Ausgaben kategorisieren
Hallo, ich bin Sophie! 👋 Hier zeige ich Ihnen, wie Sie Ausgaben richtig kategorisieren. Keine Sorge – ich mache Ihnen immer einen KI-Vorschlag basierend auf dem Beleg. Sie müssen nur bestätigen oder anpassen!
KI-Vorschläge: Ich lerne von Ihren Entscheidungen! Je öfter Sie einen Lieferanten kategorisieren, desto genauer werden meine Vorschläge.
Warum ist Kategorisierung wichtig?
Die richtige Kategorie ist wichtig für:
| Zweck | Warum? |
|---|---|
| 📊 Gewinnermittlung | Nur Betriebsausgaben mindern den Gewinn |
| 💰 Vorsteuerabzug | Nur bei betrieblichen Ausgaben erlaubt |
| 📈 Auswertungen | Sieh, wohin Ihr Geld fließt |
| 🏦 Steuerberater | Korrekte Zuordnung für die Buchhaltung |
Die wichtigsten Kategorien
Wareneinkauf
Wareneinkauf
Alles, was Sie für den Weiterverkauf oder zur Produktion kaufen:
| Unterkategorie | Beispiele | Konto |
|---|---|---|
| Handelswaren | Produkte für Weiterverkauf | 5000 |
| Rohstoffe | Material für Produktion | 5010 |
| Hilfsstoffe | Verpackung, Kleinmaterial | 5020 |
| Fertigerzeugnisse | Zugekaufte Fertigteile | 5030 |
💡 Sophie’s Tipp: Diese Ausgaben werden direkt dem Umsatz gegenübergestellt – wichtig für die Rohertragsmarge!
So funktioniert die KI-Kategorisierung
Beleg analysieren
Ich lese den Beleg und erkenne den Lieferanten, die Beschreibung und den Betrag.
Lieferant prüfen
Ist der Lieferant bekannt? Dann verwende ich die letzte Kategorisierung als Vorschlag.
Inhalt analysieren
Bei neuen Lieferanten analysiere ich den Firmennamen und die Artikelbeschreibung.
Vorschlag machen
Ich zeige Ihnen meinen Vorschlag mit einer Konfidenz-Anzeige:
- 🟢 über 90 Prozent – Sehr sicher
- 🟡 70-90 Prozent – Wahrscheinlich richtig
- 🔴 unter 70 Prozent – Bitte prüfen!
Sie entscheiden
Bestätigen Sie meinen Vorschlag oder wählen Sie eine andere Kategorie.
Kategorien anpassen
Sie können meine Vorschläge jederzeit überschreiben:
- Klicken Sie auf die vorgeschlagene Kategorie
- Suchen Sie nach der richtigen Kategorie (Freitext-Suche)
- Wählen Sie die passende Option aus der Liste
- Speichern Sie – fertig!
Ich lerne dazu! Wenn Sie meine Vorschläge korrigieren, merke ich mir das für zukünftige Belege vom gleichen Lieferanten.
Häufige Kategorisierungsfragen
Ist das privat oder betrieblich?
| Situation | Kategorie | Begründung |
|---|---|---|
| Laptop nur für Arbeit | ✅ Betriebsausgabe | 100% betrieblich |
| Laptop auch privat | ⚠️ Anteilig | z.B. 80% betrieblich |
| Kaffee im Büro | ✅ Betriebsausgabe | Bewirtung |
| Kaffee privat | ❌ Nicht absetzbar | Private Ausgabe |
| Handy mit Firmenvertrag | ✅ Betriebsausgabe | Auch bei Privatnutzung |
| Restaurantbesuch mit Kunde | ✅ Bewirtung | Geschäftlich |
Was ist mit der Vorsteuer?
Die Vorsteuer können Sie nur bei betrieblichen Ausgaben abziehen:
| Voraussetzung | Erfüllt? |
|---|---|
| Ordnungsgemäße Rechnung (UStG §11) | ✅ Ich prüfe das! |
| Betriebliche Verwendung | ✅ Bei richtiger Kategorie |
| Vorsteuerberechtigung | ✅ Wenn Sie nicht Kleinunternehmer sind |
| Keine ausgeschlossenen Kategorien | ⚠️ z.B. PKW-Kauf limitiert |
Vorsteuerabzug bei PKW: Der Vorsteuerabzug bei PKW-Anschaffung ist auf 40.000€ begrenzt (Luxustangente). Darüber anteilig gekürzt!
Kategorien verwalten
Standard-Kategorien
BuchhaltGenie kommt mit den wichtigsten österreichischen Kategorien:
- Basierend auf dem SKR07 (Österreichischer Standardkontenrahmen)
- Alle für E/A-Rechner relevanten Konten
- Automatische Zuordnung zur UVA
Eigene Kategorien erstellen
Sie können auch eigene Unterkategorien anlegen:
- Gehen Sie zu Einstellungen → Kategorien
- Klicken Sie auf „Neue Kategorie”
- Vergeben Sie einen Namen und wählen Sie das Hauptkonto
- Speichern Sie – ab sofort in der Auswahl!
💡 Sophie’s Tipp: Nutze eigene Kategorien für spezielle Projekte oder Kostenstellen, z.B. “Projekt Website-Relaunch” unter Werbung.
Kategorie unklar? Ich lerne aus Ihren Entscheidungen! Bei jedem Beleg, den Sie korrigieren, werde ich beim nächsten Mal besser. Fragen Sie mich auch direkt: “Sophie, welche Kategorie passt zu dieser Tankstellenrechnung?”
Sammelkategorisierung
Bei vielen Belegen auf einmal:
- Wählen Sie mehrere Belege in der Ausgaben-Liste aus (Checkbox)
- Klicken Sie auf „Kategorie ändern”
- Wählen Sie die gemeinsame Kategorie
- Alle ausgewählten Belege werden aktualisiert
Sophie lernt Ihre Kategorien! Je öfter Sie meine Vorschläge korrigieren, desto besser werden meine Zuordnungen. Fragen Sie mich jederzeit im Chat!
Beispiel: “Hey Sophie, in welche Kategorie gehört meine Hotelrechnung aus München?”
Nächster Schritt
Kategorien sind klar? Prima! Als nächstes zeige ich Ihnen, wie Sie Ihre Lieferanten verwalten – das macht zukünftige Erfassungen noch schneller!