Rechnung bearbeiten & stornieren
Hallo, ich bin Sophie! 👋 Manchmal passieren Fehler oder Umstände ändern sich. Keine Sorge – ich zeige Ihnen, wie Sie Rechnungen korrigierst, ohne in Konflikt mit dem österreichischen Steuerrecht zu kommen!
Achtung: Eine bereits versendete Rechnung darfst Sie nicht einfach löschen! Das verstößt gegen das Prinzip der lückenlosen Rechnungsnummern (UStG §11). Ich zeige Ihnen, wie Sie es richtig machst.
Wann darf ich was?
| Rechnungsstatus | Bearbeiten | Stornieren | Gutschrift |
|---|---|---|---|
| Entwurf | ✅ Frei bearbeiten | ✅ Löschen möglich | ➖ Nicht nötig |
| Offen (versendet) | ⚠️ Nur Notizen | ✅ Storno-Rechnung | ✅ Ja |
| Bezahlt | ❌ Nein | ⚠️ Nur mit Gutschrift | ✅ Ja |
| Überfällig | ❌ Nein | ✅ Storno-Rechnung | ✅ Ja |
| Storniert | ❌ Nein | ➖ Bereits storniert | ➖ Nicht nötig |
Rechnung bearbeiten (Entwurf)
Solange eine Rechnung noch als Entwurf gespeichert ist, kannst Sie alles ändern:
Rechnung öffnen
- Gehen Sie zu Rechnungen im Hauptmenü
- Klicken Sie auf die Rechnung mit Status „Entwurf”
- Klicken Sie auf „Bearbeiten”
Änderungen vornehmen
Sie können ändern:
- Kundendaten
- Positionen (hinzufügen, entfernen, ändern)
- Beträge und USt-Sätze
- Leistungszeitraum
- Zahlungsbedingungen
- Rechnungsdatum
Speichern
Klicken Sie auf „Änderungen speichern” – ich prüfe erneut alle Pflichtangaben.
Rechnung stornieren
Wenn eine Rechnung bereits versendet wurde, musst Sie sie stornieren statt löschen.
Was passiert bei einer Stornierung?
- Die Originalrechnung bleibt im System (für die Buchhaltung)
- Eine Storno-Rechnung wird erstellt (negativer Betrag)
- Die Rechnungsnummer bleibt erhalten
- Beide Dokumente werden für 7 Jahre archiviert (BAO §132)
Rechnung auswählen
- Öffnen Sie die Rechnung, die storniert werden soll
- Klicken Sie auf „Mehr Aktionen” → „Stornieren”
Storno-Grund angeben
Wählen Sie einen Grund für die Stornierung:
- Fehlerhafte Angaben
- Leistung nicht erbracht
- Kundenwunsch
- Doppelte Ausstellung
- Sonstiges (mit Freitext)
Storno-Rechnung prüfen
Ich erstelle automatisch eine Storno-Rechnung mit:
- Verweis auf die Originalrechnung
- Negativem Gesamtbetrag
- Vermerk „Storno zu Rechnung Nr. XXX”
- Aktuellem Datum
Bestätigen und versenden
- Prüfen Sie die Storno-Rechnung in der Vorschau
- Klicken Sie auf „Stornierung bestätigen”
- Optional: Storno-Rechnung an Kunden senden
💡 Sophie’s Tipp: Nach einer Stornierung kannst Sie sofort eine neue, korrigierte Rechnung erstellen. Ich biete Ihnen an, die Daten zu übernehmen.
Gutschrift erstellen
Eine Gutschrift verwendest Sie, wenn:
- Ein Teil der Leistung nicht erbracht wurde
- Sie nachträglich einen Rabatt gewährst
- Es eine Reklamation gab
- Sie zu viel berechnet hast
Teilgutschrift
Teilgutschrift: Sie schreibst nur einen Teil des Betrags gut.
Beispiel: Rechnung über €1.000, davon €200 Gutschrift für mangelhafte Lieferung.
Ergebnis:
- Originalrechnung: €1.000
- Gutschrift: -€200
- Offener Betrag: €800
Gutschrift starten
- Öffnen Sie die betreffende Rechnung
- Klicken Sie auf „Mehr Aktionen” → „Gutschrift erstellen”
Gutschriftspositionen definieren
- Wählen Sie aus der Originalrechnung, welche Positionen gutgeschrieben werden
- Passen Sie ggf. die Mengen oder Beträge an
- Der USt-Satz wird automatisch von der Originalposition übernommen
Beispiel Teilgutschrift:
| Position | Original | Gutschrift |
|---|---|---|
| Webdesign (10 Std.) | €850,00 | -€170,00 (2 Std.) |
| Hosting (1 Jahr) | €150,00 | €0,00 |
| Gesamt netto | €1.000,00 | -€170,00 |
Gutschrift prüfen
Ich prüfe automatisch:
- ✅ Verweis auf Originalrechnung vorhanden
- ✅ Negativer Betrag korrekt
- ✅ USt-Sätze stimmen überein
- ✅ Gutschriftsnummer vergeben
Gutschrift versenden
- Klicken Sie auf „Gutschrift erstellen”
- Versenden Sie sie per E-Mail oder PDF an Ihren Kunden
Sophie’s Tipp: Die Gutschrift wird automatisch mit der Originalrechnung verknüpft. Im Dashboard sehen Sie den aktuellen Saldo pro Kunde – inkl. aller Gutschriften.
Unterschied: Storno vs. Gutschrift
| Kriterium | Storno-Rechnung | Gutschrift |
|---|---|---|
| Verwendung | Rechnung war komplett falsch | Teilbetrag korrigieren |
| Betrag | Immer 100% der Originalrechnung | Flexibel (1-100%) |
| Nächster Schritt | Neue Rechnung erstellen | Kunde zahlt Differenz |
| Buchhaltung | Rechnung = 0 | Offener Betrag reduziert |
| Nummerierung | „Storno zu RE-2026-001” | „GS-2026-001” |
Häufige Szenarien
Falscher Kunde angegeben
- Storniere die Rechnung (Grund: „Fehlerhafte Angaben”)
- Erstelle eine neue Rechnung mit dem richtigen Kunden
- Versende beide Dokumente
Falscher Betrag
Zu wenig berechnet
Sie haben zu wenig berechnet:
Erstelle eine Nachberechnung (zusätzliche Rechnung) für den Differenzbetrag.
Beispiel: Sie haben €800 berechnet, richtig wären €1.000 gewesen. → Neue Rechnung über €200 erstellen.
Leistung wurde nicht vollständig erbracht
Erstellen Sie eine Teilgutschrift für den nicht erbrachten Teil:
- Öffnen Sie die Originalrechnung
- Erstellen Sie eine Gutschrift
- Geben Sie nur die nicht erbrachten Positionen/Mengen an
- Versenden Sie die Gutschrift an den Kunden
Zusammenfassung
| Situation | Lösung | Aktion |
|---|---|---|
| Entwurf korrigieren | Bearbeiten | Direkt ändern und speichern |
| Versendete Rechnung falsch | Stornieren | Storno + neue Rechnung |
| Zu viel berechnet | Gutschrift | Teilgutschrift erstellen |
| Kunde zahlt nicht | Mahnung | Zahlungserinnerung → |
Achtung – BAO §132: Alle Stornos und Gutschriften werden 7 Jahre lang aufbewahrt. Sie können sie nicht löschen, aber sie sind nur für Sie sichtbar (nicht für das Finanzamt, bis zur Prüfung).
💡 Sophie’s Tipp: Bei Unsicherheiten, ob Storno oder Gutschrift richtig ist, frag mich einfach im Chat! Ich analysiere Ihre Situation und gebe Ihnen eine klare Empfehlung.
Weiter geht’s: Wiederkehrende Rechnungen einrichten →