HelloCash POS-Integration | BuchhaltGenie Docs
Hallo, ich bin Sophie! 👋 HelloCash ist eines der beliebtesten Kassensysteme in Österreich – besonders in der Gastronomie. Ich helfe Ihnen, es nahtlos mit BuchhaltGenie zu verbinden!
HelloCash ist eine cloudbasierte Kassenlösung mit RKSV-Zertifizierung, die besonders in der Gastronomie und im Einzelhandel weit verbreitet ist. Mit unserer Integration importieren Sie automatisch alle Tagesabschlüsse, Verkäufe und Zahlungen.
Anbieter-Übersicht
| Eigenschaft | Details |
|---|---|
| Anbieter | HelloCash GmbH (Österreich) |
| Branchen | Gastronomie, Einzelhandel, Dienstleistung |
| RKSV-zertifiziert | ✅ Ja (BMF-geprüft) |
| Cloud-basiert | ✅ Ja |
| API-Zugang | ✅ Webhooks verfügbar |
| Kosten API | Kostenlos (in allen Tarifen) |
| Support | Deutsch, Österreich-Fokus |
Warum HelloCash? Über 10.000 österreichische Betriebe nutzen HelloCash. Die Integration mit BuchhaltGenie ist eine perfekte Ergänzung für EPUs und Kleinunternehmer, die ihre Buchhaltung automatisieren möchten.
Voraussetzungen
Tarif-Anforderungen
| Anforderung | Details |
|---|---|
| BuchhaltGenie | Pro, Business oder Enterprise Tarif |
| HelloCash | Beliebiger Tarif (Basic, Professional, Premium) |
| Feature Flag | pos_integration (automatisch ab Pro) |
Sophie’s Tipp: Die POS-Integration ist ab dem Pro-Tarif (€49.99/Monat) verfügbar. Sie können jederzeit upgraden unter Einstellungen → Abrechnung.
Technische Voraussetzungen
- ✅ Aktives HelloCash-Konto mit Administratorrechten
- ✅ Zugriff auf HelloCash Backend (Verwaltungsbereich)
- ✅ Internet-Verbindung (für Webhook-Kommunikation)
Verbindung einrichten
HelloCash Webhook-URL kopieren
- Melden Sie sich in BuchhaltGenie an
- Navigieren Sie zu Einstellungen → Integrationen → POS-Systeme
- Klicken Sie auf HelloCash verbinden
- Kopieren Sie die angezeigte Webhook-URL:
https://buchhaltgenie.at/api/webhooks/pos/hellocash/[IHR-BUSINESS-ID]Wichtig: Diese URL ist einzigartig für Ihr Konto! Teilen Sie sie nicht mit Dritten.
HelloCash Backend konfigurieren
- Melden Sie sich im HelloCash Backend an (hellocash.at )
- Gehen Sie zu Einstellungen → Schnittstellen → Webhooks
- Klicken Sie auf Neuer Webhook
- Konfigurieren Sie wie folgt:
| Feld | Wert |
|---|---|
| Name | BuchhaltGenie Integration |
| URL | Ihre kopierte Webhook-URL |
| Events | ☑ Tagesabschluss erstellt ☑ Verkauf abgeschlossen ☑ Zahlung eingegangen |
| Format | JSON |
| Aktiv | ☑ Ja |
- Klicken Sie auf Speichern
Verbindung testen
- Zurück in BuchhaltGenie: Klicken Sie auf Verbindung testen
- HelloCash sendet automatisch einen Test-Webhook
- ✅ Erfolgreich: Grüner Haken erscheint
- ❌ Fehler: Prüfen Sie die Webhook-URL und Event-Einstellungen
Verbindung erfolgreich! Ab sofort werden alle Kassendaten automatisch synchronisiert. Sie können die erste Synchronisation mit einem Test-Tagesabschluss überprüfen.
Synchronisations-Einstellungen
Konfigurieren Sie, welche Daten importiert werden sollen:
- Tagesabschlüsse: Tägliche Zusammenfassungen (empfohlen)
- Einzelverkäufe: Jeder Verkauf einzeln (optional, für detaillierte Auswertung)
- Zahlungsarten: Bargeld, Karte, Gutschein getrennt erfassen
- Historische Daten: Wählen Sie, ab welchem Datum importiert werden soll (max. 2 Jahre)
Webhook-Konfiguration
Unterstützte Events
BuchhaltGenie verarbeitet folgende HelloCash-Events:
| Event | Beschreibung | Verarbeitung |
|---|---|---|
daily_closure | Tagesabschluss erstellt | ✅ Automatischer Import |
sale_completed | Verkauf abgeschlossen | ✅ EKR-Kategorisierung |
payment_received | Zahlung eingegangen | ✅ Kassenbuch-Eintrag |
refund_issued | Rückerstattung | ✅ Storno-Buchung |
Webhook-Authentifizierung
Sicherheit (SEC-005): Alle Webhooks werden kryptographisch signiert. BuchhaltGenie prüft automatisch die Signatur, um sicherzustellen, dass die Daten wirklich von HelloCash stammen.
HelloCash sendet in jedem Webhook einen HMAC-SHA256-Signature-Header:
X-HelloCash-Signature: sha256=a8f3b2c1...BuchhaltGenie verifiziert diese Signatur automatisch. Ungültige Anfragen werden abgelehnt.
Beispiel-Payload (Tagesabschluss)
{
"event": "daily_closure",
"timestamp": "2026-01-30T18:00:00+01:00",
"location": "Filiale Wien 1010",
"data": {
"closure_id": "HC-2026-01-30-001",
"date": "2026-01-30",
"total_sales": 2450.80,
"total_cash": 850.00,
"total_card": 1600.80,
"vat_20": 408.47,
"vat_13": 41.33,
"vat_10": 0.00,
"transactions_count": 47
}
}Automatische Synchronisation
Wie oft wird synchronisiert?
| Trigger | Frequenz | Verzögerung |
|---|---|---|
| Tagesabschluss | Automatisch bei Kassenschluss | < 30 Sekunden |
| Einzelverkäufe | Echtzeit (wenn aktiviert) | < 5 Sekunden |
| Manuelle Sync | Auf Knopfdruck | Sofort |
Echtzeit-Import: HelloCash sendet Webhooks in Echtzeit. Innerhalb von Sekunden nach dem Tagesabschluss sind die Daten in BuchhaltGenie verfügbar!
Fehlende Abschlüsse nachholen
Falls ein Webhook fehlschlägt (z.B. bei Internetausfall):
- BuchhaltGenie erkennt fehlende Tagesabschlüsse automatisch
- Automatischer Retry: 3 Versuche im Abstand von 5, 15, 60 Minuten
- Manueller Nachimport: In den Einstellungen verfügbar
Synchronisations-Status
Überwachen Sie den Status unter Integrationen → HelloCash → Status:
- ✅ Aktiv: Letzte Synchronisation vor < 24h
- ⚠️ Verzögert: Letzte Synchronisation vor > 24h
- ❌ Fehler: Verbindung unterbrochen
Kategorisierung mit EKR
Sophie’s automatische Zuordnung
Ich ordne jeden Verkauf automatisch dem richtigen Einheitlichen Kontenrahmen (EKR) zu:
Gastronomie
Gastronomie-Konten (automatische Zuordnung):
| HelloCash Kategorie | EKR-Konto | Beschreibung | USt |
|---|---|---|---|
| Speisen | 4000 | Warenverkauf Speisen | 10% |
| Getränke | 4010 | Warenverkauf Getränke | 20% |
| Alkohol | 4015 | Alkoholische Getränke | 20% |
| Außer-Haus | 4005 | Take-Away Verkäufe | 10% |
| Trinkgeld | 4900 | Sonstige Erlöse | 0% |
Maschinelles Lernen: Ich lerne aus Ihren Korrekturen! Wenn Sie eine Zuordnung manuell anpassen, merke ich mir das und wende es auf zukünftige ähnliche Verkäufe an.
Manuelle Nachkorrekturen
Falls ich mal danebenliege:
- Gehen Sie zu Buchhaltung → Kassenbuch
- Klicken Sie auf den betreffenden Eintrag
- Wählen Sie das korrekte EKR-Konto
- ✅ Ich lerne daraus für die Zukunft!
Umsatzsteuer-Auswertung (UStG §11)
Automatische USt-Erfassung
BuchhaltGenie berechnet die Umsatzsteuer automatisch nach UStG §11:
| USt-Satz | Anwendung | HelloCash-Feld |
|---|---|---|
| 20% | Regelsteuersatz | vat_20 |
| 13% | Ermäßigt (z.B. Kultur) | vat_13 |
| 10% | Ermäßigt (Lebensmittel, Bücher) | vat_10 |
| 0% | Steuerfrei (Export, Kleinunternehmer) | vat_0 |
Compliance-Hinweis: Die USt-Sätze werden automatisch aus Ihren HelloCash-Daten übernommen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Kassensystem korrekt konfiguriert ist (besonders bei Gastronomie: 10% für Speisen, 20% für Getränke).
UVA-Vorbereitung
Alle Kassendaten werden automatisch für die Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) vorbereitet:
- Kennzahl 000: Umsätze 20% → aus
vat_20 - Kennzahl 029: Umsätze 13% → aus
vat_13 - Kennzahl 006: Umsätze 10% → aus
vat_10 - Kennzahl 021: Steuerfreie Umsätze → aus
vat_0
Fehlerbehandlung
Häufige Fehler und Lösungen
Webhook-Fehler
Fehler: Webhook nicht empfangen
❌ Symptom: Tagesabschluss in HelloCash, aber nicht in BuchhaltGenie
✅ Lösung:
- Prüfen Sie die Webhook-URL in HelloCash (Einstellungen → Schnittstellen)
- Stellen Sie sicher, dass “Aktiv” angehakt ist
- Testen Sie die Verbindung in BuchhaltGenie
- Bei Firewall: IP-Whitelist prüfen
Fehler: 401 Unauthorized
❌ Symptom: Webhook wird abgelehnt
✅ Lösung:
- Webhook-URL erneuern (in BuchhaltGenie: “URL neu generieren”)
- HelloCash-Webhook aktualisieren mit neuer URL
Rate Limiting (SEC-003)
Zum Schutz vor Missbrauch gilt:
- Limit: 100 Webhook-Anfragen pro 15 Minuten
- Überschreitung: Anfragen werden mit
429 Too Many Requestsabgelehnt - Normalbetrieb: Kein Problem (Tagesabschluss = 1 Anfrage)
Sicherheit: Rate Limiting schützt Ihr Konto vor unautorisierten API-Zugriffen und erfüllt DSGVO Art. 32 (Technische Maßnahmen).
Error-Log einsehen
Alle Fehler werden protokolliert unter Integrationen → HelloCash → Fehlerprotokoll:
| Zeitstempel | Fehlertyp | Details | Status |
|---|---|---|---|
| 30.01.2026 18:05 | Webhook-Timeout | Keine Antwort nach 30s | ✅ Behoben (Retry) |
| 29.01.2026 22:10 | Duplikat | Tagesabschluss bereits vorhanden | ℹ️ Übersprungen |
FAQ
Wie lange dauert der erste Import?
Historische Daten (bis 2 Jahre):
- 1 Monat: ~5 Minuten
- 1 Jahr: ~30 Minuten
- 2 Jahre: ~1 Stunde
Laufender Betrieb: < 30 Sekunden pro Tagesabschluss
Werden Stornos berücksichtigt?
✅ Ja! Stornierungen werden automatisch als Erlösschmälerungen (Konto 4790) verbucht und in der UVA korrekt erfasst.
Was passiert bei Offline-Kasse?
HelloCash arbeitet auch offline. Sobald die Internet-Verbindung wieder steht, werden alle fehlenden Abschlüsse automatisch nachgesendet.
Kann ich mehrere HelloCash-Filialen verbinden?
Ja! Pro Filiale erstellen Sie eine eigene Webhook-Verbindung:
- Pro-Tarif: 1 Filiale
- Business-Tarif: 3 Filialen
- Enterprise-Tarif: Unbegrenzt
Wie sicher ist die Webhook-Verbindung?
Sehr sicher! Wir verwenden:
- 🔐 HTTPS/TLS 1.3 Verschlüsselung
- 🔑 HMAC-SHA256 Signatur-Prüfung (SEC-005)
- 🛡️ Zod-Validierung aller Daten (SEC-006)
- ⏱️ Rate Limiting (SEC-003)
- 📋 DSGVO Art. 32 konforme Logging
Werden meine Kassendaten gelöscht?
Nein! BuchhaltGenie speichert alle Daten nach BAO §132 für 7 Jahre. Sie können jederzeit exportieren oder löschen (nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist).
Kostet die Integration extra?
Nein! Die POS-Integration ist in allen Pro, Business und Enterprise Tarifen enthalten. HelloCash berechnet ebenfalls keine zusätzlichen Kosten für Webhooks.
Weiterführende Links
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