E-Mail-Benachrichtigungen
BuchhaltGenie versendet automatische E-Mail-Benachrichtigungen für verschiedene Geschäftsprozesse – von Rechnungsversand über Zahlungserinnerungen bis hin zu Systemupdates. Mit 67 professionellen Templates haben Sie für jeden Anlass die passende E-Mail-Vorlage.
E-Mail-Kategorien
BuchhaltGenie nutzt spezialisierte E-Mail-Templates für unterschiedliche Geschäftsvorgänge:
| Kategorie | Templates | Beispiele |
|---|---|---|
| Rechnungen | 12 Templates | Rechnungsversand, 1./2./3. Mahnung, Zahlungserinnerung, Storno-Benachrichtigung |
| Angebote | 8 Templates | Angebotsversand, Nachfassung, Annahme-/Ablehnungsbestätigung, Gültigkeitsablauf |
| Zahlungen | 10 Templates | Zahlungsbestätigung, Zahlungseingang, Überfälligkeitswarnung, Ratenzahlungsplan |
| Berichte | 9 Templates | Monatsabschluss, Quartalsreport, Jahresabschluss, UVA-Erinnerung, Steuertermine |
| Konto & Team | 15 Templates | Registrierung, Passwort-Reset, 2FA-Aktivierung, Team-Einladung, Rollenwechsel |
| System | 7 Templates | Wartungsankündigung, Feature-Updates, Sicherheitsmeldungen, Datenexport-Status |
| Sophie AI | 6 Templates | Analyseergebnisse, Steuer-Tipps, Anomalie-Warnungen, Optimierungsvorschläge |
Rechnungs-E-Mails im Detail
Die Rechnungs-Templates decken den gesamten Lebenszyklus ab:
Rechnungsversand
Automatischer Versand nach Erstellung mit PDF-Anhang und Zahlungsinformationen
Zahlungserinnerung
Freundliche Erinnerung 3 Tage vor Fälligkeitsdatum
1. Mahnung
5 Tage nach Fälligkeit mit höflichem Ton
2. Mahnung
15 Tage nach Fälligkeit mit deutlicherem Hinweis
3. Mahnung
30 Tage nach Fälligkeit mit rechtlichen Konsequenzen
Personalisierung
Sie können alle E-Mail-Templates an Ihre Corporate Identity anpassen:
- Firmenlogo: Ihr Logo erscheint im E-Mail-Header
- Farbschema: Primär- und Sekundärfarben für Buttons und Überschriften
- Absendername: Firmenname oder persönlicher Name als Absender
- E-Mail-Signatur: Individuelle Signatur mit Kontaktdaten, Bankverbindung und Impressum
- Footer-Text: Rechtliche Hinweise, Links zu AGB und Datenschutz
Die Personalisierung erfolgt zentral in den Einstellungen → E-Mail-Vorlagen. Änderungen gelten automatisch für alle zukünftigen E-Mails.
Einstellungen pro Kategorie
Sie können für jede E-Mail-Kategorie festlegen, welche Benachrichtigungen versendet werden sollen:
Aktivierbare Optionen
Rechnungen
- ✅ Automatischer Rechnungsversand nach Erstellung
- ✅ Zahlungserinnerung 3 Tage vor Fälligkeit
- ✅ 1. Mahnung (5 Tage nach Fälligkeit)
- ⚙️ 2. Mahnung (15 Tage nach Fälligkeit)
- ⚙️ 3. Mahnung (30 Tage nach Fälligkeit)
- ✅ Storno-Benachrichtigung an Kunden
Legende: ✅ Standardmäßig aktiviert | ⚙️ Standardmäßig deaktiviert
Versandzeitpunkte anpassen
Für zeitgesteuerte E-Mails können Sie die Zeitpunkte individuell festlegen:
- Zahlungserinnerung: 1-7 Tage vor Fälligkeit
- 1. Mahnung: 1-14 Tage nach Fälligkeit
- 2. Mahnung: 10-30 Tage nach Fälligkeit
- Angebotsablauf-Warnung: 1-7 Tage vor Gültigkeitsende
DSGVO-konforme Aufbewahrung
Rechtliche Aufbewahrungspflicht (BAO §132)
Alle versendeten Geschäfts-E-Mails (Rechnungen, Angebote, Mahnungen) werden automatisch 7 Jahre lang aufbewahrt. Dies erfüllt die österreichische Aufbewahrungspflicht für Geschäftsunterlagen.
Marketing-E-Mails (Newsletter, Feature-Updates) werden nach 2 Jahren gelöscht, sofern kein berechtigtes Interesse besteht.
Sie können in den Einstellungen → Datenschutz jederzeit ein Datenexport Ihrer E-Mail-Historie anfordern.
E-Mail-Zustellung sicherstellen
Damit Ihre E-Mails zuverlässig ankommen:
- SPF, DKIM, DMARC: BuchhaltGenie nutzt automatisch alle Authentifizierungs-Standards
- Eigene Domain: Pro-Tarif und höher können E-Mails von eigener Domain versenden (z.B.
rechnung@ihrefirma.at) - Whitelist-Empfehlung: Bitten Sie Kunden,
noreply@buchhaltgenie.atals vertrauenswürdigen Absender zu speichern
Bei wiederholt fehlgeschlagenen Zustellungen erhalten Sie eine automatische Benachrichtigung mit Lösungsvorschlägen.
Häufige Fragen
Kann ich eigene E-Mail-Templates erstellen? Ab dem Pro-Tarif können Sie eigene Templates hochladen oder bestehende Templates im WYSIWYG-Editor anpassen.
Werden E-Mails auch bei deaktiviertem Template versendet? Nein. Wenn Sie ein Template deaktivieren, werden keine E-Mails dieser Kategorie versendet. Sie können sie jederzeit manuell versenden.
Kann ich eine gesendete E-Mail nachträglich bearbeiten? Versendete E-Mails können nicht bearbeitet werden. Sie können jedoch eine Korrektur-E-Mail mit aktualisierten Informationen versenden.
Wie viele E-Mails kann ich pro Monat versenden? Es gibt keine Begrenzung für Geschäfts-E-Mails (Rechnungen, Angebote, Mahnungen). Marketing-E-Mails sind je nach Tarif limitiert.