Angebote erstellen
Hallo, ich bin Sophie! 👋 Hier zeige ich Ihnen, wie Sie professionelle Angebote erstellst und sie mit einem Klick in Rechnungen umwandelst.
Willkommen bei den Angeboten in BuchhaltGenie! Hier erstellst Sie professionelle Kostenvoranschläge, die Sie mit einem Klick in Rechnungen umwandeln kannst.
Ich sorge dafür, dass Ihre Angebote alle wichtigen Informationen enthalten und automatisch ablaufen, wenn die Gültigkeitsdauer erreicht ist.
Schnell und professionell: Ein vollständiges Angebot erstellst Sie in unter zwei Minuten. Die Gültigkeitsdauer wird automatisch auf dreißig Tage gesetzt - anpassbar nach Ihren Wünschen.
Warum Angebote nutzen?
Angebote haben gegenüber direkten Rechnungen entscheidende Vorteile:
| Vorteil | Beschreibung |
|---|---|
| Verbindlichkeit | Kunden wissen genau, was sie erwartet |
| Zeitersparnis | Ein Klick zur Rechnung, alle Daten übernommen |
| Professionalität | Zeigt Ihren Kunden, dass Sie strukturiert arbeitest |
| Überblick | Sieh, welche Angebote noch offen sind |
| Compliance | Alle UStG-Pflichtangaben bereits enthalten |
Angebot erstellen - Schritt für Schritt
Neues Angebot starten
- Klicken Sie im Dashboard auf Angebote im Hauptmenü
- Klicken Sie auf Neues Angebot
- Das Angebotsformular öffnet sich mit vorausgefüllten Daten:
- Angebotsnummer (fortlaufend, z.B. AN-2024-001)
- Angebotsdatum (heute)
- Gültig bis (automatisch 30 Tage)
Kunden auswählen
- Klicken Sie auf das Feld Kunde auswählen
- Wählen Sie einen bestehenden Kunden aus der Liste ODER
- Klicken Sie auf Neuen Kunden anlegen für einen neuen Kontakt
Sophies Tipp: Lege Geschäftskunden immer mit UID-Nummer an. So sind Ihre Angebote bereits für die spätere Rechnungsstellung vorbereitet!
Positionen hinzufügen
Füge für jede Leistung oder jedes Produkt eine Position hinzu:
- Klicken Sie auf Position hinzufügen
- Fülle diese Felder aus:
| Feld | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|
| Bezeichnung | Was bietest Sie an? | Webdesign Startseite |
| Menge | Anzahl oder Stunden | 10 |
| Einheit | Stück, Stunden, Pauschal | Stunden |
| Einzelpreis | Netto-Preis pro Einheit | €85,00 |
| USt-Satz | 20%, 13%, 10% oder 0% | 20% |
USt-Satz festlegen
Für jede Position wählst Sie den passenden Steuersatz:
| Steuersatz | Anwendung |
|---|---|
| 20% | Standard für Dienstleistungen und Produkte |
| 13% | Kulturveranstaltungen, lebende Tiere, Pflanzen |
| 10% | Lebensmittel, Bücher, Personenbeförderung |
| 0% | EU-Export (innergemeinschaftliche Lieferung) |
Kleinunternehmerregelung: Wenn Sie Kleinunternehmer bist (Umsatz unter €55.000), wird die Umsatzsteuer automatisch auf 0% gesetzt und der gesetzlich vorgeschriebene Hinweis eingefügt.
Gültigkeitsdauer anpassen
Die Gültigkeitsdauer bestimmt, wie lange Ihr Angebot verbindlich ist:
- Standardmäßig sind es 30 Tage
- Klicken Sie auf Gültig bis zum Ändern
- Wählen Sie ein passendes Datum
Empfohlene Gültigkeitsdauern:
| Branche | Empfehlung | Grund |
|---|---|---|
| IT und Dienstleistungen | 14-30 Tage | Preise stabil |
| Handwerk | 7-14 Tage | Materialpreise schwankend |
| Beratung | 30 Tage | Längere Entscheidungsprozesse |
| Saisongeschäft | 7 Tage | Hohe Nachfrage |
Zusätzliche Informationen (optional)
Sie können Ihrem Angebot weitere Informationen hinzufügen:
- Beschreibung: Zusätzliche Erklärungen zum Angebot
- Zahlungsbedingungen: z.B. Zahlung innerhalb von 14 Tagen nach Auftragserteilung
- Interne Notizen: Nur für Sie sichtbar (nicht auf dem Angebot)
Vorschau und Speichern
- Prüfen Sie alle Angaben in der Zusammenfassung
- Ich zeige Ihnen Netto, USt und Brutto automatisch berechnet
- Klicken Sie auf Als Entwurf speichern oder direkt Senden und Speichern
Angebotsstatus verstehen
Nach dem Speichern hat Ihr Angebot einen Status:
| Status | Bedeutung | Aktionen möglich |
|---|---|---|
| Entwurf | Noch nicht versendet | Bearbeiten, Löschen |
| Versendet | An Kunden gesendet | In Rechnung umwandeln |
| Angenommen | Kunde hat zugestimmt | In Rechnung umwandeln |
| Konvertiert | Wurde zur Rechnung | Nur ansehen |
| Abgelaufen | Gültigkeitsdauer überschritten | Kopieren, neues Angebot |
Ablaufwarnung: Wenn ein Angebot in den nächsten 7 Tagen abläuft, zeige ich Ihnen einen Hinweis. So kannst Sie rechtzeitig nachfassen!
Angebot in Rechnung umwandeln
Der große Vorteil von Angeboten: Mit einem Klick wird daraus eine Rechnung!
Angebot öffnen
- Gehen Sie zu Angebote
- Klicken Sie auf das gewünschte Angebot
- Oder nutze den Filter Angenommen für akzeptierte Angebote
In Rechnung umwandeln
- Klicken Sie auf In Rechnung umwandeln
- Ich übernehme automatisch:
- Alle Kundendaten
- Alle Positionen mit Preisen
- Beschreibungen und Notizen
- USt-Sätze
- Sie können vor dem Speichern noch Anpassungen vornehmen
Rechnung finalisieren
- Prüfen Sie die übernommenen Daten
- Passe bei Bedarf das Rechnungsdatum an
- Setze das Zahlungsziel (z.B. 14 Tage)
- Klicken Sie auf Rechnung erstellen
Verknüpfung erhalten: Nach der Umwandlung bleibt das Angebot mit der Rechnung verknüpft. Sie sehen jederzeit, welches Angebot zur Rechnung gehört und umgekehrt.
PDF-Export
Angebot als PDF herunterladen
Angebot öffnen
- Navigieren Sie zum gewünschten Angebot
- Die Detailansicht öffnet sich
PDF herunterladen
- Klicken Sie auf PDF herunterladen
- Das PDF wird generiert und heruntergeladen
- Dateiname: AN-2024-001-Kundenname-Datum.pdf
PDF-Inhalt
Jedes Angebots-PDF enthält:
| Element | Automatisch enthalten |
|---|---|
| Header | Ihr Logo und Firmendaten |
| Angebotsdaten | Nummer, Datum, Gültig bis |
| Kundendaten | Name, Adresse, UID (falls vorhanden) |
| Positionen | Tabelle mit allen Leistungen |
| Beträge | Netto, USt-Aufschlüsselung, Brutto |
| Kleinunternehmer-Hinweis | Falls zutreffend, automatisch eingefügt |
Pflichtangaben nach UStG
Obwohl Angebote keine Rechnungen sind, bereite ich sie bereits so vor, dass sie alle späteren Pflichtangaben enthalten:
| Angabe | Im Angebot enthalten | Bei Rechnung wichtig |
|---|---|---|
| Ihre Firmendaten | Ja | UStG §11 |
| Ihre UID-Nummer | Ja | UStG §11 |
| Kundendaten | Ja | UStG §11 |
| Leistungsbeschreibung | Ja | UStG §11 |
| Nettobetrag | Ja | UStG §11 |
| USt-Satz und Betrag | Ja | UStG §11 |
| Bruttobetrag | Ja | UStG §11 |
Österreichisch korrekt: Alle Pflichtangaben nach UStG §11 sind bereits im Angebot vorbereitet. Bei der Umwandlung in eine Rechnung werden nur noch Rechnungsnummer und Leistungszeitraum ergänzt.
Reverse Charge für EU-Kunden
Bei Geschäftskunden aus anderen EU-Ländern erkennt BuchhaltGenie automatisch die Reverse-Charge-Regelung:
- Kunde hat eine EU-UID (nicht AT)
- Ich setze die USt automatisch auf 0%
- Der Hinweis auf Reverse Charge wird eingefügt
EU B2B-Geschäfte: Bei Reverse Charge (§19 UStG) schuldet der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer. Stelle sicher, dass die UID Ihres Kunden korrekt ist!
Häufige Fragen
Kann ich ein abgelaufenes Angebot reaktivieren?
Nein, aber Sie können es kopieren:
- Öffnen Sie das abgelaufene Angebot
- Klicken Sie auf Kopieren
- Ein neues Angebot mit aktuellem Datum wird erstellt
- Passe Preise bei Bedarf an
Was passiert mit dem Angebot nach der Umwandlung?
Das Angebot bleibt erhalten und erhält den Status Konvertiert. Sie können es nicht mehr bearbeiten, aber jederzeit einsehen. Die Verknüpfung zur Rechnung bleibt bestehen.
Kann ich Positionen zwischen Angeboten kopieren?
Ja! Nutze die Produktvorlagen:
- Speichern Sie häufige Leistungen als Produkt
- Beim nächsten Angebot wählst Sie einfach das Produkt
- Alle Daten werden automatisch übernommen
Muss ich die Gültigkeitsdauer einhalten?
Rechtlich bist Sie an Ihr Angebot während der Gültigkeitsdauer gebunden. Nach Ablauf kannst du:
- Ein neues Angebot mit aktualisierten Preisen erstellen
- Das alte Angebot trotzdem annehmen (freiwillig)
Zusammenfassung
| Schritt | Was Sie tust | Was ich tue |
|---|---|---|
| 1. Neues Angebot | Klick auf Button | Nummer und Datum generieren |
| 2. Kunde wählen | Aus Liste wählen | Adresse und UID einfügen |
| 3. Positionen | Leistung beschreiben | Beträge berechnen |
| 4. Speichern | Bestätigen | PDF erstellen, archivieren |
| 5. Umwandeln | Klick auf Button | Alle Daten zur Rechnung übernehmen |
Sophies Tipp: Sende Angebote immer zeitnah nach dem Kundengespräch! Angebote, die innerhalb von 24 Stunden versendet werden, haben eine deutlich höhere Annahmequote.
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