Ausgaben & Belege
Hallo, ich bin Sophie! 👋 Willkommen im Ausgabenbereich von BuchhaltGenie! Hier verwalten Sie alle Ihre Betriebsausgaben und Belege – vom Kaffeekauf bis zur Büroausstattung.
Ich helfe Ihnen, jeden Beleg schnell zu erfassen und richtig zu kategorisieren. So haben Sie immer den Überblick über Ihre Ausgaben und können die Vorsteuer korrekt geltend machen!
Vorsteuerabzug sichern: Damit Sie die Vorsteuer abziehen können, braucht jede Rechnung alle Pflichtangaben nach UStG §11. Ich prüfe das automatisch beim Erfassen!
Was möchten Sie tun?
Beleg fotografieren oder Datei hochladen
Beleg erfassenAutomatische Texterkennung – wie funktioniert das?
OCR-ErkennungAusgaben richtig einordnen mit KI-Unterstützung
KategorisierungLieferanten anlegen und verwalten
LieferantenAlle erfassten Ausgaben auf einen Blick
Ausgaben-ÜbersichtWarum Belege erfassen?
Als Unternehmer in Österreich müssen Sie alle betrieblichen Ausgaben dokumentieren:
| Vorteil | Beschreibung |
|---|---|
| 💰 Vorsteuerabzug | Nur mit korrektem Beleg können Sie die Vorsteuer abziehen |
| 📊 Gewinnermittlung | Ausgaben mindern Ihren Gewinn und damit die Steuerlast |
| 📋 Betriebsprüfung | Bei einer Prüfung müssen Sie alle Belege vorlegen können |
| 🔍 Überblick | Sehen Sie auf einen Blick, wohin Ihr Geld fließt |
Keine Rechnung, kein Vorsteuerabzug! Das Finanzamt akzeptiert nur korrekte Rechnungen nach UStG §11. Kassenzettel ohne UID-Nummer reichen bei Beträgen über €400 nicht aus.
OCR Fair-Use-Limits
Je nach Tarif haben Sie monatlich eine bestimmte Anzahl an OCR-Scans inkludiert:
| Tarif | OCR-Scans/Monat | Zusätzliche Pakete |
|---|---|---|
| Free | – | Nicht verfügbar |
| Starter | 20 Scans | Zukaufbar |
| Pro | 60 Scans | Zukaufbar |
| Business | 120 Scans | Zukaufbar |
| Enterprise | 300 Scans | Zukaufbar |
Brauchen Sie mehr Scans? Sie können jederzeit OCR-Pakete dazukaufen:
- 📦 100 Scans – €9,99
- 📦 300 Scans – €24,99
- 📦 1.000 Scans – €69,99
💡 Sophie’s Tipp: Die Pakete verfallen nicht – nutzen Sie sie, wann immer Sie sie brauchen!
Aufbewahrungspflicht (BAO §132)
Alle Belege müssen 7 Jahre aufbewahrt werden. Bei BuchhaltGenie passiert das automatisch:
- ✅ Alle Belege sicher in der Cloud gespeichert
- ✅ Originalfotos und PDFs unveränderbar archiviert
- ✅ Jederzeit abrufbar für Steuerberater oder Finanzamt
- ✅ Automatische Löschung nach 7 Jahren (optional)
So funktioniert der Workflow
Beleg erfassen
Fotografieren Sie den Beleg mit Ihrem Smartphone oder laden Sie eine PDF/Bilddatei hoch. Beleg erfassen →
OCR-Erkennung
Ich erkenne automatisch Datum, Betrag, Lieferant und Umsatzsteuer. OCR-Erkennung →
Kategorisieren
Ordnen Sie die Ausgabe der richtigen Kategorie zu – ich mache Ihnen einen Vorschlag! Kategorisierung →
Lieferant zuordnen
Verknüpfen Sie die Ausgabe mit einem bestehenden Lieferanten oder legen Sie einen neuen an. Lieferanten →
Automatische Buchung
Die Ausgabe wird automatisch verbucht – Aufwandskonto und Vorsteuer werden korrekt gebucht.
Integration mit der Buchhaltung
Jede erfasste Ausgabe wird automatisch in Ihrer Buchhaltung verbucht. Sie müssen sich um nichts kümmern:
| Vorgang | Automatische Buchung |
|---|---|
| Wareneinkauf | Wareneinkauf (5xxx) an Kreditoren (3300) |
| Betriebskosten | Aufwand (7xxx) an Bank/Kassa |
| Vorsteuer 20% | Vorsteuer (2500) wird automatisch gebucht |
| Vorsteuer 10% | Ermäßigte Vorsteuer wird korrekt erfasst |
Nahtlose Integration: Alle Ausgaben erscheinen automatisch in Ihrer Buchhaltung und UVA-Vorbereitung.
Sophie AI – Ihre intelligente Assistentin
Ich unterstütze Sie bei der Belegerfassung mit künstlicher Intelligenz:
| Funktion | Was ich für Sie tue |
|---|---|
| 🔍 OCR-Texterkennung | Ich lese Datum, Betrag, UID und Lieferant automatisch aus |
| 📂 Kategorievorschlag | Basierend auf dem Lieferanten schlage ich die passende Kategorie vor |
| ✅ Vollständigkeitsprüfung | Ich prüfe, ob alle Pflichtangaben nach UStG §11 vorhanden sind |
| 🏪 Lieferantenerkennung | Bekannte Lieferanten erkenne ich automatisch wieder |
| ⚠️ Dublettenwarnung | Ich warne Sie, wenn Sie einen Beleg doppelt erfassen |
Sophie lernt mit: Je mehr Belege Sie erfassen, desto besser werden meine Vorschläge. Nach wenigen Wochen erkenne ich Ihre häufigsten Ausgaben automatisch!
Typische Ausgaben-Kategorien
| Kategorie | Beispiele | Konto (SKR07) |
|---|---|---|
| Wareneinkauf | Handelswaren, Rohstoffe | 5000-5099 |
| Betriebskosten | Miete, Strom, Internet | 7200-7299 |
| Büromaterial | Papier, Stifte, Drucker | 7600 |
| Reisekosten | Fahrtkosten, Hotel | 7660-7669 |
| Werbung | Flyer, Online-Ads, Website | 7600-7609 |
| Versicherungen | Betriebshaftpflicht | 7700 |
| Beratung | Steuerberater, Rechtsanwalt | 7780 |
Compliance & Datenschutz
DSGVO-konform: Alle Belege werden verschlüsselt in österreichischen Rechenzentren gespeichert. Ihre Daten verlassen niemals die EU.
| Anforderung | Umsetzung bei BuchhaltGenie |
|---|---|
| BAO §132 | 7-Jahre-Archivierung aller Belege |
| DSGVO Art. 17 | Löschung auf Anfrage (nach Aufbewahrungsfrist) |
| DSGVO Art. 20 | Datenexport jederzeit möglich |
| Revisionssicherheit | Unveränderbare Speicherung der Originalbelege |
Weiterführende Seiten
Hier finden Sie detaillierte Anleitungen zu allen Ausgaben-Funktionen:
- Beleg erfassen – Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Hochladen
- OCR-Erkennung – So funktioniert die automatische Texterkennung
- Kategorisierung – Ausgaben richtig einordnen
- Lieferanten – Lieferantenstammdaten verwalten
- Ausgaben-Liste – Alle Ausgaben auf einen Blick
💡 Sophie’s Tipp: Starten Sie mit dem Beleg erfassen – in unter 30 Sekunden ist Ihr erster Beleg digitalisiert!