OCR-Erkennung

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Hallo, ich bin Sophie! 👋 Hier erkläre ich Ihnen, wie die OCR-Erkennung (Optical Character Recognition) funktioniert. Ich lese Ihre Belege automatisch aus und spare Ihnen das mühsame Abtippen!

🤖

KI-Power: Unsere OCR nutzt modernste KI-Technologie von Google Cloud Vision. Das bedeutet: Ich erkenne auch schräge Fotos, verschiedene Schriftarten und sogar handschriftliche Ergänzungen!

OCR-Verarbeitungsmodi

Sie haben die Wahl zwischen zwei Verarbeitungsmodi. Beide verbrauchen 1 OCR-Scan aus Ihrem Fair-Use-Kontingent:

Smart-Modus (Standard)

Der Smart-Modus ist für 80% aller Belege die richtige Wahl:

Funktion	Beschreibung
OCR-Erkennung	Vollständige Texterkennung
Basis-KI	Automatische Felderkennung
UStG §11 Prüfung	Österreichische Rechnungsprüfung
Verbrauch	1 OCR-Scan

💡 Wann verwenden: Standard-Rechnungen, Kassenbelege, einfache Ausgaben

Expert-Modus

Der Expert-Modus bietet zusätzliche KI-Funktionen:

Funktion	Beschreibung
Advanced OCR	Erweiterte Texterkennung
Voll-KI	Intelligente Kategorisierung
Auto-Booking	Automatische Buchungsvorschläge
EU-Erkennung	Mehrsprachige Rechnungen
Verbrauch	1 OCR-Scan

💡 Wann verwenden: Komplexe Belege, EU-Rechnungen, Fremdsprachige Dokumente

💡

Sophie’s Tipp: Starte immer mit dem Smart-Modus! Wechsle nur zum Expert-Modus, wenn die automatische Erkennung nicht alle Felder korrekt erfasst hat.

Manual-Modus (Fallback)

Wenn die automatische OCR-Erkennung fehlschlägt, können Sie Belege manuell erfassen.

Wann wird der Manual-Modus benötigt?

Der Manual-Modus ist erforderlich, wenn:

Die Bildqualität zu niedrig ist
Der Beleg beschädigt oder unleserlich ist
Fremdsprachige Belege nicht erkannt werden
Das Format nicht unterstützt wird (z.B. handschriftliche Quittungen)

Manuelle Belegerfassung

Manuell erfassen starten

Klicken Sie auf „Manuell erfassen” im Beleg-Dialog

Pflichtfelder ausfüllen

Geben Sie die Pflichtfelder ein:

Datum
Betrag (brutto oder netto)
Kategorie
Beschreibung

Bild hochladen (optional)

Optional: Lade das Originalbild hoch.

Speichern

Klicken Sie auf „Speichern”.

Sophie AI Unterstützung

Auch bei manueller Erfassung hilft Sophie:

Kategorie-Vorschläge basierend auf Beschreibung
Automatische USt-Berechnung
Kontenzuordnung (bei Doppik)

Tipp: Bei wiederkehrenden manuellen Erfassungen prüfen Sie, ob Sie die Belegqualität verbessern kannst.

Unterstützte Belegtypen

Ich erkenne verschiedene Arten von Geschäftsbelegen:

Rechnungen (Eingangsrechnungen)

Merkmal	Erkennung
Lieferantenname	✅ Automatisch
UID-Nummer	✅ + VIES-Validierung
Rechnungsnummer	✅ Automatisch
Datum	✅ Automatisch
Beträge	✅ Netto/USt/Brutto
Positionen	⚡ Im Expert-Modus

Kassenbelege

Merkmal	Erkennung
Geschäftsname	✅ Automatisch
Datum/Uhrzeit	✅ Automatisch
Gesamtbetrag	✅ Automatisch
USt-Sätze	✅ Mehrere erkennbar
Zahlungsart	⚡ Teilweise

Bankbelege

Merkmal	Erkennung
Kontonummer/IBAN	✅ Automatisch
Verwendungszweck	✅ Automatisch
Betrag	✅ Automatisch
Buchungsdatum	✅ Automatisch

Reisekostenbelege

Merkmal	Erkennung
Hotel-/Flugrechnung	✅ Automatisch
Datum	✅ Automatisch
Betrag	✅ Automatisch
Ort/Land	⚡ Im Expert-Modus
Diäten-Berechnung	🔜 Kommt bald

Was erkenne ich automatisch?

Aus jedem Beleg extrahiere ich diese Informationen:

Feld	Erkennungsrate	Beispiel
📅 Datum	~98%	15.03.2026
💰 Bruttobetrag	~97%	€142,80
🏪 Lieferant/Firma	~95%	Media Markt GmbH
🔢 Rechnungsnummer	~90%	RE-2026-00847
📊 USt-Betrag	~92%	€23,80 (20%)
🏷️ USt-Satz	~94%	20%, 13%, 10%, 0%
🆔 UID-Nummer	~96%	ATU12345678
📍 Adresse	~85%	Mariahilfer Str. 1, 1060 Wien

💡 Sophie’s Tipp: Bei Erkennungsraten unter 90% prüfe ich die Daten besonders genau und markiere sie gelb – schau dort bitte noch einmal drüber!

Tipps für bessere Erkennung

So erzielen Sie die besten OCR-Ergebnisse:

📸 Fotografieren

Tipp	Warum wichtig
Gute Beleuchtung	Gleichmäßiges Licht ohne Schatten
Flach auflegen	Beleg auf ebener Fläche, keine Wellen
Ganzer Beleg	Alle Ränder müssen sichtbar sein
Senkrecht halten	Kamera parallel zum Beleg

✅ Beleg-Qualität

Gut	Schlecht
Klare, lesbare Schrift	Verblasster Thermopapier-Druck
Hoher Kontrast	Buntes Papier mit hellem Text
Trockener Beleg	Nasser oder zerknitterter Beleg
Original-Dokument	Fotokopie einer Fotokopie

🔧 Häufige Probleme vermeiden

Problem	Lösung
Beleg zu dunkel	Mehr Licht, Blitz verwenden
Text unscharf	Autofokus abwarten, ruhig halten
Beleg beschnitten	Weiter weg halten
Schatten auf Beleg	Lichtquelle anpassen
Thermopapier verblasst	Schnell scannen, kühl lagern

⚠️

Thermopapier-Warnung: Kassenbelege auf Thermopapier verblassen mit der Zeit! Scanne diese so bald wie möglich ein.

Wie funktioniert die Erkennung?

Bildanalyse

Ich analysiere das Bild und finde alle Textbereiche. Dabei korrigiere ich automatisch Drehung und Perspektive.

Texterkennung (OCR)

Der Text wird Zeichen für Zeichen erkannt. Moderne KI erreicht hier über 99% Genauigkeit pro Buchstabe.

Semantische Analyse

Ich verstehe, was die Texte bedeuten. “Brutto”, “Gesamt” oder “Total” = das ist der Endbetrag!

Datenextraktion

Die relevanten Felder werden extrahiert und in strukturierte Daten umgewandelt.

Validierung

Ich prüfen Sie, ob die Daten plausibel sind: Stimmt die USt-Berechnung? Ist das Datum realistisch?

USt-Sätze erkennen

Besonders wichtig für den Vorsteuerabzug: Ich erkenne die österreichischen USt-Sätze automatisch:

USt-Satz	Typische Belege	Erkennung durch
20%	Elektronik, Dienstleistungen	”20%”, “USt 20”, “A”
13%	Blumen, Kultur	”13%”, “B”
10%	Lebensmittel, Bücher	”10%”, “C”
0%	Exporte, Steuerbefreit	”0%”, “steuerfrei”

⚠️

Gemischte Belege: Manche Rechnungen haben mehrere USt-Sätze (z.B. Supermarkt). Ich erkenne beide und zeige sie Ihnen separat an!

Beispiel: Rechnung analysieren

So sieht die Erkennung einer typischen Rechnung aus:


ORIGINAL BELEG:                      ERKANNT:
┌─────────────────────────┐         ┌─────────────────────────┐
│ Büro Express GmbH       │    →    │ Lieferant: Büro Express │
│ ATU98765432             │    →    │ UID: ATU98765432        │
│ Rechnung Nr. 2026-1547  │    →    │ Re-Nr: 2026-1547        │
│ Datum: 20.03.2026       │    →    │ Datum: 20.03.2026       │
│                         │         │                         │
│ 5x Druckerpapier A4     │         │ (Positionen optional)   │
│ Netto:        €45,80    │    →    │ Netto: €45,80           │
│ 20% USt:       €9,16    │    →    │ USt: €9,16 (20%)        │
│ Gesamt:       €54,96    │    →    │ Brutto: €54,96          │
└─────────────────────────┘         └─────────────────────────┘

Erkennungsprobleme beheben

Manchmal klappt die Erkennung nicht perfekt. Hier die häufigsten Probleme:

🔴 Beleg nicht erkannt

Ursache	Lösung
Zu dunkel	Bessere Beleuchtung, erneut fotografieren
Unscharf	Kamera ruhig halten, Autofokus abwarten
Zu klein	Näher rangehen oder zoomen
Beschädigt	Manuell eingeben

🟡 Teilweise erkannt

Ursache	Lösung
Falsche Sprache	Betrag manuell anpassen
Ungewöhnliches Format	Felder manuell korrigieren
Handschrift	Handschriftliche Teile ergänzen

🟢 Falsche Werte

Ursache	Lösung
OCR-Fehler (z.B. 0 vs O)	Wert korrigieren
Falsches Datum	Datum manuell setzen
Falscher USt-Satz	USt-Satz auswählen

UID-Nummer validieren

Bei jeder erkannten UID-Nummer prüfe ich automatisch:

Format korrekt? ATU + 8 Ziffern
Gültige UID? Abfrage bei der EU-Datenbank (VIES)
Aktiv? Ist das Unternehmen noch aktiv?

✅

Vorsteuerabzug gesichert: Nur bei gültiger UID-Nummer auf der Rechnung können Sie die Vorsteuer abziehen. Ich prüfe das automatisch für Sie!

OCR Fair-Use-Limits

Die OCR-Erkennung ist Teil Ihres Fair-Use-Kontingents:

Tarif	OCR Scans/Monat	Limit-Typ
Free	0	Kein OCR inkludiert
Starter	20	Hard-Limit
Pro	60	Soft-Limit (110% = Block)
Business	120	Soft-Limit (110% = Block)
Enterprise	300	Soft-Limit (110% = Block)

Was bedeutet Soft-Limit?

Bei Pro, Business und Enterprise haben Sie ein großzügiges Soft-Limit:

Stufe	Schwelle	Was passiert
✅ OK	0-79%	Keine Einschränkung
⚠️ Warnung	80-99%	Hinweis im Dashboard
📢 Soft-Limit	100-104%	Info-Modal (nicht blockierend)
🐢 Rate-Limit	105-109%	1 Scan/Minute
🛑 Hard-Limit	110%+	Blockiert bis Monatsende

💡

Sophie’s Tipp: Die Soft-Limits sind so großzügig, dass 95% aller User nie ans Limit kommen. Bei normaler Nutzung brauchen Sie Ihnen keine Sorgen zu machen!

OCR-Pakete kaufen

Brauchen Sie mehr Scans? Sie können jederzeit zusätzliche OCR-Pakete kaufen:

Paket	Scans	Preis	Pro Scan	Gültigkeit
Small	100	€9,99	€0,10	5 Jahre
Medium	300	€24,99	€0,08	5 Jahre
Large	1.000	€69,99	€0,07	5 Jahre

🎁

Kein Verfall: OCR-Pakete sind 5 Jahre gültig! Kaufen Sie ein größeres Paket und nutzen Sie die Scans, wann immer Sie sie brauchen.

Wichtig: Ihr monatliches Fair-Use-Kontingent wird ZUERST verbraucht. OCR-Pakete werden erst angezapft, wenn das Kontingent aufgebraucht ist.

👉 Mehr Details finden Sie unter OCR-Pakete kaufen

Was zählt als 1 Scan?

Aktion	Scans verbraucht
Einzelnes Bild hochladen	1 Scan
PDF mit 1 Seite	1 Scan
PDF mit 5 Seiten	5 Scans
Gleichen Beleg erneut scannen	1 Scan (erneut)
Manuelle Eingabe	0 Scans ✅
Smart-Modus	1 Scan
Expert-Modus	1 Scan

💡

Tipp: Bei mehrseitigen Rechnungen wird nur die relevante Seite gescannt. Deckblätter und AGB überspringen Sie am besten!

Datenschutz & Sicherheit

Ihre Belege sind sicher bei uns:

Aspekt	Wie wir es schützen
Übertragung	SSL/TLS-Verschlüsselung
Speicherung	AES-256 Verschlüsselung
Server	EU-Rechenzentren (DSGVO)
OCR-Dienst	Google Cloud Vision (EU)
Aufbewahrung	7 Jahre (BAO §132)

Die OCR-Verarbeitung erfolgt auf EU-Servern. Ihre Daten verlassen niemals den EU-Raum.

Nächster Schritt

Die Daten sind erkannt? Super! Jetzt geht’s zur Kategorisierung – dort zeige ich Ihnen, wie Sie Ausgaben richtig einordnen.