Automatische Kategorisierung
Hallo, ich bin Sophie! 👋 Hier zeige ich Ihnen, wie BuchhaltGenie Ihre Banktransaktionen automatisch kategorisiert. Unsere KI analysiert jede Transaktion und ordnet sie der richtigen Einnahmen- oder Ausgabenkategorie zu - vollautomatisch und nach österreichischem Recht.
KI-gestützte Kategorisierung: Ich nutze ein hybrides System aus Machine Learning, Händlererkennung und Schlüsselwort-Analyse. Je mehr Sie BuchhaltGenie verwenden, desto genauer werden meine Vorschläge!
Wie funktioniert die automatische Kategorisierung?
Wenn eine neue Banktransaktion importiert wird, durchläuft sie unser intelligentes Kategorisierungssystem:
Händlererkennung (Merchant Matching)
Zuerst prüfe ich, ob der Zahlungsempfänger oder -sender bereits bekannt ist. Wenn Sie zum Beispiel schon mehrere Überweisungen an Ihren Stromlieferanten kategorisiert haben, erkenne ich diesen sofort wieder.
Machine-Learning-Analyse
Für unbekannte Transaktionen analysiert unser ML-Modell:
- Die Beschreibung der Transaktion
- Den Betrag und das Datum
- Den Verwendungszweck und IBAN-Muster
Schlüsselwort-Erkennung
Als Fallback nutze ich eine umfangreiche Datenbank österreichischer Geschäftsbegriffe. Begriffe wie “Miete”, “Strom”, “Versicherung” oder “Beratung” werden automatisch erkannt.
Konfidenz-Bewertung
Jeder Vorschlag erhält eine Konfidenz-Punktzahl von 0 bis 100%:
| Konfidenz | Bedeutung | Aktion |
|---|---|---|
| 🟢 90%+ | Sehr sicher | Automatisch zugeordnet |
| 🟡 70-90% | Wahrscheinlich richtig | Zur Bestätigung vorgeschlagen |
| 🔴 unter 70% | Unsicher | Manuelle Prüfung erforderlich |
Österreichischer Kontenrahmen: Alle Kategorien sind auf den SKR07/RLG (Einnahmen-Ausgaben-Rechner) bzw. EKR (doppelte Buchhaltung) abgestimmt. Die Zuordnung erfolgt automatisch basierend auf Ihrem Buchhaltungsmodus.
Kategorien und Konten
Ausgabenkategorien
BuchhaltGenie erkennt die wichtigsten österreichischen Betriebsausgaben:
Betrieb
| Kategorie | Beispiele | SKR07-Konto |
|---|---|---|
| Miete | Büro, Lager, Werkstatt | 7200 |
| Strom & Gas | Energiekosten | 7210-7220 |
| Versicherungen | Betriebshaftpflicht | 7700 |
| Telekommunikation | Telefon, Internet | 7240-7250 |
| Bankgebühren | Kontoführung, Karten | 7790 |
Einnahmenkategorien
Einnahmen werden ebenfalls automatisch erkannt:
| Kategorie | Beispiele | Erkennung |
|---|---|---|
| Dienstleistungen | Beratung, Consulting | Schlüsselwörter + Betrag |
| Softwareentwicklung | Programmierung, IT-Projekte | Beschreibungsanalyse |
| Design | Grafik, Webdesign | Branchenbegriffe |
| Schulungen | Training, Workshops | Seminar-Keywords |
| Warenverkauf | Produkte, Handel | Rechnungsnummern |
Regeln erstellen und anpassen
Automatisches Lernen
Wenn Sie eine Kategorie manuell änderst, merke ich mir das:
Ich lerne dazu! Bei jeder manuellen Korrektur wird das Muster gespeichert. Beim nächsten Mal vom gleichen Händler verwende ich automatisch Ihre bevorzugte Kategorie.
Sammel-Kategorisierung (Bulk)
Für viele Transaktionen auf einmal:
- Wählen Sie mehrere Transaktionen in der Liste aus
- Klicken Sie auf “Kategorisieren”
- Alle werden mit KI-Vorschlägen versehen
- Überprüfen Sie und bestätigen Sie
Schwellenwert: Bei der Sammel-Kategorisierung werden nur Transaktionen mit mindestens 70% Konfidenz automatisch zugeordnet. Unsichere Einträge bleiben zur manuellen Prüfung.
Vorsteuer-Erkennung
Die korrekte Vorsteuer wird automatisch ermittelt:
| USt-Satz | Kategorie | Beispiele |
|---|---|---|
| 20% | Standardsatz | Büromaterial, Software, IT |
| 13% | Ermäßigt | Kulturelle Leistungen |
| 10% | Ermäßigt | Lebensmittel, Bücher |
| 0% | Steuerfrei | Auslandsrechnungen (Reverse Charge) |
Reverse Charge: Bei EU-Rechnungen ohne österreichische USt erkenne ich das automatisch und markiere die Transaktion für das Reverse-Charge-Verfahren gemäß UStG §19.
Tipps für bessere Erkennung
So verbessern Sie die Genauigkeit
| Tipp | Warum? |
|---|---|
| Vollständige Beschreibungen | Je mehr Text, desto besser die Analyse |
| IBAN-Abgleich nutzen | Bekannte IBANs werden automatisch zugeordnet |
| Korrekturen konsequent machen | Das System lernt von jeder Änderung |
| Regelmäßig kategorisieren | Aktuelle Muster werden bevorzugt |
Händlernamen pflegen
Wenn ein Händler falsch erkannt wird:
- Öffnen Sie die Transaktion
- Klicken Sie auf den Händlernamen
- Korrigieren Sie den Namen (z.B. “AMAZON EU” → “Amazon”)
- Alle zukünftigen Transaktionen werden korrekt zugeordnet
Tipp: Einige Banken kürzen Händlernamen ab. Wenn Sie den korrekten Namen hinterlegen, verbessert das die Erkennung erheblich!
Kategorisierungs-Milestones
BuchhaltGenie feiert Ihre Fortschritte mit versteckten Belohnungen:
| Milestone | Belohnung |
|---|---|
| 10 Kategorisierungen | 🏆 “Ordnungsliebhaber” Badge |
| 50 Kategorisierungen | 📊 Erweiterte Auswertungen |
| 100 Kategorisierungen | 🎯 Personalisierte KI-Tipps |
| 500 Kategorisierungen | ⭐ Power-User Status |
| 1.000 Kategorisierungen | 🚀 Elite-Buchhaltungs-Profi |
Häufige Fragen (FAQ)
Was passiert bei falscher Kategorisierung?
Keine Sorge! Sie können jede Kategorie jederzeit ändern. Das System lernt von Ihrer Korrektur und wird beim nächsten Mal genauer.
Werden alle Transaktionen automatisch kategorisiert?
Nur Transaktionen mit hoher Konfidenz (90%+) werden automatisch zugeordnet. Alle anderen erscheinen in Ihrer “Zu prüfen”-Liste.
Kann ich die automatische Kategorisierung deaktivieren?
Ja, in den Einstellungen unter Buchhaltung → Automatisierung können Sie die KI-Kategorisierung deaktivieren und alles manuell zuordnen.
Wie sicher ist die KI-Kategorisierung für die Steuer?
Alle Vorschläge basieren auf dem österreichischen Steuerrecht (UStG, BAO). Jede Kategorisierung wird protokolliert und ist 7 Jahre nachvollziehbar (BAO §132).
BAO-Konformität: Alle KI-Entscheidungen werden revisionssicher protokolliert. Bei einer Betriebsprüfung können Sie jederzeit nachweisen, warum eine Transaktion einer bestimmten Kategorie zugeordnet wurde.
Nächster Schritt
Jetzt wissen Sie, wie die automatische Kategorisierung funktioniert! Als nächstes zeige ich Ihnen, wie Sie Ihren Kontenplan individuell anpassen können.