Arbeitsberichte
Hallo, ich bin Sophie! 👋 Arbeitsberichte digital erfassen, vom Kunden unterschreiben lassen und direkt zur Rechnung umwandeln – das zeige ich Ihnen hier.
Was sind Arbeitsberichte?
Arbeitsberichte dokumentieren erbrachte Leistungen vor Ort beim Kunden. Sie enthalten:
- Arbeitszeit: Beginn, Ende, Pausen
- Tätigkeiten: Was wurde gemacht?
- Material: Verwendetes Material (optional)
- Unterschrift: Bestätigung durch den Kunden
Für wen sind Arbeitsberichte gedacht?
Elektriker, Installateure, Schlosser
HandwerkerIT-Service, Wartung, Reparaturen
TechnikerGebäudereinigung, Facility Management
ReinigungsdiensteLandschaftspflege, Gärtnereien
GartenbauHauptfunktionen
BuchhaltGenie bietet folgende Funktionen für Arbeitsberichte:
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| Digitale Unterschrift | Touch- oder Maus-Signatur direkt am Tablet/Laptop |
| Zeit-Tracking | Start, Ende, Pausen automatisch erfassen |
| Foto-Erfassung | Arbeitsergebnisse mit Fotos dokumentieren |
| GPS-Tracking | Standort bei Außeneinsätzen erfassen (optional) |
| Vorlagen | Wiederverwendbare Vorlagen für häufige Aufträge |
| Rechnungskonvertierung | Arbeitsbericht direkt zur Rechnung umwandeln |
| Team-Zugriff | Mitarbeiter sehen nur ihre eigenen Berichte |
Arbeitsbericht erstellen
Vorlage auswählen
Wählen Sie eine vorhandene Vorlage oder starten Sie mit einem leeren Bericht. Vorlagen enthalten bereits Standardtätigkeiten und Stundensätze.
Arbeitszeit erfassen
Geben Sie ein:
- Startzeit: Wann haben Sie begonnen?
- Endzeit: Wann haben Sie aufgehört?
- Pausen: Falls zutreffend (Mittag, etc.)
Die Arbeitszeit wird automatisch berechnet.
Tätigkeiten dokumentieren
Beschreiben Sie die durchgeführten Arbeiten:
- Kurze Beschreibung jeder Tätigkeit
- Verwendetes Material (optional)
- Besondere Hinweise für den Kunden
Fotos hinzufügen
Dokumentieren Sie Arbeitsergebnisse mit Fotos:
- Vorher/Nachher-Bilder
- Installationsfotos
- Mängeldokumentation
Unterschrift einholen
Der Kunde unterschreibt direkt am Gerät:
- Touch-Signatur auf Tablet
- Maus-Signatur am Laptop
- QR-Code für Verifikation wird automatisch erstellt
Sophie’s Tipp: Erstellen Sie Vorlagen für wiederkehrende Aufträge. So sparen Sie Zeit bei jedem neuen Bericht!
Digitale Unterschrift
Die digitale Unterschrift in BuchhaltGenie ist rechtssicher dokumentiert:
| Aspekt | Details |
|---|---|
| Zeitstempel | Exakte Uhrzeit der Unterschrift |
| IP-Adresse | Zur Nachvollziehbarkeit |
| GPS-Koordinaten | Optional, falls aktiviert |
| QR-Code | Zur späteren Verifikation |
Digitale Unterschriften auf Arbeitsberichten erfüllen die Anforderungen für den Geschäftsverkehr. Für behördliche Dokumente ist eine qualifizierte elektronische Signatur (eIDAS) erforderlich.
GPS-Tracking (optional)
Für Außeneinsätze können Sie GPS-Tracking aktivieren:
- Standort bei Arbeitsbeginn
- Standort bei Arbeitsende
- Route (bei mehreren Stopps)
Datenschutz: GPS-Tracking erfolgt nur mit Ihrer Zustimmung (DSGVO Art. 6). Die Daten werden verschlüsselt gespeichert und nach 7 Jahren automatisch gelöscht (BAO §132).
Arbeitsbericht zur Rechnung
Arbeitsberichte können direkt in Rechnungen umgewandelt werden:
Arbeitsbericht öffnen
Öffnen Sie den unterschriebenen Arbeitsbericht.
Zur Rechnung konvertieren
Klicken Sie auf “Rechnung erstellen”. Alle Daten werden übernommen:
- Arbeitszeit × Stundensatz = Betrag
- Tätigkeiten als Positionen
- Material als zusätzliche Positionen
Rechnung prüfen und versenden
Prüfen Sie die Rechnung und versenden Sie sie direkt per E-Mail.
Beispiel: 4 Stunden × 65 Euro/Stunde = 260 Euro netto
Verfügbarkeit
Arbeitsberichte sind ab dem Pro-Tarif verfügbar:
| Tarif | Arbeitsberichte |
|---|---|
| Free | Nicht verfügbar |
| Starter | Nicht verfügbar |
| Private | Nicht verfügbar |
| Pro | Verfügbar |
| Business | Verfügbar |
| Enterprise | Verfügbar |
Häufige Fragen
Können Mitarbeiter nur ihre eigenen Berichte sehen?
Ja. Durch Row-Level Security (RLS) sehen Mitarbeiter nur ihre eigenen Arbeitsberichte. Administratoren sehen alle Berichte des Unternehmens.
Funktioniert die Unterschrift auch offline?
Die Unterschrift funktioniert offline. Der Bericht wird gespeichert und synchronisiert, sobald Sie wieder online sind.
Wie lange werden Arbeitsberichte aufbewahrt?
Arbeitsberichte werden gemäß BAO §132 mindestens 7 Jahre aufbewahrt. Danach können sie auf Wunsch anonymisiert werden.
Kann ich Arbeitsberichte exportieren?
Ja. Sie können einzelne Berichte als PDF exportieren oder alle Berichte als CSV für Ihre Buchhaltung.