Mitarbeiter verwalten
Hallo, ich bin Sophie! 👋 In diesem Leitfaden zeige ich Ihnen, wie Sie Mitarbeiter in BuchhaltGenie anlegen und verwalten. Das Mitarbeiter-Modul ist speziell für österreichische Unternehmen entwickelt und berücksichtigt alle relevanten Gesetze wie ASVG, BAO, DSGVO und EStG.
Enterprise-Feature: Das vollständige Mitarbeiter-Modul mit SVNR-Validierung, Steuerklassen und erweitertem Audit Trail ist ab dem Enterprise-Tarif verfügbar. Im Business-Tarif können Sie bis zu 7 Benutzer verwalten.
Was Sie hier lernen
- ✅ Wie Sie Mitarbeiter anlegen und deren Berechtigungen verwalten
- ✅ Was die Sozialversicherungsnummer (SVNR) ist und wie sie validiert wird (ASVG §34)
- ✅ Wie BuchhaltGenie alle Änderungen 7 Jahre lang protokolliert (BAO §132)
- ✅ Welche Steuerklassen und Absetzbeträge es in Österreich gibt (EStG §33)
- ✅ Wie Ihre Mitarbeiterdaten DSGVO-konform verarbeitet werden
- ✅ Was die Geringfügigkeitsgrenze 2025 bedeutet (EUR 518,44/Monat)
Auf einen Blick
| Aspekt | Details |
|---|---|
| Verfügbarkeit | Enterprise-Tarif (10+ Benutzer) |
| SVNR-Validierung | Automatisch nach ASVG §34 (Modulo 11) |
| Audit Trail | 7 Jahre Aufbewahrung (BAO §132) |
| Datenschutz | DSGVO Art. 5, 9, 17, 30 konform |
| Steuerklassen | EStG §33 mit 7 Progressionsstufen |
| Geringfügigkeitsgrenze 2025 | EUR 518,44/Monat |
| Soft-Delete | Anonymisierung statt Löschung |
Mitarbeiter anlegen
Füge Teammitglieder zu Ihrem Unternehmen hinzu und weise ihnen die passenden Berechtigungen zu.
Mitarbeiter-Modul öffnen
Navigieren Sie zu Einstellungen → Team → Mitarbeiter hinzufügen oder klicken Sie im Dashboard auf das Team-Symbol.
Stammdaten eingeben
Füllen Sie die Pflichtfelder aus:
| Feld | Beschreibung | Pflicht |
|---|---|---|
| Vorname | Vorname des Mitarbeiters | ✅ Ja |
| Nachname | Nachname des Mitarbeiters | ✅ Ja |
| Geschäftliche E-Mail für Login | ✅ Ja | |
| Rolle | Berechtigungsstufe im System | ✅ Ja |
| SVNR | Sozialversicherungsnummer (10 Stellen) | Optional |
| Steuerklasse | Für Lohnverrechnung | Optional |
| Eintrittsdatum | Beginn des Beschäftigungsverhältnisses | Optional |
Rolle zuweisen
Wählen Sie die passende Berechtigungsstufe:
| Rolle | Beschreibung | Typische Verwendung |
|---|---|---|
| Administrator | Voller Zugriff auf alle Funktionen inkl. Benutzerverwaltung | Geschäftsführer, IT-Leiter |
| Buchhalter | Zugriff auf Buchhaltung, Berichte und Belege | Interne Buchhaltung |
| Mitarbeiter | Eingeschränkter Zugriff (z.B. nur Belege hochladen) | Außendienst, Vertrieb |
| Nur Lesen | Kann alle Daten einsehen, aber nichts ändern | Wirtschaftsprüfer |
SVNR eingeben (optional)
Die Sozialversicherungsnummer ist optional, wird aber bei Eingabe automatisch validiert.
SVNR-Format: Die österreichische Sozialversicherungsnummer besteht aus 10 Ziffern im Format NNNN DDMMYY - 4 Stellen Laufnummer + 6 Stellen Geburtsdatum. Mehr zur SVNR-Validierung →
Mitarbeiter speichern
Klicken Sie auf Speichern. Der Mitarbeiter erhält eine E-Mail-Einladung zur Kontoaktivierung.
Audit Trail: Alle Änderungen (Anlage, Bearbeitung, Löschung) werden automatisch gemäß BAO §132 für 7 Jahre protokolliert. Es wird festgehalten, wer wann was geändert hat.
SVNR (Sozialversicherungsnummer)
Die Sozialversicherungsnummer ist das zentrale Identifikationsmerkmal im österreichischen Sozialversicherungssystem. BuchhaltGenie validiert die SVNR automatisch nach den Vorgaben des ASVG §34.
Was ist die SVNR?
Die SVNR wird bei der ersten Anmeldung zur Sozialversicherung vergeben und bleibt ein Leben lang gleich. Sie setzt sich aus zwei Teilen zusammen:
| Teil | Stellen | Bedeutung | Beispiel |
|---|---|---|---|
| Laufnummer | 1-3 | Individuelle Nummer | 123 |
| Prüfziffer | 4 | Kontrollziffer (Modulo 11) | 4 |
| Geburtsdatum | 5-10 | DDMMYY | 150385 |
Vollständiges Beispiel: 1234 150385 = Laufnummer 123, Prüfziffer 4, geboren am 15.03.1985
Wie funktioniert die Validierung (ASVG §34)?
BuchhaltGenie prüft jede eingegebene SVNR automatisch mit dem Modulo-11-Verfahren:
Ziffern gewichten
Die ersten 9 Ziffern werden mit den Faktoren 3, 7, 9, 5, 8, 4, 2, 1, 6 multipliziert.
Summe berechnen
Alle gewichteten Produkte werden addiert.
Prüfziffer ermitteln
Die Summe wird durch 11 geteilt. Der Rest muss der 4. Stelle (Prüfziffer) entsprechen.
Sonderfall Rest = 10
Ergibt die Division einen Rest von 10, ist die SVNR ungültig.
Validierung schlägt fehl? Prüfen Sie, ob alle 10 Ziffern korrekt eingegeben wurden. Die häufigsten Fehler sind Zahlendreher im Geburtsdatum. Bei anhaltenden Problemen kontaktieren Sie bitte Ihren Sozialversicherungsträger.
Technische Details
| Aspekt | Details |
|---|---|
| Rechtsgrundlage | ASVG §34 (Allgemeines Sozialversicherungsgesetz) |
| Format | 10 Ziffern (keine Leerzeichen, keine Bindestriche) |
| Prüfverfahren | Modulo 11 mit Gewichtung 3-7-9-5-8-4-2-1-6 |
| Speicherung | Verschlüsselt (AES-256), nur Hash im Audit-Log |
| Pflichtfeld | Nein (optional, aber empfohlen für Lohnverrechnung) |
Datenschutz-Hinweis: Die SVNR ist ein sensibles personenbezogenes Datum. Im Audit-Log wird nur protokolliert, ob eine SVNR vorhanden ist, nicht der konkrete Wert. Die SVNR selbst wird verschlüsselt gespeichert.
BAO §132: Audit Trail und Aufbewahrung
Alle Änderungen an Mitarbeiterdaten werden gemäß der Bundesabgabenordnung (BAO) §132 für 7 Jahre aufbewahrt. Dies ist eine gesetzliche Verpflichtung für österreichische Unternehmen.
Was wird protokolliert?
CREATE
Mitarbeiter anlegen (CREATE)
Bei der Neuanlage eines Mitarbeiters wird protokolliert:
| Feld | Beispiel |
|---|---|
| Aktion | CREATE |
| Zeitstempel | 2026-01-04 14:32:15 CET |
| Benutzer | admin@deinefirma.at |
| Neue Werte | name: “Max Mustermann”, rolle: “Buchhalter” |
| SVNR vorhanden | Ja/Nein (nicht der Wert!) |
| IP-Adresse | 192.168.1.100 (anonymisiert nach 30 Tagen) |
Aufbewahrungsfristen
| Datentyp | Aufbewahrungsfrist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Lohn- und Gehaltsabrechnungen | 7 Jahre | BAO §132 |
| Dienstverträge | 7 Jahre nach Vertragsende | BAO §132 |
| Steuerabzüge (Lohnsteuer) | 7 Jahre | BAO §132, EStG |
| Sozialversicherungsmeldungen | 7 Jahre | ASVG |
| Audit-Log-Einträge | 7 Jahre | BAO §132 |
| Zugriffsprotokoll | 1 Jahr | DSGVO Art. 30 |
Automatische Löschung: Nach Ablauf der 7-Jahres-Frist werden auch anonymisierte Daten automatisch gelöscht. BuchhaltGenie berechnet die Fristen automatisch und führt die Löschung im Hintergrund durch.
DSGVO-Konformität
Die Verarbeitung von Mitarbeiterdaten unterliegt strengen Datenschutzanforderungen. BuchhaltGenie erfüllt alle relevanten DSGVO-Artikel.
Relevante DSGVO-Artikel
Art. 5 Grundsätze
Art. 5: Grundsätze der Datenverarbeitung
BuchhaltGenie setzt die DSGVO-Grundsätze wie folgt um:
| Grundsatz | Umsetzung in BuchhaltGenie |
|---|---|
| Rechtmäßigkeit | Verarbeitung nur auf Basis Arbeitsvertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b) oder gesetzlicher Pflicht (lit. c) |
| Zweckbindung | Daten nur für Personalverwaltung und Lohnverrechnung |
| Datenminimierung | Nur notwendige Felder, SVNR ist optional |
| Richtigkeit | Mitarbeiter können Daten selbst aktualisieren |
| Speicherbegrenzung | Automatische Löschung nach Fristablauf |
| Integrität | AES-256 Verschlüsselung, RLS-Isolation |
Steuerklassen nach EStG §33
Für die korrekte Lohnverrechnung musst Sie die Steuerklassifikation jedes Mitarbeiters erfassen. Österreich verwendet ein progressives Steuersystem mit 7 Stufen.
Einkommensteuertarif 2025
Die aktuellen Steuersätze nach EStG §33 für das Jahr 2025:
| Stufe | Jahreseinkommen von | Jahreseinkommen bis | Steuersatz |
|---|---|---|---|
| 1 | EUR 0 | EUR 12.816 | 0% |
| 2 | EUR 12.817 | EUR 21.542 | 20% |
| 3 | EUR 21.543 | EUR 35.075 | 30% |
| 4 | EUR 35.076 | EUR 68.438 | 40% |
| 5 | EUR 68.439 | EUR 103.389 | 48% |
| 6 | EUR 103.390 | EUR 1.000.000 | 50% |
| 7 | über EUR 1.000.000 | - | 55% |
Hinweis: Diese Steuerstufen gelten für das Kalenderjahr 2025. BuchhaltGenie aktualisiert die Werte automatisch bei gesetzlichen Änderungen.
Steuerklassifikationen
Neben den Steuerstufen gibt es in Österreich verschiedene Absetzbeträge, die die Steuerlast reduzieren:
| Klassifikation | Beschreibung | Jährlicher Absetzbetrag 2025 |
|---|---|---|
| Standard | Keine besonderen Absetzbeträge | Verkehrsabsetzbetrag EUR 463 |
| Alleinverdiener | Nur ein Elternteil hat Einkommen | EUR 520 - EUR 669 (je nach Kinderzahl) |
| Alleinerzieher | Alleinerziehend mit Kind(ern) | EUR 520 - EUR 669 (je nach Kinderzahl) |
Wichtig: Die Steuerklassifikation beeinflusst die Lohnsteuerberechnung direkt. Stellen Sie sicher, dass Mitarbeiter die korrekten Nachweise (z.B. Familienbescheinigung) vorgelegt haben, bevor Sie einen erhöhten Absetzbetrag eintragen.
Geringfügigkeitsgrenze 2025
| Grenze | Monatlich | Jährlich |
|---|---|---|
| Geringfügigkeitsgrenze 2025 | EUR 518,44 | EUR 6.221,28 |
Was bedeutet das?
- Mitarbeiter mit einem Bruttolohn unter EUR 518,44/Monat sind geringfügig beschäftigt
- Sie sind von der Vollversicherung ausgenommen (nur Unfallversicherung)
- Keine Lohnsteuer bei geringfügiger Beschäftigung
- Arbeitgeber zahlt nur die Unfallversicherung (1,1%)
BuchhaltGenie berechnet automatisch: Wenn Sie das Bruttogehalt eines Mitarbeiters eingeben, erkennt BuchhaltGenie automatisch, ob die Geringfügigkeitsgrenze überschritten wird, und passt die Sozialversicherungsbeiträge entsprechend an.
Rollen und Berechtigungen
Jeder Mitarbeiter erhält eine Rolle, die seine Zugriffsrechte im System definiert.
Schnellübersicht Berechtigungsmatrix
| Funktion | Administrator | Buchhalter | Mitarbeiter | Viewer |
|---|---|---|---|---|
| Rechnungen erstellen | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Rechnungen einsehen | ✅ | ✅ | Eigene | ✅ |
| Belege hochladen | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
| Berichte generieren | ✅ | ✅ | ❌ | ✅ |
| Buchhaltung einsehen | ✅ | ✅ | ❌ | ✅ |
| Banking-Transaktionen | ✅ | ✅ | ❌ | Nur Lesen |
| Mitarbeiter verwalten | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Einstellungen ändern | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Audit-Log einsehen | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Sophie AI nutzen | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
Detaillierte Berechtigungen: Eine vollständige Aufschlüsselung aller Rollen finden Sie im Abschnitt Team-Rollen im Detail weiter unten.
Sicherheitshinweis: Vergib Administrator-Rechte nur an vertrauenswürdige Personen. Administratoren können alle Daten einsehen, ändern und andere Benutzer verwalten.
Team-Rollen im Detail
BuchhaltGenie bietet ein flexibles Rollen-System, das an die Bedürfnisse österreichischer Unternehmen angepasst ist.
Standard-Rollen
Admin
Administrator
Voller Zugriff auf alle Funktionen und sensible Operationen.
Berechtigungen:
- ✅ Alle Buchhaltungsmodul (Rechnungen, Kunden, Angebote, Kassenbuch)
- ✅ Banking-Integration und Transaktionen
- ✅ Berichte und Exporte (inkl. FinanzOnline)
- ✅ Team-Verwaltung (Mitarbeiter einladen, Rollen ändern)
- ✅ Einstellungen (Geschäftsdaten, Zahlungsintegration, Feature-Flags)
- ✅ Audit-Logs einsehen
- ✅ Abonnement verwalten
Typische Verwendung: Geschäftsführer, IT-Leiter, Inhaber
Sicherheitshinweis: Administratoren können die gesamte Buchhaltung einsehen, ändern und löschen. Vergib diese Rolle nur an vollständig vertrauenswürdige Personen.
Mitarbeiter einladen
Laden Sie neue Team-Mitglieder ein und weise ihnen die passende Rolle zu.
Einladung starten
Navigiere zu Einstellungen → Team → Mitarbeiter einladen oder klicke im Dashboard auf das Team-Symbol.
E-Mail-Adresse eingeben
Gib die geschäftliche E-Mail-Adresse des neuen Mitarbeiters ein.
Wichtig: Die E-Mail-Adresse muss eindeutig sein. Jede E-Mail-Adresse kann nur für ein BuchhaltGenie-Konto verwendet werden.
Rolle auswählen
Wähle die passende Rolle aus dem Dropdown-Menü:
| Rolle | Wann verwenden? |
|---|---|
| Admin | Geschäftsführer, IT-Leiter |
| Buchhalter | Interne Buchhaltung, Lohnverrechner |
| Viewer | Steuerberater, Wirtschaftsprüfer |
| Mitarbeiter | Außendienst, Vertrieb (nur Belege) |
Optionale Nachricht hinzufügen
Sie können eine persönliche Nachricht an die Einladung anhängen (max. 500 Zeichen).
Beispiel:
“Hallo Maria, willkommen im Team! Hier können Sie alle Belege hochladen. Bei Fragen melden Sie sich bei mir. LG, Thomas”
Einladung absenden
Klicke auf Einladung senden. Der neue Mitarbeiter erhält eine E-Mail mit einem Aktivierungslink.
E-Mail-Bestätigung
Die Einladungs-E-Mail enthält:
- ✉️ Persönliche Begrüßung mit Firmennamen
- 🔗 Aktivierungslink (gültig 7 Tage)
- 📋 Zugewiesene Rolle und Berechtigungen
- 📚 Link zur Dokumentation
Ablauf der Einladung: Der Aktivierungslink ist 7 Tage gültig. Danach muss die Einladung erneut gesendet werden. Sie können abgelaufene Einladungen unter Team → Ausstehende Einladungen erneut senden.
Aktivierung durch den Mitarbeiter
Der eingeladene Mitarbeiter muss folgende Schritte durchführen:
E-Mail öffnen
Öffne die Einladungs-E-Mail von BuchhaltGenie (Absender: noreply@buchhaltgenie.at).
Link klicken
Klicke auf den Aktivierungslink. Sie werden zur Registrierungsseite weitergeleitet.
Passwort erstellen
Erstelle ein sicheres Passwort (mind. 12 Zeichen, Groß-/Kleinbuchstaben, Zahlen, Sonderzeichen).
2FA aktivieren (optional, empfohlen)
Aktiviere die Zwei-Faktor-Authentifizierung für zusätzliche Sicherheit.
Konto aktivieren
Klicke auf Konto aktivieren. Sie werden automatisch eingeloggt und zur Dashboard-Übersicht weitergeleitet.
Sicherheit: Alle Mitarbeiter-Passwörter werden mit bcrypt gehashed (14 Runden). BuchhaltGenie kann Passwörter niemals im Klartext einsehen.
Berechtigungen verwalten
Passe Berechtigungen pro Modul an und setze Datenschutz-Grenzen.
Modul-Berechtigungen
Jede Rolle hat granulare Berechtigungen pro Modul:
Datenschutz-Grenzen
BuchhaltGenie setzt automatisch Row-Level Security (RLS) Policies ein, um Daten zu isolieren:
| Isolation | Beschreibung | Compliance |
|---|---|---|
| Tenant-Isolation | Jeder Mitarbeiter sieht nur Daten seines Unternehmens | DSGVO Art. 32 |
| Rollen-Isolation | Viewer sehen keine Team-Einstellungen | DSGVO Art. 5 (Datenminimierung) |
| Eigene Belege | Mitarbeiter sehen nur selbst hochgeladene Belege | DSGVO Art. 5 (Zweckbindung) |
| Audit-Log-Zugriff | Nur Admin + Buchhalter | BAO §132 |
Technische Umsetzung: BuchhaltGenie nutzt PostgreSQL Row-Level Security (RLS) auf Datenbankebene. Selbst bei direktem Datenbankzugriff sind die Daten isoliert - kein Mitarbeiter kann Daten anderer Unternehmen sehen.
Audit-Log für Team-Aktionen
Alle team-relevanten Aktionen werden automatisch protokolliert:
| Aktion | Was wird protokolliert | Aufbewahrung |
|---|---|---|
| Mitarbeiter eingeladen | E-Mail, Rolle, Einladender, Zeitstempel | 7 Jahre |
| Rolle geändert | Alte Rolle, neue Rolle, Änderer, Zeitstempel | 7 Jahre |
| Mitarbeiter deaktiviert | Grund, Deaktivierer, Zeitstempel | 7 Jahre |
| Mitarbeiter gelöscht | Löschgrund, Löscher, Zeitstempel | 7 Jahre |
| Berechtigung geändert | Modul, alte/neue Berechtigung, Zeitstempel | 7 Jahre |
Zugriff auf Audit-Logs:
Navigiere zu Einstellungen → Team → Audit-Log oder klicke bei einem Mitarbeiter auf Änderungshistorie.
BAO §132 Konformität: Alle Audit-Logs werden 7 Jahre aufbewahrt und können bei Betriebsprüfungen als strukturierter Report exportiert werden.
Team-Limits pro Tarif
Die maximale Anzahl an Team-Mitgliedern hängt von Ihrem Tarif ab.
Übersicht
| Tarif | Max. Mitglieder | Rollen verfügbar | Custom Roles | Audit-Log erweitert |
|---|---|---|---|---|
| Free | 1 | Nur Admin | ❌ | ❌ |
| Starter | 2 | Admin, Mitarbeiter | ❌ | ❌ |
| Private | 1 | Nur Admin | ❌ | ❌ |
| Pro | 5 | Admin, Buchhalter, Viewer | ❌ | ❌ |
| Business | 7 | Admin, Buchhalter, Viewer, Mitarbeiter | ❌ | ✅ |
| Enterprise | 10+ | Alle Standard + Custom Roles | ✅ | ✅ |
Enterprise-Skalierung: Im Enterprise-Tarif können Sie die Anzahl der Mitarbeiter individuell vereinbaren (z.B. 15, 20, 50+ Mitglieder). Kontaktiere uns für ein individuelles Angebot.
Limit erreicht?
Wenn Sie die maximale Mitgliederanzahl erreicht haben:
- Option 1: Deaktiviere inaktive Mitarbeiter (zählen nicht zum Limit)
- Option 2: Upgrade auf einen höheren Tarif
- Option 3: Kontaktiere den Support für eine individuelle Lösung
Limit blockiert: Sie können keine neuen Mitarbeiter einladen, wenn Ihr Limit erreicht ist. Deaktivierte Mitarbeiter zählen NICHT zum Limit.
Kosten pro Mitarbeiter
| Tarif | Grundpreis | Preis pro Mitarbeiter | Gesamt (max. Mitglieder) |
|---|---|---|---|
| Free | €0 | - | €0 (1 Mitglied) |
| Starter | €19,99 | Inkludiert | €19,99 (2 Mitglieder) |
| Pro | €49,99 | Inkludiert | €49,99 (5 Mitglieder) |
| Business | €99,99 | Inkludiert | €99,99 (7 Mitglieder) |
| Enterprise | €199,00 | Inkludiert (10+) | Ab €199,00 |
Keine Zusatzkosten: Alle Tarife beinhalten die angegebene Mitgliederanzahl ohne Aufpreis. Nur im Enterprise-Tarif können zusätzliche Mitarbeiter über 10 hinaus individuell vereinbart werden.
Best Practices für Team-Management
1. Least-Privilege-Prinzip
Vergib immer die minimal notwendigen Berechtigungen.
| Falsch ❌ | Richtig ✅ |
|---|---|
| Alle Mitarbeiter bekommen Admin-Rechte | Nur Geschäftsführer = Admin |
| Außendienst kann Buchhaltung einsehen | Außendienst = Mitarbeiter-Rolle (nur Belege) |
| Praktikant hat vollen Zugriff | Praktikant = Viewer (nur lesen) |
Sicherheit: Je mehr Administratoren Sie haben, desto höher das Risiko von versehentlichen Löschungen oder unbefugten Änderungen.
2. Regelmäßige Berechtigungs-Reviews
Überprüfe quartalsweise alle Team-Mitglieder:
Review starten
Navigiere zu Einstellungen → Team → Alle Mitglieder.
Inaktive Mitarbeiter identifizieren
Sortiere nach Letzter Login. Mitarbeiter ohne Login in 90+ Tagen markieren.
Rollen überprüfen
Sind die Rollen noch aktuell? Hat sich die Aufgabe geändert?
Deaktivieren oder Rolle anpassen
- Inaktiv: Deaktiviere das Konto
- Rolle überholt: Passe die Rolle an (z.B. von Admin → Buchhalter)
Review dokumentieren
Füge einen Kommentar im Audit-Log hinzu (optional).
Quartalsweise Erinnerung: Aktiviere unter Einstellungen → Team → Benachrichtigungen die Option “Quartalsweise Team-Review-Erinnerung”, um automatisch erinnert zu werden.
3. Offboarding-Prozess
Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt:
Sofort: Zugang deaktivieren
Deaktiviere das Konto am letzten Arbeitstag (nicht löschen!).
7 Tage später: Daten überprüfen
Stelle sicher, dass alle Belege hochgeladen und Rechnungen abgeschlossen sind.
30 Tage später: Optional löschen
Wenn keine laufenden Geschäfte mehr existieren, können Sie das Konto löschen (Soft-Delete).
7 Jahre später: Automatische Löschung
Anonymisierte Daten werden nach BAO §132 automatisch gelöscht.
Niemals sofort löschen: Löschen Sie Mitarbeiter-Konten niemals sofort. Deaktivierung ist ausreichend und verhindert Datenverlust bei laufenden Geschäften.
4. Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) erzwingen
Erhöhe die Sicherheit durch verpflichtende 2FA:
- Navigiere zu Einstellungen → Sicherheit → 2FA Policy
- Aktiviere 2FA verpflichtend für alle Mitarbeiter
- Setze Frist (z.B. 7 Tage)
- Mitarbeiter ohne 2FA können sich nach Ablauf nicht mehr einloggen
Empfehlung: Erzwinge 2FA ab dem Pro-Tarif für alle Mitarbeiter mit Admin- oder Buchhalter-Rolle.
5. Schulung und Dokumentation
- 📚 Teile diese Dokumentation mit neuen Mitarbeitern
- 🎓 Nutze die Sophie AI für Onboarding-Fragen
- 📧 Sende Best-Practice-Guides per E-Mail
- 🎥 Erwäge Video-Tutorials für komplexe Workflows
Verfügbarkeit nach Tarif
Das Mitarbeiter-Modul ist in allen Tarifen enthalten, jedoch mit unterschiedlichem Funktionsumfang:
| Tarif | Max. Benutzer | SVNR-Validierung | Steuerklassen | Erweiterter Audit |
|---|---|---|---|---|
| Free | 1 | ❌ | ❌ | ❌ |
| Starter | 2 | ❌ | ❌ | ❌ |
| Pro | 5 | ✅ | ❌ | ❌ |
| Business | 7 | ✅ | ✅ | ✅ |
| Enterprise | 10+ | ✅ | ✅ | ✅ |
Enterprise-Features: Im Enterprise-Tarif erhältst Sie zusätzlich: Individuell vereinbare Benutzeranzahl, API-Zugang, dedizierter Support und SLA mit garantierter Verfügbarkeit.
Häufige Fragen
Muss ich die SVNR meiner Mitarbeiter eingeben?
Nein, die SVNR ist in BuchhaltGenie optional. Sie ist nur erforderlich, wenn Sie die integrierte Lohnverrechnung nutzen möchten oder Meldungen an die Sozialversicherung automatisieren wollen. Für die reine Benutzerverwaltung (Login, Berechtigungen) ist sie nicht nötig.
Was passiert, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt?
Sie haben zwei Optionen:
- Deaktivieren (empfohlen): Der Mitarbeiter kann sich nicht mehr einloggen, alle Daten bleiben für die 7-Jahres-Frist erhalten.
- Löschen: Persönliche Daten werden anonymisiert, lohnrelevante Daten bleiben anonymisiert 7 Jahre erhalten.
Kann ein Mitarbeiter seine eigenen Daten einsehen?
Ja, gemäß DSGVO Art. 15 hat jeder Mitarbeiter das Recht auf Auskunft. Mitarbeiter können:
- Ihre eigenen Stammdaten einsehen und teilweise bearbeiten
- Einen vollständigen Datenexport anfordern
- Die Löschung beantragen (mit BAO-Einschränkungen)
Wie viele Mitarbeiter kann ich einladen?
Die Anzahl hängt von Ihrem Tarif ab:
- Free: 1 Mitglied
- Starter: 2 Mitglieder
- Pro: 5 Mitglieder
- Business: 7 Mitglieder
- Enterprise: 10+ Mitglieder (individuell erweiterbar)
Deaktivierte Mitarbeiter zählen NICHT zum Limit. Mehr zu Team-Limits →
Wie funktioniert der Steuerberater-Zugang?
Sie können Ihrem Steuerberater einen speziellen Viewer-Zugang (Nur-Lesen) einrichten. Der Steuerberater kann dann alle Buchhaltungsdaten einsehen, aber keine Änderungen vornehmen. Mehr zum Steuerberater-Dashboard → | Viewer-Rolle →
Was ist bei einer Betriebsprüfung?
Bei einer Betriebsprüfung (BAO §149) können Sie alle Audit-Logs und Mitarbeiterdaten als strukturierten Report exportieren. BuchhaltGenie stellt sicher, dass alle Daten auch über die 7-Jahres-Frist hinaus verfügbar bleiben, solange die Prüfung läuft.
Weiterführende Themen
Spezieller Zugang für Ihren Steuerberater
Steuerberater-DashboardVollständige DSGVO-Dokumentation
DSGVO Datenschutz7-Jahres-Frist und Soft-Delete erklärt
BAO §132 AufbewahrungAlle Funktionen nach Tarif
Tarife vergleichenRechtlicher Hinweis: Diese Dokumentation dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Die dargestellten Gesetze (ASVG, BAO, DSGVO, EStG) können sich ändern. Bei konkreten arbeits- oder steuerrechtlichen Fragen wende Sie bitte an Ihren Steuerberater oder Rechtsanwalt. Stand: Jänner 2026.
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