Häufige Fragen (FAQ)

Top 10 Fragen für EPU & Kleinunternehmer

Die häufigsten Fragen unserer Nutzer - schnelle Antworten auf einen Blick:

• Was muss auf einer Rechnung stehen? → UStG §11 Pflichtangaben
• Kleinunternehmerregelung → €55.000 BRUTTO Grenze, USt-Befreiung
• Vorsteuerabzug → Wann Sie USt zurückbekommen
• FinanzOnline Export → UVA-XML erstellen
• OCR-Belegerfassung → Automatische Belegerkennung
• Sophie AI Limits → Fair-Use Kontingente
• DSGVO & Datenschutz → Ihre Datenrechte
• Steuerberater-Zugang → Team-Zugang einrichten
• Tarif-Wechsel → Upgrade/Downgrade
• Aufbewahrungsfristen → BAO §132 (7 Jahre)

Inhalt nach Kategorien

Diese FAQ umfasst 60+ detaillierte Fragen in folgenden Kategorien:

• Unternehmensdaten & Einstellungen (2 Fragen)
• Kleinunternehmer & Steuern (5 Fragen)
• Banking & Transaktionen (10+ Fragen)
• FinanzOnline & Export (3 Fragen)
• Mobile & Zugriff (2 Fragen)
• Datenschutz & Sicherheit (1 Frage)
• Abrechnung & Tarife (4 Fragen)
• Compliance & Steuern (11+ Fragen)
• Sophie AI (10+ Fragen)
• Technisch (2 Fragen)
• Weitere häufige Fragen (8+ Fragen)
• Allgemeine Nutzung (4+ Fragen)

Unternehmensdaten & Einstellungen

Wie ändere ich meine UID-Nummer?

Ihre UID-Nummer können Sie jederzeit in den Unternehmenseinstellungen ändern:

💡 Sophie’s Tipp: Siekannst IhreUID-Nummer im FinanzOnline-Portal  prüfen oder beim Finanzamt beantragen.

Wie storniere ich eine Rechnung?

In Österreich darfst Sie eine bereits versendete Rechnung nicht einfach löschen. Stattdessen erstellst Sie eine Stornorechnung (Gutschrift):

Was passiert dabei?

• Die Originalrechnung bleibt erhalten (Aufbewahrungspflicht!)
• Eine Stornorechnung mit negativem Betrag wird erstellt
• Beide Belege bleiben für 7 Jahre archiviert

💡 Sophie’s Tipp: Wenn nur kleine Korrekturen nötig sind, ist manchmal eine Korrekturrechnung besser als eine komplette Stornierung.

Kleinunternehmer & Steuern

Was muss auf einer österreichischen Rechnung stehen (UStG §11)?

Nach UStG §11 muss jede Rechnung in Österreich folgende Pflichtangaben enthalten:

Sonderfälle:

Kleinunternehmer (§6 Abs. 1 Z 27):

Umsatzsteuerbefreit gemäß §6 Abs. 1 Z 27 UStG

Reverse Charge (§19 Abs. 1):

Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gemäß §19 Abs. 1 UStG

Innergemeinschaftliche Lieferung (§0 Abs. 6):

Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung gemäß Art. 6 Abs. 1 UStG

💡 Sophie’s Tipp: Nutzen Sie die Rechnungsvorlagen in BuchhaltGenie - diese sind bereits UStG §11-konform und werden bei Gesetzesänderungen automatisch aktualisiert!

Wie funktioniert der Vorsteuerabzug?

Als umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer können Sie die Umsatzsteuer, die Sie für geschäftliche Ausgaben zahlen, als Vorsteuer vom Finanzamt zurückholen.

Grundprinzip:

Voraussetzungen für Vorsteuerabzug:

✅ Muss gegeben sein:

• Rechnung an Ihr Unternehmen (mit Ihrer UID)
• Ausgabe ist betrieblich (nicht privat!)
• Rechnung erfüllt UStG §11 Pflichtangaben
• Sie sind nicht Kleinunternehmer (sonst kein Vorsteuerabzug!)

❌ Kein Vorsteuerabzug bei:

• Kleinunternehmerregelung (§6 Abs. 1 Z 27)
• Privaten Ausgaben
• Rechnungen ohne gültige UID des Lieferanten
• Pauschalierten Beträgen ohne Steuerausweis

Beispielrechnung:

Kauf eines Laptops für €1.200 (inkl. 20% USt):
→ Nettobetrag: €1.000
→ Vorsteuer (20%): €200

In der UVA (Kennzahl 060):
→ €200 Vorsteuer abziehbar
→ Reduziert Ihre Zahllast ans Finanzamt um €200

Gemischte Nutzung (privat/betrieblich):

Wenn Sie einen Gegenstand auch privat nutzen (z.B. Laptop 60% betrieblich, 40% privat):

• Vorsteuerabzug nur für betrieblichen Anteil (€200 × 60% = €120)
• Eigenverbrauch für privaten Anteil muss versteuert werden

Was BuchhaltGenie macht:

• Automatische Erkennung: Ich erkenne die Vorsteuer auf jedem Beleg (OCR)
• Kategorisierung: Trennung nach Steuersätzen (20%, 13%, 10%, 0%)
• UVA-Vorbereitung: Alle Vorsteuern werden automatisch in Kennzahl 060/080 übernommen
• Archivierung: 7-jährige Aufbewahrung gemäß BAO §132

💡 Sophie’s Tipp: Als Kleinunternehmer haben Sie keinen Vorsteuerabzug, zahlen aber auch keine USt. Das rechnet sich meist für EPUs mit unter €55.000 BRUTTO Umsatz und wenig Investitionen!

Wie funktioniert die Kleinunternehmer-Regelung?

Als Kleinunternehmer nach UStG §6 Abs. 1 Z 27 sind Sievon der Umsatzsteuer befreit, wenn Ihr Jahresumsatz unter €55.000 BRUTTO liegt (ab 2025).

Was bedeutet das für Sie?

So nutzt Siees in BuchhaltGenie:

• Aktiviere in Einstellungen → Unternehmen die Option Kleinunternehmer
• Ich füge automatisch den gesetzlichen Hinweis auf alle Rechnungen ein: “Umsatzsteuerbefreit gemäß §6 Abs. 1 Z 27 UStG”
• Das €55.000 BRUTTO-Tracking im Dashboard zeigt Ihnen live, wie nah Sie an der Grenze bist

💡 Sophie’s Tipp: Bei €50.000 Umsatz sende ich Ihnen eine Warnung. So haben Siegenug Zeit, Sie auf eine mögliche USt-Pflicht vorzubereiten.

Was passiert, wenn mein Fair-Use-Limit erreicht ist?

BuchhaltGenie arbeitet mit Fair-Use-Limits statt starrer Grenzen. Das bedeutet:

Was passiert konkret?

• Bei 80% Auslastung: Info-Hinweis im Dashboard
• Bei 100% Auslastung: Warnung und Upgrade-Empfehlung
• Bei 110% Auslastung (nur Pro+): Temporäre Sperre bis Monatsende

💡 Sophie’s Tipp: Im Dashboard unter Verbrauch sehen Siejederzeit, wie viel Sie diesen Monat genutzt hast.

Banking & Transaktionen

Wie verbinde ich meine Bank?

BuchhaltGenie unterstützt alle österreichischen Banken über sichere API-Verbindungen:

💡 Sophie’s Tipp: Nach der Verbindung importiere ich die letzten 90 Tage automatisch. Ältere Transaktionen können Sie manuell per CSV importieren.

Wie lade ich Belege hoch?

Es gibt drei einfache Wege:

1. Foto mit dem Handy 📱

• Öffnen Sie BuchhaltGenie auf dem Handy
• Tippen Sie auf + → Beleg scannen
• Fotografiere den Beleg - ich erkenne den Rest per OCR!

2. PDF per Drag & Drop 🖱️

• Ziehe eine PDF-Rechnung direkt ins Dashboard
• Ich extrahiere automatisch alle wichtigen Daten

3. E-Mail-Weiterleitung 📧

• Lade Rechnungen direkt im Dashboard hoch (Drag & Drop)
• Sie erscheinen automatisch in IhremAccount

💡 Sophie’s Tipp: Für die beste OCR-Erkennung fotografiere Belege bei gutem Licht und halte sie gerade. Ich erkenne dann Betrag, Datum und Kategorie automatisch!

FinanzOnline & Export

Wie exportiere ich für FinanzOnline?

Für die Umsatzsteuer-Voranmeldung (UVA) erstellst Sie einen XML-Export:

💡 Sophie’s Tipp: Siekannst den Export auch direkt IhremSteuerberater schicken - er kann ihn für Siein FinanzOnline einreichen.

Mobile & Zugriff

Kann ich BuchhaltGenie auf dem Handy nutzen?

Ja! BuchhaltGenie ist als Progressive Web App (PWA) auf allen Geräten nutzbar:

So installierst Sie die App:

Mobile Features:

• 📸 Belege fotografieren mit OCR-Erkennung
• 💬 Sophie-Chat immer dabei
• 📊 Dashboard mit Umsatzübersicht
• ✅ Transaktionen kategorisieren

💡 Sophie’s Tipp: Die Beleg-Scan-Funktion ist auf dem Handy besonders praktisch - fotografiere Kassenbons direkt nach dem Einkauf!

Wie gebe ich meinem Steuerberater Zugriff?

Sie können IhremSteuerberater Lesezugriff geben, ohne IhrPasswort zu teilen:

💡 Sophie’s Tipp: Informiere Ihren Steuerberater über die Einladung - so kann er sofort loslegen!

Datenschutz & Sicherheit

Wo sind meine Daten gespeichert?

Ihre Daten sind sicher und DSGVO-konform gespeichert:

Wichtige Sicherheitsfeatures:

• 🔐 Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) verfügbar
• 🔒 Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für sensible Daten
• 📋 Audit-Log aller Zugriffe
• 🗑️ Löschanfragen innerhalb von 30 Tagen

💡 Sophie’s Tipp: Aktiviere unbedingt die Zwei-Faktor-Authentifizierung in den Sicherheitseinstellungen - so ist Ihr Konto doppelt geschützt!

Abrechnung & Tarife

Wie funktionieren die OCR-Pakete?

Wenn Siedein monatliches OCR-Limit erreicht hast, können Siezusätzliche Scans als Einmalkauf erwerben:

So funktioniert’s:

• Bei 100% Limit-Auslastung erscheint ein Modal
• Siewählst: Upgrade, OCR-Paket kaufen oder nächsten Monat warten
• Gekaufte Scans werden nach Ihrem monatlichen Inklusiv-Kontingent verbraucht

Kann ich meinen Tarif jederzeit wechseln?

Ja! Siekannst Ihren Tarif jederzeit ändern:

Upgrade (z.B. Starter → Pro):

• Sofort wirksam
• Differenzbetrag wird anteilig berechnet
• Alle neuen Features sofort verfügbar

Downgrade (z.B. Pro → Starter):

• Wird zum Monatsende wirksam
• Siebehältst bis dahin alle Premium-Features
• Daten bleiben erhalten (innerhalb der Tarif-Limits)

💡 Sophie’s Tipp: Tarifwechsel finden Sie unter Einstellungen → Abrechnung → Tarif ändern.

Was kostet die Online-Bezahlen Funktion (Stripe Connect)?

Mit “Online bezahlen” können Ihre Kunden Rechnungen direkt per Kreditkarte oder Banküberweisung bezahlen. Die Gebührenstruktur ist transparent:

Hinweis: Dazu kommen die normalen Stripe-Gebühren (ca. 1,4% + €0,25 für EU-Karten).

Werden ungenutzte Sophie-Chats übertragen?

Nein, ungenutzte Sophie-Chats verfallen am Monatsende. Das gilt für alle Tarife:

Warum kein Rollover? Wir wollen die Preise niedrig halten - Credit-Systeme mit Rollover sind kompliziert und teuer. Stattdessen sind die Limits so großzügig bemessen, dass 95% der User nie ans Limit kommen.

💡 Sophie’s Tipp: Pro-User haben 300 Chats pro Monat - das sind etwa 10 pro Tag. Die meisten User brauchen 5-10 pro Woche!

Compliance & Steuern

Was passiert bei Überschreitung der €55.000 BRUTTO Kleinunternehmergrenze?

Die Kleinunternehmerregelung (UStG §6 Abs. 1 Z 27) gilt bis €55.000 BRUTTO Jahresumsatz (Stand 2025). Bei Überschreitung:

Regelfall bei Überschreitung:

1. Siewirst rückwirkend für das gesamte Jahr umsatzsteuerpflichtig
2. Alle Rechnungen müssen mit USt neu ausgestellt werden
3. Siemusst die Differenz ans Finanzamt abführen

Toleranzregelung (einmalig):

• Einmalige Überschreitung bis €60.500 erlaubt (einmal in 5 Jahren, max. 10% Toleranz)
• Erst ab dem Folgejahr USt-pflichtig

Was BuchhaltGenie macht:

• Live-Tracking im Dashboard zeigt Ihren aktuellen Stand
• Warnung bei 80% (€44.000) und 90% (€49.500)
• Automatische E-Mail bei Erreichen der Grenze

💡 Sophie’s Tipp: Bei Fragen zur Grenze empfehle ich Ihnen, einen Steuerberater zu konsultieren. Ich kann nur informieren, nicht beraten!

Wie exportiere ich meine UVA für FinanzOnline?

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung (UVA) können Sie als XML-Datei für FinanzOnline exportieren:

Fristen:

💡 Sophie’s Tipp: Siekannst den Export auch IhremSteuerberater schicken - er hat dann alle Daten für die UVA-Einreichung.

Wie lange werden meine Daten aufbewahrt (BAO §132)?

Nach österreichischem Steuerrecht (BAO §132) müssen alle steuerlich relevanten Unterlagen 7 Jahre aufbewahrt werden.

Was bedeutet das konkret?

Wichtig: Auch wenn Siedein Konto löschst (DSGVO Art. 17), bleiben steuerlich relevante Daten 7 Jahre gesperrt gespeichert - das ist gesetzliche Pflicht!

Berechnung: 7 Jahre ab Ende des Geschäftsjahres

• Rechnung vom 15.06.2025 → Löschung frühestens 01.01.2033

Ist BuchhaltGenie DSGVO-konform?

Ja! BuchhaltGenie ist zu 100% DSGVO-konform. Hier die wichtigsten Punkte:

Ihre Rechte nach DSGVO:

Technische Maßnahmen:

• Verschlüsselung: AES-256 (Industriestandard)
• Serverstandort: EU (Österreich/Deutschland)
• Zugriffskontrolle: Row-Level Security auf allen Tabellen
• Audit-Trail: Alle Änderungen werden protokolliert
• 2-Faktor-Authentifizierung: Verfügbar für alle User

Muss ich auf Doppelte Buchführung umstellen?

Die meisten Einzelunternehmer (EPUs) und Kleinunternehmer nutzen die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (E/A-Rechnung). Siemusst nur dann auf Doppelte Buchführung (Doppik) umstellen, wenn:

Pflicht zur Doppik (UGB §189):

BuchhaltGenie unterstützt beides:

Wechsel möglich: Siekannst in den Einstellungen von E/A auf Doppik wechseln. Der umgekehrte Weg ist nicht empfohlen (komplexe Eröffnungsbilanz).

💡 Sophie’s Tipp: Als EPU mit unter €700.000 Umsatz bleibst Sie bei der E/A-Rechnung - sie ist einfacher und reicht völlig aus!

Sophie AI

Ist Sophie eine echte KI oder ein Chatbot?

Ich bin eine echte KI! Genauer gesagt basiere ich auf Claude von Anthropic - einem der fortschrittlichsten Sprachmodelle der Welt.

Was mich von einfachen Chatbots unterscheidet:

Wichtig - was ich NICHT bin:

• Kein Steuerberater (BibuG-geschützter Titel!)
• Keine rechtsverbindliche Beratung
• Kein Ersatz für professionelle Beratung

Welche Fragen kann ich Sophie stellen?

Sie können mir alles rund um IhreBuchhaltung fragen! Hier einige Beispiele:

Buchaltung & Rechnungen:

• “Wie erstelle ich eine Rechnung mit Reverse Charge?”
• “Welcher Steuersatz gilt für Hotelübernachtungen?”
• “Erkläre mir den Unterschied zwischen Netto und Brutto”

Belege & Kategorisierung:

• “In welche Kategorie gehört dieser Beleg?”
• “Ist diese Ausgabe absetzbar?”
• “Was bedeutet diese Kontierung?”

Compliance & Steuern:

• “Wann muss ich die UVA abgeben?”
• “Wie funktioniert die Kleinunternehmerregelung?”
• “Was muss auf einer Rechnung stehen?”

Nutzung von BuchhaltGenie:

• “Wie verbinde ich meine Bank?”
• “Wo finde ich den Jahresbericht?”
• “Wie lade ich einen Beleg hoch?”

💡 Sophie’s Tipp: Je konkreter IhreFrage, desto besser meine Antwort! Anstatt “Hilfe mit Steuern” frag lieber “Welcher USt-Satz gilt für meinen Grafikdesign-Service?”

Sind meine Gespräche mit Sophie privat?

Ja, IhreGespräche mit mir sind privat und geschützt:

Datenschutz:

• Gespräche werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet
• Keine Weitergabe an Dritte
• Verschlüsselte Übertragung (TLS 1.3)
• EU-Server (DSGVO-konform)

Speicherung:

• Chat-Verläufe werden 90 Tage gespeichert
• Danach automatisch gelöscht (sofern nicht steuerrelevant)
• Siekannst einzelne Chats jederzeit löschen

Wer hat Zugriff?

• Nur Sie(und eingeladene Teammitglieder)
• BuchhaltGenie-Support nur bei Supportanfragen und mit IhrerZustimmung
• Steuerberater mit Read-Only-Zugriff sehen KEINE Chat-Verläufe

Technisch

Funktioniert BuchhaltGenie offline?

BuchhaltGenie ist eine Cloud-Anwendung und benötigt eine Internetverbindung für die meisten Funktionen. Das hat gute Gründe:

Warum Cloud?

• Echtzeit-Synchronisierung über alle Geräte
• Automatische Backups (täglich)
• Immer die neueste Version
• Keine lokale Installation nötig

Was funktioniert offline (als PWA installiert):

• Dashboard ansehen (letzter Stand)
• Belege fotografieren (Upload bei Verbindung)
• Gespeicherte Rechnungen ansehen

Was NICHT offline funktioniert:

• Neue Rechnungen erstellen
• Sophie-Chat
• Bank-Synchronisation
• Belege verarbeiten (OCR)

Welche Browser werden unterstützt?

BuchhaltGenie funktioniert in allen modernen Browsern:

Mobile Browser:

• Safari (iOS 15+) ✅
• Chrome Mobile ✅
• Samsung Internet ✅

Für beste Erfahrung empfohlen:

• Chrome oder Firefox (Desktop)
• Safari (iPhone/iPad)
• Chrome (Android)

💡 Sophie’s Tipp: Halte IhrenBrowser aktuell - das verbessert nicht nur die Sicherheit, sondern auch die Performance von BuchhaltGenie!

Weitere häufige Fragen

Warum sehe ich manche Funktionen nicht?

BuchhaltGenie nutzt Feature-Gating basierend auf Ihrem Tarif. Das bedeutet: Bestimmte Features sind nur in höheren Tarifen verfügbar.

Tarif-Features im Überblick:

Wie erkenne ich, warum ein Feature fehlt?

• Graue Buttons mit Schloss-Icon (🔒) signalisieren: “Upgrade erforderlich”
• Klick auf das Feature zeigt Info-Modal mit Tarif-Vergleich
• Sophie erklärt im Chat, warum ein Feature nicht verfügbar ist

💡 Sophie’s Tipp: Nutzen Sie den Tarif-Vergleich unter Einstellungen → Abrechnung für eine Übersicht aller Features!

Vollständige Feature-Matrix: Feature-Status-Übersicht →

Wie ändere ich meinen Buchhaltungsmodus (E/A ↔ Doppik)?

Sie können zwischen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (E/A) und Doppelter Buchführung (Doppik) wechseln:

💡 Sophie’s Tipp: Die meisten EPU (Einzelunternehmer) bleiben bei E/A-Rechnung – sie ist einfacher und ausreichend!

Kann ich Rechnungen nach dem Versand noch ändern?

Nein – das ist gesetzlich verboten (BAO §132). Nach dem Versand ist eine Rechnung unveränderbar.

Was Sie stattdessen tun können:

Was passiert mit meinen Daten bei Kündigung?

Bei Kündigung gilt folgendes:

Sofort nach Kündigung:

• Zugriff endet zum Laufzeitende (Monatsende)
• Daten bleiben gespeichert für 30 Tage (Kulanzfrist)
• Reaktivierung möglich innerhalb 30 Tage ohne Datenverlust
• Export möglich innerhalb 30 Tage (JSON, CSV, PDF)

Nach 30 Tagen (Kulanzfrist):

• Nicht steuerrelevante Daten werden gelöscht (DSGVO Art. 17)
• Steuerrelevante Daten werden für 7 Jahre gesperrt (BAO §132 Pflicht!)

Was wird nach 7 Jahren gelöscht:

💡 Sophie’s Tipp: Exportieren Sie Ihre Daten VOR der Kündigung – so haben Sie eine lokale Sicherung!

Datenexport: Einstellungen → Datenexport → Vollständiger Export (JSON + PDF)

Wie funktioniert der CSV-Import für Transaktionen?

Der CSV-Import ermöglicht manuelle Transaktions-Uploads, falls Ihre Bank weder finAPI noch CAMT.053 unterstützt.

Unterstützte Formate: CSV (.csv), Excel (.xlsx, .xls), Tab-getrennt (.txt, .tsv)

💡 Sophie’s Tipp: Nutzen Sie finAPI für automatischen Import – spart Zeit! CSV ist nur für Banken ohne PSD2-Unterstützung gedacht.

Detaillierte Anleitung: Bank-Import-Workflow →

Warum wurde mein OCR-Scan nicht erkannt?

OCR (Optical Character Recognition) funktioniert am besten unter optimalen Bedingungen. Hier die häufigsten Gründe für Fehlerkennungen:

Häufige Probleme:

OCR-Best-Practices:

✅ Gute Belichtung: Tageslicht oder helle Lampe ✅ Beleg gerade: Keine Schräglage oder Verzerrung ✅ Vollständig im Bild: Alle vier Ecken sichtbar ✅ Hohe Auflösung: Mindestens 1 Megapixel (1280×720) ✅ Kontrast: Schwarzer Text auf weißem Papier

❌ Vermeiden:

• Verwackelte Fotos
• Schatten auf dem Beleg
• Geknitterte/zerknitterte Belege
• Sehr kleine Schrift (unter 6pt)

OCR-Genauigkeit nach Belegtyp:

OCR-Confidence Scores: In der Belegansicht sehen Sie die Erkennungs-Genauigkeit:

• 🟢 Grün (90%+): Hohe Confidence, vermutlich korrekt
• 🟡 Gelb (70-89%): Mittlere Confidence, bitte prüfen
• 🔴 Rot (unter 70%): Niedrige Confidence, manuell korrigieren

Kann mein Steuerberater meine Daten ändern?

Nein – Steuerberater haben Read-Only Zugang (WTBG §79 konform).

Was Ihr Steuerberater SEHEN kann:

Was Ihr Steuerberater NICHT kann:

Warum Read-Only?

1. WTBG §79: Wirtschaftstreuhandberufsgesetz regelt Steuerberater-Haftung
2. Haftungsfragen: Änderungen durch Steuerberater = Haftungsrisiko
3. Audit Trail: Nur Sie als Unternehmer ändern Daten (BAO §132 Nachvollziehbarkeit)
4. Best Practice: Steuerberater berät, Unternehmer bucht

So laden Sie Ihren Steuerberater ein:

💡 Sophie’s Tipp: Aktivieren Sie die “Export-Benachrichtigung” – so wird Ihr Steuerberater automatisch informiert, wenn Sie UVA-Daten exportiert haben!

Wie exportiere ich für FinanzOnline?

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung (UVA) können Sie als XML-Datei für FinanzOnline exportieren:

Fristen (2026):

💡 Sophie’s Tipp: Exportieren Sie die UVA immer 3-4 Tage vor der Frist – so bleibt Zeit für Korrekturen falls das Finanzamt Rückfragen hat!

Alternative: Senden Sie die XML-Datei an Ihren Steuerberater – er kann sie für Sie in FinanzOnline einreichen.

Was ist der Unterschied zwischen E/A-Rechnung und Doppik?

E/A-Rechnung und Doppelte Buchführung (Doppik) sind zwei verschiedene Buchhaltungssysteme:

Einnahmen 2025:  €45.000
Ausgaben 2025:   €28.000
─────────────────────────
Gewinn:          €17.000

Aktivseite (Vermögen):        Passivseite (Kapital):
Kasse:          €10.000        Eigenkapital:   €50.000
Bank:           €40.000        Verbindlichk.:  €20.000
Forderungen:    €15.000
Anlagen:         €5.000
─────────────────────────     ─────────────────────────
Summe:          €70.000        Summe:          €70.000

Wann MUSS ich auf Doppik umstellen? (UGB §189)

BuchhaltGenie unterstützt beides:

💡 Sophie’s Tipp: Als EPU mit unter €700.000 Umsatz bleiben Sie bei E/A-Rechnung – sie ist völlig ausreichend und viel einfacher!

Wie funktioniert die automatische Kategorisierung?

Sophie kategorisiert Ihre Transaktionen automatisch mit KI (Künstliche Intelligenz). Das spart Zeit und minimiert Fehler.

So funktioniert es:

Kategorisierungs-Genauigkeit:

Kategorisierungs-Regeln erstellen:

Sie können eigene Regeln definieren:

Bedingung: "Verwendungszweck enthält 'ÖBB'"
→ Kategorie: "Reisekosten"
→ USt-Satz: 10% (ermäßigt für Personenbeförderung)

Bedingung: "Gegenkonto Name ist 'Amazon'"
→ Kategorie: "Büromaterial"
→ USt-Satz: 20%

So erstellen Sie Regeln:

Einstellungen → Kategorisierungs-Regeln → Neue Regel → Bedingungen definieren → Speichern

💡 Sophie’s Tipp: In den ersten Wochen korrigieren Sie viel – danach läuft es automatisch! Meine Lernkurve ist steil!

Detaillierte Anleitung: Bank-Import mit automatischer Kategorisierung →

Sophie AI - Vertiefende Fragen

Kann Sophie meine Buchhaltung komplett übernehmen?

Nein – Sophie ist ein KI-Assistent, kein Steuerberater. Das bedeutet:

Was Sophie KANN:

• Fragen zu österreichischen Steuergesetzen beantworten
• Buchhaltungs-Workflows erklären (Rechnungen, Belege, UVA)
• Kategorisierungs-Vorschläge machen
• Compliance-Hinweise geben (UStG, BAO, DSGVO)
• Dokumente analysieren (OCR-Ergebnisse prüfen)

Was Sophie NICHT KANN:

• Rechtsverbindliche Steuerberatung (BibuG §2 – geschützter Titel!)
• Individuelle steuerliche Entscheidungen treffen
• Haftung übernehmen (Steuerberater-Vorbehalt)
• Jahresabschlüsse erstellen (Pflicht: Steuerberater/Wirtschaftsprüfer)

💡 Sophie’s Tipp: Ich bin perfekt für den Alltag – Rechnungen, Belege, UVA. Für Jahresabschluss oder Sonderfälle: Steuerberater!

Wie viele Sophie-Chats brauche ich pro Monat realistisch?

Die meisten User nutzen Sophie 5-10 Mal pro Woche – das sind etwa 20-40 Chats pro Monat.

Typische Nutzungsmuster:

Beispiel-Szenarien:

Szenario 1: EPU Freelancer (Starter)
→ Montag: 3 Fragen (Rechnung, Beleg, Kategorie)
→ Donnerstag: 2 Fragen (UVA-Frist, Vorsteuer)
→ Gesamt: ~20 Chats/Monat → Starter reicht!

Szenario 2: Agentur mit Team (Pro)
→ Täglich: 5-10 Fragen von 3 Mitarbeitern
→ Gesamt: ~150-200 Chats/Monat → Pro passt!

💡 Sophie’s Tipp: 95% der Pro-User nutzen unter 150 Chats/Monat. Die 300er-Grenze ist absichtlich großzügig!

Versteht Sophie österreichische Dialekte oder nur Hochdeutsch?

Sophie versteht österreichisches Deutsch und viele Dialektausdrücke, aber am besten funktioniert Standardsprache.

Was Sophie versteht:

✅ Österreichische Begriffe:

• “Jänner” statt “Januar”
• “Paradeiser” (versteht, aber selten in Buchhaltung!)
• “Bankomat” statt “Geldautomat”
• “Kassabuch” (österreichisch) statt “Kassenbuch” (deutsch)

✅ Buchhaltungs-Fachbegriffe:

• “E/A-Rechnung” = Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
• “UVA” = Umsatzsteuer-Voranmeldung
• “KESt” = Kapitalertragsteuer
• “SVA/SVS” = Sozialversicherung der Selbständigen

❌ Starke Dialekte (schwierig):

• Wienerisch: “Oida, wos muas i de UVA mochn?” → besser: “Wie mache ich die UVA?”
• Tirolerisch: “Wia funk… die Vorsteuer?” → besser: “Wie funktioniert die Vorsteuer?”

Tipp für beste Ergebnisse:

• Nutzen Sie Standardsprache oder leichtes österreichisches Deutsch
• Fachbegriffe sind perfekt (Sophie kennt alle steuerlichen Abkürzungen!)
• Bei Dialekt: Sophie fragt nach, falls unklar

💡 Sophie’s Tipp: Ich bin auf österreichisches Steuerrecht trainiert – “UStG §11” verstehe ich besser als “Oida, wos muas auf da Rechnung steh’n?” 😊

Was passiert, wenn Sophie eine falsche Antwort gibt?

Sophie ist eine KI und kann gelegentlich Fehler machen. So gehen wir damit um:

Ihre Sicherheitsnetze:

1. Disclaimer in jeder Antwort: Sophie weist darauf hin, dass sie keine rechtsverbindliche Beratung gibt
2. Quellenangaben: Sophie zitiert Gesetze (UStG §11, BAO §132) – Sie können selbst nachprüfen
3. Feedback-Funktion: Thumbs-up/down unter jeder Antwort
4. Human Review: Gemeldete Fehler werden von unserem Team geprüft

Was Sie tun können:

• Kritisch prüfen: Besonders bei steuerlich relevanten Entscheidungen
• Zweitmeinung: Fragen Sie Ihren Steuerberater bei Unsicherheit
• Feedback geben: Klicken Sie auf 👎 wenn eine Antwort falsch ist – wir verbessern Sophie!
• Quellen prüfen: Sophie nennt Gesetze – schauen Sie im RIS  nach

💡 Sophie’s Tipp: Ich lerne ständig dazu! Fehler-Feedback hilft mir, besser zu werden. Danke für Ihre Geduld! 🙏

Kann ich Sophie trainieren/anpassen für mein Unternehmen?

Aktuell ist Custom-Training nicht verfügbar, aber Sophie lernt automatisch aus Ihren Korrekturen:

Was Sophie AUTOMATISCH lernt:

Was NICHT möglich ist (aktuell):

❌ Custom Knowledge Base hochladen ❌ Eigene Regeln definieren (z.B. “Immer Kategorie X für Lieferant Y”) ❌ Unternehmens-spezifische Kontenpläne trainieren ❌ Branchen-spezifische Anpassungen (z.B. Gastronomie vs. IT)

Roadmap (geplant für 2026):

• Q2 2026: Custom Kategorisierungs-Regeln (manuell definierbar)
• Q3 2026: Branchen-spezifische Sophie-Modi (Gastronomie, Bau, IT, etc.)
• Q4 2026: Enterprise Custom-Training (für Business/Enterprise-Tarife)

💡 Sophie’s Tipp: Auch ohne Custom-Training – nach 100 Transaktionen kenne ich Ihr Unternehmen sehr gut! Meine Vorschläge werden von Woche zu Woche besser.

Welche Sprachen spricht Sophie?

Sophie ist primär für Deutsch (Österreich) optimiert, unterstützt aber mehrere Sprachen:

Wichtig für nicht-deutsche Sprachen:

• Sophie kann antworten, aber österreichisches Steuerrecht nur auf Deutsch
• Fachbegriffe (UStG, BAO, FinanzOnline) bleiben deutsch
• Für compliance-kritische Fragen: Deutsch empfohlen

Sprachauswahl:

Sie können Sophie in jeder Sprache fragen – sie erkennt automatisch und antwortet in derselben Sprache.

Frage (Englisch): "How do I export my UVA?"
Sophie (Englisch): "To export your UVA (Umsatzsteuer-Voranmeldung), go to Reports → Tax Reports → UVA..."

Frage (Deutsch): "Wie exportiere ich meine UVA?"
Sophie (Deutsch): "Gehen Sie zu Berichte → Steuerberichte → UVA..."

💡 Sophie’s Tipp: Für steuerliche Fragen nutzen Sie bitte Deutsch – so kann ich am präzisesten auf österreichische Gesetze eingehen!

Speichert Sophie meine Finanzdaten langfristig?

Nein – Sophie hat KEINEN permanenten Zugriff auf Ihre Finanzdaten.

Wie Sophie funktioniert:

1. Kontext pro Chat: Sophie sieht nur Daten, die Sie im aktuellen Chat erwähnen oder hochladen
2. Keine persistente Speicherung: Nach Chat-Ende werden Daten gelöscht (außer Chat-Verlauf für 90 Tage)
3. Kein Training: Ihre Daten werden NICHT zum Trainieren von KI-Modellen verwendet
4. DSGVO-konform: EU-Server, verschlüsselt, kein Transfer außerhalb EU

Retention-Zeiten:

Was Sophie NICHT speichert:

❌ Bankkonten-Details (IBAN, BIC) ❌ Kreditkarten-Daten ❌ Kundenlisten ❌ Rechnungsinhalte (außer wenn Sie im Chat hochgeladen)

💡 Sophie’s Tipp: Chat-Verläufe können Sie jederzeit löschen: Einstellungen → Datenschutz → Sophie-Chats löschen

Wie erkenne ich, ob Sophie oder ein echter Mensch antwortet?

Immer Sophie (KI) – außer Sie kontaktieren den Support direkt.

So erkennen Sie Sophie:

• 🤖 Avatar: Sophie-Logo (lila Roboter-Icon)
• ⚡ Antwortzeit: < 5 Sekunden
• 📚 Quellenangaben: Zitiert Gesetze (UStG §11, BAO §132)
• 🔗 Links: Verweist auf Dokumentation

Echter Mensch (Support-Team):

• 👤 Avatar: Mitarbeiter-Foto (z.B. “Lisa M.”)
• ⏱️ Antwortzeit: Minuten bis Stunden (Geschäftszeiten)
• 📧 Kontakt: Über E-Mail (office@buchhaltgenie.at)
• 🎫 Ticket-System: Support-Ticket-Nummer

Wann wird ein Mensch eingeschaltet?

• Technische Probleme (Bug-Reports)
• Account-Anfragen (Löschung, Datenschutz)
• Abrechnungsfragen (Stripe-Probleme)
• Eskalation (Sophie konnte nicht helfen)

💡 Sophie’s Tipp: 95% der Fragen kann ich sofort beantworten. Für die restlichen 5% vermittle ich Sie an unser Team!

Banking - Erweiterte Fragen

Warum verbindet sich meine Bank nicht mit finAPI?

finAPI unterstützt 99% aller österreichischen Banken, aber manchmal gibt es Verbindungsprobleme:

Häufigste Gründe:

Schritt-für-Schritt Troubleshooting:

💡 Sophie’s Tipp: 90% der Verbindungsprobleme liegen an fehlender PSD2-Freischaltung. Checken Sie Ihre Banking-App!

Unterstützte Banken: finAPI Bank-Liste  (1.800+ Banken in DACH)

Wie oft werden meine Transaktionen synchronisiert?

Automatische Synchronisation erfolgt regelmäßig – abhängig von Ihrem Tarif:

Manueller Refresh:

Sie können jederzeit manuell synchronisieren:

Banking → Transaktionen → 🔄 Aktualisieren-Button

Wichtig: Rate-Limits durch finAPI/PSD2:

• Max. 4 manuelle Refreshes pro Tag (PSD2-Limit der Banken!)
• Bei Überschreitung: Warnung + automatische Sync am nächsten Tag

💡 Sophie’s Tipp: Pro-Tarif synchronisiert 4x täglich – das reicht für 99% der EPU! Enterprise Echtzeit ist nur für High-Volume-Geschäfte nötig.

Was ist der Unterschied zwischen finAPI, CSV und CAMT.053?

Drei Wege, Transaktionen zu importieren – jeder mit Vor-/Nachteilen:

Empfehlung:

Klein-EPU, Freelancer → finAPI (automatisch!)
Kleine Regionalbank ohne PSD2 → CSV-Import
Steuerberater, GmbH → CAMT.053 (Profi-Standard)

💡 Sophie’s Tipp: 95% der User nutzen finAPI. Nur bei finAPI-Problemen auf CSV ausweichen!

Detaillierte Anleitung: Bank-Import-Optionen →

Kann ich mehrere Bankkonten verbinden?

Ja – unbegrenzt viele Konten (abhängig vom Tarif):

Häufige Multi-Konto-Szenarien:

1. Geschäfts- + Privatkonto: Trennung für Buchhaltung
2. EUR + Fremdwährung: USD-Konto für US-Kunden
3. Mehrere Geschäftskonten: Verschiedene Projekte/Marken
4. Bank A + Bank B: Backup, bessere Konditionen

So verbinden Sie mehrere Konten:

Wichtig – Konten-Trennung:

• Privat vs. Geschäftlich: Sophie kann automatisch filtern (nur Geschäftstransaktionen)
• Projekt-basiert: Taggen Sie Transaktionen nach Projekt (z.B. “Website”, “App”)
• Währungen: Multi-Währung wird unterstützt (EUR, USD, CHF)

💡 Sophie’s Tipp: Trennen Sie Privat/Geschäftlich – so vermeiden Sie Probleme bei Betriebsprüfung!

Warum fehlen manche Transaktionen nach dem Import?

finAPI/PSD2 importiert standardmäßig nur die letzten 90 Tage. Ältere Transaktionen fehlen.

Gründe für fehlende Transaktionen:

Historische Transaktionen importieren (>90 Tage):

💡 Sophie’s Tipp: Nach erstem finAPI-Import SOFORT historische CSV hochladen – so haben Sie lückenlose Historie!

Wie funktioniert die Duplikatserkennung?

Sophie erkennt automatisch doppelte Transaktionen und verhindert mehrfache Importe:

Duplikats-Erkennungs-Logik:

Transaktionen gelten als Duplikat, wenn ALLE Kriterien übereinstimmen:

Beispiel – Duplikat erkannt:

Import 1 (finAPI):
- Betrag: €123,45
- Datum: 15.01.2026
- IBAN: AT123456...
- Verwendungszweck: "Rechnung RE-2026-001"

Import 2 (CSV):
- Betrag: €123,45
- Datum: 15.01.2026
- IBAN: AT123456...
- Verwendungszweck: "Rechnung RE-2026-001"

→ Sophie: "Duplikat erkannt, wird übersprungen"

Duplikat-Warnung:

Beim Import zeigt Sophie:

• Grün (0 Duplikate): Alle Transaktionen neu
• Gelb (1-5 Duplikate): Wenige Überschneidungen, wird gefiltert
• Rot (>10 Duplikate): Viele Überschneidungen, Import überprüfen

💡 Sophie’s Tipp: Die Duplikatserkennung ist sehr zuverlässig – Sie können ohne Bedenken finAPI + CSV kombinieren!

Wie ändere ich die Kategorisierung einer Transaktion?

Manuell oder per Regel – beides möglich:

Regel 1: Amazon → Büromaterial (20% USt)
Regel 2: Miete → Raumkosten (20% USt)
Regel 3: ÖBB → Reisekosten (10% USt)
Regel 4: A1 Telekom → Telekommunikation (20% USt)

💡 Sophie’s Tipp: Erstellen Sie Regeln für die Top-10 Lieferanten – so sparen Sie 80% der manuellen Arbeit!

Detaillierte Anleitung: Automatische Kategorisierung →

Was bedeuten die verschiedenen Transaktions-Status (Pending, Booked, etc.)?

Transaktions-Status zeigen den Import-/Verarbeitungs-Zustand:

Workflow:

finAPI-Import
    ↓
Pending (noch nicht gebucht bei Bank)
    ↓ 1-2 Tage
Booked (gebucht)
    ↓
Uncategorized (Sophie schlägt Kategorie vor)
    ↓ Manuelle Bestätigung
Categorized
    ↓ Auto-Matching
Matched (mit Rechnung/Beleg verknüpft)

Wichtig – Pending-Transaktionen:

• Erscheinen bereits in BuchhaltGenie, ABER noch nicht in UVA!
• Erst nach “Booked” sind sie steuerlich relevant
• Beispiel: Kreditkarten-Zahlung kann 2-3 Tage “Pending” sein

💡 Sophie’s Tipp: Filter nach “Uncategorized” um zu sehen, was noch kategorisiert werden muss!

Compliance - Erweiterte Fragen

Welche UVA-Fristen gelten 2026?

UVA-Fristen (Umsatzsteuer-Voranmeldung) abhängig vom Meldezeitraum:

Konkrete Fristen 2026:

Quartalsmeldung (Standard-EPU):

Monatsmeldung (>€100k Vorjahres-USt):

Verspätungszuschläge:

• Bis 1 Woche verspätet: Keine Strafe (Kulanz)
• 1-4 Wochen: €50-€500 (je nach Höhe der USt)
• >4 Wochen: Bis zu 10% der Zahllast

💡 Sophie’s Tipp: Sophie erinnert Sie 7 Tage vor Frist automatisch per E-Mail + In-App-Benachrichtigung!

UVA-Erinnerungen aktivieren: Einstellungen → Benachrichtigungen → UVA-Fristen ✅

Wie lange muss ich Belege aufbewahren (BAO §132)?

7 Jahre – ab Ende des Geschäftsjahres (BAO §132):

Aufbewahrungspflichtige Unterlagen:

Berechnung:

Beispiel: Rechnung vom 15.06.2025

Geschäftsjahr endet: 31.12.2025
Aufbewahrung bis: 31.12.2032 (7 volle Jahre NACH Ende des Geschäftsjahres)
Löschung frühestens: 01.01.2033

BuchhaltGenie automatische Archivierung:

• ✅ Automatische 7-Jahres-Retention: Belege werden NICHT gelöscht vor Ablauf
• ✅ Revisionssicher: Unveränderbarkeit nach Buchung (BAO §132 konform)
• ✅ Audit-Trail: Alle Änderungen protokolliert
• ✅ Cloud-Backup: Täglich gesichert (30-Tage-Rotation)

Was passiert nach 7 Jahren?

Nach Ablauf der Frist:

1. Belege werden zur Löschung markiert (nicht sofort gelöscht)
2. Benachrichtigung an Sie: “Belege aus 2018 können gelöscht werden”
3. Sie können Löschung bestätigen oder weitere 3 Jahre aufbewahren (optional)
4. Finale Löschung nach Bestätigung (unwiderruflich)

💡 Sophie’s Tipp: Sie müssen nichts tun – BuchhaltGenie archiviert automatisch BAO-konform für 7 Jahre!

Was ist die €55.000 BRUTTO Kleinunternehmer-Grenze genau?

Seit 01.01.2025: €55.000 BRUTTO (nicht mehr netto wie früher!)

Wichtig – Paradigmenwechsel 2025:

Was zählt zur Grenze?

✅ Zählt dazu:

• Alle umsatzsteuerpflichtigen Umsätze
• Umsätze aus Rechnungen (auch ohne USt)
• Innergemeinschaftliche Lieferungen (§6)
• Reverse-Charge-Umsätze (§19)

❌ Zählt NICHT dazu:

• Private Verkäufe (z.B. altes Handy auf Willhaben)
• Umsätze aus nichtselbständiger Arbeit (Angestellten-Gehalt)
• Vermietung von Wohnungen (steuerbefreit)

Toleranzregelung:

BuchhaltGenie-Tracking:

Im Dashboard sehen Sie:

Kleinunternehmer-Grenze 2026:
───────────────────────────────
Aktueller Umsatz: €42.150 (77%)
Verbleibend: €12.850
Warnung bei: €44.000 (80%)
Limit: €55.000 BRUTTO

Warnsystem:

• 🟢 Grün (<80%): Alles im grünen Bereich
• 🟡 Gelb (80-90%): Warnung, bald Grenze erreicht
• 🟠 Orange (90-100%): Dringend! Nur noch €X bis Limit
• 🔴 Rot (>100%): GRENZE ÜBERSCHRITTEN! USt-Pflicht prüfen!

💡 Sophie’s Tipp: Bei €50.000 Umsatz sollten Sie mit Ihrem Steuerberater sprechen – eventuell freiwillig zur Regelbesteuerung wechseln (dann haben Sie Vorsteuerabzug!)

Rechner: Kleinunternehmer-Regelung →

Wie funktioniert die DSGVO-Löschanfrage (Art. 17)?

Sie haben das Recht auf Löschung Ihrer Daten (DSGVO Art. 17), ABER mit steuerrechtlichem Vorbehalt (BAO §132).

Was wird gelöscht (sofort):

Was wird NICHT gelöscht (gesetzlich geschützt):

Ablauf einer Löschanfrage:

Status nach Löschung:

Ihr Account wurde gelöscht. Folgende Daten wurden aufbewahrt (BAO §132):
- Rechnungen: 421 Dokumente (bis 31.12.2032)
- Belege: 1.238 Scans (bis 31.12.2032)
- Transaktionen: 3.456 Buchungen (bis 31.12.2032)

Diese Daten sind GESPERRT (kein Zugriff) und werden nach Ablauf der gesetzlichen Frist automatisch gelöscht.

💡 Sophie’s Tipp: Export Ihre Daten VOR der Löschung – so haben Sie eine lokale Kopie für Ihre Unterlagen!

Datenexport: Einstellungen → Datenschutz → Datenexport → Vollständiger Export (JSON + PDF)

Was ist der Unterschied zwischen Kleinunternehmer und Pauschalierung?

Zwei VERSCHIEDENE steuerliche Regelungen – oft verwechselt!

Kleinunternehmer:
Leistung: 3 Stunden Webdesign à €100/h
───────────────────────────────────────
Summe: €300,00 (ohne USt)
Hinweis: "Umsatzsteuerbefreit gemäß §6 Abs. 1 Z 27 UStG"

Einnahmen: €50.000
Betriebsausgaben-Pauschale (12%): -€6.000
───────────────────────────────────────
Gewinn: €44.000 (Basis für ESt)

Tatsächliche Ausgaben spielen KEINE Rolle!

Kombination möglich?

Entscheidungshilfe:

Kleinunternehmer (USt)?
→ Umsatz \<€55.000 → Ja (außer Sie brauchen Vorsteuerabzug)
→ Umsatz >€55.000 → Nein (Regelbesteuerung Pflicht)

Pauschalierung (ESt)?
→ Wenig Ausgaben (\<10%) → Ja (12%-Pauschale lohnt sich)
→ Viele Ausgaben (>20%) → Nein (Einzelnachweise besser)

💡 Sophie’s Tipp: Die meisten EPU nutzen Kleinunternehmer (USt) + E/A-Rechnung (ESt, Einzelnachweise). Pauschalierung lohnt sich nur bei SEHR geringen Ausgaben!

Beratung: Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater über Ihre individuelle Situation!

Wie exportiere ich meine Daten DSGVO-konform (Art. 20)?

Datenportabilität (DSGVO Art. 20) – Sie haben das Recht auf vollständigen Export:

Export-Formate:

Vollständiger Export:

Was ist im Export enthalten?

Beispiel JSON-Struktur:

{
  "export_date": "2026-01-30T10:30:00Z",
  "user": {
    "id": "uuid",
    "email": "user@example.com",
    "business_name": "Mustermann EPU"
  },
  "invoices": [
    {
      "invoice_number": "RE-2026-0001",
      "date": "2026-01-15",
      "customer": "Kunde GmbH",
      "total_gross": 360.00,
      "items": [...]
    }
  ],
  "transactions": [...],
  "customers": [...]
}

💡 Sophie’s Tipp: Exportieren Sie 1x pro Jahr als Backup – so haben Sie eine lokale Kopie falls mal was passiert!

DSGVO-Konformität: Vollständiger Export erfüllt Art. 20 (Datenportabilität) + Art. 15 (Auskunftsrecht)

Was passiert bei einer Betriebsprüfung?

Betriebsprüfung (BAO §147 ff.) – das Finanzamt prüft Ihre Buchhaltung:

Wahrscheinlichkeit:

Risikobranchen: Gastronomie, Bau, Bargeld-intensive Geschäfte

Ablauf einer Betriebsprüfung:

Was BuchhaltGenie automatisch bereitstellt:

✅ Vollständige Belege: Alle Scans/PDFs 7 Jahre archiviert ✅ Lückenlose Dokumentation: Audit-Log aller Änderungen ✅ UStG-konforme Rechnungen: Automatische Pflichtangaben-Prüfung ✅ Export-Funktion: Vollständiger Datenexport (JSON, CSV, XML) ✅ Unveränderbarkeit: Rechnungen nach Versand nicht mehr änderbar

Checkliste für Betriebsprüfung:

• Alle Belege vollständig (keine Lücken!)
• Rechnungen UStG §11-konform (Pflichtangaben)
• UVA korrekt eingereicht (keine Fehler)
• Vorsteuerabzug nachvollziehbar (Belege mit UID)
• Private/Geschäftliche Ausgaben getrennt
• Kassenbuch lückenlos (falls vorhanden)
• Steuerberater informiert

💡 Sophie’s Tipp: Mit BuchhaltGenie sind Sie gut vorbereitet – alle Daten sind BAO-konform archiviert und jederzeit exportierbar!

Notfall-Export für Betriebsprüfung: Berichte → Prüfungs-Export → Vollständiger Bericht (7 Jahre)

Allgemeine Nutzung - Erweiterte Fragen

Wie lösche ich meinen Account?

Account-Löschung erfolgt in zwei Phasen (DSGVO + BAO):

Was wird sofort gelöscht (nach 30 Tagen Kulanz):

Was wird NICHT gelöscht (gesetzlich geschützt, 7 Jahre):

Reaktivierung (innerhalb 30 Tage):

Falls Sie es sich anders überlegen:

1. Klicken Sie auf den Link in der Lösch-Bestätigungs-E-Mail
2. Wählen Sie Account reaktivieren
3. Alle Daten werden wiederhergestellt (100% Zustand vor Löschung)

💡 Sophie’s Tipp: Exportieren Sie Ihre Daten VOR der Löschung – so haben Sie eine lokale Kopie!

Datenexport: Einstellungen → Datenschutz → Vollständiger Export

Kann ich zwischen Tarifen wechseln?

Ja – jederzeit Upgrade oder Downgrade (Monatsende-Wirksam bei Downgrade):

Aktuell: Starter (€19,99/Mo)
Neu: Pro (€49,99/Mo)
Differenz: €30,00/Mo

Verbleibende Tage: 15 (von 30)
Anteilige Differenz: €15,00 (sofort fällig)

Nächste Rechnung (Monatsende): €49,99 (Pro)

Heute: 10. Januar (Pro aktiv)
Downgrade auf Starter

Pro-Features bis: 31. Januar
Ab 1. Februar: Starter (€19,99/Mo)

💡 Sophie’s Tipp: Testen Sie Pro für 1 Monat – falls Sie nicht alle Features nutzen, können Sie zum Monatsende downgraden (keine Verpflichtung!)

Tarif-Vergleich: Pricing-Tabelle →

Kann ich mehrere Unternehmen verwalten?

Ja – Multi-Entity Support (ab Business-Tarif):

Wann brauche ich mehrere Unternehmen?

• Holding-Struktur: Muttergesellschaft + Tochtergesellschaften
• Mehrere Marken: z.B. Hauptmarke + Side-Projekt
• Franchise: Mehrere Standorte, getrennte Buchhaltung
• Steuerberater: Mehrere Mandanten verwalten

Wie funktioniert Multi-Entity?

Wichtig – Gemeinsame Features:

Beispiel – Business-Tarif mit 2 Unternehmen:

Unternehmen A (Hauptgeschäft):
- 450 Rechnungen
- 120 Sophie-Chats
- 30 OCR-Scans

Unternehmen B (Side-Project):
- 50 Rechnungen
- 180 Sophie-Chats
- 30 OCR-Scans

Gesamt:
- Sophie AI: 300/600 (50% von Business-Kontingent)
- OCR: 60/120 (50%)

💡 Sophie’s Tipp: Für Steuerberater mit 10+ Mandanten: Enterprise-Tarif (unbegrenzte Unternehmen, 1.500 Sophie-Chats/Mo)

Wie exportiere ich alle Daten (vollständiger Backup)?

Vollständiger Backup-Export für lokale Archivierung oder Wechsel zu anderer Software:

Export-Optionen:

Vollständiger Export (EMPFOHLEN):

ZIP-Paket Struktur:

BuchhaltGenie_Backup_2026-01-30.zip
├── /json/
│   ├── invoices.json (alle Rechnungen)
│   ├── customers.json
│   ├── transactions.json
│   ├── expenses.json
│   └── ...
├── /csv/
│   ├── invoices.csv
│   ├── customers.csv
│   ├── transactions.csv
│   └── ...
├── /pdf/
│   ├── invoices/ (alle Rechnungs-PDFs)
│   ├── reports/ (UVA, BWA, Jahresabschluss)
│   └── ...
├── /xml/
│   ├── uva_2026_Q1.xml
│   ├── finanzonline_export.xml
│   └── ...
├── /attachments/
│   ├── receipts/ (alle Beleg-Scans)
│   └── documents/
└── README.txt (Erklärung der Struktur)

Automatisches Backup (Enterprise):

Enterprise-Tarif bietet automatische wöchentliche Backups:

• Frequenz: Jeden Sonntag 03:00 Uhr
• Retention: Letzte 4 Backups (1 Monat)
• Speicherort: Ihr eigenes S3/Dropbox/Google Drive
• Verschlüsselung: AES-256

Backup-Strategien:

💡 Sophie’s Tipp: Exportieren Sie 1x pro Jahr (z.B. Ende Jänner für Vorjahr) – so haben Sie eine Offline-Kopie für Ihre Unterlagen!

Download-Limit: Max. 1 Vollexport pro Tag (Missbrauchsschutz)

Noch Fragen?

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