Automatisches Matching
Hallo, ich bin Sophie! 👋 Das automatische Matching ist mein Herzstück: Ich analysiere jede Banktransaktion und suche die passende Rechnung oder Ausgabe. In 80% der Fälle finde ich den richtigen Match - Sie müssen nur noch bestätigen.
Wie funktioniert’s? Ich kombiniere mehrere Faktoren: Betrag, Referenznummer, IBAN, Name und Zeitraum. Je mehr Übereinstimmungen, desto höher mein Vertrauen - und desto weniger Arbeit für Sie.
So funktioniert der Matching-Algorithmus
Ich analysiere jede Transaktion in mehreren Schritten und berechne einen Confidence Score (Vertrauenswert) von 0-100%.
Matching-Faktoren
| Faktor | Gewichtung | Max. Score | Beispiel |
|---|---|---|---|
| Exakter Betrag | Sehr hoch | 50% | Rechnung: EUR 1.234,00 = Zahlung: EUR 1.234,00 |
| Referenznummer | Sehr hoch | 20% | “RE-2024-0042” im Verwendungszweck |
| Datums-Nähe | Hoch | 30% | Zahlung 2 Tage nach Rechnungsdatum |
| IBAN bekannt | Mittel | 15% | IBAN beim Kunden hinterlegt |
| Name Gegenseite | Mittel | 10% | “Müller GmbH” als Absender erkannt |
| Beschreibung | Niedrig | 5% | Ähnliche Begriffe im Verwendungszweck |
Der Gesamt-Score kann über 100% liegen, wenn mehrere starke Faktoren zutreffen. Ich normalisiere dann auf 100%.
Die Matching-Strategien
Exakt-Match
Strategie 1: Exakter Match
Confidence: 95-100%
Der Idealfall: Betrag, Referenz UND Datum stimmen überein.
Transaktion:
+ EUR 1.234,00 von AT611234500012345678
Verwendungszweck: "RE-2024-0042 Müller GmbH"
Datum: 15.01.2025
Match mit:
Rechnung RE-2024-0042
Betrag: EUR 1.234,00
Kunde: Müller GmbH (IBAN: AT611234500012345678)
Datum: 10.01.2025
→ Score: 100% - Automatische Zuordnung empfohlenAktion: Bei 95%+ Score schlage ich vor, automatisch zuzuordnen.
Confidence-Stufen verstehen
Nach der Analyse zeige ich Ihnen das Ergebnis mit einer Ampel:
| Score | Anzeige | Bedeutung | Empfohlene Aktion |
|---|---|---|---|
| 90-100% | Grün | Sehr sichere Zuordnung | Automatisch zuordnen |
| 70-89% | Hellgrün | Wahrscheinlich korrekt | Kurz prüfen, dann bestätigen |
| 50-69% | Gelb | Möglich, aber unsicher | Genau prüfen |
| 30-49% | Orange | Schwacher Match | Manuell prüfen |
| < 30% | Kein Match | Keine Übereinstimmung | Manuelle Zuordnung |
Sophie’s Tipp: Bei Scores unter 70% zeige ich Ihnen mehrere mögliche Matches an. So können Sie schnell vergleichen und die richtige Zuordnung wählen.
So läuft das Matching ab
Transaktionen importieren
Nach dem Import (z.B. via CAMT.053) starte ich automatisch die Analyse.
Matching berechnen
Für jede Transaktion:
- Ich suche alle offenen Rechnungen/Ausgaben
- Ich berechne für jede einen Score
- Ich sortiere nach Wahrscheinlichkeit
Ergebnisse anzeigen
Sie sehen in der Übersicht:
- Grüne Matches (90%+): Bereit zur Auto-Zuordnung
- Gelbe Matches (50-89%): Zur manuellen Prüfung
- Ohne Match: Neue Ausgabe erstellen oder ignorieren
Matching-Übersicht: Nach dem Import sehen Sie eine spezielle Ansicht “Offene Zuordnungen”. Jede Transaktion wird in einer Karte dargestellt. Links steht die Banktransaktion (Betrag, Absender, Datum), rechts daneben zeigt ein farbiger Balken den Match-Score (grün 90%+, gelb 50-89%, grau kein Match). Darunter sehen Sie die vorgeschlagene Rechnung oder mehrere Vorschläge zum Auswählen. Ein grüner “Bestätigen”-Button erscheint bei hohen Scores, bei niedrigeren ein “Prüfen”-Button.
Bestätigen oder korrigieren
- Bei hohen Scores: Ein Klick zur Bestätigung
- Bei mehreren Vorschlägen: Den richtigen auswählen
- Bei keinem Match: Manuell zuordnen
Automatische Zuordnung aktivieren
Für wiederkehrende, eindeutige Matches können Sie die automatische Zuordnung aktivieren:
Schwellenwert einstellen
Matching-Einstellungen: Unter Einstellungen → Banking → Matching finden Sie ein übersichtliches Panel. Oben sehen Sie einen Schieberegler für den Auto-Zuordnungs-Schwellenwert (50% bis 100%, Standard: 90%). Darunter befinden sich Checkboxen für Benachrichtigungsoptionen: “Bei jeder Auto-Zuordnung benachrichtigen”, “Wöchentliche Zusammenfassung”, “Nur bei Fehlern”. Ein Vorschau-Bereich zeigt, wie viele Transaktionen der letzten 30 Tage mit dem gewählten Schwellenwert automatisch zugeordnet worden wären.
Einstellungen → Banking → Matching
Automatisch zuordnen ab: [90%] ▾
Benachrichtigung: [✓] Bei jeder Auto-ZuordnungEmpfehlung: Starte konservativ mit 95%. Wenn Sie Vertrauen aufgebaut hast, können Sie den Schwellenwert senken.
Was passiert bei Auto-Zuordnung?
- Transaktion wird automatisch verknüpft
- Rechnung wird als “Bezahlt” markiert
- Sie erhalten eine Benachrichtigung
- Audit-Log wird erstellt (UGB §189)
Manuelle Nachbearbeitung
Nicht jeder Match ist eindeutig. Hier zeige ich Ihnen, wie Sie manuell nacharbeitest:
Mehrere Vorschläge
Wenn ich 2-3 mögliche Matches finde:
💰 +EUR 500,00 von Schmidt
Mögliche Zuordnungen:
┌─────────────────────────────────────────────────┐
│ 1. RE-2024-0078 - EUR 500,00 - 72% Match │
│ Kunde: Schmidt GmbH, Datum: 10.01.2025 │
├─────────────────────────────────────────────────┤
│ 2. RE-2024-0081 - EUR 500,00 - 65% Match │
│ Kunde: Schmidt KG, Datum: 12.01.2025 │
├─────────────────────────────────────────────────┤
│ 3. Andere Rechnung suchen... │
│ 4. Als neue Ausgabe erfassen │
│ 5. Ignorieren │
└─────────────────────────────────────────────────┘Teilzahlungen
Wenn der Betrag nicht exakt passt:
💰 +EUR 800,00 von Huber GmbH
Vorschlag:
RE-2024-0070 - EUR 1.200,00
→ Teilzahlung: EUR 800,00
→ Offen nach Zahlung: EUR 400,00
[Teilzahlung buchen] [Andere Rechnung] [Manuell]Sammelzahlungen
Wenn ein Kunde mehrere Rechnungen auf einmal bezahlt:
💰 +EUR 2.350,00 von Maier AG
Vorschlag - Sammelzahlung:
┌─────────────────────────────────────┐
│ [✓] RE-2024-0065 - EUR 850,00 │
│ [✓] RE-2024-0071 - EUR 1.000,00 │
│ [✓] RE-2024-0075 - EUR 500,00 │
├─────────────────────────────────────┤
│ Summe: EUR 2.350,00 ✓ │
└─────────────────────────────────────┘
[Sammelzahlung buchen]UGB §189 - Doppelte Buchführung
Nach UGB §189 muss jeder Geschäftsvorfall nachvollziehbar dokumentiert werden. Das Matching erstellt automatisch die korrekten Buchungssätze.
Was bei Zuordnung passiert
Bei einer Eingangsrechnung (Kunde zahlt):
Buchungssatz:
Soll: 2800 Bank (Geschäftskonto) EUR 1.234,00
Haben: 2000 Forderungen EUR 1.234,00Bei einer Ausgangsrechnung (Sie bezahlst):
Buchungssatz:
Soll: 3300 Verbindlichkeiten EUR 500,00
Haben: 2800 Bank (Geschäftskonto) EUR 500,00Audit-Trail
Jede Zuordnung wird dokumentiert:
- Zeitpunkt der Zuordnung
- Matching-Score und -Gründe
- Benutzer (falls manuell)
- Verknüpfte Dokumente
Best Practices
1. Rechnungsnummer kommunizieren
Bitte Ihre Kunden, bei der Überweisung die Rechnungsnummer anzugeben:
Zahlungshinweis auf Ihren Rechnungen: “Bitte gib bei der Überweisung die Rechnungsnummer RE-2024-0042 als Verwendungszweck an.”
2. IBAN bei Kunden pflegen
Je mehr Kunden-IBANs Sie hinterlegt hast, desto besser funktioniert das Matching:
- Gehen Sie zu Kunden → Kunde auswählen
- Trage die IBAN im Feld “Bankverbindung” ein
- Bei der nächsten Zahlung erkenne ich den Kunden sofort
3. Regelmäßig prüfen
Arbeite offene Matches wöchentlich ab:
- Montag: Letzte Woche durchgehen
- Monatsende: Alle offenen Transaktionen prüfen
- Quartalsende: Abstimmung für UVA
Sophie’s Tipp: Aktiviere die wöchentliche Erinnerung unter Einstellungen → Benachrichtigungen. Ich erinnere Sie jeden Montag an offene Transaktionen!
Fehlerbehebung
”Kein Match gefunden”
Mögliche Ursachen:
- Rechnung noch nicht erstellt
- Betrag weicht ab (Skonto, Rabatt)
- Kunde hat andere IBAN verwendet
Lösung:
- Prüfen Sie offene Rechnungen manuell
- Erstelle bei Bedarf eine neue Ausgabe
- Oder markiere als “Privatentnahme"
"Falscher Match vorgeschlagen”
Ursache: Ähnliche Beträge bei verschiedenen Kunden
Lösung:
- Klicken Sie auf “Andere Rechnung”
- Suchen Sie die korrekte Rechnung
- Ich lerne aus Ihrer Korrektur
”Doppelte Zuordnung”
Ursache: Transaktion wurde zweimal importiert
Lösung:
- Dies sollte nicht passieren (Duplikatprüfung)
- Falls doch: Gehe zu Banking → Transaktionen
- Lösche die doppelte Transaktion
Statistiken und Berichte
Im Dashboard siehst Sie Ihre Matching-Statistik:
Matching-Übersicht (Januar 2025)
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Transaktionen gesamt: 127
Automatisch zugeordnet: 102 (80%)
Manuell zugeordnet: 21 (17%)
Noch offen: 4 (3%)
Ø Matching-Score: 87%Nächste Schritte
Jetzt kennst Sie das Matching-System! Weiter geht’s mit:
- Zuordnung: Details zur manuellen Zuordnung
- Kontenabgleich: Abstimmung prüfen
- Transaktionen: Alle Transaktionen verwalten
Sophie’s Tipp: Der beste Match ist der, den Sie nicht manuell machen musst! Pflege Kunden-IBANs und bitte um Rechnungsnummern im Verwendungszweck - dann erreichst Sie über 90% automatische Zuordnung.