DSGVO Datenschutz

Datenschutz & DSGVO

Wo werden meine Daten gespeichert?

Ihre DSGVO-Rechte

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO / Verordnung EU 2016/679) gewährt Ihnen umfangreiche Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten.

Account-Löschung: 2-Schritt-Verifikation

BuchhaltGenie implementiert eine 2-Schritt-Verifikation für die Kontolöschung gemäß DSGVO Art. 17. Dieser Prozess schützt Sie vor unbeabsichtigten oder unbefugten Löschungen.

Der Löschprozess im Detail

Technische Sicherheitsmaßnahmen

BAO §132: Aufbewahrungspflicht

Die österreichische Bundesabgabenordnung (BAO) schreibt in §132 vor:

BAO §132: Bücher, Aufzeichnungen, Belege und Geschäftspapiere sind sieben Jahre aufzubewahren.

Was fällt unter die 7-Jahres-Frist?

Wann beginnt die Frist?

Die 7-Jahres-Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung erfolgte.

Beispiel:

• Rechnung vom 15. März 2026
• Frist beginnt: 1. Jänner 2027
• Frist endet: 31. Dezember 2033
• Löschung möglich: ab 1. Jänner 2034

BAO §149: Sonderfall Betriebsprüfung

Technische Sicherheitsmaßnahmen (Art. 32 DSGVO)

Verschlüsselung

Zugriffskontrolle (RLS - Row-Level Security)

BuchhaltGenie implementiert 100% RLS-Abdeckung auf Datenbankebene:

Mitarbeiter-Zugriff

• Alle Mitarbeiter sind zur Verschwiegenheit verpflichtet
• Zugriff nur nach “Need-to-know”-Prinzip
• Alle Zugriffe werden protokolliert
• Regelmäßige Sicherheitsschulungen
• Hintergrundüberprüfungen

Soft-Delete Pattern: DSGVO & BAO vereint

Eine der größten Herausforderungen bei der DSGVO-Umsetzung ist der scheinbare Konflikt zwischen dem Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO) und der Aufbewahrungspflicht (BAO SS132). BuchhaltGenie löst diesen Konflikt elegant mit einem Soft-Delete Pattern auf Datenbankebene.

Wie funktioniert Soft-Delete?

Jede Tabelle mit steuerrelevanten Daten hat zwei spezielle Felder:

Der Lösch-Lebenszyklus

deleted_at = JETZT
scheduled_hard_delete_at = JETZT + 7 Jahre + 90 Tage

-- RLS Policy: Soft-Delete Filter
CREATE POLICY "hide_deleted" ON invoices FOR ALL
  USING (deleted_at IS NULL);

Retention-Zeiträume im Überblick

RLS versteckt gelöschte Einträge

Die Row-Level Security Policies von BuchhaltGenie stellen sicher, dass:

1. Normale Benutzer keine gelöschten Daten sehen (auch nicht in Exporten)
2. Administratoren gelöschte Daten wiederherstellen können (innerhalb von 30 Tagen)
3. System-Prozesse auf anonymisierte Daten für Compliance-Zwecke zugreifen können
4. Externe APIs niemals gelöschte oder anonymisierte Daten erhalten

-- Beispiel: Invoice-Abfrage mit automatischem Soft-Delete-Filter
SELECT * FROM invoices WHERE business_id = 'abc123';
-- Ergebnis: Nur aktive Rechnungen (deleted_at IS NULL)
-- Gelöschte Rechnungen sind automatisch ausgeblendet

Restore-Funktionalität

Haben Sie versehentlich etwas gelöscht? Innerhalb von 30 Tagen können Sie es wiederherstellen:

Technische Compliance-Garantien

Sophie AI und Datenschutz

Die KI-Assistentin Sophie unterliegt besonderen Datenschutz-Vorkehrungen:

Was Sophie sieht

Was Sophie NICHT sieht

EU AI Act Compliance (Art. 52)

Gemäß EU AI Act Art. 52 sind KI-Systeme transparent zu kennzeichnen:

“Sie kommunizierst mit Sophie, einer KI-Assistentin von BuchhaltGenie. Sophie ist kein menschlicher Berater und ersetzt keine professionelle Steuerberatung.”

Diese Kennzeichnung erscheint in jedem Chat.

Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO)

BuchhaltGenie arbeitet ausschließlich mit DSGVO-konformen Anbietern:

AVV = Auftragsverarbeitungsvertrag (verpflichtend nach Art. 28 DSGVO) SCCs = Standard Contractual Clauses der EU-Kommission

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Kann ich alle meine Daten sofort löschen lassen?

Teilweise. Persönliche Daten (Name, E-Mail, Kontaktdaten) werden sofort anonymisiert. Buchhaltungsbelege müssen jedoch gemäß BAO §132 für 7 Jahre aufbewahrt werden. Diese werden anonymisiert gespeichert - ohne Verbindung zu Ihrer Person - und nach Ablauf der Frist automatisch gelöscht.

Was passiert bei einer Betriebsprüfung?

Während einer laufenden Betriebsprüfung (BAO §149) können wir Ihren Account nicht löschen. Die Aufbewahrungspflicht verlängert sich automatisch bis zum Abschluss der Prüfung. Sie wirst darüber informiert.

Wie sicher ist die Datenübertragung?

Alle Daten werden mit TLS 1.3 verschlüsselt übertragen. Dies ist der aktuellste und sicherste Standard für Internetkommunikation.

Wer hat Zugriff auf meine Daten?

• Sie selbst: Vollzugriff auf alle Ihre Daten
• Ihr Steuerberater: Nur wenn Sie ihm Zugang gewährst
• BuchhaltGenie-Support: Nur bei konkreten Support-Anfragen und mit Ihrer Zustimmung
• Behörden: Nur bei rechtlich bindenden Anfragen (z.B. Betriebsprüfung)

Kann mein Steuerberater meine Daten sehen?

Nur wenn Sie ihm explizit Zugang gewährst. Sie können in den Einstellungen einen Steuerberater-Zugang einrichten und dessen Berechtigungen granular steuern.

Was passiert mit meinen Daten bei einer Insolvenz von BuchhaltGenie?

Ihre Daten gehören Ihnen. Im unwahrscheinlichen Fall einer Insolvenz wirst Sie frühzeitig informiert und haben die Möglichkeit, einen vollständigen Datenexport durchzuführen. Die Daten werden niemals an Dritte verkauft.

Rechtliche Grundlagen

DSGVO Art. 6 Abs. 1 lit. f: Berechtigtes Interesse

Neben den oben genannten Rechtsgrundlagen nutzt BuchhaltGenie für bestimmte Verarbeitungen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO - die Rechtsgrundlage des berechtigten Interesses.

Was ist “berechtigtes Interesse”?

Das berechtigte Interesse ist eine flexible Rechtsgrundlage, die insbesondere bei B2B-Kundenbeziehungen relevant ist.

Wann nutzt BuchhaltGenie Art. 6 Abs. 1 lit. f?

Interessenabwägung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f

Die DSGVO verlangt eine Abwägung zwischen unseren Interessen und Ihren Rechten:

BuchhaltGenie-Interesse:        Ihr Recht:
  Ordnungsgemäße Buchhaltung     →  Datenschutz
  Betrugsprävention              →  Privatsphäre
  IT-Sicherheit                  →  Selbstbestimmung
  Rechtsverfolgung               →  Anonymität

  Ergebnis: Abwägung je nach Fall

Kriterien für die Abwägung:

1. Erforderlichkeit: Ist die Verarbeitung wirklich nötig?
2. Angemessenheit: Gibt es mildere Mittel?
3. Transparenz: Ist der Zweck klar kommuniziert?
4. Widerspruchsrecht: Können Sie widersprechen? (Art. 21 DSGVO)

Ihre Rechte bei Art. 6 Abs. 1 lit. f

Beispiele:

Dokumentation und Transparenz

BuchhaltGenie dokumentiert alle Verarbeitungen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f:

• Verarbeitungsverzeichnis (Art. 30 DSGVO): Interne Dokumentation aller Verarbeitungen
• Datenschutzerklärung: Öffentliche Darstellung der Rechtsgrundlagen
• Interessenabwägung: Schriftlich dokumentiert für jede Verarbeitung

Einsicht: Sie können jederzeit Auskunft (Art. 15 DSGVO) verlangen, welche Daten auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. f verarbeitet werden.

Typische Fehler bei Art. 6 Abs. 1 lit. f

Weitere Informationen

Ausführliche Informationen zur Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f finden Sie:

• DSGVO Art. 6 (Rechtstext) 
• Erwägungsgrund 47 DSGVO  - Erläuterung berechtigtes Interesse
• Österreichische Datenschutzbehörde - Leitfaden 

Kontakt

Strafen bei Verstößen

Siehe auch

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