Einstellungen
Hallo, ich bin Sophie! 👋 Willkommen bei den Einstellungen! Hier können Sie BuchhaltGenie ganz nach Ihren Wünschen anpassen. Ich zeige Ihnen alle Bereiche und erkläre, wofür sie gut sind.
Schnellzugriff: Klicken Sie auf Ihr Profilbild oben rechts und wählen Sie Einstellungen - schon sind Sie mittendrin!
Übersicht der Einstellungsbereiche
BuchhaltGenie bietet Ihnen über zwanzig Einstellungsbereiche. Hier die wichtigsten im Überblick:
Persönliche Daten, E-Mail und Sprache
ProfilFirmendaten, UID-Nummer, Adresse (UStG Paragraph elf)
UnternehmenPasswort, Zwei-Faktor-Authentifizierung, Sitzungen
SicherheitMitarbeiter, Steuerberater, Rollen
TeamTarif, Zahlungsmethode, Rechnungen
AbrechnungDSGVO-Export, Konto löschen, Cookies
Daten & DatenschutzProfil
Im Profil-Bereich verwalten Sie Ihre persönlichen Daten:
| Einstellung | Beschreibung |
|---|---|
| Name | Ihr vollständiger Name (erscheint auf Rechnungen) |
| Login-E-Mail und Benachrichtigungsadresse | |
| Telefon | Optional, für Rückfragen Ihrer Kunden |
| Sprache | Deutsch (Österreich) ist voreingestellt |
| Profilbild | Optional, wird im Team angezeigt |
E-Mail-Änderung: Wenn Sie Ihre E-Mail ändern, erhalten Sie einen Bestätigungslink. Bis zur Bestätigung bleibt die alte E-Mail aktiv.
Unternehmen
Hier hinterlegen Sie alle steuerlich relevanten Unternehmensdaten. Diese erscheinen auf Ihren Rechnungen und müssen den gesetzlichen Anforderungen nach UStG Paragraph elf entsprechen.
Pflichtangaben
| Feld | Format | Beispiel |
|---|---|---|
| Firmenname | Vollständiger Name | Musterfirma OG |
| Adresse | Straße und Hausnummer | Musterstraße zwölf |
| PLZ | Vier Ziffern | 1010 |
| Ort | Stadt | Wien |
| UID-Nummer | ATU + acht Ziffern | ATU12345678 |
| IBAN | AT + achtzehn Ziffern | AT12 1234 5678 9012 3456 |
| BIC | Acht bis elf Zeichen | GIBAATWWXXX |
Optionale Angaben
- Steuernummer: Für FinanzOnline-Meldungen
- Firmenbuchnummer: Falls im Firmenbuch eingetragen (z.B. FN 123456a)
- Telefon und Fax: Für Geschäftskorrespondenz
- Website: Wird auf Rechnungen angezeigt
Österreichische Compliance: Ihre UID-Nummer wird automatisch über das EU-VIES-System validiert. Ungültige Nummern können nicht gespeichert werden.
Buchhaltungsmodus
Sie können zwischen zwei Modi wählen:
| Modus | Für wen? | Beschreibung |
|---|---|---|
| E/A-Rechnung | EPUs, Kleinunternehmer | Einfache Einnahmen-Ausgaben-Rechnung |
| Doppik | GmbH, größere Betriebe | Doppelte Buchführung mit Kontenplan |
Der Wechsel von E/A zu Doppik ist jederzeit möglich. Der umgekehrte Weg erfordert eine neue Eröffnungsbilanz.
Sicherheit
Schützen Sie Ihr Konto mit modernen Sicherheitsfunktionen:
Passwort ändern
Aktuelles Passwort eingeben
Zur Bestätigung Ihrer Identität
Neues Passwort wählen
Mindestens acht Zeichen, idealerweise mit Zahlen und Sonderzeichen
Bestätigen und Speichern
Das neue Passwort ist sofort aktiv
Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)
Die Zwei-Faktor-Authentifizierung fügt eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzu:
| Methode | Beschreibung |
|---|---|
| Authenticator App | Google Authenticator, Authy oder ähnliche Apps |
| Backup-Codes | Zehn Einmalcodes für den Notfall |
Aktivieren Sie 2FA! Buchhaltungsdaten sind sensibel. Mit 2FA ist Ihr Konto auch bei gestohlenem Passwort geschützt.
Aktive Sitzungen
Sehen Sie alle Geräte, auf denen Sie angemeldet sind:
- Browser und Betriebssystem
- Standort (ungefähr)
- Letzte Aktivität
Sie können einzelne Sitzungen oder alle außer der aktuellen beenden.
Team
Arbeiten Sie mit Mitarbeitern oder Ihrem Steuerberater zusammen:
Rollen und Berechtigungen
| Rolle | Rechte |
|---|---|
| Inhaber | Voller Zugriff, kann Konto löschen |
| Administrator | Voller Zugriff, außer Konto löschen |
| Buchhalter | Rechnungen, Belege, Berichte |
| Steuerberater | Nur Lesezugriff auf alle Daten |
| Mitarbeiter | Eingeschränkt, nur eigene Bereiche |
Mitglied einladen
E-Mail-Adresse eingeben
Die Person erhält einen Einladungslink
Rolle auswählen
Wählen Sie die passenden Berechtigungen
Einladung senden
Der Link ist sieben Tage gültig
Tarif-abhängig: Je nach Tarif können Sie ein bis zehn Teammitglieder einladen. Der Steuerberater-Zugang ist immer inklusive.
Steuerberater verwalten
Ein spezieller Bereich für die Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater:
Steuerberater einladen
Ihr Steuerberater erhält Lesezugriff auf:
- Alle Rechnungen und Belege
- Finanzberichte und Auswertungen
- UVA- und Jahresabschluss-Exporte
- FinanzOnline-XML-Dateien
Kein Zugriff auf:
- Änderungen an Daten
- Zahlungsinformationen
- Accounteinstellungen
- Sophie-Chat-Verläufe
Zugriff widerrufen
Sie können den Zugriff jederzeit mit einem Klick widerrufen. Der Steuerberater verliert sofort alle Berechtigungen.
Abrechnung
Verwalten Sie Ihren Tarif und Ihre Zahlungen:
Aktueller Tarif
Hier sehen Sie:
- Ihren aktuellen Tarif (Free, Starter, Pro, Business, Enterprise)
- Enthaltene Funktionen und Limits
- Nächstes Abrechnungsdatum
- Monatlicher oder jährlicher Abrechnungszyklus
Tarif ändern
| Aktion | Wann wirksam? |
|---|---|
| Upgrade | Sofort, anteilige Berechnung |
| Downgrade | Zum Monatsende |
| Kündigung | Zum Periodenende |
Zahlungsmethode
Unterstützte Zahlungsmethoden:
- Kreditkarte (Visa, Mastercard, American Express)
- SEPA-Lastschrift
- Klarna (in ausgewählten Ländern)
Rechnungshistorie
Alle bisherigen Rechnungen als PDF zum Download. Für Ihre Buchhaltung und zur Vorlage beim Steuerberater.
Daten und Datenschutz
Ihre Daten gehören Ihnen. Hier haben Sie volle Kontrolle:
DSGVO-Datenexport
Gemäß DSGVO Artikel fünfzehn haben Sie das Recht auf eine Kopie Ihrer Daten:
| Export-Typ | Inhalt | Format |
|---|---|---|
| Kundendaten | Alle Ihre Kundenstammdaten | JSON |
| Rechnungen | Alle erstellten Rechnungen | JSON/PDF |
| Komplett-Export | Alle Daten Ihres Accounts | ZIP |
Verarbeitungszeit: Der Komplett-Export kann bei großen Datenmengen einige Minuten dauern. Sie erhalten eine E-Mail, wenn er fertig ist.
Konto löschen
Sie können Ihr Konto jederzeit löschen:
Löschung beantragen
Geben Sie den Grund an (optional)
Bestätigen per E-Mail
Sicherheitsbestätigung über Ihre E-Mail
Dreißig Tage Wartefrist
Zeit zum Widerrufen, falls Sie es sich anders überlegen
Endgültige Löschung
Nach dreißig Tagen werden Ihre Daten gelöscht
BAO Paragraph 132: Steuerlich relevante Daten (Rechnungen, Belege) müssen sieben Jahre aufbewahrt werden. Diese Daten werden erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht, auch wenn Sie Ihr Konto vorher löschen.
Cookie-Einstellungen
Verwalten Sie Ihre Cookie-Präferenzen:
- Notwendig: Immer aktiv, für Login und Sicherheit
- Funktional: Speichert Ihre Einstellungen
- Analytik: Hilft uns, BuchhaltGenie zu verbessern
Benachrichtigungen
Legen Sie fest, wie und wann Sie informiert werden:
E-Mail-Benachrichtigungen
| Benachrichtigung | Beschreibung | Standard |
|---|---|---|
| Zahlungseingänge | Wenn ein Kunde bezahlt hat | Aktiviert |
| Fällige Rechnungen | Erinnerung an unbezahlte Rechnungen | Aktiviert |
| Monatsabschluss | Zusammenfassung des Monats | Aktiviert |
| Limit-Warnungen | Bei achtzig Prozent Fair-Use | Aktiviert |
| Sicherheit | Login von neuem Gerät | Aktiviert |
| Marketing | Produktupdates und Tipps | Deaktiviert |
Push-Benachrichtigungen
Für die mobile App (PWA):
- Wichtige Zahlungseingänge
- Dringende Warnungen
- Sophie-Antworten
Erscheinungsbild
Passen Sie das Aussehen von BuchhaltGenie an:
| Einstellung | Optionen |
|---|---|
| Design | Hell, Dunkel, System |
| Kompaktmodus | Mehr Inhalt auf kleineren Bildschirmen |
| Schriftgröße | Klein, Normal, Groß |
Sophie AI
Einstellungen für Ihre KI-Assistentin:
Nutzungsstatistik
- Verbrauchte Sophie-Anfragen diesen Monat
- Verbleibendes Kontingent
- Verlauf der letzten Anfragen
Präferenzen
| Einstellung | Beschreibung |
|---|---|
| Antwortsprache | Deutsch (Österreich) |
| Detailgrad | Kurz, Standard, Ausführlich |
| Proaktive Tipps | Sophie gibt ungefragt Hinweise |
Transparenzhinweis: Sophie ist eine KI-Assistentin und ersetzt keine professionelle Steuerberatung. Alle KI-generierten Antworten sind als solche gekennzeichnet.
FinanzOnline
Einstellungen für die Integration mit dem Finanzamt:
Teilnehmerdaten
Für den automatischen Export benötigen Sie:
- Teilnehmer-ID: Ihre FinanzOnline-Kennung
- Benutzer-ID: Ihr Login-Name
- PIN: Wird nicht gespeichert, nur für einmalige Exporte
Export-Einstellungen
| Einstellung | Optionen |
|---|---|
| UVA-Zeitraum | Monatlich oder Quartalsweise |
| Automatische Erinnerung | Fünf Tage vor Fristende |
| Prüfung vor Export | Warnung bei unvollständigen Daten |
Rechnungsdesign
Gestalten Sie Ihre Rechnungen professionell:
Logo
- Unterstützte Formate: PNG, JPG, SVG
- Empfohlene Größe: fünfhundert mal zweihundert Pixel
- Position: Oben links oder oben rechts
Farben
- Primärfarbe für Überschriften
- Akzentfarbe für Buttons und Links
- Vorschau in Echtzeit
Fußzeile
Standardtext für alle Rechnungen:
- Bankverbindung
- Zahlungshinweise
- Rechtliche Hinweise (z.B. Kleinunternehmer-Hinweis)
Bankverbindungen
Verwalten Sie Ihre verbundenen Bankkonten:
Verbundene Konten
- Status der Verbindung (aktiv/abgelaufen)
- Letzte Synchronisierung
- Synchronisierungsintervall
Neue Bank verbinden
Über die sichere PSD2-Schnittstelle verbinden Sie österreichische Banken:
- Erste Bank und Sparkassen
- Raiffeisen
- BAWAG P.S.K.
- Bank Austria
- Und viele mehr
Nur Lesezugriff: BuchhaltGenie kann nur Transaktionen lesen. Überweisungen oder andere Änderungen sind technisch nicht möglich.
Zahlungen (Stripe Connect)
Ermöglichen Sie Ihren Kunden Online-Bezahlung:
Stripe-Konto verbinden
Nach der Einrichtung können Ihre Kunden:
- Per Kreditkarte bezahlen
- Per SEPA-Lastschrift bezahlen
- Sofortüberweisung nutzen
Gebührenstruktur
| Rechnungsbetrag | BuchhaltGenie-Gebühr |
|---|---|
| Unter zehn Euro | Keine Gebühr |
| Ab zehn Euro | Drei Prozent (mindestens fünfzig Cent) |
Hinzu kommen die Stripe-Standardgebühren (etwa 1,4 Prozent plus 25 Cent für EU-Karten).
Integrationen
Verbinden Sie BuchhaltGenie mit anderen Tools:
Verfügbare Integrationen
| Integration | Beschreibung |
|---|---|
| Kalender | Termine für Fristen und Mahnungen |
| Direktversand von Rechnungen | |
| Cloud-Speicher | Automatische Beleg-Sicherung |
API-Zugang
Für Entwickler und fortgeschrittene Nutzer:
- API-Schlüssel generieren
- Webhook-URLs konfigurieren
- Rate-Limits einsehen
Steuereinstellungen
Konfigurieren Sie Ihre steuerlichen Präferenzen:
Kleinunternehmerregelung
| Einstellung | Beschreibung |
|---|---|
| Status | Aktiviert/Deaktiviert |
| Grenze | 55.000 Euro (ab 2025) |
| Warnungen | Bei achtzig Prozent und neunzig Prozent |
Standard-Steuersätze
| Satz | Verwendung |
|---|---|
| Zwanzig Prozent | Normalsatz (Standard) |
| Dreizehn Prozent | Ermäßigt (Kultur, Blumen) |
| Zehn Prozent | Ermäßigt (Lebensmittel, Bücher) |
| Null Prozent | Befreit (EU-Lieferungen, Exporte) |
Feedback
Helfen Sie uns, BuchhaltGenie zu verbessern:
- Feature-Wünsche: Was fehlt Ihnen?
- Fehler melden: Was funktioniert nicht?
- Bewertung: Wie zufrieden sind Sie?
Ihr Feedback wird direkt an unser Entwicklungsteam weitergeleitet.
Dokumenteneinstellungen
Einstellungen für Belege und Dokumente:
| Einstellung | Optionen |
|---|---|
| OCR-Sprache | Deutsch (Standard) |
| Auto-Kategorisierung | Sophie ordnet Belege automatisch zu |
| Duplikaterkennung | Warnung bei ähnlichen Belegen |
| Aufbewahrung | Sieben Jahre (BAO-konform) |
Credits und Verbrauch
Übersicht über Ihre Nutzung:
Fair-Use-Übersicht
| Kontingent | Verbraucht | Verbleibend |
|---|---|---|
| Sophie-Anfragen | Anzeige | Anzeige |
| OCR-Scans | Anzeige | Anzeige |
| Rechnungen | Anzeige | Anzeige |
OCR-Pakete kaufen
Wenn Sie Ihr Limit erreichen, können Sie zusätzliche Scans erwerben:
| Paket | Scans | Preis | Gültigkeit |
|---|---|---|---|
| Starter | 100 | 9,99 Euro | Fünf Jahre |
| Pro | 300 | 24,99 Euro | Fünf Jahre |
| Business | 1.000 | 69,99 Euro | Fünf Jahre |
Häufige Fragen zu Einstellungen
Wie ändere ich meine UID-Nummer?
Gehen Sie zu Einstellungen und dann Unternehmen. Die UID-Nummer wird automatisch validiert.
Kann ich den Buchhaltungsmodus wechseln?
Ja, von E/A-Rechnung zu Doppik jederzeit. Der umgekehrte Weg ist komplexer und erfordert eine Eröffnungsbilanz.
Wie lösche ich mein Konto?
Unter Einstellungen, dann Daten und Datenschutz und dann Konto löschen. Dreißig Tage Widerrufsfrist gelten.
Wer kann meine Einstellungen ändern?
Nur Sie als Inhaber und Administratoren. Buchhalter und Steuerberater haben keinen Zugriff auf Einstellungen.
Brauchen Sie Hilfe?
Ich bin für Sie da:
- Fragen Sie mich im Chat
- E-Mail an office@buchhaltgenie.at
- Häufige Fragen durchstöbern
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