Kunden anlegen
Kunden anlegen und verwalten
Hallo, ich bin Sophie! 👋 In diesem Leitfaden zeige ich Ihnen, wie Sie Ihre Kundendaten professionell verwalten. Eine saubere Kundendatenbank ist das Fundament für rechtskonforme Rechnungen und effiziente Buchhaltung.
Was Sie hier lernen
- Wie Sie einen neuen Kunden anlegen (Unternehmen oder Privatkunde)
- Wie die UID-Validierung mit VIES-Abfrage funktioniert
- Wie Reverse Charge automatisch erkannt wird
- Wie Sie Kundendaten bearbeiten und Kontakte verwalten
- Wie Sie Kunden archivieren und wiederherstellen
- Welche DSGVO- und UStG-Anforderungen gelten
- Wie die Integration mit Rechnungen funktioniert
Kundenübersicht
Navigiere im Dashboard zu Kunden oder klicken Sie auf das Personen-Symbol in der Seitenleiste. Hier sehen Sie alle Ihre Kunden auf einen Blick:
| Ansicht | Beschreibung |
|---|---|
| Alle Kunden | Vollständige Liste mit Such- und Filterfunktion |
| Unternehmen | Nur Geschäftskunden (B2B) |
| Privatkunden | Nur Privatkunden (B2C) |
| Archiviert | Archivierte Kunden (wiederherstellbar) |
Schnellaktionen in der Übersicht
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Neue Rechnung | Direkt eine Rechnung für diesen Kunden erstellen |
| Bearbeiten | Kundendaten ändern |
| Archivieren | Kunde archivieren (Soft Delete) |
| Exportieren | Kundendaten als CSV/PDF exportieren |
Neuen Kunden anlegen
Kundentyp wählen
Klicken Sie auf ”+ Neuer Kunde” und wählen Sie den Kundentyp:
| Typ | Wann verwenden? | Besonderheiten |
|---|---|---|
| Unternehmen | Geschäftskunden (GmbH, AG, e.U., KG, OG, etc.) | UID-Nummer möglich, Reverse Charge |
| Privatkunde | Endverbraucher ohne Gewerbe | Keine UID erforderlich |
Stammdaten eingeben
Je nach Kundentyp füllen Sie unterschiedliche Felder aus:
Für Unternehmen:
| Feld | Pflicht | Beispiel | Hinweis |
|---|---|---|---|
| Firmenname | Ja | Musterfirma GmbH | Vollständiger Firmenname |
| UID-Nummer | Nein (empfohlen) | ATU12345678 | Wird automatisch validiert |
| Firmenbuchnummer | Nein | FN 123456a | Für GmbH, AG obligatorisch |
| Steuernummer | Nein | 123/4567 | Falls keine UID vorhanden |
Für Privatkunden:
| Feld | Pflicht | Beispiel |
|---|---|---|
| Vorname | Ja | Max |
| Nachname | Ja | Mustermann |
| Titel | Nein | Mag., Dr. |
Kontaktdaten hinzufügen
| Feld | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|
| Für Rechnungsversand | kunde@beispiel.at | |
| Telefon | Kontaktnummer | +43 1 234 5678 |
| Mobiltelefon | Alternative Nummer | +43 660 123 4567 |
| Website | Firmenwebsite | www.beispiel.at |
Adresse eingeben
| Feld | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|
| Straße und Hausnummer | Geschäftsadresse | Hauptstraße 15 |
| Adresszusatz | Optional (Stiege, Tür) | Stiege 2, Tür 3 |
| PLZ | Vierstellig für Österreich | 1010 |
| Ort | Stadt oder Gemeinde | Wien |
| Land | Vorausgewählt | Österreich |
Kunde speichern
Klicken Sie auf “Kunde erstellen”. Der Kunde erhält automatisch eine eindeutige Kundennummer.
Sophie’s Tipp: Die PLZ wird automatisch auf vier Ziffern formatiert. Für österreichische Kunden ist das Standardformat korrekt. Bei deutschen Kunden sind fünf Ziffern erforderlich.
UID-Nummer Validierung
BuchhaltGenie validiert UID-Nummern automatisch und umfassend:
Format der österreichischen UID
ATU12345678
│ │
│ └── 8 Ziffern (0-9)
└───── Ländercode "ATU" (Österreich)Validierungsprüfungen
| Prüfung | Beschreibung | Automatisch |
|---|---|---|
| Format | Muss mit “ATU” beginnen und acht Ziffern haben | Ja |
| Prüfziffer | Mathematische Validierung der Prüfsumme | Ja |
| VIES-Abfrage | Live-Prüfung gegen EU-Datenbank | Ja |
VIES-Abfrage (EU-Validierung)
BuchhaltGenie führt automatisch eine VIES-Abfrage (VAT Information Exchange System) durch:
Was ist VIES?
Was ist VIES?
VIES ist das offizielle Umsatzsteuer-Informationsaustauschsystem der Europäischen Union. Es ermöglicht die Überprüfung der Gültigkeit von UID-Nummern aller EU-Mitgliedstaaten.
| Aspekt | Details |
|---|---|
| Betreiber | Europäische Kommission |
| Abdeckung | Alle 27 EU-Mitgliedstaaten |
| Kosten | Kostenlos |
| Verfügbarkeit | 24/7 (mit gelegentlichen Wartungsfenstern) |
| Rechtliche Basis | EU-Verordnung 904/2010 |
UStG §11 Anforderung: Bei Rechnungen an Unternehmen über 400 Euro (brutto) ist die UID-Nummer des Kunden verpflichtend. Ich erinnere Sie automatisch, falls sie fehlt!
EU-Ländercodes für UID-Nummern
| Land | Code | Format | Beispiel |
|---|---|---|---|
| Österreich | ATU | ATU + 8 Ziffern | ATU12345678 |
| Deutschland | DE | DE + 9 Ziffern | DE123456789 |
| Schweiz | CHE | CHE + 9 Ziffern + MWST | CHE-123.456.789 MWST |
| Italien | IT | IT + 11 Ziffern | IT12345678901 |
| Frankreich | FR | FR + 2 Zeichen + 9 Ziffern | FR12345678901 |
Reverse Charge (Automatische Erkennung)
BuchhaltGenie erkennt automatisch, wann Reverse Charge (Umkehr der Steuerschuldnerschaft) anwendbar ist:
Was ist Reverse Charge?
Bei grenzüberschreitenden B2B-Geschäften innerhalb der EU geht die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger über. Das bedeutet:
| Aspekt | Ohne Reverse Charge | Mit Reverse Charge |
|---|---|---|
| Wer führt USt ab? | Der Lieferant | Der Kunde |
| Auf der Rechnung | Netto + USt | Nur Netto |
| Hinweis erforderlich | Standard | ”Reverse Charge” Vermerk |
Wann wird Reverse Charge erkannt?
EU-Geschäftskunden
EU-Geschäftskunden (außerhalb Österreichs)
| Bedingung | Reverse Charge? | Hinweis auf Rechnung |
|---|---|---|
| Gültige EU-UID vorhanden | Ja, automatisch | ”Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (Reverse Charge)“ |
| Keine UID vorhanden | Nein | Österreichische USt berechnen |
| UID ungültig | Nein | Warnung + österreichische USt |
Sophie’s Tipp: Bei EU-Kunden empfehle ich Ihnen immer, die UID-Nummer einzutragen. So sparen Sie Ihnen und Ihrem Kunden die Umsatzsteuer, und die Rechnung ist korrekt.
Automatische Reverse Charge Erkennung
So funktioniert die automatische Erkennung bei BuchhaltGenie:
Kunde aus Deutschland (DE) + gültige UID (DE123456789)
│
▼
┌─────────────────────────────────┐
│ VIES-Validierung erfolgreich │
│ UID gültig, Firma bestätigt │
└─────────────────────────────────┘
│
▼
┌─────────────────────────────────┐
│ Reverse Charge automatisch │
│ aktiviert │
└─────────────────────────────────┘
│
▼
Rechnung: Netto-Betrag + Vermerk
"Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers"Sophie’s Tipp: Sie können die Reverse Charge Einstellung pro Kunde auch manuell überschreiben, falls Sie z.B. weißt, dass der Kunde keine gültige UID hat, aber trotzdem B2B handelt.
Kunden bearbeiten
Kunde öffnen
Klicken Sie in der Kundenliste auf den Namen des Kunden, um die Detailansicht zu öffnen. Alternativ können Sie auf “Bearbeiten” oder das Stift-Symbol klicken.
Bearbeitungsmodus aktivieren
In der Detailansicht klicken Sie auf “Bearbeiten” in der oberen rechten Ecke. Die bearbeitbaren Felder werden nun aktiv.
Daten ändern
Sie können folgende Felder bearbeiten:
| Bereich | Änderbare Felder | Nicht änderbar |
|---|---|---|
| Kontakt | E-Mail, Telefon, Mobiltelefon, Website | - |
| Adresse | Straße, PLZ, Ort, Land, Adresszusatz | - |
| Steuer | UID-Nummer, Steuernummer | Kundentyp |
| Stammdaten | Notizen, Tags, Standardrabatt | Firmenname/Name, Kundennummer |
| Einstellungen | Zahlungsziel, Währung, Sprache | Erstelldatum |
Sophie’s Tipp: Änderungen werden automatisch zwischengespeichert. Sie können die Bearbeitung jederzeit unterbrechen und später fortsetzen.
Änderungen speichern
Klicken Sie auf “Änderungen speichern”. Alle Änderungen werden sofort wirksam und protokolliert.
Wichtig bei UID-Änderungen: Bei Änderung der UID-Nummer wird automatisch eine VIES-Prüfung durchgeführt. Falls die neue UID ungültig ist, erhalten Sie eine Warnung und der Reverse Charge Status wird entsprechend angepasst.
Änderungshistorie einsehen
Jede Änderung an Kundendaten wird gemäß BAO §132 protokolliert. So sehen Sie die Historie:
Kundendetails öffnen
Navigiere zur Detailansicht des gewünschten Kunden.
Tab “Aktivitäten” wählen
Wechsle zum Tab “Aktivitäten” oder “Historie”.
Änderungen einsehen
Sie sehen eine chronologische Liste aller Änderungen:
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Zeitpunkt | Datum und Uhrzeit der Änderung |
| Benutzer | Wer die Änderung vorgenommen hat |
| Feld | Welches Feld geändert wurde |
| Alter Wert | Vorheriger Wert |
| Neuer Wert | Aktueller Wert |
Audit Trail (BAO §132): Die Änderungshistorie wird 7 Jahre aufbewahrt und kann nicht gelöscht oder manipuliert werden. Bei Betriebsprüfungen kann das Finanzamt diese Protokolle anfordern.
Warum bestimmte Felder nicht änderbar sind
| Feld | Grund | Lösung |
|---|---|---|
| Firmenname/Name | Audit Trail Integrität nach BAO §132 | Kunden archivieren und neu anlegen |
| Kundennummer | Eindeutige Identifikation, Referenz in Rechnungen | Kann nicht geändert werden |
| Kundentyp | Beeinflusst Steuerberechnung und Pflichtfelder | Kunden archivieren und neu anlegen |
| Erstelldatum | Unveränderliches Systemfeld | - |
Sophie’s Tipp: Falls sich der Firmenname deines Kunden geändert hat (z.B. durch Fusion oder Umfirmierung), archiviere den alten Kundeneintrag und lege einen neuen an. So bleibt die Rechnungshistorie des alten Kunden erhalten und korrekt zugeordnet.
Kontaktdaten verwalten
Mehrere Ansprechpartner
Sie können in den Notizen zusätzliche Ansprechpartner dokumentieren:
Ansprechpartner:
- Buchhaltung: Frau Müller (buchhaltung@firma.at)
- Geschäftsführung: Hr. Schmidt (+43 1 234 5679)
- Technik: Fr. Weber (technik@firma.at)E-Mail für Rechnungsversand
Die primäre E-Mail-Adresse wird für den automatischen Rechnungsversand verwendet. Stelle sicher, dass diese aktuell ist.
Alternative Rechnungsadresse
Falls der Kunde eine abweichende Rechnungsadresse hat (z.B. Zentrale vs. Filiale):
- Öffnen Sie den Kunden zur Bearbeitung
- Aktiviere “Abweichende Rechnungsadresse”
- Gib die alternative Adresse ein
Kunden archivieren
Warum Archivieren statt Löschen?
In Österreich gilt die gesetzliche Aufbewahrungspflicht nach BAO §132. Das bedeutet:
| Aspekt | Erklärung |
|---|---|
| Aufbewahrungsfrist | 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres |
| Betroffene Daten | Alle geschäftsrelevanten Unterlagen inkl. Kundendaten |
| Konsequenz bei Verstoß | Steuernachzahlungen, Bußgelder, Schätzung durch Finanzamt |
Deshalb unterscheidet BuchhaltGenie zwischen:
| Methode | Beschreibung | Daten erhalten? |
|---|---|---|
| Archivieren (Soft Delete) | Kunde wird ausgeblendet, bleibt aber gespeichert | Ja |
| Endgültiges Löschen (Hard Delete) | Daten werden unwiderruflich entfernt | Nein |
Wichtig: Ein endgültiges Löschen von Kundendaten ist während der 7-jährigen Aufbewahrungsfrist nicht möglich. Dies schützt Sie vor rechtlichen Konsequenzen bei Betriebsprüfungen.
Kunden archivieren
Archivierungsvorgang starten
Öffnen Sie den Kunden zur Bearbeitung und klicken Sie auf “Kunde archivieren” am Ende der Seite.
Auswirkungen prüfen
Das System zeigt Ihnen an, welche Auswirkungen die Archivierung hat:
| Auswirkung | Beschreibung |
|---|---|
| Offene Rechnungen | Werden angezeigt - Sie sollten diese zuerst abschließen |
| Neue Rechnungen | Können für diesen Kunden nicht mehr erstellt werden |
| Bestehende Rechnungen | Bleiben vollständig erhalten und zugänglich |
| Kundensuche | Kunde erscheint nicht mehr in der Standardansicht |
Grund angeben (optional)
Sie können einen Archivierungsgrund angeben, z.B.:
- Kunde inaktiv
- Geschäftsbeziehung beendet
- Firma aufgelöst
- Duplikat
Bestätigung
Sie werden gefragt: “Kunde wirklich archivieren?” - Bestätige mit “Archivieren”.
Soft Delete erfolgt
Der Kunde wird nicht endgültig gelöscht, sondern archiviert. Er bleibt 7 Jahre gemäß BAO §132 gespeichert.
BAO §132 Aufbewahrungspflicht: Kundendaten müssen mindestens 7 Jahre aufbewahrt werden. Daher werden archivierte Kunden nur ausgeblendet, nicht endgültig entfernt. Nach Ablauf der Frist können die Daten auf Antrag anonymisiert werden.
Was passiert mit archivierten Kunden?
| Funktion | Verhalten |
|---|---|
| Kundenübersicht | Nicht sichtbar (außer Filter “Archiviert”) |
| Neue Rechnungen | Kunde nicht auswählbar |
| Bestehende Rechnungen | Vollständig erhalten und einsehbar |
| Berichte & Statistiken | In historischen Auswertungen enthalten |
| Suche | Nur mit Filter “Inkl. Archivierte” auffindbar |
| DSGVO-Export | Daten können exportiert werden |
Kunden wiederherstellen
Archivierte Kunden können jederzeit wiederhergestellt werden:
Archivierte Kunden anzeigen
Setze in der Kundenübersicht den Filter auf “Archiviert” oder “Alle (inkl. Archivierte)”.
Kunden auswählen
Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü des gewünschten Kunden.
Wiederherstellen
Wählen Sie “Wiederherstellen”. Der Kunde ist sofort wieder aktiv und in allen Listen sichtbar.
Sophie’s Tipp: Prüfe nach der Wiederherstellung die Kontaktdaten des Kunden. Möglicherweise haben sich E-Mail-Adresse oder Telefonnummer in der Zwischenzeit geändert.
Endgültige Löschung nach Ablauf der Frist
Nach Ablauf der 7-jährigen Aufbewahrungsfrist können Sie eine Löschung beantragen:
Berechnung der Frist
Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres der letzten Transaktion:
Letzte Rechnung: 15.03.2026
Fristbeginn: 31.12.2026
Fristende: 31.12.2033
Löschung möglich ab: 01.01.2034Löschung beantragen
Kontaktiere den Support oder nutze die Option “Daten anonymisieren” unter Einstellungen → Datenschutz.
Anonymisierung vs. Löschung
| Option | Beschreibung | Statistiken erhalten? |
|---|---|---|
| Anonymisierung | Personenbezogene Daten werden entfernt, Transaktionen bleiben | Ja |
| Vollständige Löschung | Alle Daten werden entfernt | Nein |
DSGVO-Hinweis: Gemäß Art. 17 DSGVO haben Betroffene ein Recht auf Löschung. Dieses Recht ist jedoch durch die gesetzliche Aufbewahrungspflicht (BAO §132) eingeschränkt. Erst nach Ablauf der Frist kann eine Löschung oder Anonymisierung erfolgen.
Rechnungshistorie pro Kunde
Für jeden Kunden können Sie die vollständige Rechnungshistorie einsehen:
Kundendetails öffnen
Klicken Sie auf “Ansehen” beim gewünschten Kunden.
Zum Tab “Rechnungen” wechseln
Sie sehen alle Rechnungen dieses Kunden mit:
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Rechnungsnummer | Eindeutige Nummer (z.B. RE-2026-0001) |
| Datum | Rechnungsdatum |
| Betrag | Bruttobetrag |
| Status | Entwurf, Versendet, Bezahlt, Überfällig |
Aktionen
Von hier aus können Sie:
- Rechnungen bearbeiten (nur Entwürfe)
- Rechnungen erneut versenden
- PDFs herunterladen
- Zahlungsstatus ändern
- Mahnungen erstellen
Kundenstatistiken
| Metrik | Beschreibung |
|---|---|
| Gesamtumsatz | Summe aller bezahlten Rechnungen |
| Offene Forderungen | Summe unbezahlter Rechnungen |
| Durchschnittliche Zahlungsdauer | Tage bis zur Zahlung im Durchschnitt |
| Anzahl Rechnungen | Gesamtanzahl erstellter Rechnungen |
Sophie’s Tipp: Die Kundenstatistiken helfen Ihnen, Ihre besten Kunden zu identifizieren und Zahlungsverhalten zu analysieren. Kunden mit langen Zahlungsfristen können Sie mit kürzeren Zahlungszielen oder Skonto motivieren!
Kunden suchen und filtern
Die Kundenverwaltung bietet umfangreiche Such- und Filterfunktionen, um auch bei vielen Kunden schnell den richtigen zu finden.
Schnellsuche
Das Suchfeld oben rechts durchsucht automatisch mehrere Felder gleichzeitig:
| Suchkriterium | Beispiel | Findet |
|---|---|---|
| Firmenname | ”Muster” | Musterfirma GmbH, Muster & Partner KG |
| Kundennummer | ”K-2026” | K-2026-0001, K-2026-0042 |
| ”@beispiel” | info@beispiel.at, buchhaltung@beispiel.at | |
| UID-Nummer | ”ATU123” | ATU12345678 |
| Ort | ”Wien” | Alle Kunden aus Wien |
| PLZ | ”1010” | Alle Kunden mit PLZ 1010 |
Sophie’s Tipp: Die Suche beginnt bereits nach Eingabe von 2 Zeichen. Sie müssen nicht auf Enter drücken - die Ergebnisse werden live aktualisiert.
Erweiterte Suche
Für komplexere Suchanfragen klicken Sie auf “Erweiterte Suche”:
Suchfelder auswählen
Wähle, in welchen Feldern gesucht werden soll:
- Nur Firmenname
- Nur Kontaktdaten
- Nur Adresse
- Alle Felder (Standard)
Suchoperatoren verwenden
| Operator | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|
| UND | Beide Begriffe müssen vorkommen | Wien UND GmbH |
| ODER | Einer der Begriffe muss vorkommen | Wien ODER Graz |
| NICHT | Begriff darf nicht vorkommen | GmbH NICHT KG |
| "" | Exakte Phrase | "Musterfirma GmbH" |
Ergebnisse anzeigen
Die gefundenen Kunden werden mit Hervorhebung der Treffer angezeigt.
Filteroptionen
Kombiniere Filter, um die Kundenliste einzugrenzen:
| Filter | Optionen | Verwendung |
|---|---|---|
| Kundentyp | Alle, Unternehmen, Privatkunden | B2B vs. B2C trennen |
| Status | Alle, Aktiv, Archiviert | Archivierte ein-/ausblenden |
| Land | Österreich, Deutschland, andere EU, Drittland | Regionale Auswertung |
| Reverse Charge | Alle, Mit RC, Ohne RC | EU-Geschäftskunden finden |
| Erstellt | Letzte 7 Tage, Letzter Monat, Dieses Jahr, Benutzerdefiniert | Neue Kunden finden |
| Umsatz | Mit Umsatz, Ohne Umsatz, >1.000€, >10.000€ | Top-Kunden identifizieren |
Sophie’s Tipp: Filter können kombiniert werden. Beispiel: “Unternehmen” + “Deutschland” + “Mit RC” zeigt alle deutschen Geschäftskunden mit Reverse Charge.
Gespeicherte Suchen
Häufig verwendete Filtereinstellungen können gespeichert werden:
Filter einstellen
Konfiguriere die gewünschten Filter.
Suche speichern
Klicken Sie auf “Suche speichern” und gib einen Namen ein, z.B. “Deutsche B2B-Kunden”.
Gespeicherte Suche aufrufen
Ihre gespeicherten Suchen erscheinen im Dropdown “Gespeicherte Suchen” für schnellen Zugriff.
Sortierung
| Sortieren nach | Beschreibung | Typische Verwendung |
|---|---|---|
| Name (A-Z) | Alphabetisch aufsteigend | Standardansicht |
| Name (Z-A) | Alphabetisch absteigend | - |
| Erstellt (Neueste) | Neueste Kunden zuerst | Neue Kunden prüfen |
| Erstellt (Älteste) | Älteste Kunden zuerst | Langzeitkunden finden |
| Kundennummer | Aufsteigend oder absteigend | Systematische Durchsicht |
| Umsatz (Höchster) | Top-Kunden zuerst | Wichtige Kunden identifizieren |
| Letzte Aktivität | Kürzlich aktive zuerst | Aktive Kunden prüfen |
Tastenkürzel für schnelle Navigation
| Tastenkürzel | Aktion |
|---|---|
| / oder Strg+K | Suche fokussieren |
| Esc | Suche schließen / Filter zurücksetzen |
| ↑ / ↓ | In Ergebnissen navigieren |
| Enter | Ausgewählten Kunden öffnen |
| N | Neuen Kunden anlegen (wenn Suche nicht fokussiert) |
Sophie’s Tipp: Mit Strg+K (Windows) oder Cmd+K (Mac) öffnen Sie jederzeit die Schnellsuche - egal wo Sie Sie im System befinden.
Export-Funktionen
Einzelexport
Für einen einzelnen Kunden:
- Öffnen Sie die Kundendetails
- Klicken Sie auf “Exportieren”
- Wählen Sie das Format
Massenexport
Für mehrere Kunden gleichzeitig:
Kunden auswählen
Aktiviere die Checkboxen links neben den gewünschten Kunden.
Aktion wählen
Klicken Sie auf “Exportieren” in der Aktionsleiste.
Format wählen
| Format | Verwendung | Inhalt |
|---|---|---|
| Standard CSV | Allgemeine Verwendung, Excel-kompatibel | Alle Kundendaten |
| DATEV | Für Steuerberater mit DATEV-Software | DATEV-konforme Debitoren |
| BMD | Für BMD-Buchhaltungssoftware | BMD-Import-Format |
| Für Archivierung oder Druck | Formatierte Kundenliste | |
| JSON | Für technische Integration | Strukturierte Daten |
Bestätigen
Führe die gewählte Aktion aus. Der Export wird als Download bereitgestellt.
DATEV-Export im Detail
Der DATEV-Export ist für die Zusammenarbeit mit Steuerberatern optimiert:
| Feld | DATEV-Bezeichnung | Beispiel |
|---|---|---|
| Kundennummer | Debitorennummer | 10001 |
| Firmenname | Name1 | Musterfirma GmbH |
| Straße | Straße | Hauptstraße 15 |
| PLZ | PLZ | 1010 |
| Ort | Ort | Wien |
| UID | USt-ID | ATU12345678 |
Sophie’s Tipp: Exportiere regelmäßig Ihre Kundendaten als Backup. Auch wenn wir alle Daten sicher speichern, ist ein lokales Backup immer sinnvoll!
Integration mit Rechnungen
Schnelle Rechnungserstellung
Von der Kundenliste aus können Sie direkt eine Rechnung erstellen:
- Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü beim Kunden
- Wählen Sie “Neue Rechnung”
- Die Kundendaten werden automatisch übernommen
Automatisch übernommene Daten
| Daten | Aus Kundenstamm |
|---|---|
| Name/Firma | Vollständig übernommen |
| Adresse | Rechnungsadresse (oder Standardadresse) |
| UID-Nummer | Für B2B-Rechnungen |
| Für Rechnungsversand | |
| Reverse Charge | Automatisch erkannt |
| Standardrabatt | Falls hinterlegt |
Kundenspezifische Einstellungen
Pro Kunde können Sie festlegen:
| Einstellung | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|
| Standard-Zahlungsziel | Abweichendes Zahlungsziel | 30 Tage statt 14 |
| Standardrabatt | Automatischer Rabatt | 5% Treuerabatt |
| Währung | Abweichende Währung | CHF für Schweizer Kunden |
| Sprache | Rechnungssprache | Englisch für internationale Kunden |
Sophie’s Tipp: Hinterlege bei Stammkunden das vereinbarte Zahlungsziel und eventuelle Rabatte. So müssen Sie diese nicht bei jeder Rechnung neu eingeben!
DSGVO-Konformität
BuchhaltGenie verarbeitet Kundendaten vollständig DSGVO-konform:
Rechtliche Grundlage (Art. 6 DSGVO)
| Rechtsgrundlage | Anwendung |
|---|---|
| Art. 6 Abs. 1 lit. b | Vertragserfüllung (Rechnungsstellung) |
| Art. 6 Abs. 1 lit. c | Gesetzliche Pflicht (BAO §132) |
| Art. 6 Abs. 1 lit. f | Berechtigtes Interesse (Forderungsmanagement) |
Datenschutz-Maßnahmen
| Aspekt | Umsetzung |
|---|---|
| Zweckbindung | Daten nur für Rechnungsstellung und Buchhaltung |
| Datenminimierung | Nur notwendige Felder erfasst |
| Speicherbegrenzung | 7 Jahre nach BAO §132 |
| Löschung | Soft Delete mit Anonymisierungsoption |
| Auskunftsrecht | Export aller Kundendaten möglich |
| Verschlüsselung | AES-256 für gespeicherte Daten |
| Zugangskontrolle | RLS (Row-Level Security) auf Datenbankebene |
Betroffenenrechte Ihrer Kunden
Ihre Kunden (als betroffene Personen) haben folgende Rechte:
| Recht | DSGVO-Artikel | Ihre Pflicht |
|---|---|---|
| Auskunft | Art. 15 | Kundendaten auf Anfrage bereitstellen |
| Berichtigung | Art. 16 | Falsche Daten korrigieren |
| Löschung | Art. 17 | Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist löschen |
| Einschränkung | Art. 18 | Verarbeitung einschränken |
| Datenübertragbarkeit | Art. 20 | Daten in maschinenlesbarem Format bereitstellen |
DSGVO-Hinweis: Kundendaten werden gemäß DSGVO verarbeitet und 7 Jahre nach BAO §132 aufbewahrt. Nach Ablauf der Frist können die Daten auf Anfrage anonymisiert werden. Ihre Kunden können jederzeit Auskunft über ihre gespeicherten Daten verlangen.
Datenschutzerklärung für Ihre Kunden
Wir empfehlen, Ihre Kunden über die Datenverarbeitung zu informieren. Auf Ihren Rechnungen können Sie einen Hinweis aufnehmen:
“Ihre Daten werden gemäß DSGVO und BAO §132 verarbeitet und 7 Jahre aufbewahrt. Details: [Ihre Datenschutzerklärung]“
Tipps für effiziente Kundenverwaltung
Vollständige Daten erfassen
| Empfehlung | Warum? |
|---|---|
| Immer E-Mail angeben | Ermöglicht automatischen Rechnungsversand |
| UID bei B2B eintragen | Vermeidet Nachfragen bei der Rechnungsprüfung |
| Notizen nutzen | Dokumentiere besondere Vereinbarungen |
| Rechnungsadresse prüfen | Vermeidet Zustellprobleme |
Regelmäßige Pflege
- Prüfe quartalsweise auf veraltete Kontaktdaten
- Aktualisiere Adressen nach Umzügen
- Archiviere nicht mehr benötigte Kunden
- Exportiere regelmäßig Backups
Best Practices für UID-Nummern
| Situation | Empfehlung |
|---|---|
| Neuer B2B-Kunde | UID immer abfragen und validieren |
| UID-Änderung | Sofort im System aktualisieren |
| VIES-Fehler | Kunden kontaktieren, UID prüfen |
| Betriebsprüfung | VIES-Protokolle aufbewahren |
Häufige Fragen
Kann ich einen Kunden vollständig löschen?
Nein, aus rechtlichen Gründen (BAO §132, 7 Jahre Aufbewahrungspflicht) werden Kunden nur archiviert. Nach Ablauf der Frist können die Daten auf Anfrage anonymisiert werden.
Wie ändere ich den Firmennamen eines Kunden?
Der Firmenname kann nicht geändert werden (Audit Trail). Archiviere den Kunden und lege ihn mit dem korrekten Namen neu an.
Werden archivierte Kunden bei Rechnungen angezeigt?
Nein, archivierte Kunden erscheinen nicht mehr in der Kundenauswahl bei neuen Rechnungen. Bestehende Rechnungen behalten die Kundendaten.
Wie importiere ich Kunden aus einem anderen System?
BuchhaltGenie unterstützt den Import via CSV. Gehen Sie zu Kunden → Importieren und lade Ihre CSV-Datei hoch. Das System erkennt automatisch die Spalten.
Was passiert, wenn die UID-Validierung fehlschlägt?
Sie können den Kunden trotzdem speichern. BuchhaltGenie zeigt eine Warnung an und wiederholt die Validierung automatisch. Bei dauerhaft ungültiger UID wird kein Reverse Charge angewendet.
Wie erkenne ich, ob ein Kunde Reverse Charge hat?
In der Kundenübersicht sehen Sie ein “RC”-Symbol bei Kunden mit aktivem Reverse Charge. In den Kundendetails finden Sie die vollständigen Informationen.
Kann ich Kunden in verschiedene Kategorien einteilen?
Ja, Sie können über die Filter nach verschiedenen Kriterien sortieren. Zusätzlich können Sie Tags in den Notizen verwenden (z.B. “VIP”, “Neukunde”, “Stammkunde”).
Nächste Schritte
Jetzt wo Sie Ihre Kundendatenbank aufgebaut hast, können Sie Rechnungen erstellen:
Erstelle Ihre erste professionelle Rechnung
Erste Rechnung erstellenLerne alle Funktionen im Überblick kennen
Dashboard-TourVervollständige Ihre Firmendaten
Unternehmen einrichtenErfahre mehr über Datenschutz bei BuchhaltGenie
DSGVO & DatenschutzSophie’s Tipp: Bei Fragen zur Kundenverwaltung bin ich immer für Sie da! Fragen Sie mich einfach im Chat, zum Beispiel “Wie lege ich einen EU-Kunden an?” oder “Warum brauche ich die UID-Nummer?”.