Zahlungserinnerung & Mahnung
Hallo, ich bin Sophie! 👋 Hier zeige ich Ihnen, wie Sie professionelle Zahlungserinnerungen und Mahnungen versenden - automatisch und BAO-konform.
Zahlungserinnerungen & Mahnwesen
Ich erinnere Ihre Kunden automatisch an offene Rechnungen - freundlich, aber bestimmt. Sie müssen Ihnen keine Sorgen machen: Ich wähle den richtigen Zeitpunkt und den passenden Ton für jede Erinnerung.
Mein 3-Stufen-System: Ich beginne mit einer freundlichen Erinnerung, steigere dann zur ersten Mahnung und sende bei Bedarf eine letzte Warnung. So bleibst Sie professionell und schützt gleichzeitig Ihre Liquidität.
Auf einen Blick
| Aspekt | Details |
|---|---|
| Mahnstufen | 3 Stufen (Erinnerung → 1. Mahnung → 2. Mahnung) |
| Automatisierung | Vollautomatisch nach Ihren Einstellungen |
| Mahngebühren | Konfigurierbar pro Stufe (€5 - €40) |
| Verzugszinsen | Automatische Berechnung nach Basiszinssatz |
| Audit-Trail | 7 Jahre Aufbewahrung (BAO §132) |
| Versandart | Per E-Mail mit PDF-Anhang |
Pro-Funktion: Das automatische Mahnwesen ist ab dem Pro-Tarif verfügbar. Im Starter-Tarif kannst Sie Mahnungen manuell erstellen und versenden. Tarife vergleichen →
Fair-Use-Limits für Zahlungserinnerungen
| Tarif | Mahnungen pro Monat | Automatische Eskalation |
|---|---|---|
| Pro | 100/Mo | ✓ Enthalten |
| Business | 300/Mo | ✓ Enthalten |
| Enterprise | 1.000/Mo | ✓ Enthalten |
So funktioniert das Mahnwesen
Rechnung wird fällig
Wenn das Fälligkeitsdatum Ihrer Rechnung erreicht ist und noch kein Zahlungseingang verbucht wurde, setze ich die Rechnung automatisch auf “überfällig”.
Zahlungserinnerung (Stufe 0)
7 Tage nach Fälligkeit versende ich eine freundliche Zahlungserinnerung:
- Höflicher Ton (“Zur Erinnerung…”)
- Keine Mahngebühren
- Keine Verzugszinsen
- Zahlungsfrist: Weitere 7 Tage
Erste Mahnung (Stufe 1)
14 Tage nach Fälligkeit folgt die erste offizielle Mahnung:
- Sachlicher, aber bestimmter Ton
- Mahngebühr möglich (z.B. €10,00)
- Verzugszinsen werden berechnet
- Zahlungsfrist: Weitere 10 Tage
Zweite Mahnung (Stufe 2)
28 Tage nach Fälligkeit versende ich die letzte Mahnung:
- Deutlicher Ton (“Letzte Mahnung”)
- Höhere Mahngebühr (z.B. €20,00)
- Verzugszinsen kumuliert
- Hinweis auf mögliche rechtliche Schritte
- Zahlungsfrist: Weitere 7 Tage
Achtung – BAO §132: Alle Mahnungen werden automatisch 7 Jahre lang aufbewahrt. Jede versendete Erinnerung erhält einen Zeitstempel und wird im Audit-Trail dokumentiert.
Die drei Mahnstufen im Detail
Zahlungserinnerung
Zahlungserinnerung (Freundlich)
Die erste Kontaktaufnahme ist bewusst freundlich gehalten. Viele Zahlungsverzögerungen passieren unabsichtlich - ein Beleg wurde vergessen, ein Überweisungstermin übersehen.
Betreff: Zahlungserinnerung - Rechnung RE-2026-001
Beispieltext:
Sehr geehrte Frau Maier,
sicher ist es Ihnen nur entgangen: Die Rechnung RE-2026-001
über €1.200,00 war am 15.01.2026 fällig.
Bitte überweise den offenen Betrag in den nächsten Tagen
auf unser Konto:
IBAN: AT12 3456 7890 1234 5678
BIC: BKAUATWW
Verwendungszweck: RE-2026-001
Sollte sich Ihre Zahlung mit diesem Schreiben überschnitten
haben, betrachte es bitte als gegenstandslos.
Mit freundlichen Grüßen
Max Mustermann| Merkmal | Wert |
|---|---|
| Zeitpunkt | 7 Tage nach Fälligkeit |
| Mahngebühr | Keine |
| Verzugszinsen | Keine |
| Ton | Freundlich, verständnisvoll |
Mahngebühren richtig berechnen
Gesetzliche Grundlagen in Österreich
In Österreich gibt es keine gesetzlich festgelegten Mahngebühren. Es gelten jedoch folgende Grundsätze:
| Bereich | Empfohlene Mahngebühren | Hinweise |
|---|---|---|
| B2B (Unternehmer) | €5 - €40 pro Mahnung | Höhere Gebühren bei Vertrag vereinbart |
| B2C (Konsumenten) | €0 - €10 pro Mahnung | Angemessenheit erforderlich |
| Öffentliche Hand | Nach UGB §354 | 40€ Pauschale für Betreibungskosten |
Sophie’s Tipp: Im B2B-Bereich empfehle ich gestaffelte Mahngebühren: €0 für die Erinnerung, €10 für die erste Mahnung und €20 für die zweite Mahnung. Das ist branchenüblich und motiviert zur schnellen Zahlung.
Mahngebühren konfigurieren
Einstellungen öffnen
- Gehen Sie zu Einstellungen → Rechnungen → Mahnwesen
- Aktivieren Sie das automatische Mahnwesen
Gebühren pro Stufe festlegen
| Stufe | Vorgeschlagen | Ihr Wert |
|---|---|---|
| Zahlungserinnerung | €0,00 | Frei wählbar |
| Erste Mahnung | €10,00 | Frei wählbar |
| Zweite Mahnung | €20,00 | Frei wählbar |
Speichern und aktivieren
Klicken Sie auf Speichern. Die Einstellungen gelten für alle neuen Mahnungen.
Verzugszinsen nach österreichischem Recht
Berechnung der Verzugszinsen
Verzugszinsen werden automatisch berechnet, basierend auf dem aktuellen Basiszinssatz der Österreichischen Nationalbank:
| Geschäftsbereich | Zinssatz | Berechnung |
|---|---|---|
| B2B | Basiszinssatz + 9,2% | UGB §456 |
| B2C | Basiszinssatz + 4% | ABGB §1000 |
| Öffentliche Auftraggeber | Basiszinssatz + 9,2% | UGB §456 |
Aktueller Basiszinssatz (Stand 2026): Wird automatisch aktualisiert.
Beispielberechnung
Rechnungsbetrag: €1.200,00
Fälligkeitsdatum: 15.01.2026
Heute: 15.02.2026
Verzugstage: 31 Tage
Basiszinssatz: 3,00%
Aufschlag B2B: + 9,20%
Gesamtzinssatz: 12,20% p.a.
Verzugszinsen: €1.200,00 × 12,20% × (31/365)
= €12,44Automatische Berechnung: Ich berechne die Verzugszinsen tagesgenau und aktualisiere den Basiszinssatz automatisch. Sie müssen Sie um nichts kümmern.
E-Mail-Vorlagen anpassen
Sie können die Texte Ihrer Mahnungen individuell gestalten:
Verfügbare Platzhalter
| Platzhalter | Bedeutung |
|---|---|
{{kunde.name}} | Vollständiger Kundenname |
{{kunde.anrede}} | Herr/Frau |
{{rechnung.nummer}} | Rechnungsnummer |
{{rechnung.datum}} | Ursprüngliches Rechnungsdatum |
{{rechnung.faellig}} | Fälligkeitsdatum |
{{rechnung.brutto}} | Ursprünglicher Bruttobetrag |
{{mahnung.gebuehr}} | Aktuelle Mahngebühr |
{{mahnung.zinsen}} | Berechnete Verzugszinsen |
{{mahnung.gesamt}} | Gesamtbetrag inkl. Gebühren |
{{mahnung.frist}} | Neue Zahlungsfrist |
{{firma.name}} | Ihr Firmenname |
{{firma.iban}} | Ihre IBAN |
Vorlage bearbeiten
Vorlage öffnen
Gehen Sie zu Einstellungen → E-Mail-Vorlagen → Mahnungen
Stufe auswählen
Wählen Sie die Mahnstufe, die Sie anpassen möchten.
Text bearbeiten
Bearbeiten Sie Betreff und Inhalt. Verwenden Sie die Platzhalter für dynamische Inhalte.
Vorschau prüfen
Klicken Sie auf Vorschau, um das Ergebnis mit Beispieldaten zu sehen.
Speichern
Speichern Sie die Vorlage.
Automatische Zeitplanung
Zeitplan konfigurieren
Ich versende Mahnungen automatisch zu von Ihnen festgelegten Zeiten:
| Einstellung | Empfehlung | Beschreibung |
|---|---|---|
| Versandzeit | 09:00 Uhr | Vormittags für beste Öffnungsrate |
| Wochentage | Mo - Fr | Keine Mahnungen am Wochenende |
| Feiertage | Überspringen | Versand am nächsten Werktag |
Cron-Job im Hintergrund
Jeden Morgen prüfe ich automatisch:
- Welche Rechnungen sind überfällig?
- Welche Mahnstufe ist erreicht?
- Wurde bereits eine Mahnung für diese Stufe versendet?
- Ist der Versand für heute geplant?
Batch-Verarbeitung: Bei vielen überfälligen Rechnungen versende ich die Mahnungen gestaffelt (mit 100ms Abstand), um Rate-Limits zu vermeiden und eine hohe Zustellrate zu gewährleisten.
Audit-Trail und Compliance
BAO §132 konforme Archivierung
Jede versendete Mahnung wird vollständig dokumentiert:
| Protokolliert | Aufbewahrungsdauer |
|---|---|
| Zeitstempel des Versands | 7 Jahre |
| Empfänger-E-Mail | 7 Jahre |
| Mahnstufe | 7 Jahre |
| Beträge (Original, Gebühr, Zinsen, Gesamt) | 7 Jahre |
| Zustellstatus | 7 Jahre |
| PDF-Kopie der Mahnung | 7 Jahre |
Audit-Log einsehen
Rechnung öffnen
Öffnen Sie die betreffende Rechnung im Dashboard.
Tab “Mahnungen” wählen
Wechsle zum Tab Mahnungen & Erinnerungen.
Verlauf einsehen
Sie sehen eine chronologische Liste aller versendeten Mahnungen mit:
- Datum und Uhrzeit
- Mahnstufe
- Beträge
- Zustellstatus (versendet/zugestellt/geöffnet/fehlgeschlagen)
Mahnung manuell senden
Manchmal möchtest Sie eine Mahnung außerhalb des automatischen Zeitplans versenden:
Rechnung öffnen
Gehen Sie zur überfälligen Rechnung.
Mahnung erstellen
Klicken Sie auf Aktionen → Mahnung senden.
Stufe wählen
Wählen Sie die gewünschte Mahnstufe oder lassen Sie mich die nächste Stufe vorschlagen.
Überprüfen und senden
Prüfen Sie den Entwurf und klicken Sie auf Jetzt senden.
Häufige Fragen
Kann ich eine Mahnung stoppen, nachdem ich sie geplant habe?
Ja! Gehen Sie zur Rechnung und deaktivieren Sie unter Mahnungen die automatische Mahnung. Sie können auch eine bereits geplante Mahnung abbrechen, solange sie noch nicht versendet wurde.
Was passiert, wenn der Kunde zwischenzeitlich zahlt?
Ich prüfe vor jedem Mahnversand, ob ein Zahlungseingang verbucht wurde. Bei Teilzahlung passe ich den Mahnbetrag automatisch an.
Kann ich verschiedene Einstellungen für verschiedene Kunden haben?
Ja! Sie können pro Kunde individuelle Mahneinstellungen hinterlegen:
- Mahnsperre (keine automatischen Mahnungen)
- Individuelle Mahntexte
- Abweichende Zahlungsfristen
Was kommt nach der zweiten Mahnung?
Nach der zweiten Mahnung beende ich das automatische Mahnwesen. Für weitere Schritte (Inkasso, gerichtliches Mahnverfahren) empfehle ich die Konsultation eines Rechtsanwalts. Siehe auch den Abschnitt Eskalation nach der 2. Mahnung für mögliche nächste Schritte.
Werden Mahnungen auch auf Papier verschickt?
Aktuell versende ich Mahnungen nur per E-Mail. Sie können jedoch das PDF der Mahnung herunterladen und selbst ausdrucken, falls Sie einen Postversand bevorzugst.
Eskalation nach der 2. Mahnung
Wenn auch die zweite Mahnung erfolglos bleibt, stehen Ihnen mehrere Optionen zur Verfügung:
Inkasso-Androhung (Letzte Warnung)
Bevor Sie ein Inkassounternehmen einschaltest, kannst Sie eine letzte Warnung versenden. Diese ist nicht Teil des automatischen Mahnwesens und muss manuell erstellt werden.
Rechtliche Grundlage: Gemäß ABGB §1333 haben Sie Anspruch auf Ersatz der Betreibungskosten, wenn der Schuldner in Verzug ist.
Sehr geehrte Frau Maier,
trotz wiederholter Aufforderungen haben wir keinen Zahlungseingang
für die Rechnung RE-2026-001 verzeichnet. Die Forderung ist seit
mehr als 6 Wochen überfällig.
Offener Gesamtbetrag: €1.284,50
(inkl. Mahngebühren und Verzugszinsen)
Dies ist unsere letzte außergerichtliche Aufforderung.
Sollten wir bis zum [Datum + 7 Tage] keinen Zahlungseingang
feststellen, werden wir die Forderung ohne weitere Ankündigung
an ein Inkassounternehmen übergeben. Die dadurch entstehenden
zusätzlichen Kosten (Inkassogebühren, Anwaltskosten) werden
dir angelastet.
Mit freundlichen Grüßen
Max MustermannWichtig: Drohe nur mit Schritten, die Sie auch tatsächlich einleiten wirst. Leere Drohungen können als unlauterer Wettbewerb gewertet werden und Ihre Glaubwürdigkeit beschädigen.
Inkasso einschalten
Bei der Übergabe an ein Inkassounternehmen entstehen zusätzliche Kosten:
| Kostenart | Typische Höhe | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Inkassogebühr | 10-15% der Forderung | ABGB §1333 (Betreibungskosten) |
| Auslagen | Variabel | Porto, Recherche |
| Mahnergebnis | Erfolgsabhängig | Je nach Inkassobüro |
Gerichtliches Mahnverfahren
Alternativ zum Inkasso kannst Sie ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten:
| Schritt | Beschreibung | Kosten (ca.) |
|---|---|---|
| Mahnklage | Antrag beim Bezirksgericht | €23 - €650 (nach Streitwert) |
| Zahlungsbefehl | Gericht erlässt Zahlungsbefehl | Im Gerichtsgebühr enthalten |
| Exekution | Bei Nichteinspruch vollstreckbar | Zusätzliche Gebühren |
Sophie’s Empfehlung: Für Forderungen unter €500 lohnt sich der Aufwand eines gerichtlichen Verfahrens oft nicht. Hier ist ein Inkassounternehmen die bessere Wahl. Ab €1.000 kann ein gerichtliches Mahnverfahren wirtschaftlich sinnvoller sein.
Zahlungsvereinbarungen (Ratenzahlung)
Manchmal ist Ihr Kunde zahlungswillig, aber momentan nicht zahlungsfähig. In solchen Fällen kann eine Ratenzahlungsvereinbarung die beste Lösung sein.
Wann eine Ratenzahlung anbieten?
| Situation | Empfehlung |
|---|---|
| Kunde meldet sich proaktiv | Ratenzahlung anbieten |
| Langjähriger Stammkunde | Großzügige Konditionen erwägen |
| Einmaliger Zahlungsverzug | Kulante Lösung suchen |
| Wiederholter Verzug | Vorsicht, strenge Bedingungen |
| Kunde reagiert nicht | Keine Ratenzahlung ohne Kontakt |
Ratenzahlung einrichten
Zahlungsplan erstellen
- Gehen Sie zur überfälligen Rechnung
- Klicken Sie auf Aktionen → Zahlungsvereinbarung erstellen
- Legen Sie die Anzahl der Raten fest (2-12)
- Wählen Sie das Intervall (wöchentlich, monatlich)
Konditionen festlegen
| Parameter | Empfehlung | Beschreibung |
|---|---|---|
| Anzahlung | 20-30% | Zeigt Zahlungswillen |
| Raten | 3-6 | Nicht zu viele, um Kontrolle zu behalten |
| Zinsen | Optional | Verzugszinsen können weiterlaufen |
| Mahnsperre | Aktivieren | Keine Mahnungen während Ratenzahlung |
Vereinbarung dokumentieren
Ich erstelle automatisch ein PDF mit den vereinbarten Konditionen:
- Ursprünglicher Rechnungsbetrag
- Offener Betrag inkl. Gebühren
- Ratenhöhe und Fälligkeitstermine
- Konsequenzen bei Nichteinhaltung
Unterschrift einholen
Lassen Sie die Vereinbarung vom Kunden unterschreiben (digital oder physisch). Dies schafft Verbindlichkeit.
Rechtliche Absicherung
Gemäß ABGB §1376 begründet eine Ratenzahlungsvereinbarung ein neues Schuldverhältnis. Wichtige Klauseln:
| Klausel | Bedeutung |
|---|---|
| Verfallsklausel | Bei Ausfall einer Rate wird Gesamtbetrag sofort fällig |
| Eigentumsvorbehalt | Ware bleibt bis zur vollständigen Zahlung im Eigentum |
| Zinsen | Vereinbarte Verzugszinsen bei Ratenverzug |
Automatische Überwachung: Ich überwache eingehende Ratenzahlungen automatisch. Wenn eine Rate ausbleibt, informiere ich Sie sofort und Sie können entscheiden, ob Sie mahnen oder die Vereinbarung kündigen möchtest.
Best Practices für erfolgreiches Mahnwesen
Timing ist entscheidend
| Wann | Was | Warum |
|---|---|---|
| Tag 1 nach Fälligkeit | Nichts tun | Normale Banklaufzeit |
| Tag 3-5 | Interne Prüfung | Zahlungseingang verbucht? |
| Tag 7 | Zahlungserinnerung | Freundlich, keine Vorwürfe |
| Tag 14 | Erste Mahnung | Sachlich, mit Gebühren |
| Tag 28 | Zweite Mahnung | Deutlich, Konsequenzen ankündigen |
| Tag 42+ | Eskalation | Inkasso oder Gericht |
Kommunikation verbessern
- Rechnungen klar gestalten: Deutliches Fälligkeitsdatum, IBAN prominent
- Mehrere Zahlungswege anbieten: Überweisung, Lastschrift, Kreditkarte
- Kurze Zahlungsziele: 14 Tage statt 30 Tage reduzieren Verzug um 40%
- Skonto anbieten: 2% bei Zahlung innerhalb 7 Tagen motiviert
Kundenbeziehung erhalten
Denke daran: Ein zahlungsverzögerter Kunde ist oft noch ein guter Kunde. 80% der Zahlungsverzögerungen sind keine böse Absicht, sondern Vergesslichkeit oder temporäre Engpässe.
Do’s:
- Freundlich beginnen, Ton nur langsam verschärfen
- Telefonisch nachfragen bei guten Kunden
- Zahlungsvereinbarungen proaktiv anbieten
- Nach Zahlung: Kurze Bestätigung, keine Vorwürfe
Don’ts:
- Sofort mit Anwalt drohen
- Öffentlich bloßstellen (Social Media)
- Überhöhte Mahngebühren fordern
- Persönlich werden im Mahnschreiben
Prävention
Die beste Mahnung ist die, die Sie nie senden musst:
| Maßnahme | Wirkung |
|---|---|
| Bonitätsprüfung | Risikokunden früh erkennen |
| Vorkasse bei Neukunden | Kein Risiko bei Erstbestellung |
| Anzahlung | Teilsicherheit bei großen Aufträgen |
| Factoring | Forderungen verkaufen, sofort Liquidität |
| Warenkreditversicherung | Absicherung gegen Zahlungsausfall |
Rechtliche Grundlagen in Österreich
Wichtige Gesetze im Überblick
| Gesetz | Paragraph | Regelungsinhalt |
|---|---|---|
| ABGB | §1333 | Ersatz von Betreibungskosten |
| ABGB | §1000 | Verzugszinsen für Konsumenten (Basiszins +4%) |
| ABGB | §1376 | Schuldumwandlung (Ratenzahlung) |
| UGB | §354 | Pauschalierter Schadenersatz (€40) |
| UGB | §456 | Verzugszinsen für Unternehmer (Basiszins +9,2%) |
| BAO | §132 | Aufbewahrungspflicht (7 Jahre) |
| DSGVO | Art. 6 | Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung |
Verjährungsfristen
| Forderungsart | Verjährungsfrist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Kaufpreisforderungen | 3 Jahre | ABGB §1486 Z1 |
| Handwerkerleistungen | 3 Jahre | ABGB §1486 Z1 |
| Mietzinsforderungen | 3 Jahre | ABGB §1486 Z4 |
| Rechtskräftige Urteile | 30 Jahre | ABGB §1478 |
Achtung Verjährung: Die Verjährung beginnt mit dem Tag, an dem die Forderung fällig wird. Eine Mahnung unterbricht die Verjährung nicht! Nur ein Schuldanerkenntnis oder eine gerichtliche Klage unterbricht die Verjährung.
DSGVO-konforme Mahnung
Bei der Verarbeitung von Kundendaten im Mahnwesen gilt:
- Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
- Datensparsamkeit: Nur notwendige Daten an Inkasso weitergeben
- Aufbewahrung: 7 Jahre gemäß BAO §132
- Auskunftsrecht: Kunde kann Mahnhistorie anfordern
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BAO §132 AufbewahrungIndividuelle Mahneinstellungen pro Kunde
KundenverwaltungSophie’s Tipp: Aktivieren Sie das automatische Mahnwesen und verbinden Sie Ihr Bankkonto. So erkenne ich Zahlungseingänge automatisch und versende keine unnötigen Mahnungen. Das spart Zeit und erhält die gute Kundenbeziehung!