Was ist das DEP (Datenerfassungsprotokoll)?

Das DEP ist eine standardisierte Protokolldatei, die alle Kassenumsätze, Signaturen und Belegdaten Ihrer Registrierkasse enthält. Es muss 7 Jahre aufbewahrt werden und bei Betriebsprüfungen exportiert werden können.

Wann muss ich ein DEP erstellen?

Das DEP wird automatisch von Ihrer Registrierkasse geführt. Sie müssen es bei einer Betriebsprüfung exportieren können. Freiwillige Monats- oder Jahresexporte zur Sicherung sind empfohlen.

In welchem Format muss das DEP sein?

Das DEP muss im JSON-Format gemäß BMF-AV Nr. 49/2016 erstellt werden. Das Format ist standardisiert und wird von allen zertifizierten Kassensystemen unterstützt.

Wie lange muss ich das DEP aufbewahren?

Gemäß BAO §132 müssen Sie das DEP 7 Jahre revisionssicher aufbewahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Buchung erfolgte.

Was passiert bei fehlerhaftem DEP?

Ein fehlerhaftes oder unvollständiges DEP kann zu Strafen bis €5.000 führen. Bei Verdacht auf Manipulation drohen Schätzungen durch das Finanzamt und strafrechtliche Konsequenzen.

RKSV DEP-Export

💬

Hallo, ich bin Sophie! 👋 Das Datenerfassungsprotokoll (DEP) ist das Herzstück Ihrer RKSV-konformen Registrierkasse. In diesem Guide zeige ich Ihnen, wie Sie das DEP korrekt erstellen, exportieren und für FinanzOnline® vorbereiten.

🇦🇹

Österreichische Pflicht: Das DEP ist gemäß RKSV §7 für alle Unternehmen mit Registrierkassenpflicht (>€15.000 Barumsatz) verpflichtend. Bei einer Betriebsprüfung müssen Sie das DEP in standardisiertem Format vorlegen können.

Was ist das DEP?

Das Datenerfassungsprotokoll (DEP) dokumentiert lückenlos alle Transaktionen Ihrer Registrierkasse:

Inhalt	Beschreibung
Einzelumsätze	Jeder Kassenbon mit Datum, Uhrzeit, Betrag
Signaturkette	Verkettete digitale Signaturen aller Belege
Stornierungen	Alle Korrekturen und Stornobuchungen
Nullbelege	Start-, Monats- und Jahresbelege
Metadaten	Kassenidentifikation, Zertifikatsinformationen

Warum ist das DEP wichtig?

Das DEP dient als manipulationssicherer Nachweis Ihrer Kassenumsätze:

Lückenlose Dokumentation aller Barumsätze
Signaturverkettung macht nachträgliche Änderungen erkennbar
Standardformat ermöglicht automatisierte Prüfung durch das Finanzamt
Revisionssicherheit für 7 Jahre Aufbewahrungspflicht

⚠️

BAO §132: Das DEP muss 7 Jahre revisionssicher aufbewahrt werden. Fehlende oder manipulierte DEP-Daten können zu Schätzungen und Strafen bis €25.000 führen!

Wer ist betroffen?

Die DEP-Pflicht gilt für alle Unternehmen mit Registrierkassenpflicht:

Kriterium	Schwellenwert	Konsequenz
Barumsatz	> €15.000/Jahr	Registrierkasse + DEP erforderlich
Nettoumsatz	> €7.500/Jahr	Zusätzliche Voraussetzung
Beide erfüllt	Ja	DEP-Export-Fähigkeit Pflicht

Nicht betroffen sind:

Unternehmen unter €15.000 Barumsatz
Reine Online-Händler ohne Barumsätze
Kalte-Hände-Regelung (Marktfahrer unter €30.000 im Freien)

DEP-Datei erstellen in BuchhaltGenie

Kassendaten importieren

Importiere zunächst Ihre Kassendaten in BuchhaltGenie:

Navigiere zu Einstellungen → Integrationen → Registrierkasse
Wähle Ihr Kassensystem aus der Liste
Verbinde die Schnittstelle oder lade die DEP-Datei hoch

💡

Sophie’s Tipp: Die meisten modernen Kassensysteme bieten eine automatische API-Anbindung. So werden Ihre Kassendaten täglich synchronisiert.

DEP-Integrität prüfen

BuchhaltGenie prüft automatisch die Integrität Ihrer DEP-Daten:

Signaturkette vollständig und gültig
Belegnummern lückenlos fortlaufend
Zeitstempel chronologisch korrekt
Summen plausibel berechnet

Bei Unstimmigkeiten erhalten Sie eine detaillierte Fehlermeldung mit Handlungsempfehlungen.

Export vorbereiten

Im Bereich Berichte → RKSV DEP-Export wählst Sie:

Zeitraum: Monat, Quartal oder Jahr
Format: JSON (BMF-Standard)
Zusatzoptionen: Signatur-Validierung, Prüfsummen

Datei herunterladen

Nach der Validierung steht Ihre DEP-Datei zum Download bereit. Die Datei ist im standardisierten JSON-Format gemäß BMF-AV Nr. 49/2016.

Export für FinanzOnline®

Betriebsprüfung

Export bei Betriebsprüfung

Bei einer Betriebsprüfung fordert das Finanzamt das DEP in standardisiertem Format an:

Aufforderung erhalten

Der Prüfer teilt Ihnen den gewünschten Zeitraum und das Format mit (standardmäßig JSON nach BMF-AV Nr. 49/2016).

Export in BuchhaltGenie erstellen

Berichte → RKSV DEP-Export → Betriebsprüfung
Zeitraum eingeben (wie vom Prüfer gefordert)
Validierung durchführen lassen
Export starten

Datei übergeben

Die DEP-Datei kann auf USB-Stick, per E-Mail oder über das FinanzOnline®-Portal übermittelt werden.

🏛️

FinanzOnline®-Pflicht: Bei einer Außenprüfung haben Sie in der Regel 14 Tage Zeit, das DEP bereitzustellen. Stelle sicher, dass Ihre Exportfunktion funktioniert!

Schritt	Frist	Aktion
Jahresbeleg erstellen	31. Dezember	Nullbeleg an der Kasse erstellen
Bei FinanzOnline® melden	Bis 15. Februar	Jahresbeleg übermitteln
DEP-Jahresexport	Empfohlen: Jänner	Vollständiges Jahres-DEP sichern

Umsatzvolumen	Export-Intervall
< €50.000/Jahr	Quartalsweise
€50.000 - €200.000	Monatlich
> €200.000	Wöchentlich

DEP-Format (BMF-AV Nr. 49/2016)

Das DEP muss im standardisierten JSON-Format vorliegen:


{
  "Belege-Gruppe": [
    {
      "Signaturzertifikat": "...",
      "Zertifizierungsstellen": ["..."],
      "Belege-kompakt": [
        "_R1-AT0_K001_20260104_14:35:22_0,00_10,50_0,00_0,00_abc123_xyz789_SIGNATUR"
      ]
    }
  ]
}

Pflichtfelder im DEP

Feld	Beschreibung	Beispiel
Algorithmus-Kennung	Signatur-Algorithmus	`_R1-AT0_`
Kassenidentifikation	Eindeutige Kassen-ID	`K001`
Belegdatum	Datum und Uhrzeit	`20260104_14:35:22`
Beträge je Steuersatz	20%, 13%, 10%, 0%	`0,00_10,50_0,00_0,00`
Umsatzzähler	Verschlüsselter Zähler	`abc123`
Signatur	Prüfwert	`SIGNATUR`

Häufige Fehler vermeiden

🚨

Diese Fehler führen zu Problemen bei der Betriebsprüfung:

1. Lücken in der Belegnummerierung

Problem: Fehlende Belegnummern in der Sequenz

Lösung: Auch Stornos und Testbelege erhalten eine fortlaufende Nummer. Niemals Belege “löschen”.

2. Ungültige Signaturen

Problem: A-Trust-Zertifikat abgelaufen oder fehlerhafte Signaturkette

Lösung: Zertifikat rechtzeitig erneuern (jährlich). Bei Signaturausfall: Ausfall dokumentieren, Ersatzbeleg erstellen.

3. Fehlende Nullbelege

Problem: Kein Startbeleg, fehlende Monatsbelege

Lösung: Startbeleg innerhalb 1 Woche nach Inbetriebnahme. Monatsbelege zum 1. jeden Monats.

4. Nicht exportierbares DEP

Problem: Kassensystem kann kein BMF-konformes Format erstellen

Lösung: Vor Kauf des Kassensystems DEP-Export-Funktion prüfen. BuchhaltGenie validiert importierte DEP-Dateien.

5. Verspätete Jahresbeleg-Meldung

Problem: Jahresbeleg nicht bis 15. Februar gemeldet

Lösung: Automatische Erinnerung einrichten. Frist im Kalender markieren.

BuchhaltGenie DEP-Funktionen

Automatische Validierung

Beim Import prüft BuchhaltGenie:

✅ Signaturkette vollständig
✅ Belegnummern lückenlos
✅ Zeitstempel chronologisch
✅ Beträge korrekt summiert
✅ Format BMF-konform

Export-Optionen

Format	Verwendung
JSON (BMF)	Betriebsprüfung, FinanzOnline®
CSV	Interne Analyse, Excel-Auswertung
PDF-Bericht	Übersicht für Steuerberater

Integration mit Buchhaltung

Die DEP-Daten werden automatisch mit Ihrer Buchhaltung abgeglichen:

Barumsätze → Kassenbuch
USt-Aufschlüsselung → UVA-Vorbereitung
Tagesabschlüsse → Bankabgleich

Rechtsfolgen bei Verstößen

⚠️

Strafgelder: Bei Verstößen gegen die RKSV drohen Geldstrafen von EUR 5.000 bis EUR 25.000.

Mögliche Konsequenzen

Verstoß	Strafe
Fehlerhaftes DEP	EUR 5.000 - 25.000
Unvollständige Signaturkette	EUR 5.000 - 25.000
Fehlende Nullbelege	EUR 5.000 - 25.000
Nicht exportierbares DEP	EUR 5.000 - 25.000
Manipulation	Strafrechtliche Konsequenzen + Schätzung

Bei Verdacht auf Manipulation

Bei begründetem Verdacht auf Manipulationen drohen zusätzlich:

Schätzung der Umsätze durch das Finanzamt
Strafrechtliche Konsequenzen bei vorsätzlicher Fälschung
Umsatzsteuernachzahlungen zuzüglich Zinsen
Gewerbeuntersagung in schweren Fällen

💡

Sophie’s Tipp: BuchhaltGenie validiert automatisch die Integrität Ihrer DEP-Daten beim Import. So erkennst Sie Probleme frühzeitig und können diese vor einer Betriebsprüfung beheben!

Offizielle Quellen

Offizielle BMF-Information zur Registrierkassenpflicht

BMF Registrierkassen

Volltext der Registrierkassensicherheitsverordnung

RKSV 2017 (RIS)

Technische Vorgaben zum DEP-Format

BMF-AV Nr. 49/2016

Portal für Registrierkassen-Meldungen

FinanzOnline®

⚠️

Rechtlicher Hinweis: Diese Dokumentation dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Steuerberatung. Bei komplexen Fragen wende Sie bitte an Ihren Steuerberater oder das zuständige Finanzamt. Stand: Jänner 2026.

Weiterführende Themen

Vollständiger Guide zur Registrierkassenpflicht

RKSV Registrierkasse

7-Jahre Aufbewahrungspflicht für alle Belege

BAO §132 Aufbewahrung

Alle FinanzOnline®-Meldungen im Überblick