Datei-Kategorisierung

BuchhaltGenie kategorisiert Ihre Dateien automatisch nach drei Kategorien basierend auf der österreichischen Bundesabgabenordnung (BAO §132). So wissen Sie immer genau, welche Dokumente Sie löschen dürfen, welche exportiert werden sollten und welche gesetzlich geschützt sind.

Die drei Kategorien

BuchhaltGenie unterscheidet zwischen drei Datei-Kategorien, die unterschiedliche Aktionen ermöglichen:

Wie funktioniert die Kategorisierung?

BuchhaltGenie verwendet einen intelligenten Algorithmus, der jedes Dokument nach folgenden Kriterien bewertet:

Aufbewahrung bis = Dokumentjahr + 7 Jahre + Jahresende

Kategorie im Detail: BAO-gesperrt 🔒

Dokumente in dieser Kategorie unterliegen der gesetzlichen 7-Jahres-Aufbewahrungspflicht nach BAO §132.

Was bedeutet BAO-gesperrt?

• Löschen nicht möglich: Das System verhindert technisch jede Löschung
• Export jederzeit möglich: Sie können das Dokument jederzeit herunterladen
• Automatische Freigabe: Nach Ablauf der Frist wechselt die Kategorie zu “Exportierbar”

Welche Dokumente sind typischerweise BAO-gesperrt?

Anzeige im System

Bei BAO-gesperrten Dokumenten sehen Sie:

Kategorie im Detail: Exportierbar 📦

Diese Kategorie enthält steuerrelevante Dokumente, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.

Was bedeutet Exportierbar?

• Löschen möglich: Die gesetzliche Frist ist abgelaufen
• Export empfohlen: Sichern Sie sich eine Kopie vor dem Löschen
• Ihre Verantwortung: Die Entscheidung zum Löschen liegt bei Ihnen

DSGVO Art. 20: Ihr Recht auf Datenportabilität

Die DSGVO garantiert Ihnen das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. BuchhaltGenie unterstützt dies durch:

• ZIP-Archive mit allen Dokumenten
• Metadaten-Datei im JSON-Format
• Strukturierte Ordner nach Datum sortiert
• 24-Stunden Download-Link für sichere Übertragung

Kategorie im Detail: Löschbar 🗑️

Dokumente in dieser Kategorie haben keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht.

Was bedeutet Löschbar?

• Sofortige Löschung möglich: Keine Wartezeit erforderlich
• Kein Export notwendig: Sie können löschen ohne Export
• Speicherplatz freigeben: Ideal zur Speicherbereinigung

Typische löschbare Dokumente

• Interne Notizen und Entwürfe
• Werbematerial und Prospekte
• Allgemeine Korrespondenz ohne Geschäftsbezug
• Temporäre Dateien
• Duplikate bereits archivierter Dokumente

Bulk-Export: Mehrere Dateien auf einmal

BuchhaltGenie bietet einen leistungsstarken Bulk-Export für die Kategorie “Exportierbar”.

Funktionsweise

Export-Limits

Um die Systemstabilität zu gewährleisten, gelten folgende Limits:

ZIP-Archiv Struktur

Das exportierte ZIP enthält:

buchhaltgenie-export-2026-01-15-xyz123.zip
├── 2025-03-15/
│   ├── Rechnung-2025-0042.pdf
│   └── Rechnung-2025-0043.pdf
├── 2025-04-22/
│   └── Beleg-Tankstelle.jpg
├── undated/
│   └── Vertrag-Lieferant.pdf
└── _EXPORT_METADATA.json

Metadaten-Datei

Die Datei _EXPORT_METADATA.json enthält:

{
  "exportedAt": "2026-01-15T14:30:00Z",
  "businessId": "abc-123-def",
  "fileCount": 42,
  "totalSize": 157286400,
  "exportReason": "Storage Cleanup",
  "trackingId": "export-1705324200-abc123",
  "filesIncluded": [
    {
      "id": "doc-001",
      "filename": "Rechnung-2025-0042.pdf",
      "fileSize": 245760,
      "documentDate": "2025-03-15",
      "isTaxRelevant": true
    }
  ]
}

Speicherbereinigung: So räumen Sie auf

Die Datei-Kategorisierung ist Teil des Storage Cleanup Wizards bei Tarif-Änderungen.

Wann wird die Speicherbereinigung relevant?

• Downgrade von Pro auf Starter
• Speicherlimit erreicht in Ihrem aktuellen Tarif
• Proaktive Bereinigung zur Kostensenkung

Empfohlener Workflow

Aufbewahrungsfristen nach Dokumenttyp

Übersicht der Aufbewahrungsfristen für verschiedene Dokumenttypen:

Audit-Trail: Alles dokumentiert

Jeder Export und jede Löschung wird im Audit-Trail protokolliert - für Ihre Compliance-Nachweise.

Was wird protokolliert?

Compliance-Vorteil

Der Audit-Trail hilft Ihnen bei:

• Betriebsprüfungen: Nachweis ordnungsgemäßer Aufbewahrung
• DSGVO-Anfragen: Dokumentation von Löschungen
• Interne Kontrolle: Übersicht über Datenbewegungen

Häufige Fragen

Warum kann ich eine Datei nicht löschen?

Die Datei ist BAO-gesperrt, weil sie steuerrelevant ist und die 7-Jahres-Frist noch nicht abgelaufen ist. BuchhaltGenie schützt Sie technisch vor versehentlichen Compliance-Verstößen. Prüfen Sie das angezeigte “Aufbewahrung bis”-Datum.

Wie erkenne ich, wann eine Datei löschbar wird?

Bei jedem BAO-gesperrten Dokument zeigt BuchhaltGenie:

• Das exakte Ablaufdatum der Aufbewahrungsfrist
• Die verbleibenden Tage bis zur Freigabe
• Den Grund für die Sperre

Kann ich die Kategorisierung manuell ändern?

Nein. Die Kategorisierung basiert auf gesetzlichen Vorgaben und wird automatisch berechnet. Eine manuelle Änderung würde Ihr Compliance-Risiko erhöhen.

Was passiert bei einer Betriebsprüfung?

Bei einer laufenden oder angekündigten Betriebsprüfung verlängert sich die Aufbewahrungsfrist automatisch (BAO §149). Exportierbare Dateien werden wieder zu BAO-gesperrten Dateien, bis die Prüfung abgeschlossen ist.

Zählen BAO-gesperrte Dateien zum Speicherlimit?

Ja. BAO-gesperrte Dateien können nicht gelöscht werden und zählen zu Ihrem Speicherverbrauch. Bei einem Tarif-Downgrade müssen Sie dies berücksichtigen.

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