1200.00,Rechnung RE-2025-001,Müller GmbH,AT611904300234573201
16.01.2025,-450.00,Büromaterial,Office Discount GmbH,AT483200000012345864

Datum,Lieferant,Beschreibung,Netto,MwSt-Satz,Brutto,Kategorie
18.01.2025,Telekom Austria,Internetgebühr,40.00,20,48.00,Telekommunikation
19.01.2025,OMV,Treibstoff,50.00,20,60.00,Fahrtkosten

Österreichische Format-Erkennung

Ich erkenne automatisch folgende österreichische Formate:

UID-Nummer (UStG §28)

Format: ATU + 8 Ziffern

Validierung:

1. Regex: /^ATU[0-9]\{8\}$/
2. Luhn-Prüfsumme (Modulo-97)
3. Optional: EU-Validierung (VIES-System)

Beispiele:

• ✅ ATU12345678 - Gültig
• ✅ ATU66889218 - Gültig (mit Prüfsumme)
• ❌ ATU1234567 - Zu kurz
• ❌ ATU1234567A - Buchstabe statt Ziffer

MwSt.-Sätze (UStG §10)

Erlaubte Sätze:

IBAN-Format

Österreich: AT + 2 Prüfziffern + 16 Ziffern (BBAN)

Validierung:

1. Länge: Genau 20 Zeichen
2. Länderkennzeichen: AT
3. Mod-97-Prüfung (ISO 13616)

Beispiele:

• ✅ AT611904300234573201
• ✅ AT483200000012345864
• ❌ AT12345 - Zu kurz
• ❌ DE89370400440532013000 - Falsche Länderkennung (DE statt AT)

PLZ (Postleitzahl)

Format: 4 Ziffern (1000 - 9999)

Validierung:

• Regex: /^[1-9][0-9]\{3\}$/
• Erste Ziffer: 1-9 (nicht 0)

Beispiele:

• ✅ 1010 (Wien)
• ✅ 4020 (Linz)
• ✅ 8010 (Graz)
• ❌ 0100 - Beginnt mit 0
• ❌ 100 - Zu kurz

Datums-Format

Standard: DD.MM.YYYY

Akzeptierte Varianten:

• 15.01.2025 (bevorzugt)
• 2025-01-15 (ISO 8601)
• 15/01/2025 (wird konvertiert)

Währungs-Format

Standard: 1.234,56 €

Regeln:

• Tausendertrennzeichen: Punkt (.)
• Dezimaltrennzeichen: Komma (,)
• Währungssymbol: € (optional)

Beispiele:

• ✅ 1.234,56
• ✅ 1234,56
• ✅ 1.234,56 €
• ❌ 1,234.56 - Amerikanisches Format

Kleinunternehmer-Schwellenwert

Was passiert bei Annäherung?

Bei 80% (€44.000):

• 📊 Dashboard-Warnung: “Kleinunternehmer-Grenze: 80% erreicht”
• ✉️ E-Mail-Benachrichtigung

Bei 90% (€49.500):

• ⚠️ Deutliche Warnung bei jedem Rechnungs-Import
• 📧 Wöchentliche Erinnerung
• 💡 Handlungsempfehlung: Planung für Umstellung

Bei 100% (€55.000):

• 🚨 Kritische Warnung
• 🛑 Import-Stopp für neue Rechnungen (Optional)
• 📞 Hinweis: Steuerberater kontaktieren

Toleranzgrenze (€60.500):

• Bei einmaliger Überschreitung um max. 10% bleibt Kleinunternehmer-Status
• Ich zeige Ihnen genau, wo Sie stehst

Umstellung automatisieren

Wenn Sie die Grenze überschreitest:

1. Ich aktiviere automatisch MwSt.-Berechnung (20% Standard)
2. Alle künftigen Rechnungen enthalten USt-Ausweis
3. Bestehende Rechnungen bleiben unverändert
4. Audit-Log für Finanzamt (BAO §132)

Sicherheit und Compliance

XSS/SQL-Injection-Schutz

Ich prüfe alle importierten Daten auf gefährliche Muster:

Blockierte Inhalte:

• <script> Tags
• javascript: Protokoll
• SQL-Injection-Patterns ('; DROP TABLE)
• Event-Handler (onclick=, onerror=)

DSGVO Art. 25 (Privacy-by-Design)

Automatisches PII-Masking:

• E-Mail-Adressen: t***@example.com
• Telefonnummern: +43 XXX ***1234
• IBAN: AT61 **** **** ****3201

Logging: Sensible Daten werden NIEMALS im Klartext geloggt.

BAO §132 (7-Jahre-Aufbewahrung)

Jeder Import erstellt automatisch Audit-Logs:

• Zeitpunkt des Imports
• Benutzer (wer hat importiert)
• Datei-Hash (Original-Daten)
• Anzahl importierter Einträge
• Fehler und Warnungen

Aufbewahrung: 7 Jahre ab Import-Datum (gesetzliche Pflicht)

Fehlerbehandlung

Typische Fehler und Lösungen

# 1000 Zeilen pro Datei
Get-Content kunden.csv | Select-Object -First 1001 | Set-Content kunden_teil1.csv
Get-Content kunden.csv | Select-Object -Skip 1001 -First 1000 | Set-Content kunden_teil2.csv

🔴 Zeile 5: Kunde "Müller GmbH" (UID: ATU12345678) existiert bereits

Optionen:
[ ] Überspringen (empfohlen)
[ ] Aktualisieren (überschreibt bestehende Daten)
[ ] Abbrechen (Import stoppen)

🔴 Zeile 3: Pflichtfeld "Name" fehlt
🔴 Zeile 7: Pflichtfeld "MwSt-Satz" fehlt
🟡 Zeile 12: Empfohlenes Feld "UID-Nummer" fehlt

Rollback bei Fehler

Wenn während des Imports ein Fehler auftritt:

1. Alle Änderungen werden rückgängig gemacht (Datenbank-Transaktion)
2. Keine teilweisen Daten bleiben in der Datenbank
3. Fehlerprotokoll zeigt Ihnen genau, was schiefgelaufen ist

Best Practices

1. Kopfzeile verwenden

Immer die erste Zeile mit Spaltennamen versehen:

✅ Richtig:

Name,Email,UID
Müller GmbH,office@mueller.at,ATU12345678

❌ Falsch:

Müller GmbH,office@mueller.at,ATU12345678

2. Eindeutige IDs pflegen

• Kunden: UID-Nummer (eindeutig)
• Produkte: Artikelnummer / SKU
• Rechnungen: Fortlaufende Rechnungsnummer

3. Österreichische Formate nutzen

• Datum: DD.MM.YYYY
• Betrag: 1.234,56
• UID: ATU12345678
• IBAN: AT + 18 Ziffern

4. Kategorien vorbereiten

Erstelle Kategorien VOR dem Import:

1. Dashboard → Einstellungen → Kategorien
2. Lege Produktkategorien an
3. Lege Ausgabenkategorien an
4. Importiere dann die Daten

5. Kleine Batches testen

• Erste 10 Zeilen als Test
• Prüfe Ergebnis im Dashboard
• Dann vollständiger Import

6. Duplikate vermeiden

Vor dem Import:

1. Exportiere bestehende Daten
2. Vergleiche mit Import-Datei (Excel SVERWEIS)
3. Entferne Duplikate manuell

Statistiken und Berichte

Nach dem Import siehst Sie eine Zusammenfassung:

Import-Zusammenfassung
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

Datei: kunden.csv (2,3 MB)
Typ: Kunden
Dauer: 12 Sekunden

Erfolgreich: 127 von 130 Zeilen
Fehler: 3 Zeilen übersprungen
Duplikate: 2 Zeilen

Details:
- Neue Kunden: 125
- Aktualisiert: 2
- Übersprungen: 3 (Fehler)

Nächste Schritte:
→ Kunden anzeigen
→ Rechnung erstellen
→ Weitere Daten importieren

Tastenkürzel

Arbeite schneller mit Tastatur-Shortcuts:

Häufig gestellte Fragen

Kann ich den Import rückgängig machen?

Nein, abgeschlossene Imports können nicht automatisch rückgängig gemacht werden.

Empfehlung:

1. Teste mit kleiner Datei zuerst
2. Prüfen Sie Vorschau sorgfältig
3. Bei Fehlern: Manuelle Korrektur oder Einträge einzeln löschen

Werden meine Daten gespeichert?

Ja, importierte Daten werden in Ihrer BuchhaltGenie-Datenbank gespeichert und 7 Jahre lang aufbewahrt (BAO §132).

Datenschutz: Alle Daten sind per Row-Level Security (RLS) geschützt - nur Sie und Ihr Team haben Zugriff.

Kann ich Excel-Dateien mit mehreren Tabellenblättern importieren?

Aktuell: Nur das erste Tabellenblatt wird importiert.

Workaround: Speichere jedes Blatt separat als CSV:

1. Excel → “Speichern unter”
2. Format: “CSV (Trennzeichen-getrennt)”
3. Importiere jede Datei einzeln

Was passiert bei einem Fehler während des Imports?

Automatisches Rollback:

• Alle Änderungen werden rückgängig gemacht
• Keine teilweisen Daten bleiben gespeichert
• Fehlerprotokoll zeigt Details

Sie können:

1. Fehler in Datei korrigieren
2. Import erneut starten
3. Nur fehlerhafte Zeilen nachträglich manuell anlegen

Unterstützt Magic Import andere Länder (Deutschland, Schweiz)?

Aktuell: Fokus auf Österreich

Geplant: EU-weite Unterstützung (DE, CH, IT, FR) in Q2 2026

Aktuell funktioniert:

• ✅ Österreichische UID (ATU…)
• ⚠️ Deutsche UID (DE…) - nur Format-Check, keine Prüfsumme
• ❌ Schweizer MwSt.-Nummern - noch nicht unterstützt

Nächste Schritte

Nach dem erfolgreichen Import:

1. Transaktionen: Verwalte importierte Transaktionen
2. Automatisches Matching: Verknüpfe Zahlungen mit Rechnungen
3. Zuordnung: Manuelle Zuordnung bei Bedarf
4. Kontenabgleich: Prüfe die Abstimmung

Support: Bei Fragen zu Magic Import schreibe an office@buchhaltgenie.at oder nutze den Chat im Dashboard.