Wiederkehrende Rechnungen
Hallo, ich bin Sophie! 👋 Hier zeige ich Ihnen, wie Sie wiederkehrende Rechnungen einrichtest - einmal konfigurieren und ich übernehme den Rest!
Sie haben Kunden mit Wartungsverträgen, monatlichen Services oder Abo-Modellen? Dann sind wiederkehrende Rechnungen genau das Richtige für Sie!
Einmal einrichten, und ich erstelle und versende die Rechnungen automatisch - Monat für Monat, Jahr für Jahr.
Zeitersparnis: Bei 10 monatlichen Kunden sparst Sie Ihnen 120 Rechnungen pro Jahr manuell zu erstellen. Das sind etwa 10 Stunden pro Jahr - die Sie besser nutzen kannst!
Verfügbarkeit: Wiederkehrende Rechnungen sind in allen Tarifen verfügbar, begrenzt durch Ihr monatliches Rechnungslimit:
- Free: 5 Rechnungen/Monat (inkl. wiederkehrende)
- Starter: 50 Rechnungen/Monat
- Pro, Business, Enterprise: Unbegrenzt
Typische Anwendungsfälle
| Branche | Beispiel | Intervall |
|---|---|---|
| IT & Webdesign | Hosting, Wartungsvertrag | Monatlich/Jährlich |
| Beratung | Retainer, Support-Pauschal | Monatlich |
| Vermieter | Miete, Nebenkosten | Monatlich |
| SaaS | Software-Lizenz | Monatlich/Jährlich |
| Handwerk | Wartungsvertrag | Quartalsweise/Jährlich |
| Training | Mitgliedschaft, Kursbeitrag | Monatlich |
Wiederkehrende Rechnung einrichten
Neue wiederkehrende Rechnung starten
- Gehen Sie zu Rechnungen → Wiederkehrende Rechnungen
- Klicken Sie auf ”+ Neue wiederkehrende Rechnung”
Kunden und Positionen eingeben
Wie bei einer normalen Rechnung:
- Wählen Sie den Kunden aus
- Füge die Positionen hinzu (Bezeichnung, Menge, Einzelpreis, USt-Satz)
- Gib eine Leistungsbeschreibung an
Sophie’s Tipp: Bei wiederkehrenden Rechnungen verwende ich automatisch den aktuellen Leistungszeitraum (z.B. “Jänner 2026”). Sie müssen das nicht manuell aktualisieren!
Intervall festlegen
Wähle, wie oft die Rechnung erstellt werden soll:
| Intervall | Bedeutung | Beispiel |
|---|---|---|
| Wöchentlich | Jede Woche am gleichen Tag | Jeden Montag |
| Monatlich | Jeden Monat am gleichen Datum | Jeden 1. des Monats |
| Quartalsweise | Alle 3 Monate | 01.01., 01.04., 01.07., 01.10. |
| Halbjährlich | Alle 6 Monate | 01.01., 01.07. |
| Jährlich | Einmal pro Jahr | Jeden 01.01. |
| Individuell | Eigener Rhythmus | Alle 45 Tage |
Monatlich
Monatliche Rechnung
- Intervall: Monatlich
- Tag: 1. des Monats (oder 15., oder letzter Tag)
- Leistungszeitraum: Automatisch der Vormonat
Beispiel: Rechnung am 01.02. für Leistungen im Jänner.
Start- und Enddatum festlegen
| Feld | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|
| Startdatum | Wann soll die erste Rechnung erstellt werden? | 01.02.2026 |
| Enddatum | Wann endet die Serie? (optional) | 31.12.2026 |
| Endlos | Läuft unbegrenzt weiter | Aktivieren |
Achtung: Wenn Sie kein Enddatum setzt, laufen die Rechnungen unbegrenzt weiter! Kontrolliere regelmäßig Ihre wiederkehrenden Rechnungen, ob noch alle Verträge aktiv sind.
Automatischen Versand konfigurieren
Wähle, was nach der Erstellung passieren soll:
| Option | Beschreibung | Empfohlen für |
|---|---|---|
| Nur erstellen | Rechnung wird erstellt, Sie versendest manuell | Wenn Sie jede Rechnung prüfen möchtest |
| Automatisch per E-Mail | Rechnung wird automatisch an den Kunden gesendet | Standardfälle, maximale Automatisierung |
| Erstellen + Benachrichtigung | Sie bekommst eine E-Mail zur Kontrolle, dann manueller Versand | Erste Monate zum Testen |
Empfohlene Einstellung für Automatisierung:
- Automatisch per E-Mail versenden
- Kopie an meine E-Mail-Adresse
E-Mail-Versand ist gratis! Im Gegensatz zu anderen Anbietern berechnen wir keine Gebühren für den automatischen E-Mail-Versand Ihrer Rechnungen - weder bei manuellen noch bei wiederkehrenden Rechnungen.
Vorlage speichern
- Klicken Sie auf “Wiederkehrende Rechnung speichern”
- Der Status ist jetzt “Aktiv”
- Zum Startdatum erstelle ich automatisch die erste Rechnung
Übersicht & Verwaltung
Im Bereich Rechnungen → Wiederkehrende sehen Sie alle aktiven Serien:
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Kunde | Für wen ist die Rechnung? |
| Betrag | Netto-Summe pro Rechnung |
| Intervall | Wie oft? |
| Nächste Rechnung | Wann wird die nächste erstellt? |
| Status | Aktiv, Pausiert, Beendet |
Aktionen
| Aktion | Was passiert? |
|---|---|
| Bearbeiten | Änderungen gelten ab der nächsten Rechnung |
| Pausieren | Keine neuen Rechnungen, bis Sie fortsetzt |
| Beenden | Serie wird deaktiviert (nicht gelöscht) |
| Duplizieren | Kopie für neuen Kunden erstellen |
| Jetzt erstellen | Nächste Rechnung sofort generieren |
Benachrichtigungen
Ich halte Sie auf dem Laufenden:
| Ereignis | Benachrichtigung |
|---|---|
| Rechnung erstellt | E-Mail mit PDF-Anhang |
| Rechnung versendet | Bestätigung mit Lesebestätigung |
| Serie endet bald | Erinnerung 7 Tage vorher |
| Fehler aufgetreten | Sofortige Benachrichtigung |
Sophie’s Tipp: Aktiviere die Benachrichtigung “Rechnung erstellt” - so behältst Sie die Kontrolle, auch wenn alles automatisch läuft.
Preisänderungen
Wenn sich Ihr Preis ändert (z.B. Preiserhöhung):
Wiederkehrende Rechnung bearbeiten
- Öffnen Sie die wiederkehrende Rechnung
- Klicken Sie auf “Bearbeiten”
- Ändere den Einzelpreis oder die Positionen
Ab wann gilt der neue Preis?
Sie haben zwei Optionen:
- Ab sofort: Die nächste Rechnung verwendet den neuen Preis
- Ab Datum: Sie gibst ein Startdatum für den neuen Preis an
Kunden informieren
Achtung: Bei Preiserhöhungen musst Sie Ihren Kunden rechtzeitig informieren (laut Vertrag oder mind. 1 Monat vorher). Ich kann automatisch eine Info-E-Mail versenden!
Häufige Fragen
Kann ich eine Rechnung aus der Serie überspringen?
Ja! Vor dem Erstellungsdatum kannst Sie auf “Diese Rechnung überspringen” klicken. Die Serie läuft danach normal weiter.
Was passiert, wenn der Kunde nicht zahlt?
- Die nächste wiederkehrende Rechnung wird trotzdem erstellt
- Für überfällige Rechnungen greift das Mahnwesen
- Sie können die Serie jederzeit pausieren
Wie ändere ich den Rechnungstext für eine einzelne Rechnung?
- Stelle den Versand auf “Nur erstellen”
- Nach der Erstellung bearbeitest Sie die einzelne Rechnung
- Versende sie manuell
Werden wiederkehrende Rechnungen auch am Wochenende erstellt?
Ja, Rechnungen werden am eingestellten Datum erstellt. Sie können aber einstellen, dass Wochenenden auf den nächsten Werktag verschoben werden.
Best Practices
| Tipp | Warum? |
|---|---|
| Klare Bezeichnung | ”Hosting 2026” statt “Hosting” - so weiß der Kunde sofort, worum es geht |
| Leistungszeitraum nutzen | Automatische Aktualisierung spart Fehler |
| Jährlich voraus abrechnen | Besserer Cashflow, weniger Aufwand |
| Enddatum setzen | Bei befristeten Verträgen nicht vergessen! |
| Kopie an dich | Zur Kontrolle, falls etwas schiefgeht |
Zusammenfassung
| Schritt | Was Sie tust | Was ich tue |
|---|---|---|
| 1. Einrichten | Kunde, Positionen, Intervall definieren | Vorlage speichern |
| 2. Aktivieren | Startdatum setzen | Timer starten |
| 3. Automatisch | Nichts - entspannen! | Rechnungen erstellen und versenden |
| 4. Kontrolle | Benachrichtigungen prüfen | Reports und Übersichten |
Sophie’s Tipp: Starte mit einem Testkunden (z.B. Ihnen selbst), um die automatische Erstellung und den Versand zu testen. So sehen Sie genau, wie die E-Mails ankommen!
Weiter geht’s: Kleinunternehmer-Regelung verstehen →