Buchungssätze (Journal Entries) | BuchhaltGenie
Hallo, ich bin Sophie! 👋 Buchungssätze sind die Grundlage der doppelten Buchführung. Hier erkläre ich Ihnen, wie Sie Journal-Einträge in BuchhaltGenie verstehst und erstellst.
Das Journal ist das Herzstück der doppelten Buchführung. Hier findest Sie alle Buchungssätze - automatisch erstellte und manuelle.
Gut zu wissen: Die meisten Buchungen werden automatisch erstellt, wenn Sie Rechnungen, Ausgaben oder Zahlungen erfasst. Manuelle Buchungen sind nur für Sonderfälle nötig.
Journal öffnen
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Gehe zu Buchhaltung und dann zu Journal (oder Buchungssätze).
Zeitraum wählen
Standardmäßig siehst Sie den aktuellen Monat. Ändere den Zeitraum über die Datumsauswahl.
Buchungen durchsuchen
Nutze die Filter- und Suchfunktionen, um bestimmte Buchungen zu finden.
Aufbau einer Buchung
Jede Buchung im Journal enthält:
| Feld | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|
| Buchungsnummer | Eindeutige ID, fortlaufend | J-2026-0001 |
| Datum | Buchungsdatum | 15.01.2026 |
| Belegdatum | Datum des Originalbelegs | 14.01.2026 |
| Belegnummer | Referenz zum Originalbeleg | R-2026-0042 |
| Buchungstext | Beschreibung der Buchung | Rechnung Kunde Müller |
| Soll-Konto | Konto das belastet wird | 2000 Forderungen |
| Haben-Konto | Konto das entlastet wird | 4000 Umsatzerlöse |
| Betrag | Buchungsbetrag in EUR | €1.200,00 |
| USt-Satz | Falls relevant | 20% |
| Erstellt von | Automatisch oder Benutzer | System / Max Mustermann |
Automatische Buchungen
BuchhaltGenie erstellt Buchungen automatisch bei:
Rechnungen
Bei Rechnungserstellung
Ausgangsrechnung €1.200 netto, 20% USt:
| Nr. | Soll | Haben | Betrag |
|---|---|---|---|
| 1 | 2000 Forderungen | 4000 Umsatzerlöse | €1.200,00 |
| 2 | 2000 Forderungen | 3500 Umsatzsteuer | €240,00 |
Buchungstext: “Rechnung R-2026-0042 an Kunde Müller”
Bei Rechnungen mit mehreren Positionen und USt-Sätzen erstelle ich entsprechend mehrere Buchungszeilen.
Manuelle Buchungen erstellen
Für Sonderfälle können Sie manuelle Buchungen erfassen (ab Pro-Tarif):
“Neue Buchung” klicken
Im Journal findest Sie oben rechts den Button Neue Buchung.
Buchungsdaten eingeben
| Feld | Pflicht | Hinweis |
|---|---|---|
| Datum | Ja | Buchungsdatum (nicht Belegdatum) |
| Buchungstext | Ja | Aussagekräftige Beschreibung |
| Soll-Konto | Ja | Aus Kontenplan wählen |
| Haben-Konto | Ja | Aus Kontenplan wählen |
| Betrag | Ja | In EUR |
| Belegnummer | Optional | Referenz zu externem Beleg |
Prüfen und speichern
Ich prüfe automatisch:
- Soll = Haben (Bilanzgleichung)
- Konten existieren
- Buchung ist im offenen Zeitraum
Buchung abschließen
Nach dem Speichern ist die Buchung im Journal sichtbar und im Audit-Trail dokumentiert.
Pro-Tarif erforderlich: Manuelle Buchungen sind nur im Pro-Tarif oder höher verfügbar. Free/Starter-Nutzer sehen nur automatische Buchungen.
Buchungen suchen und filtern
Filteroptionen
| Filter | Beschreibung |
|---|---|
| Zeitraum | Von-Bis Datum |
| Kontonummer | Nur Buchungen mit bestimmtem Konto |
| Kontoklasse | z.B. nur Aufwandskonten (Klasse 7) |
| Buchungsart | Automatisch / Manuell / Storno |
| Betrag | Min/Max-Betrag |
| Buchungstext | Volltextsuche |
| Belegnummer | Exakte Suche |
Beispiel-Suchanfragen
- Alle Umsatzbuchungen Q1: Zeitraum Jan-Mär, Konto 4xxx
- Stornos finden: Buchungsart = Storno
- Hohe Buchungen: Betrag > €10.000
- Bestimmte Rechnung: Belegnummer = R-2026-0042
Export-Optionen
Das Journal kann in verschiedenen Formaten exportiert werden:
| Format | Verwendung | Verfügbar ab |
|---|---|---|
| Druck, Archivierung | Starter | |
| CSV | Excel, Weiterverarbeitung | Starter |
| DATEV | Steuerberater-Software | Pro |
Export durchführen
- Filter setzen (optional)
- Exportieren klicken
- Format wählen
- Datei herunterladen
Steuerberater-Tipp: Im DATEV-Format erhältst Sie alle Buchungen im Standardformat, das Ihr Steuerberater direkt importieren kann.
Wichtige Buchungsbeispiele
Privatentnahme (EPU)
Wenn Sie als Einzelunternehmer Geld entnimmst:
| Soll | Haben | Betrag |
|---|---|---|
| 9600 Privatentnahmen | 2800 Bank | €2.000,00 |
Abschreibung Anlagevermögen
Jährliche AfA auf Maschine (Nutzungsdauer 5 Jahre, AK €10.000):
| Soll | Haben | Betrag |
|---|---|---|
| 7010 AfA Sachanlagen | 0400 Maschinen | €2.000,00 |
Bankgebühren
Kontoführungsgebühr €15:
| Soll | Haben | Betrag |
|---|---|---|
| 7650 Bankspesen | 2800 Bank | €15,00 |
Korrekturbuchung
Falsch gebuchter Betrag korrigieren (erst Storno, dann richtig):
Storno:
| Soll | Haben | Betrag |
|---|---|---|
| 4000 Umsatzerlöse | 2000 Forderungen | €1.000,00 (falsch) |
Neubuchung:
| Soll | Haben | Betrag |
|---|---|---|
| 2000 Forderungen | 4000 Umsatzerlöse | €1.200,00 (richtig) |
Audit-Trail (BAO §131)
Jede Buchung wird mit folgenden Metadaten gespeichert:
| Feld | Zweck |
|---|---|
| Zeitstempel | Wann wurde gebucht? |
| Benutzer-ID | Wer hat gebucht? |
| IP-Adresse | Von wo wurde gebucht? |
| Änderungshistorie | Was wurde geändert? |
| Referenz | Verknüpfter Beleg/Rechnung |
Unveränderbar: Nach dem Speichern kann eine Buchung nicht mehr geändert werden (BAO §131). Korrekturen erfolgen nur durch Stornobuchung + Neubuchung.
Häufige Fragen
Kann ich Buchungen löschen?
Nein. Das österreichische Steuerrecht (BAO §131) verlangt eine lückenlose Dokumentation. Fehlerhafte Buchungen werden durch Stornobuchungen korrigiert.
Was passiert bei Rechnungsänderung?
Wenn Sie eine bereits gebuchte Rechnung änderst, erstelle ich automatisch:
- Stornobuchung der alten Werte
- Neubuchung mit den neuen Werten
Wie lange werden Buchungen gespeichert?
Mindestens 7 Jahre (BAO §132). Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist können Buchungen auf Anfrage gelöscht werden.
Kann mein Steuerberater Buchungen erstellen?
Ja, wenn Sie ihm Schreibzugriff gewährst (Enterprise-Tarif). Ansonsten hat er nur Lesezugriff.
Weiterführende Themen
- Kontenplan (SKR 07) - Welches Konto für welche Buchung?
- Saldenliste - Alle Kontensalden im Überblick
- UGB §189 Buchführungspflicht - Gesetzliche Grundlagen
- BAO §132 Aufbewahrung - 7-Jahres-Frist
Rechtlicher Hinweis: Diese Informationen dienen der allgemeinen Orientierung. Bei Fragen zu spezifischen Buchungsvorfällen wende Sie bitte an Ihren Steuerberater.