Berichte und Auswertungen
Hallo, ich bin Sophie! 👋 Berichte sind das Herzstück Ihrer Buchhaltung – sie zeigen Ihnen, wie Ihr Unternehmen wirtschaftlich dasteht. Ich erkläre Ihnen alle verfügbaren Berichte in BuchhaltGenie und wie Sie sie optimal nutzen!
Übersicht: Verfügbare Berichte
Für EPUs und Kleinunternehmer - einfache Gewinnermittlung
Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (E/A)Für bilanzierungspflichtige Unternehmen - Erträge und Aufwendungen
Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)Monatliche Analyse für bessere Unternehmenssteuerung
Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA)Vermögen und Schulden für GmbHs und bilanzierende Unternehmen
BilanzEinnahmen-Ausgaben-Rechnung (E/A)
Was ist das?
Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist die einfachste Form der Gewinnermittlung in Österreich:
Gewinn = Betriebseinnahmen - BetriebsausgabenZufluss-Abfluss-Prinzip: Es zählt nur, was tatsächlich auf Ihr Konto eingegangen oder abgebucht wurde.
Für wen?
| Unternehmensform | E/A erlaubt? | Voraussetzung |
|---|---|---|
| Einzelunternehmer (EPU) | ✅ Ja | Umsatz unter €700.000 |
| Freiberufler | ✅ Ja | Umsatz unter €700.000 |
| Personengesellschaften (OG/KG) | ✅ Ja | Umsatz unter €700.000 |
| GmbH | ❌ Nein | Immer Bilanzierungspflicht (UGB §189) |
Rechtliche Grundlage: BAO §125 – Gewinnermittlung durch Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
Aufbau der E/A-Rechnung
EINNAHMEN-AUSGABEN-RECHNUNG 2026
═══════════════════════════════════════════
BETRIEBSEINNAHMEN
├─ Umsatzerlöse 20% USt 50.000,00 €
├─ Umsatzerlöse 10% USt 5.000,00 €
├─ Steuerfreie Umsätze 2.000,00 €
└─ Gesamt Betriebseinnahmen 57.000,00 €
BETRIEBSAUSGABEN
├─ Wareneinkauf 15.000,00 €
├─ Miete und Nebenkosten 6.000,00 €
├─ KFZ-Kosten 3.500,00 €
├─ Büromaterial 800,00 €
├─ Versicherungen 1.200,00 €
├─ Telefon/Internet 600,00 €
├─ Fortbildung 500,00 €
├─ Sonstige Betriebsausgaben 2.400,00 €
└─ Gesamt Betriebsausgaben 30.000,00 €
───────────────────────────────────────────
GEWINN VOR STEUERN 27.000,00 €
═══════════════════════════════════════════E/A-Rechnung erstellen
Zeitraum wählen
Gehen Sie zu Berichte → Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
Wählen Sie den Zeitraum:
- Monat (z.B. Jänner 2026)
- Quartal (z.B. Q1/2026)
- Jahr (z.B. 2026)
- Frei wählbar (von 01.01.2026 bis 30.06.2026)
Bericht generieren
Klicken Sie auf “Bericht erstellen”
BuchhaltGenie berechnet automatisch:
- Alle Betriebseinnahmen (aus Rechnungen)
- Alle Betriebsausgaben (aus Belegen)
- Den Gewinn (Einnahmen minus Ausgaben)
Kategorien prüfen
Überprüfen Sie die Kategorisierung:
- Sind alle Einnahmen erfasst?
- Sind alle Ausgaben korrekt kategorisiert?
- Gibt es Privatentnahmen/-einlagen?
Exportieren
Wählen Sie das Export-Format:
- PDF – Für Steuerberater, Finanzamt, Ablage
- CSV – Für Excel-Weiterverarbeitung
- Excel – Mit Formeln und Diagrammen
BAO §132: Die E/A-Rechnung muss 7 Jahre aufbewahrt werden. BuchhaltGenie archiviert sie automatisch in Ihrer Dokumentenablage.
Jahres-E/A für Steuererklärung
Für die Einkommensteuererklärung (E1a) benötigen Sie die Jahres-E/A:
- Zeitraum: Gesamtes Jahr (01.01. - 31.12.)
- Export als PDF oder CSV
- Übergabe an Steuerberater oder Eingabe in FinanzOnline (E1a)
Frist: Bis 30. April des Folgejahres (oder 30. Juni bei elektronischer Übermittlung durch Steuerberater)
Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)
Was ist das?
Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) zeigt Erträge und Aufwendungen eines Zeitraums – unabhängig von Zahlungszeitpunkten.
Unterschied zur E/A: Die GuV basiert auf dem Leistungsprinzip (wann wurde die Leistung erbracht?), nicht auf Zahlungsflüssen.
Für wen?
| Unternehmensform | GuV verpflichtend? | Rechtliche Grundlage |
|---|---|---|
| GmbH, AG | ✅ Ja | UGB §189 |
| Im Firmenbuch eingetragen | ✅ Ja | UGB §189 |
| Umsatz über €700.000 | ✅ Ja | BAO §125 |
| Freiwillig bilanzierend | ✅ Ja | BAO §125 |
Aufbau der GuV (nach UGB)
GEWINN- UND VERLUSTRECHNUNG 2026
═══════════════════════════════════════════
1. Umsatzerlöse 250.000,00 €
2. Bestandsveränderungen 5.000,00 €
3. Sonstige betriebliche Erträge 3.000,00 €
4. Materialaufwand -80.000,00 €
a) Waren -70.000,00 €
b) Bezogene Leistungen -10.000,00 €
5. Personalaufwand -90.000,00 €
a) Löhne und Gehälter -75.000,00 €
b) Soziale Aufwendungen -15.000,00 €
6. Abschreibungen -12.000,00 €
7. Sonstige betriebliche Aufwendungen -25.000,00 €
───────────────────────────────────────────
BETRIEBSERGEBNIS (EBIT) 51.000,00 €
8. Finanzerträge 2.000,00 €
9. Finanzaufwendungen -3.000,00 €
───────────────────────────────────────────
ERGEBNIS VOR STEUERN (EBT) 50.000,00 €
10. Steuern vom Einkommen/Ertrag -12.500,00 €
───────────────────────────────────────────
JAHRESÜBERSCHUSS 37.500,00 €
═══════════════════════════════════════════GuV erstellen
Buchhaltungsmodus prüfen
Die GuV ist nur im Modus “Doppelte Buchführung” verfügbar.
Falls Sie E/A nutzen: Siehe Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
Zeitraum wählen
Gehen Sie zu Berichte → GuV (Gewinn- und Verlustrechnung)
Wählen Sie:
- Monat – Monatliche GuV
- Quartal – Quartalsweise GuV
- Jahr – Jahresabschluss-GuV
Kontenrahmen
BuchhaltGenie verwendet den EKR03 (Einheitskontenrahmen 2003) für automatische Kontierung:
- Klasse 4: Betriebliche Erträge
- Klasse 5-7: Betriebliche Aufwendungen
- Klasse 8: Finanzergebnis
Bericht generieren
Klicken Sie auf “GuV erstellen”
Exportieren
- PDF – Für Geschäftsführung, Gesellschafter, Banken
- Excel – Für Analysen und Vergleiche
- XBRL – Für Offenlegung beim Firmenbuch (nur GmbHs)
Sophie’s Tipp: Erstellen Sie monatlich eine GuV, um Trends frühzeitig zu erkennen. Jahres-GuV allein reicht für gutes Controlling nicht aus!
Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA)
Was ist das?
Die BWA ist eine monatliche Kurzauswertung Ihrer Ertragslage – speziell für laufendes Controlling und Entscheidungsfindung.
Unterschied zur GuV: Die BWA ist unterjährig und kompakter, die GuV ist meist nur jährlich.
Für wen?
Für alle Unternehmen sinnvoll:
- EPUs mit E/A-Rechnung
- GmbHs mit Doppelter Buchführung
- Freiberufler
- Jeder, der monatlich seine Zahlen im Blick haben will!
Aufbau der BWA
BETRIEBSWIRTSCHAFTLICHE AUSWERTUNG
Jänner 2026
═══════════════════════════════════════════
Monat Kumuliert Vorjahr
(Jänner) (Jan-Dez) (Jan-Dez)
UMSATZERLÖSE 20.000,00 € 20.000,00 € 245.000,00 €
Wareneingang -6.000,00 € -6.000,00 € -75.000,00 €
───────────────────────────────────────────────────────────
ROHERTRAG 14.000,00 € 14.000,00 € 170.000,00 €
(Rohertragsmarge: 70,0%) 70,0% 69,4%
Personalkosten -7.500,00 € -7.500,00 € -90.000,00 €
Raumkosten -500,00 € -500,00 € -6.000,00 €
Versicherungen -100,00 € -100,00 € -1.200,00 €
KFZ-Kosten -300,00 € -300,00 € -3.600,00 €
Sonstige Kosten -1.100,00 € -1.100,00 € -13.200,00 €
───────────────────────────────────────────────────────────
BETRIEBSERGEBNIS 4.500,00 € 4.500,00 € 56.000,00 €
(EBIT-Marge: 22,5%) 22,5% 22,9%
Zinserträge 50,00 € 50,00 € 600,00 €
Zinsaufwendungen -250,00 € -250,00 € -3.000,00 €
───────────────────────────────────────────────────────────
ERGEBNIS VOR STEUERN 4.300,00 € 4.300,00 € 53.600,00 €
(EBT-Marge: 21,5%) 21,5% 21,9%
═══════════════════════════════════════════BWA erstellen
Monat wählen
Gehen Sie zu Berichte → BWA (Betriebswirtschaftliche Auswertung)
Wählen Sie den Monat: z.B. “Jänner 2026”
Vergleichszeitraum
Optional: Vergleich mit:
- Vorjahr (Jänner 2025)
- Plan/Budget (falls hinterlegt)
- Kumuliert (Januar bis Dezember)
Bericht generieren
Klicken Sie auf “BWA erstellen”
Kennzahlen analysieren
Achten Sie auf:
- Umsatzentwicklung: Steigend oder fallend?
- Rohertragsmarge: Mindestens 50-70% (branchenabhängig)
- EBIT-Marge: Mindestens 10-20%
- Personalkosten: Nicht über 40% des Umsatzes
Exportieren
- PDF – Für Banken, Investoren
- Excel – Für eigene Analysen
Sophie’s Tipp: Vergleichen Sie Ihre BWA monatlich mit dem Vorjahr. So erkennen Sie Trends und können rechtzeitig gegensteuern!
Bilanz
Was ist das?
Die Bilanz zeigt Ihr Vermögen (Aktiva) und Ihre Schulden (Passiva) zu einem Stichtag (meist 31.12.).
AKTIVA PASSIVA
A. Anlagevermögen A. Eigenkapital
└─ Sachanlagen └─ Stammkapital
└─ Finanzanlagen └─ Gewinnrücklagen
B. Umlaufvermögen B. Fremdkapital
└─ Vorräte └─ Verbindlichkeiten
└─ Forderungen └─ Rückstellungen
└─ Kasse/BankBilanzgleichung: Aktiva = Passiva
Für wen?
| Unternehmensform | Bilanz verpflichtend? | Rechtliche Grundlage |
|---|---|---|
| GmbH, AG | ✅ Ja | UGB §189 |
| Im Firmenbuch eingetragen | ✅ Ja | UGB §189 |
| Umsatz über €700.000 | ✅ Ja | BAO §125 |
Aufbau der Bilanz
BILANZ ZUM 31.12.2026
═══════════════════════════════════════════
AKTIVA PASSIVA
A. ANLAGEVERMÖGEN A. EIGENKAPITAL
I. Sachanlagen I. Stammkapital
Grundstücke 50.000 € Gezeichnetes 35.000 €
Maschinen 30.000 € II. Kapitalrücklagen
BGA 10.000 € Einlagen 10.000 €
Summe AV 90.000 € III. Gewinnrücklagen
Rücklagen 15.000 €
IV. Jahresüberschuss
JÜ 2026 37.500 €
Summe EK 97.500 €
B. UMLAUFVERMÖGEN B. FREMDKAPITAL
I. Vorräte 15.000 € I. Rückstellungen
II. Forderungen Pensionen 5.000 €
Kundenforderung 25.000 € II. Verbindlichkeiten
III. Kasse/Bank 12.500 € Bankkredite 30.000 €
Summe UV 52.500 € Lieferanten 10.000 €
Summe FK 45.000 €
───────────────────────────────────────────────────────────
SUMME AKTIVA 142.500 € SUMME PASSIVA 142.500 €
═══════════════════════════════════════════════════════════Bilanz erstellen
Bilanzstichtag
Gehen Sie zu Berichte → Bilanz
Wählen Sie den Stichtag:
- 31.12.2026 (Jahresabschluss)
- 30.06.2026 (Halbjahr, optional)
- Frei wählbar (für Zwischenbilanzen)
Inventur durchführen
Vor der Bilanz: Führen Sie eine Inventur durch:
- Warenbestände zählen
- Forderungen prüfen (Debitorenliste)
- Verbindlichkeiten prüfen (Kreditorenliste)
- Anlagevermögen bewerten
Bericht generieren
Klicken Sie auf “Bilanz erstellen”
BuchhaltGenie erstellt automatisch:
- Aktiva (Vermögen)
- Passiva (Kapital und Schulden)
- Bilanzgleichung (Aktiva = Passiva)
Abschreibungen prüfen
Kontrollieren Sie:
- Sind alle Abschreibungen gebucht?
- Sind AfA-Sätze korrekt?
- Gibt es außerplanmäßige Abschreibungen?
Exportieren
- PDF – Für Jahresabschluss
- XBRL – Für Offenlegung beim Firmenbuch (GmbH verpflichtend!)
UGB §189: GmbHs und AGs müssen die Bilanz beim Firmenbuch offenlegen (innerhalb von 9 Monaten nach Bilanzstichtag).
Export-Formate
Alle Berichte können in verschiedenen Formaten exportiert werden:
| Vorteil | Verwendung |
|---|---|
| Unveränderbar | Für offizielle Ablage, Finanzamt, Steuerberater |
| Professionell | Für Präsentationen, Banken, Investoren |
| Archivierbar | 7-jährige Aufbewahrung (BAO §132) |
CSV (Comma-Separated Values)
| Vorteil | Verwendung |
|---|---|
| Excel-kompatibel | Für eigene Berechnungen und Analysen |
| Datenimport | Für andere Software (z.B. ERP-Systeme) |
| Weiterverarbeitung | Pivot-Tabellen, Diagramme |
Excel (XLSX)
| Vorteil | Verwendung |
|---|---|
| Formeln | Vorberechnete Kennzahlen (Margen, Wachstum) |
| Diagramme | Visualisierung von Trends |
| Mehrere Sheets | Verschiedene Auswertungen in einer Datei |
XBRL (eXtensible Business Reporting Language)
| Vorteil | Verwendung |
|---|---|
| Standardisiert | Für elektronische Offenlegung beim Firmenbuch |
| Maschinenlesbar | Automatische Verarbeitung durch Behörden |
| Verpflichtend | Für GmbHs und AGs in Österreich |
Automatische Archivierung: Alle generierten Berichte werden automatisch in Ihrer BuchhaltGenie-Dokumentenablage gespeichert und 7 Jahre aufbewahrt (BAO §132).
Zeiträume und Filter
Vordefinierte Zeiträume
BuchhaltGenie bietet praktische Voreinstellungen:
| Zeitraum | Beschreibung | Verwendung |
|---|---|---|
| Dieser Monat | 1. bis letzter Tag des aktuellen Monats | Laufende Kontrolle |
| Letzter Monat | 1. bis letzter Tag des Vormonats | Monatliche Auswertung |
| Dieses Quartal | Q1 (Jan-Mär), Q2 (Apr-Jun), Q3 (Jul-Sep), Q4 (Okt-Dez) | Quartalsberichte |
| Dieses Jahr | 1. Jänner bis 31. Dezember | Jahresabschluss |
| Letztes Jahr | 1. Jänner bis 31. Dezember (Vorjahr) | Jahresvergleich |
| Frei wählbar | Beliebiges Von-Bis-Datum | Spezialauswertungen |
Filter-Optionen
Verfeinern Sie Ihre Berichte mit Filtern:
| Filter | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|
| Kostenstelle | Nach Abteilung/Projekt | Nur “Marketing” |
| Kategorie | Nach Ausgabenkategorie | Nur “Reisekosten” |
| Kunde | Nach Kunde | Nur Kunde “Beispiel GmbH” |
| Produkt/Service | Nach verkauftem Produkt | Nur “Webdesign” |
| USt-Satz | Nach Steuersatz | Nur 20% USt |
Kennzahlen verstehen
Wichtige Finanzkennzahlen
| Kennzahl | Formel | Zielwert | Bedeutung |
|---|---|---|---|
| Rohertragsmarge | (Umsatz - Wareneinsatz) / Umsatz × 100% | 50-70% | Wie viel bleibt nach Waren/Material? |
| EBIT-Marge | EBIT / Umsatz × 100% | 10-20% | Operative Rentabilität |
| EBT-Marge | EBT / Umsatz × 100% | 8-15% | Rentabilität vor Steuern |
| Eigenkapitalquote | Eigenkapital / Bilanzsumme × 100% | >30% | Finanzielle Stabilität |
| Umsatzrendite | Jahresüberschuss / Umsatz × 100% | 5-10% | Gesamtrentabilität |
Sophie berechnet automatisch: Alle wichtigen Kennzahlen werden in den Berichten automatisch berechnet und als Trend-Diagramme dargestellt!
Häufige Fragen
Welchen Bericht brauche ich für die Steuererklärung?
- EPU/Freiberufler: Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (E/A) für E1a
- GmbH: GuV und Bilanz für Körperschaftsteuererklärung (K1)
Wie oft sollte ich Berichte erstellen?
Empfehlung:
- BWA: Monatlich (für laufendes Controlling)
- GuV: Quartalsweise oder monatlich
- E/A: Monatlich oder quartalsweise
- Bilanz: Jährlich (zum 31.12.)
Kann ich Berichte mit Vorjahr vergleichen?
Ja! Alle Berichte bieten Vorjahresvergleiche:
- Monat zu Vorjahresmonat (z.B. Jänner 2026 vs. Jänner 2025)
- Jahr zu Vorjahr (2026 vs. 2025)
- Kumuliert (Januar-Dezember 2026 vs. 2025)
Was ist der Unterschied zwischen GuV und E/A?
| E/A-Rechnung | GuV |
|---|---|
| Zufluss-Abfluss-Prinzip (wann wurde bezahlt?) | Leistungsprinzip (wann wurde geleistet?) |
| Für EPUs unter €700.000 | Für GmbHs und große Unternehmen |
| Einfacher | Detaillierter |
| Keine Abschreibungen | Mit Abschreibungen |
Muss ich Berichte beim Finanzamt einreichen?
Nicht direkt – aber:
- E/A-Rechnung: Grundlage für E1a (Einkommensteuererklärung)
- GuV/Bilanz: Grundlage für K1 (Körperschaftsteuererklärung)
Ihr Steuerberater oder FinanzOnline benötigen die Daten aus den Berichten.
Zusammenfassung
| Bericht | Für wen? | Wie oft? | Verwendung |
|---|---|---|---|
| E/A-Rechnung | EPUs, Freiberufler | Monatlich/Jährlich | Steuererklärung (E1a) |
| GuV | GmbHs, Bilanzierer | Monatlich/Jährlich | Steuererklärung (K1), Controlling |
| BWA | Alle | Monatlich | Laufendes Controlling |
| Bilanz | GmbHs, Bilanzierer | Jährlich (31.12.) | Jahresabschluss, Firmenbuch |
Brauchen Sie Hilfe?
Bei Fragen zu Berichten bin ich gerne für Sie da:
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