Arbeitsberichte erstellen und verwalten

Was sind Arbeitsberichte?

Arbeitsberichte (Work Time Reports) dokumentieren geleistete Arbeitsstunden vor Ort beim Kunden. Sie dienen als Grundlage für die spätere Rechnungsstellung und erfüllen wichtige rechtliche Anforderungen.

Hauptfunktionen

• GPS-Standortverfolgung: Automatische Erfassung von Start- und Endort
• Digitale Signaturen: Kundenbestätigung direkt auf dem Smartphone/Tablet
• Materialtracking: Verbrauchsmaterialien mit Preisen erfassen
• 1-Klick Rechnungskonvertierung: Aus Bericht wird sofort eine Rechnung
• ArbZG-Compliance: Automatische Pausen- und Überstundenberechnung
• Mobile-First: Optimiert für Nutzung vor Ort

Arbeitsbericht erstellen

┌─────────────────────────────────────┐
│ Arbeitsbericht #AR-2025-001         │
├─────────────────────────────────────┤
│ Kunde: Elektro GmbH                 │
│ Projekt: Büroverkabelung            │
├─────────────────────────────────────┤
│ Start:  09:00 Uhr                   │
│ Ende:   17:30 Uhr                   │
│ Pause:  00:30 Uhr (automatisch)     │
│                                     │
│ Arbeitszeit netto: 8,0 Stunden      │
│                                     │
│ 📍 Startort: 1010 Wien              │
│ 📍 Endort:   1010 Wien              │
└─────────────────────────────────────┘

┌─────────────────────────────────────┐
│ Verbrauchsmaterialien               │
├─────────────────────────────────────┤
│ • 50m CAT7-Kabel     @  2,50 €/m    │
│   = 125,00 €                        │
│                                     │
│ • 20 RJ45-Stecker    @  0,80 €/St   │
│   = 16,00 €                         │
│                                     │
│ • Kleinmaterial (pauschal)          │
│   = 25,00 €                         │
├─────────────────────────────────────┤
│ Gesamt Material: 166,00 €           │
└─────────────────────────────────────┘

┌─────────────────────────────────────┐
│ Kundenbestätigung                   │
├─────────────────────────────────────┤
│ [Signatur-Canvas]                   │
│                                     │
│ ✓ Arbeitszeiten bestätigt           │
│ ✓ Materialverbrauch bestätigt       │
│                                     │
│ Unterschrift: Max Mustermann        │
│ Datum: 24.01.2026, 17:35 Uhr        │
└─────────────────────────────────────┘

In Rechnung konvertieren

Die wichtigste Funktion: Aus dem bestätigten Arbeitsbericht wird mit einem Klick eine Rechnung.

Konvertierungsprozess

┌─────────────────────────────────────┐
│ Rechnung #RE-2025-042               │
├─────────────────────────────────────┤
│ Position 1: Montagearbeiten         │
│ 8,0 Stunden × 85,00 €/h             │
│ = 680,00 €                          │
│                                     │
│ Position 2: Materialien             │
│ • 50m CAT7-Kabel (125,00 €)         │
│ • 20 RJ45-Stecker (16,00 €)         │
│ • Kleinmaterial (25,00 €)           │
│ = 166,00 €                          │
├─────────────────────────────────────┤
│ Netto:        846,00 €              │
│ USt 20%:      169,20 €              │
│ Brutto:     1.015,20 €              │
└─────────────────────────────────────┘

GPS-Standortverfolgung

Funktionsweise

BuchhaltGenie nutzt die Geolocation API deines Browsers:

1. Beim Start: Browser fragt nach Standort-Berechtigung
2. Koordinaten speichern: Breitengrad/Längengrad werden erfasst
3. Beim Ende: Endstandort wird gespeichert
4. Adresse anzeigen: Reverse Geocoding zeigt lesbaren Ort (z.B. “1010 Wien”)

DSGVO-Compliance

BuchhaltGenie schützt Ihre Daten:

• GPS-Daten nur mit expliziter Zustimmung
• Koordinaten werden nur für diesen Arbeitsbericht gespeichert
• Keine Bewegungsprofile oder Tracking
• Löschung nach 7 Jahren (BAO §132 Aufbewahrungspflicht)

Optional deaktivieren:

• In Einstellungen → Arbeitsberichte → GPS-Tracking deaktivieren
• Dann manuelle Ortsangabe erforderlich

Digitale Signaturen

Rechtliche Gültigkeit

Digitale Signaturen auf Arbeitsberichten sind rechtlich anerkannt:

• Formerfordernis: Arbeitsnachweise benötigen keine qualifizierte E-Signatur (eIDAS-VO)
• Beweiskraft: Unterschrift + Timestamp + IP-Adresse = ausreichender Nachweis
• BAO §132: Erfüllt Aufbewahrungspflicht für Belege

Technische Umsetzung

// Signatur-Speicherung
{
  "signature_data": "base64-encoded-image",
  "signed_by": "Max Mustermann",
  "signed_at": "2026-01-24T17:35:12.000Z",
  "ip_address": "203.0.113.42", // DSGVO-konform gehashed
  "device_info": "Mozilla/5.0..."
}

Fälschungsschutz:

• SHA-256 Hash des Berichts wird gespeichert
• Nachträgliche Änderungen werden erkannt
• Original-PDF wird mit Signatur versiegelt

Arbeitszeitgesetz (ArbZG)

BuchhaltGenie hilft Ihnen, das österreichische Arbeitszeitgesetz einzuhalten.

Automatische Pausen

Automatik: BuchhaltGenie zieht die Pflichtpause ab, auch wenn Sie sie vergessen hast.

Überstunden-Warnung

Wochenarbeitszeit-Tracking

Im Dashboard sehen Sie:

• Arbeitszeit diese Woche
• Durchschnitt letzte 4 Wochen
• Warnung bei Überschreitung der 48-Stunden-Grenze (ArbZG §9)

Mobile Nutzung

Arbeitsberichte sind für mobile Geräte optimiert.

Progressive Web App (PWA)

Installieren Sie BuchhaltGenie auf Ihrem Smartphone:

1. Öffnen Sie buchhaltgenie.at im Browser
2. Tippen Sie auf “Zum Startbildschirm hinzufügen”
3. App-Icon erscheint wie eine native App

Vorteile:

• Offline-Modus (Berichte werden synchronisiert)
• Schneller Start
• Push-Benachrichtigungen

Offline-Funktion

┌─────────────────────────────────────┐
│ 🔌 Offline-Modus                    │
├─────────────────────────────────────┤
│ Sie sind offline. Arbeitsberichte    │
│ werden lokal gespeichert und beim   │
│ nächsten Online-Zugang hochgeladen. │
│                                     │
│ ✓ 2 Berichte warten auf Sync       │
└─────────────────────────────────────┘

Funktioniert offline:

• Arbeitsbericht erstellen
• Zeiten erfassen
• Signaturen einholen
• Fotos anhängen

Benötigt Online:

• Kundensuche (Cache für letzte 20 Kunden)
• Produktpreise abrufen
• Rechnung konvertieren

Best Practices

Für Handwerker

1. Template anlegen: Erstellen Sie einen Standard-Bericht mit Ihren häufigsten Positionen
2. Stundensatz hinterlegen: In Einstellungen → Arbeitsberichte → Standard-Stundensatz
3. Fotos: Machen Sie Vorher/Nachher-Fotos als Nachweis
4. Tagesabschluss: Konvertieren Sie Berichte noch am selben Tag in Rechnungen

Für Dienstleister

1. Projektzuordnung: Verknüpfen Sie Berichte mit Projekten (Auswertungen!)
2. Fahrzeiten: Erfassen Sie An-/Abfahrt separat (transparent für Kunden)
3. Pauschalen: Nutzen Sie Pauschalbeträge für Kleinmaterial statt Einzelpositionen
4. Signatur: Holen Sie IMMER eine Signatur ein (Streitvermeidung!)

Für Teams

1. Mitarbeiter-Zuordnung: Weisen Sie Berichte Teammitgliedern zu
2. Freigabeworkflow: Manager prüft Berichte vor Rechnungsstellung
3. Standard-Texte: Definieren Sie Team-weite Leistungsbeschreibungen
4. Überstunden-Monitoring: Wöchentliches Review der Arbeitszeiten

Häufige Fragen (FAQ)

Kann ich Arbeitsberichte nachträglich ändern?

Nach Unterschrift: Nein (Fälschungsschutz)

Wenn ein Arbeitsbericht digital signiert wurde, ist er unveränderbar. Sie können:

• Einen neuen Korrekturbericht erstellen
• Einen Hinweis in der Rechnung ergänzen
• Den Kunden um eine neue Signatur bitten

Vor Unterschrift: Ja (beliebig editierbar)

Was passiert bei GPS-Verweigerung?

Kein Problem! Sie können den Standort manuell eingeben:

• PLZ + Ort (z.B. “1010 Wien”)
• Vollständige Adresse (optional)

GPS ist nur eine Komfort-Funktion, keine Pflicht.

Werden Fahrzeiten automatisch berechnet?

Nicht automatisch, aber Sie können:

1. Separate Position “An-/Abfahrt” anlegen
2. Fahrzeit manuell erfassen (z.B. “1,5 Stunden”)
3. Google Maps Integration (geplant für Q2 2026)

Tipp: Viele Handwerker rechnen Fahrzeiten pauschal ab (z.B. “30 km × 0,50 €/km”).

Kann ich mehrere Mitarbeiter in einem Bericht erfassen?

Ja, über Teammitglieder-Zuordnung:

┌─────────────────────────────────────┐
│ Teammitglieder                      │
├─────────────────────────────────────┤
│ • Max Mustermann  (8,0h @ 85 €/h)   │
│ • Anna Schmidt    (6,5h @ 75 €/h)   │
├─────────────────────────────────────┤
│ Gesamt: 14,5 Stunden                │
│ Kosten: 1.167,50 €                  │
└─────────────────────────────────────┘

Verfügbar ab Pro-Tarif (Team-Feature).

Wie lange werden Arbeitsberichte gespeichert?

7 Jahre (BAO §132 Aufbewahrungspflicht)

Nach Ablauf:

• Automatische Archivierung (nicht löschbar!)
• Zugriff nur noch über Export-Funktion
• Signaturen bleiben erhalten (Beweissicherung)

Compliance-Übersicht

Weitere Ressourcen

• Sophie AI - Intelligente Buchhaltungsassistenz
• Compliance-Übersicht - Österreichische Gesetze
• Banking - Transaktionen & Bankanbindung
• Kunden verwalten - Kundenstammdaten pflegen

Letzte Aktualisierung: Januar 2026 | Feedback geben