Eigenbelege

Was sind Eigenbelege?

Ein Eigenbeleg (auch Ersatzbeleg genannt) ist ein selbst erstelltes Dokument, das eine betriebliche Ausgabe nachweist, wenn kein externer Beleg (Rechnung, Kassenbon) vorliegt.

Rechtliche Grundlage

Nach BAO §132 sind Eigenbelege als Buchungsbeleg zulässig, wenn:

1. Die Ausgabe betrieblich veranlasst ist
2. Ein externer Beleg nicht erhältlich war
3. Alle Pflichtangaben enthalten sind
4. Eine nachvollziehbare Begründung vorliegt
5. Der Beleg 7 Jahre aufbewahrt wird

Wann sind Eigenbelege erlaubt?

BuchhaltGenie unterstützt 4 Arten von Eigenbelegen:

1. Ersatzbeleg für Ausgaben

Verwendung: Betriebliche Ausgaben ohne externe Rechnung

Limits:

• Maximum €35,00 pro Eigenbeleg (BMF-010219/0440-IV/6/2018)
• Kein Vorsteuerabzug möglich (UStG §11 - kein Originalbeleg)

2. Barentnahme (Privatentnahme Geld)

Verwendung: Geldentnahme aus der Kassa für private Zwecke

• Buchung: Privatentnahme (EKR 9600) an Kassa (EKR 2700)
• Keine Umsatzsteuer-Relevanz

3. Sachentnahme (Privatentnahme Ware/Leistung)

Verwendung: Entnahme von Waren oder Leistungen für private Zwecke

• UStG §3.2: Sachentnahmen sind umsatzsteuerpflichtig
• Buchung mit korrektem Verkehrswert (Marktpreis)
• Beispiel: Unternehmer entnimmt Ware aus eigenem Lager

Pflicht: Umsatzsteuer-Berechnung (20%, 13%, 10% oder 0%)

4. Privateinlage (Geld oder Sache)

Verwendung: Einlage von privatem Geld/Vermögen in das Unternehmen

• Buchung: Kassa/Bank an Privateinlage (EKR 9800)
• Erhöht das Eigenkapital

Pflichtangaben nach BAO §132

Jeder Eigenbeleg muss folgende Angaben enthalten:

Eigenbeleg erstellen in BuchhaltGenie

Datum: 20.01.2026
Betrag: €15,00
Zahlungsart: Bar
Beschreibung: Trinkgeld für Kellner beim Geschäftsessen mit Kunden Firma Müller GmbH im Restaurant Zur Post
Begründung: Trinkgeld wird ohne Kassenbon gegeben, keine Rechnung erhältlich, übliche Geschäftspraxis

Datum: 22.01.2026
Betrag: €500,00
Beschreibung: Barentnahme aus Firmenkassa für private Lebenshaltungskosten im Januar 2026
Begründung: Regelmäßige Privatentnahme für Lebensunterhalt, dokumentiert für Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

Datum: 18.01.2026
Verkehrswert: €120,00
USt-Satz: 20%
Sachbeschreibung: Bürostuhl Modell ErgoComfort 5000
Beschreibung: Entnahme eines Bürostuhls aus dem Firmenlager für private Nutzung im Homeoffice-Bereich
Begründung: Privatnutzung von betrieblichem Anlagevermögen, Umsatzsteuer-Pflicht nach UStG §3.2

Datum: 10.01.2026
Betrag: €1.500,00
Beschreibung: Privateinlage von Bargeld in die Firmenkassa zur Verbesserung der Liquidität für Betriebsausgaben
Begründung: Erhöhung der Liquidität für anstehende Investitionen in IT-Infrastruktur, Eigenkapital-Aufstockung

Limits und Höchstbeträge

Ersatzbelege (Ausgaben ohne Rechnung)

Privatentnahmen (Bar & Sache)

• Kein Betragslimit (aber dokumentationspflichtig)
• Bei Sachentnahmen: USt-Pflicht beachten
• Zu hohe Entnahmen können auf Liebhaberei hindeuten

Privateinlagen

• Kein Betragslimit
• Erhöhen das Eigenkapital
• Müssen im Anlage EÜR gemeldet werden

Integration mit Kassenbuch

Eigenbelege für Ersatzbelege und Barentnahmen werden automatisch ins Kassenbuch übernommen:

Automatische Synchronisation: Sobald der Eigenbeleg gebucht ist, erscheint er im Kassenbuch (sofern bar bezahlt).

Digitale Signatur und Authentizität

BuchhaltGenie stellt die Authentizität von Eigenbelegen durch eine digitale Signatur und strenge Validierungsschemas sicher. Dies erfüllt die BAO §132-Anforderung nach nachvollziehbarer Dokumentation.

Digitale Signatur (Rechtliche Gleichwertigkeit)

Die digitale Signatur ersetzt die handschriftliche Unterschrift und ist rechtlich gleichwertig (E-Government-Gesetz §4):

// Signatur-Prozess (src/types/eigenbeleg.ts)
interface EigenbelegSignature {
  signedAt: Date;           // Zeitstempel der Signatur
  signedBy: string;         // User-ID (auth.uid())
  ipAddress: string;        // IP-Adresse (DSGVO-konform gehasht)
  signatureHash: string;    // SHA-256 Hash über alle Felder
  certificateChain: string; // Zertifikat (optional für qualifizierte Signatur)
}

Signatur-Ablauf:

1. User klickt “Jetzt signieren”
2. BuchhaltGenie erstellt SHA-256 Hash über alle Eigenbeleg-Felder:

   const dataToSign = `${date}${amount}${description}${reason}${userId}`;
   const signatureHash = await crypto.subtle.digest('SHA-256', dataToSign);

3. Hash wird unveränderbar in Datenbank gespeichert
4. Status ändert sich von Entwurf → Signiert

Rechtliche Basis:

• E-Government-Gesetz §4: Digitale Signaturen sind handschriftlichen Unterschriften gleichgestellt
• BAO §132 Abs. 3: Elektronische Aufzeichnungen sind zulässig, wenn Unveränderbarkeit gewährleistet ist

Zod-Validierung für alle Felder

BuchhaltGenie verwendet Zod-Schemas für strenge Validierung aller Eigenbeleg-Felder. Dies verhindert ungültige oder unvollständige Eigenbelege.

Zod-Schema (src/types/eigenbeleg.ts)

import { z } from 'zod';
 
// Basis-Schema für alle Eigenbeleg-Typen
const eigenbelegBaseSchema = z.object({
  date: z
    .date()
    .max(new Date(), {
      message: "Datum darf nicht in der Zukunft liegen (BAO §132 Compliance)"
    }),
  amount: z
    .number()
    .positive({
      message: "Betrag muss positiv sein"
    }),
  description: z
    .string()
    .min(20, {
      message: "Beschreibung muss mindestens 20 Zeichen lang sein (BAO §132 Audit-Konformität)"
    })
    .max(500),
  reason: z
    .string()
    .min(20, {
      message: "Begründung muss mindestens 20 Zeichen lang sein (BAO §132)"
    })
    .max(500)
});
 
// Ersatzbeleg-Schema (Ausgaben ohne Rechnung)
export const ersatzbelegSchema = eigenbelegBaseSchema.extend({
  type: z.literal('ersatzbeleg'),
  amount: z
    .number()
    .max(35, {
      message: "Ersatzbelege sind auf €35,00 begrenzt (BMF-010219/0440-IV/6/2018)"
    }),
  paymentMethod: z.enum(['bar', 'bank'], {
    required_error: "Zahlungsart ist Pflicht"
  })
});
 
// Sachentnahme-Schema (mit USt-Berechnung!)
export const sachentnahmeSchema = eigenbelegBaseSchema.extend({
  type: z.literal('sachentnahme'),
  verkehrswert: z
    .number()
    .positive({
      message: "Verkehrswert muss positiv sein (Marktpreis)"
    }),
  ustSatz: z.enum([0, 10, 13, 20], {
    required_error: "USt-Satz ist Pflicht (UStG §3.2)"
  }),
  sachbeschreibung: z
    .string()
    .min(10, {
      message: "Sachbeschreibung mindestens 10 Zeichen"
    }),
  // Automatische Berechnung:
  netto: z.number().optional(),  // Wird berechnet
  ust: z.number().optional(),    // Wird berechnet
  brutto: z.number().optional()  // = verkehrswert
});
 
// Barentnahme-Schema (Privatentnahme Geld)
export const barentnahmeSchema = eigenbelegBaseSchema.extend({
  type: z.literal('barentnahme')
  // Keine USt-Relevanz, keine Betragslimits
});
 
// Privateinlage-Schema
export const privateinlageSchema = eigenbelegBaseSchema.extend({
  type: z.literal('privateinlage')
  // Erhöht Eigenkapital, keine USt-Relevanz
});
 
// Union-Type für alle Eigenbeleg-Arten
export const eigenbelegSchema = z.discriminatedUnion('type', [
  ersatzbelegSchema,
  sachentnahmeSchema,
  barentnahmeSchema,
  privateinlageSchema
]);
 
// TypeScript-Type (automatisch generiert)
export type Eigenbeleg = z.infer<typeof eigenbelegSchema>;

Validierungs-Vorteile:

Typensicherheit (src/types/eigenbeleg.ts)

Die TypeScript-Types werden automatisch aus den Zod-Schemas generiert:

// src/types/eigenbeleg.ts (vollständige Type-Definition)
 
export type EigenbelegType = 'ersatzbeleg' | 'sachentnahme' | 'barentnahme' | 'privateinlage';
 
export type EigenbelegStatus = 'draft' | 'signed' | 'booked' | 'deleted';
 
export interface EigenbelegBase {
  id: string;
  businessId: string;
  userId: string;
  type: EigenbelegType;
  date: Date;
  amount: number;
  description: string;
  reason: string;
  status: EigenbelegStatus;
  signature?: EigenbelegSignature;
  retentionUntil: Date; // BAO §132: 7 Jahre
  createdAt: Date;
  signedAt?: Date;
  bookedAt?: Date;
}
 
export interface Ersatzbeleg extends EigenbelegBase {
  type: 'ersatzbeleg';
  paymentMethod: 'bar' | 'bank';
  // Max €35 (enforced by Zod)
}
 
export interface Sachentnahme extends EigenbelegBase {
  type: 'sachentnahme';
  verkehrswert: number;
  ustSatz: 0 | 10 | 13 | 20;
  sachbeschreibung: string;
  netto: number;
  ust: number;
  brutto: number; // = verkehrswert
}
 
export interface Barentnahme extends EigenbelegBase {
  type: 'barentnahme';
  // Keine zusätzlichen Felder
}
 
export interface Privateinlage extends EigenbelegBase {
  type: 'privateinlage';
  // Keine zusätzlichen Felder
}
 
export type Eigenbeleg = Ersatzbeleg | Sachentnahme | Barentnahme | Privateinlage;

Typsicherheit im Code:

// Beispiel: Server Action für Eigenbeleg-Erstellung
export async function createEigenbeleg(data: unknown) {
  const { user, businessId } = await requireAuth();
 
  // Zod-Validation (Runtime-Check)
  const validatedData = eigenbelegSchema.parse(data);
 
  // TypeScript weiß jetzt: validatedData ist vom Typ Eigenbeleg
  // Auto-completion für type, description, reason, etc.
 
  // Signatur-Hash berechnen
  const signatureHash = await generateSignatureHash(validatedData);
 
  // retention_until berechnen (7 Jahre + Jahresende)
  const retentionUntil = calculateRetentionDate(validatedData.date);
 
  // In Datenbank speichern
  const eigenbeleg = await supabase
    .from('eigenbelege')
    .insert({
      ...validatedData,
      business_id: businessId,
      user_id: user.id,
      signature_hash: signatureHash,
      retention_until: retentionUntil
    })
    .select()
    .single();
 
  return eigenbeleg;
}

BAO §132-konforme Speicherung

Eigenbelege werden in der Tabelle eigenbelege gespeichert mit automatischer retention_until Berechnung:

-- Tabelle: eigenbelege
CREATE TABLE eigenbelege (
  id UUID PRIMARY KEY DEFAULT gen_random_uuid(),
  business_id UUID NOT NULL REFERENCES businesses(id),
  user_id UUID NOT NULL REFERENCES users(id),
  type TEXT NOT NULL CHECK (type IN ('ersatzbeleg', 'sachentnahme', 'barentnahme', 'privateinlage')),
  date DATE NOT NULL CHECK (date <= CURRENT_DATE), -- Keine Zukunftsdaten!
  amount DECIMAL(10,2) NOT NULL CHECK (amount > 0),
  description TEXT NOT NULL CHECK (char_length(description) >= 20), -- 20-Char Minimum!
  reason TEXT NOT NULL CHECK (char_length(reason) >= 20), -- 20-Char Minimum!
  status TEXT NOT NULL DEFAULT 'draft' CHECK (status IN ('draft', 'signed', 'booked', 'deleted')),
  signature_hash TEXT, -- SHA-256 Hash
  signed_at TIMESTAMPTZ,
  booked_at TIMESTAMPTZ,
  retention_until DATE NOT NULL, -- ← Automatischer Trigger (7 Jahre)
  created_at TIMESTAMPTZ DEFAULT NOW(),
  updated_at TIMESTAMPTZ DEFAULT NOW()
);
 
-- Trigger: Automatische Berechnung von retention_until
CREATE TRIGGER calculate_eigenbeleg_retention
  BEFORE INSERT ON eigenbelege
  FOR EACH ROW
  EXECUTE FUNCTION set_retention_until(); -- Gleiche Funktion wie Kassenbuch!

retention_until Berechnung (gleich wie Kassenbuch):

Eigenbeleg vom 15.03.2026
→ retention_until = 31.12.2033 (7 Jahre + Jahresende)

Unveränderbarkeit nach Verbuchung

Nach der Verbuchung (status = 'booked') sind Eigenbelege unveränderbar:

-- RLS Policy: Keine Updates nach Verbuchung
CREATE POLICY "no_updates_after_booking" ON eigenbelege
  FOR UPDATE USING (status != 'booked');
 
-- Resultat: UPDATE-Versuche auf gebuchte Eigenbelege werden abgelehnt

Korrektur nur durch Stornierung:

// Storno-Eigenbeleg erstellen (gleicher Betrag, negiert)
const stornoEigenbeleg = {
  type: 'ersatzbeleg',
  date: new Date(),
  amount: originalEigenbeleg.amount, // Gleicher Betrag
  description: `Stornierung Eigenbeleg #${originalEigenbeleg.id} - ${originalEigenbeleg.description}`,
  reason: `Irrtum bei Erfassung, Originalbeleg nachträglich gefunden`,
  paymentMethod: originalEigenbeleg.paymentMethod
};
 
// Originalbeleg bleibt sichtbar, wird aber durch Storno neutralisiert

Audit-Trail und 7-Jahres-Archivierung

Alle Eigenbelege unterliegen der 7-Jahres-Aufbewahrungspflicht nach BAO §132:

Automatische Archivierung

BuchhaltGenie speichert jeden Eigenbeleg mit:

Unveränderbarkeit

• Nach Verbuchung sind Eigenbelege nicht mehr änderbar (RLS Policy)
• Soft Delete: Gelöschte Eigenbelege bleiben 7 Jahre archiviert (retention_until)
• Audit Log: Jede Aktion wird protokolliert (DSGVO Art. 32)
• Signatur-Verifikation: SHA-256 Hash verhindert Manipulation

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Kann ich für jede Ausgabe einen Eigenbeleg erstellen?

❌ Nein. Eigenbelege sind nur erlaubt, wenn kein externer Beleg zu bekommen ist. Für reguläre Geschäftsausgaben benötigen Sie eine ordnungsgemäße Rechnung nach UStG §11.

Was passiert, wenn ich mehr als €35 für Trinkgeld ausgebe?

Bei Beträgen über €35,00 können Sie keinen Ersatzbeleg erstellen. Versuchen Sie, eine Rechnung vom Restaurant zu bekommen (z.B. Trinkgeld auf Rechnung setzen lassen) oder teilen Sie die Ausgabe auf mehrere Tage auf (wenn betrieblich gerechtfertigt).

Kann ich mit Eigenbelegen die Vorsteuer abziehen?

❌ Nein. Für den Vorsteuerabzug benötigen Sie eine ordnungsgemäße Rechnung nach UStG §11 mit allen Pflichtangaben. Eigenbelege berechtigen nicht zum Vorsteuerabzug.

Wie viele Eigenbelege pro Jahr sind „normal”?

Es gibt keine gesetzliche Grenze, aber das Finanzamt kann bei übermäßiger Nutzung nachfragen. Als Richtwert:

• 5-10 Eigenbelege/Jahr: Unproblematisch
• 20+ Eigenbelege/Jahr: Rechtfertigung erforderlich
• 50+ Eigenbelege/Jahr: Hohes Prüfungsrisiko

Muss ich Eigenbelege ausdrucken?

❌ Nein. Die digitale Archivierung in BuchhaltGenie ist rechtlich ausreichend (BAO §132 iVm § 131 Abs. 3). Bei einer Betriebsprüfung können Sie die Eigenbelege digital vorlegen.

Kann ich einen Eigenbeleg nachträglich ändern?

✅ Ja, aber nur im Status „Entwurf” oder „Signiert”. Nach der Verbuchung sind Eigenbelege unveränderbar (BAO §132 - Unveränderbarkeit von Buchungen). Sie können dann nur noch einen Storno-Beleg erstellen.

Was ist der Unterschied zwischen Eigenbeleg und Ersatzbeleg?

Eigenbeleg ist der Oberbegriff für alle selbst erstellten Belege (Ersatzbeleg, Privatentnahme, Privateinlage). Ersatzbeleg ist speziell für Ausgaben ohne externen Beleg (Trinkgeld, Parkgebühr).

Wie erfasse ich einen verlorenen Kassenbon?

Erstelle einen Ersatzbeleg (Typ: „Ersatzbeleg für Ausgaben”) und schreibe in die Begründung: „Original-Kassenbon verloren gegangen, Ausgabe laut Kontoauszug/Kassenstand nachweisbar”. Füge nach Möglichkeit einen Screenshot des Kontoauszugs hinzu.

Compliance-Hinweise

BAO §132: Buchführungspflichten

• 7-Jahres-Aufbewahrung: Alle Eigenbelege werden automatisch 7 Jahre archiviert
• Unveränderbarkeit: Nach Verbuchung keine Änderungen mehr möglich
• 20-Zeichen-Mindestlänge: Beschreibung und Begründung (BAO §132 Abs. 1)
• Lückenlose Nummerierung: BuchhaltGenie vergibt automatisch fortlaufende Nummern

UStG §11: Vorsteuerabzug

• Kein Vorsteuerabzug bei Ersatzbelegen möglich
• UStG §3.2: Sachentnahmen sind umsatzsteuerpflichtig
• Ordnungsgemäße Rechnung: Für Vorsteuerabzug erforderlich

EStG §4: Betriebsausgaben

• Betriebliche Veranlassung: Muss nachvollziehbar begründet sein
• Angemessenheit: Zu hohe Eigenbelege können Liebhaberei-Prüfung auslösen
• Privatentnahmen: Mindern nicht den Gewinn (EKR 9600)

DSGVO Art. 32: Sicherheitsmaßnahmen

• Verschlüsselte Speicherung: Alle Eigenbelege AES-256 verschlüsselt
• Audit Log: Jede Aktion wird protokolliert
• Zugriffsrechte: Nur berechtigte User sehen Eigenbelege

Nächste Schritte

• Beleg erfassen: Reguläre Belege mit OCR scannen
• Kassenbuch: Kassenbuch-Integration verstehen
• Kategorisierung: Ausgaben korrekt kategorisieren

Siehe auch

• OCR-Erkennung: Automatische Beleg-Erkennung