Kunde bearbeiten
Hallo, ich bin Sophie! 👋 Hier zeige ich Ihnen, wie Sie Kundendaten aktualisieren oder inaktive Kunden sicher archivieren - natürlich DSGVO-konform und mit vollständiger Nachvollziehbarkeit.
Gut zu wissen: Alle Änderungen an Kundendaten werden automatisch protokolliert. So erfüllen Sie die Aufbewahrungspflichten nach BAO §132 und können jederzeit nachweisen, wer wann was geändert hat.
Kundendaten ändern
So aktualisieren Sie die Stammdaten eines bestehenden Kunden:
Kunde öffnen
Navigiere zu Kunden in der linken Seitenleiste und suche den gewünschten Kunden über die Suchfunktion oder scrolle durch die Liste.
Bearbeiten-Modus aktivieren
Klicken Sie auf den Kundennamen, um die Detailansicht zu öffnen. Klicken Sie dann auf den Bearbeiten-Button (Stift-Symbol) oben rechts.
Daten aktualisieren
Ändere die gewünschten Felder:
| Feld | Beispiel | Hinweis |
|---|---|---|
| Firmenname | Müller GmbH | Bei Umbenennung oder Fusion |
| Adresse | Neue Straße 10, 1010 Wien | Bei Umzug des Kunden |
| UID-Nummer | ATU12345678 | Wird automatisch validiert |
| neu@firma.at | Für Rechnungsversand wichtig | |
| Telefon | +43 1 234 5678 | Optional, aber praktisch |
| Zahlungsziel | 14 Tage | Für zukünftige Rechnungen |
Änderungen speichern
Klicken Sie auf Speichern. Ich validiere automatisch:
- Das Format der UID-Nummer (ATU + 8 Ziffern)
- Die Gültigkeit der UID beim Finanzamt
- Die Vollständigkeit der Pflichtfelder
Bestätigung erhalten
Nach erfolgreichem Speichern sehen Sie eine Bestätigungsmeldung. Die Änderung ist sofort im Audit-Log dokumentiert.
Sophie’s Tipp: Sie können mir auch im Chat sagen: “Sophie, ändere die E-Mail von Müller GmbH auf kontakt@mueller.at” - ich erledige das für Sie!
UID-Nummer aktualisieren
Bei Änderungen der UID-Nummer prüfe ich automatisch die Gültigkeit:
Gültige UID
UID ist gültig
Die UID wurde beim österreichischen Finanzamt (FinanzOnline) erfolgreich validiert. Sie können den Kunden speichern und B2B-Rechnungen mit Vorsteuerabzug ausstellen.
Kunde archivieren (Soft Delete)
Rechtlich wichtig: Kunden mit Rechnungen können nicht vollständig gelöscht werden! Nach BAO §132 müssen alle buchhalterischen Unterlagen 7 Jahre aufbewahrt werden. Stattdessen werden Kunden archiviert (Soft Delete).
Was bedeutet Archivieren?
Beim Archivieren passiert Folgendes:
| Aspekt | Was passiert |
|---|---|
| Sichtbarkeit | Kunde erscheint nicht mehr in der aktiven Kundenliste |
| Rechnungen | Alle bestehenden Rechnungen bleiben vollständig erhalten |
| Daten | Alle Stammdaten bleiben 7 Jahre gespeichert |
| Wiederherstellung | Jederzeit möglich über das Archiv |
| Neue Rechnungen | Nicht möglich, bis Kunde wiederhergestellt wird |
Kunden archivieren - Schritt für Schritt
Kunde auswählen
Öffnen Sie die Kundendetails des zu archivierenden Kunden.
Prüfung offener Rechnungen
Ich prüfe automatisch, ob offene Rechnungen existieren. Falls ja:
Archivierung nicht möglich: Dieser Kunde hat noch {n} offene Rechnung(en). Bitte archiviere oder storniere diese zuerst.
Archivieren bestätigen
Wenn keine offenen Rechnungen vorhanden sind, klicken Sie auf Kunde archivieren und bestätige die Aktion.
Im Audit-Log dokumentiert
Die Archivierung wird mit allen Details protokolliert:
- Zeitstempel der Archivierung
- Benutzer, der archiviert hat
- Kundendaten zum Zeitpunkt der Archivierung
- 7-Jahres-Aufbewahrungsfrist (BAO §132)
Archivierten Kunden wiederherstellen
Archiv öffnen
Navigiere zu Kunden > Archiv (oder aktiviere den Filter “Archivierte Kunden anzeigen”).
Kunden finden
Suche den archivierten Kunden über die Suchfunktion.
Wiederherstellen
Klicken Sie auf Wiederherstellen. Der Kunde erscheint wieder in der aktiven Kundenliste und kann für neue Rechnungen verwendet werden.
Gut zu wissen: Beim Wiederherstellen bleiben alle ursprünglichen Daten erhalten. Es gehen keine Informationen verloren.
DSGVO Art. 16 - Recht auf Berichtigung
Nach der Datenschutz-Grundverordnung haben Ihre Kunden das Recht auf Berichtigung ihrer personenbezogenen Daten. So setzen Sie es um:
Wann gilt das Berichtigungsrecht?
Ihr Kunde kann eine Berichtigung verlangen, wenn:
- Daten unrichtig sind - z.B. Tippfehler im Namen
- Daten unvollständig sind - z.B. fehlende Anschrift
- Daten veraltet sind - z.B. alte Firmenadresse nach Umzug
Berichtigung dokumentieren
BuchhaltGenie dokumentiert jede Änderung automatisch im Audit-Log:
- Alter Wert (vor der Änderung)
- Neuer Wert (nach der Änderung)
- Zeitstempel der Änderung
- Benutzer, der die Änderung vorgenommen hat
Diese Dokumentation dient als Nachweis, dass Sie dem Berichtigungsersuchen nachgekommen sind.
So bearbeiten Sie eine DSGVO-Berichtigungsanfrage
Anfrage entgegennehmen
Ihr Kunde stellt eine Berichtigungsanfrage (per E-Mail, Brief oder mündlich).
Identität prüfen
Stelle sicher, dass die anfragende Person berechtigt ist. Bei Unternehmen: Ist es ein befugter Vertreter?
Daten korrigieren
Öffnen Sie den Kundendatensatz und korrigiere die betroffenen Felder wie oben beschrieben.
Bestätigung senden
Informiere den Kunden über die erfolgte Berichtigung. Sie können einen Export der aktualisierten Daten bereitstellen.
DSGVO Art. 17 - Recht auf Löschung
Wichtig: Das Recht auf Löschung (“Recht auf Vergessenwerden”) wird durch die Aufbewahrungspflicht nach BAO §132 eingeschränkt. Buchhaltungsrelevante Daten müssen 7 Jahre aufbewahrt werden.
Wann können Daten gelöscht werden?
| Situation | Löschung möglich? |
|---|---|
| Kunde ohne Rechnungen | ✅ Ja, sofortige Löschung |
| Kunde mit Rechnungen, Aufbewahrungsfrist läuft | ❌ Nein, nur Archivierung |
| Kunde mit Rechnungen, Aufbewahrungsfrist abgelaufen (7+ Jahre) | ✅ Ja, nach Antrag |
Vollständige Löschung nach Aufbewahrungsfrist
Nach Ablauf der 7-jährigen Aufbewahrungspflicht können Sie eine vollständige Löschung durchführen:
- Gehen Sie zu Kunden > Archiv
- Wählen Sie den Kunden aus
- Klicken Sie auf DSGVO-Löschung beantragen
- Ich prüfe automatisch, ob die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist
- Nach Bestätigung werden alle Daten unwiderruflich gelöscht
Achtung: Eine vollständige Löschung kann nicht rückgängig gemacht werden! Stellen Sie sicher, dass Sie alle steuerlichen Pflichten erfüllt haben.
Audit-Log einsehen
Alle Änderungen an Kundendaten werden im Audit-Log protokolliert. So greifen Sie darauf zu:
Audit-Log öffnen
In der Kundendetailansicht klicken Sie auf Verlauf oder das -Symbol.
Änderungen einsehen
Sie sehen eine chronologische Liste aller Änderungen:
| Datum | Benutzer | Aktion | Details |
|---|---|---|---|
| 15.01.2026 14:30 | max@firma.at | UPDATE | E-Mail geändert: alt@firma.at → neu@firma.at |
| 10.01.2026 09:15 | max@firma.at | UPDATE | Adresse geändert |
| 01.12.2025 11:00 | max@firma.at | CREATE | Kunde angelegt |
Export für Steuerberater
Sie können das Audit-Log als PDF oder CSV exportieren - praktisch für Steuerprüfungen oder DSGVO-Nachweise.
Bestehende Rechnungen
Wichtig zu verstehen: Wenn Sie Kundendaten ändern, bleiben bestehende Rechnungen unverändert. Sie zeigen die Daten zum Zeitpunkt der Rechnungserstellung.
| Was Sie änderst | Auswirkung auf bestehende Rechnungen | Auswirkung auf neue Rechnungen |
|---|---|---|
| Firmenname | Keine Änderung | Neuer Name wird verwendet |
| Adresse | Keine Änderung | Neue Adresse wird verwendet |
| UID-Nummer | Keine Änderung | Neue UID wird verwendet |
| Keine Änderung | Versand an neue E-Mail | |
| Zahlungsziel | Keine Änderung | Neues Ziel wird verwendet |
Warum ist das so? Rechnungen sind rechtliche Dokumente. Eine nachträgliche Änderung würde die Nachvollziehbarkeit gefährden und könnte bei einer Steuerprüfung problematisch sein.
Sophie AI: Kunden per Chat bearbeiten
Sie können Kundendaten auch einfach per Chat aktualisieren:
Beispiele für Chat-Befehle:
“Sophie, ändere die Adresse von Innovativ GmbH auf Ringstraße 10, 1010 Wien”
“Sophie, aktualisiere die UID von Kunde 12345 auf ATU98765432”
“Sophie, archiviere den Kunden Müller GmbH”
“Sophie, stelle den archivierten Kunden Schmidt AG wieder her”
Ich führe die Änderung durch und bestätige sie - inklusive automatischer Validierung und Audit-Log-Eintrag.
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Audit-Log verstehen💡 Sophie’s Tipp: Halte Ihre Kundendaten aktuell! Korrekte E-Mail-Adressen sorgen für zuverlässigen Rechnungsversand, und aktuelle UID-Nummern vermeiden Probleme beim Vorsteuerabzug Ihrer Geschäftskunden.