Rechnung erstellen - Schritt für Schritt
Hallo, ich bin Sophie! 👋 In diesem ausführlichen Tutorial zeige ich Ihnen, wie Sie eine rechtskonforme Rechnung nach UStG §11 erstellen. Wir gehen alle Pflichtangaben durch, erklären Sonderfälle und vermeiden typische Fehler!
Überblick: Was Sie lernen
Alle Pflichtangaben nach UStG §11
Name, Adresse, UID, Rechnungsnummer, Datum, Leistungsbeschreibung, Beträge
Unterschiedliche Rechnungstypen
Standard, Kleinunternehmer, EU Reverse-Charge, Drittland
UID-Nummer richtig verwenden
Format ATU + 8 Ziffern, VIES-Validierung, Kleinbetragsrechnungen
Häufige Fehler vermeiden
Fehlende Angaben, falsche USt-Sätze, UID-Format
Pflichtangaben nach UStG §11
Nach UStG §11 Abs. 1 muss jede Rechnung folgende Angaben enthalten:
Die 10 Pflichtangaben
| Nr | Pflichtangabe | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|---|
| 1 | Name und Anschrift des Leistenden | Ihr vollständiger Name/Firmenname und Adresse | Max Mustermann, Hauptstraße 1, 1010 Wien |
| 2 | Name und Anschrift des Empfängers | Vollständiger Name/Firmenname und Adresse des Kunden | Beispiel GmbH, Musterweg 10, 1020 Wien |
| 3 | UID-Nummer des Leistenden | Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (wenn vorhanden) | ATU12345678 |
| 4 | Ausstellungsdatum | Datum der Rechnungsausstellung | 15.01.2026 |
| 5 | Fortlaufende Rechnungsnummer | Eindeutige, lückenlose Nummer | RE-2026-0001 |
| 6 | Menge und Art der Leistung | Detaillierte Beschreibung | 10 Std. Webdesign |
| 7 | Leistungszeitpunkt/-zeitraum | Wann wurde die Leistung erbracht? | Jänner 2026 oder 15.01.2026 |
| 8 | Entgelt (netto) | Betrag ohne Umsatzsteuer | 850,00 € |
| 9 | Steuersatz | Anzuwendender USt-Satz | 20% |
| 10 | Steuerbetrag | USt-Betrag in Euro | 170,00 € |
Rechtliche Konsequenzen: Fehlende Pflichtangaben können dazu führen, dass der Kunde keinen Vorsteuerabzug geltend machen kann. Im schlimmsten Fall müssen Sie die Steuer nachzahlen, obwohl der Kunde sie nicht als Vorsteuer abziehen konnte!
Zusätzliche Angaben (empfohlen)
| Angabe | Zweck | Beispiel |
|---|---|---|
| Bankverbindung | Für Überweisung | IBAN: AT12 3456 7890 1234 5678 |
| Zahlungsziel | Fälligkeitsdatum | Zahlbar innerhalb von 14 Tagen |
| Firmenbuchnummer | Bei eingetragenen Unternehmen | FN 123456a |
| Betreff/Projektnummer | Zur Zuordnung | Projekt “Website-Relaunch” |
| Kontaktdaten | E-Mail, Telefon | office@mustermann.at |
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Schritt 1: Rechnungsempfänger (Kunde) eingeben
Name und Anschrift vollständig
Geben Sie den vollständigen Namen oder die Firma des Kunden ein sowie die komplette Adresse (Straße, PLZ, Ort, Land).
Wichtig: Bei Firmenkunden den offiziellen Firmenwortlaut verwenden (wie im Firmenbuch eingetragen).
UID-Nummer prüfen (bei B2B)
Bei Geschäftskunden mit UID-Nummer:
- Format: ATU gefolgt von genau 8 Ziffern (z.B. ATU87654321)
- Keine Leerzeichen zwischen Buchstaben und Ziffern
- BuchhaltGenie prüft automatisch das Format
- Optional: VIES-Validierung für EU-Kunden
UID-Nummer bei Kleinbeträgen unter 400 Euro?
Unter 400 Euro (brutto) gelten vereinfachte Anforderungen:
- Kundenname und -adresse optional
- UID-Nummern optional
- Trotzdem empfohlen für bessere Zuordnung!
Sophie’s Tipp: Speichern Sie Kundendaten dauerhaft! Beim nächsten Mal können Sie den Kunden einfach aus der Liste auswählen. Ich prüfe automatisch, ob die UID-Nummer gültig ist!
Schritt 2: Rechnungsdaten festlegen
Rechnungsnummer
Automatisch generiert nach dem Schema:
RE-2026-0001
│ │ │
│ │ └── Fortlaufende Nummer (lückenlos!)
│ └─────── Jahr der Ausstellung
└─────────── Präfix (anpassbar)BAO §131: Rechnungsnummern müssen:
- Fortlaufend sein (keine Lücken)
- Eindeutig sein (keine Duplikate)
- Unveränderbar sein (nach Versand nicht änderbar)
Rechnungsdatum
Das Ausstellungsdatum der Rechnung. Standard: Heutiges Datum.
Wichtig: Das Rechnungsdatum bestimmt, wann die USt-Voranmeldungspflicht entsteht!
Leistungszeitraum
Wann wurde die Leistung erbracht?
- Einmalige Leistung: Einzelnes Datum (z.B. 15.01.2026)
- Laufende Leistung: Zeitraum (z.B. 01.01.2026 - 31.01.2026)
- Sofortige Lieferung: Kann gleich Rechnungsdatum sein
UStG §11: Der Leistungszeitpunkt ist verpflichtend anzugeben!
Fälligkeitsdatum / Zahlungsziel
Bis wann muss der Kunde bezahlen?
- Standard: 14 Tage
- Netto-Zahlungsziel: 7, 14, 30 oder 60 Tage
- Sofort fällig: Bargeschäfte, Kleinbeträge
Schritt 3: Positionen hinzufügen
Jede Rechnung besteht aus einer oder mehreren Positionen (Leistungen oder Produkte).
Position anlegen
Klicken Sie auf ”+ Position hinzufügen”
Bezeichnung eingeben
Detaillierte Beschreibung der Leistung oder Ware:
- ✅ Gut: “10 Stunden Webdesign-Konzeption für Homepage-Relaunch”
- ❌ Schlecht: “Dienstleistung”
UStG §11: Die Leistung muss eindeutig identifizierbar sein!
Menge und Einheit
- Menge: Numerischer Wert (z.B. 10, 1, 2.5)
- Einheit: Stunden (Std), Stück (Stk), Pauschale (Psch), Kilogramm (kg), Quadratmeter (m²)
Einzelpreis (netto)
Preis pro Einheit ohne Umsatzsteuer.
Beispiel:
- 10 Stunden à 85,00 € = 850,00 € (netto)
Umsatzsteuersatz wählen
Wählen Sie den korrekten USt-Satz:
20% (Standard)
20% Umsatzsteuer (Standardsatz)
Gilt für die meisten Waren und Dienstleistungen:
- Dienstleistungen (IT, Beratung, Design, Marketing)
- Handwerk und Reparaturen
- Gastronomie (außer Speisen zum Mitnehmen)
- Elektronik, Kleidung, Möbel
- Software, digitale Produkte
Beispiel:
Netto: 850,00 €
USt 20%: 170,00 €
Brutto: 1.020,00 €Achtung: Die Wahl des falschen USt-Satzes kann zu Nachforderungen durch das Finanzamt führen! Im Zweifelsfall fragen Sie Ihren Steuerberater. Ich helfe Ihnen mit automatischen Vorschlägen basierend auf der Leistungsbeschreibung!
Schritt 4: Rechnungstyp auswählen
Je nach Kunde und Leistung benötigen Sie unterschiedliche Rechnungstypen:
Standard (20% USt)
Standard-Rechnung (inländische B2B/B2C mit 20% USt)
Für:
- Österreichische Kunden (Unternehmen und Privat)
- Standardsatz 20% (oder ermäßigt 10%/13%)
Pflichtangaben:
- ✅ Ihre UID-Nummer (falls vorhanden)
- ✅ Kunden-UID (nur bei B2B über 400 Euro)
- ✅ USt-Betrag ausweisen
Beispiel:
Position: 10 Std. Beratung à 100,00 €
────────────────────────────────────
Netto: 1.000,00 €
USt 20%: 200,00 €
────────────────────────────────────
Gesamt (brutto): 1.200,00 €Hinweis auf Rechnung: Keiner notwendig (Standardfall)
UID-Nummer richtig verwenden
Format der österreichischen UID-Nummer
ATU12345678
││ │││││││└─ 8. Ziffer (Prüfziffer)
││ └┴┴┴┴┴┴── 7 Ziffern (Betriebsnummer)
│└───────── Kennbuchstabe "U" für Umsatzsteuer
└────────── Länderkennzeichen "AT" für ÖsterreichHäufigster Fehler: Leerzeichen im Format!
- ✅ Richtig: ATU12345678
- ❌ Falsch: ATU 123 456 78
- ❌ Falsch: AT U12345678
UID-Nummer validieren
BuchhaltGenie prüft automatisch:
- Format: AT + U + 8 Ziffern
- Prüfziffer: Mathematische Validierung
- VIES (optional): EU-Mehrwertsteuer-Informationssystem
VIES-Abfrage (für EU-Kunden)
Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen:
- Geben Sie die Kunden-UID ein (z.B. DE123456789)
- BuchhaltGenie fragt automatisch VIES ab
- Status: ✅ Gültig oder ❌ Ungültig
Wichtig: Speichern Sie das VIES-Ergebnis als Nachweis!
Wann ist die UID-Nummer Pflicht?
| Situation | UID-Pflicht? | Grund |
|---|---|---|
| B2B-Rechnung über 400 € (brutto) | ✅ Ja | UStG §11 |
| B2B-Rechnung unter 400 € (brutto) | ❌ Nein | Kleinbetragsrechnung |
| B2C (Privatkunden) | ❌ Nein | Kunde hat keine UID |
| Innergemeinschaftliche Lieferung | ✅ Ja | Art. 6 UStG |
| Export Drittland | ❌ Nein | Kein EU-Land |
| Kleinunternehmer | ❌ Nein | Keine eigene UID |
Häufige Fehler vermeiden
TOP 5 Rechnungsfehler
| Fehler | Problem | Lösung |
|---|---|---|
| Fehlende UID-Nummer | Kunde kann keine Vorsteuer abziehen | UID bei B2B über 400 € immer angeben |
| Falscher USt-Satz | Nachforderung vom Finanzamt | Korrekte Zuordnung (20%/13%/10%/0%) |
| Lücken in Rechnungsnummern | BAO-Verstoß | Fortlaufende Nummerierung sicherstellen |
| Fehlender Kleinunternehmer-Hinweis | Ungültige Rechnung | §6 Abs 1 Z 27 UStG-Hinweis hinzufügen |
| Fehlende Leistungsbeschreibung | Nicht UStG-konform | Detaillierte Beschreibung hinzufügen |
Sophie prüft automatisch: Ich erkenne fehlende Pflichtangaben und warne Sie vor dem Versand. So vermeiden Sie die häufigsten Fehler!
Sonderfälle
Anzahlungsrechnung
Vor Leistungserbringung einen Teilbetrag in Rechnung stellen:
- Kennzeichnung als “Anzahlung” oder “A-Konto”
- USt fällig bei Zahlung (nicht bei Leistung!)
- Endrechnung: Anzahlung abziehen
Beispiel:
Anzahlungsrechnung RE-2026-0001
────────────────────────────────────
Anzahlung für Projekt "Website" 500,00 €
USt 20% 100,00 €
────────────────────────────────────
Gesamt 600,00 €Teilrechnung / Abschlagsrechnung
Bei laufenden Projekten mehrere Rechnungen:
- Jede Teilrechnung vollständig (mit allen Pflichtangaben)
- Kennzeichnung z.B. “Teilrechnung 1 von 3”
- Schlussrechnung: Vorherige Teilrechnungen referenzieren
Gutschrift (Rechnungskorrektur)
Kunde erstellt Rechnung für Sie:
- Nur mit vorheriger Vereinbarung!
- Gleiche Pflichtangaben wie normale Rechnung
- Kennzeichnung als “Gutschrift”
Achtung: Nicht verwechseln mit Stornorechnung!
Checkliste vor dem Versand
Bevor Sie die Rechnung versenden, prüfen Sie:
- Name und Adresse (Ihre und Kunden) vollständig?
- UID-Nummern (falls erforderlich) korrekt?
- Rechnungsnummer fortlaufend und eindeutig?
- Ausstellungsdatum korrekt?
- Leistungszeitraum angegeben?
- Leistungsbeschreibung detailliert und verständlich?
- Menge, Einheit, Einzelpreis korrekt?
- USt-Satz (20%/13%/10%/0%) korrekt gewählt?
- Beträge (Netto, USt, Brutto) korrekt berechnet?
- Bankverbindung angegeben?
- Zahlungsziel angegeben?
- Sonderhinweise (Kleinunternehmer, Reverse-Charge) falls erforderlich?
Sophie’s automatische Prüfung: Ich kontrolliere alle Pflichtangaben und warne Sie, falls etwas fehlt. Verlassen Sie sich aber nicht nur auf mich – ein finaler Blick schadet nie!
Häufige Fragen
Muss ich immer eine UID-Nummer auf der Rechnung angeben?
Nein, nur in folgenden Fällen:
- Sie haben eine UID-Nummer (nicht Kleinunternehmer)
- Bei B2B-Rechnungen über 400 Euro (brutto)
- Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen (EU)
Was passiert, wenn ich eine Pflichtangabe vergesse?
Die Rechnung ist nicht ordnungsgemäß nach UStG §11. Konsequenzen:
- Kunde kann keine Vorsteuer abziehen
- Finanzamt kann Nachforderungen stellen
- Sie müssen eine Berichtigungsrechnung ausstellen
Kann ich eine versendete Rechnung nachträglich ändern?
Nein! Nach BAO §132 sind Rechnungen unveränderbar. Optionen:
- Stornorechnung erstellen (negativer Betrag)
- Neue Rechnung mit korrekten Angaben
Wie erstelle ich eine Stornorechnung?
- Originale Rechnung suchen
- “Stornieren” wählen
- BuchhaltGenie erstellt automatisch eine Stornorechnung (negative Beträge)
- Neue korrekte Rechnung erstellen
Brauche ich bei Kleinbeträgen unter 400 Euro alle Pflichtangaben?
Vereinfachte Rechnungen (unter 400 Euro brutto):
- ✅ Ihr Name und Adresse
- ✅ Rechnungsnummer, Datum
- ✅ Leistungsbeschreibung
- ✅ Bruttobetrag und Steuersatz
- ❌ Kunden-UID (nicht erforderlich)
- ❌ Kundenadresse (nicht zwingend)
Empfehlung: Geben Sie trotzdem alle Daten an – es wirkt professioneller!
Zusammenfassung
| Schritt | Aktion |
|---|---|
| 1 | Kunde mit vollständigem Namen, Adresse, UID (wenn B2B) |
| 2 | Rechnungsdaten (Nummer, Datum, Leistungszeitraum, Zahlungsziel) |
| 3 | Positionen (Beschreibung, Menge, Preis, USt-Satz) |
| 4 | Rechnungstyp (Standard, Kleinunternehmer, EU, Drittland) |
| 5 | Checkliste durchgehen (alle Pflichtangaben?) |
| 6 | Vorschau prüfen (PDF ansehen) |
| 7 | Versenden (E-Mail oder Download) |
Brauchen Sie Hilfe?
Bei Fragen zur Rechnungserstellung bin ich gerne für Sie da:
- Fragen Sie mich direkt im Chat
- Lesen Sie die UStG §11 Compliance-Seite
- Kontaktieren Sie office@buchhaltgenie.at
- Im Zweifelsfall: Fragen Sie Ihren Steuerberater!
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