Erste Rechnung erstellen

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Hallo, ich bin Sophie! 👋 Jetzt kommt der spannendste Teil – Sie erstellen Ihre erste professionelle Rechnung! In nur 5 Minuten haben Sie eine rechtskonforme Rechnung, die Sie direkt versenden können.

Was Sie hier lernen

✅ Wie Sie einen neuen Kunden anlegen
✅ Wie Sie Positionen (Leistungen/Produkte) hinzufügen
✅ Wie die Rechnungsvorschau funktioniert
✅ Wie Sie die Rechnung per E-Mail versenden

Schritt 1: Neue Rechnung starten

Es gibt mehrere Wege:

Methode	Aktion
Vom Dashboard	Klicken Sie auf den Button ”+ Neue Rechnung”
Aus dem Menü	Gehen Sie zu Rechnungen → Neue Rechnung
Per Tastenkürzel	Drücken Sie ⌘ + N (Mac) oder Strg + N (Windows)

💡 Sophie’s Tipp: Sagen Sie mir einfach im Chat “Erstelle eine neue Rechnung” – ich öffne das Formular für Sie!

Schritt 2: Kunde auswählen oder anlegen

Bestehenden Kunden auswählen

Wenn Sie schon Kunden angelegt haben:

Klicken Sie in das Feld “Kunde”
Tippen Sie den Namen ein
Wählen Sie den Kunden aus der Liste

Neuen Kunden anlegen

Für einen neuen Kunden klicken Sie auf ”+ Neuer Kunde”:

Feld	Pflicht	Beispiel
Firmenname oder Name	✅	Beispiel GmbH
Straße	✅	Musterweg 10
PLZ	✅	1020
Ort	✅	Wien
Land	✅	Österreich
UID-Nummer	Bei B2B	ATU87654321
E-Mail	Für Versand	buchhaltung@beispiel.at

💡

Sophie’s Tipp: Bei Privatkunden (B2C) brauchen Sie keine UID-Nummer. BuchhaltGenie erkennt das automatisch!

⚠️

Achtung – UStG §11: Bei Rechnungen an Unternehmen über 400 Euro (brutto) ist die UID-Nummer des Kunden verpflichtend. Ich erinnere Sie daran, falls sie fehlt!

Schritt 3: Rechnungsdaten eingeben

Automatische Felder

Diese Felder werden automatisch ausgefüllt:

Feld	Automatischer Wert
Rechnungsnummer	Nächste fortlaufende Nummer (z.B. RE-2024-0001)
Rechnungsdatum	Heutiges Datum
Fälligkeitsdatum	+14 Tage (Standard, änderbar)

Das Rechnungsnummer-Format verstehen

BuchhaltGenie generiert automatisch fortlaufende, eindeutige Rechnungsnummern:


RE-2026-0001
│   │    │
│   │    └── Laufende Nummer (4-stellig, fortlaufend)
│   └─────── Jahr der Ausstellung
└─────────── Präfix "RE" für Rechnung (anpassbar)

Wichtig nach BAO §131: Rechnungsnummern müssen:

Fortlaufend sein (keine Lücken)
Eindeutig sein (keine Duplikate)
Unveränderbar sein (nach Versand nicht mehr änderbar)

🔢

Anpassbar: Sie können das Präfix und Format unter Einstellungen > Rechnungen > Nummerierung anpassen. Zum Beispiel: INV-2026-0001 oder 2026/0001.

Manuelle Felder

Feld	Beschreibung	Beispiel
Leistungszeitraum	Wann wurde die Leistung erbracht?	01.01.2026 - 31.01.2026
Betreff	Kurze Beschreibung	Webdesign Jänner 2026
Zahlungsziel	Tage bis zur Fälligkeit	14 Tage

Zahlungsziel-Empfehlungen

Das richtige Zahlungsziel hängt von Ihrer Branche und Kundenbeziehung ab:

Zahlungsziel	Empfohlen für	Hinweis
7 Tage	Stammkunden, Kleinbeträge	Schneller Geldfluss
14 Tage	Standard für die meisten Branchen	Empfohlen
30 Tage	Große Unternehmen, öffentliche Aufträge	Branchenüblich
Sofort fällig	Barverkäufe, Kleinbeträge	Ohne Wartezeit

💡 Sophie’s Tipp: Sie können das Standard-Zahlungsziel in den Einstellungen ändern. Ich empfehle 14 Tage als guten Kompromiss zwischen schnellem Geldfluss und kundenfreundlicher Zahlungsfrist.

⏰

Tipp: Kürzere Zahlungsziele verbessern Ihre Liquidität! Bei 30 Tagen Zahlungsziel kann es mit Mahnfristen bis zu 60 Tage dauern, bis das Geld auf Ihrem Konto ist.

Schritt 4: Positionen hinzufügen

Jetzt kommt der Kern der Rechnung – die einzelnen Positionen:

Position hinzufügen

Klicken Sie auf ”+ Position hinzufügen” und füllen Sie aus:

Feld	Beschreibung	Beispiel
Bezeichnung	Was wurde geliefert/geleistet?	Webdesign-Konzept
Menge	Anzahl oder Stunden	10
Einheit	Stück, Stunden, Pauschale, etc.	Stunden
Einzelpreis	Preis pro Einheit (netto)	85,00 €
USt-Satz	20%, 13%, 10% oder 0%	20%

Automatisch berechnet:

Nettobetrag: Menge × Einzelpreis = 850,00 €
USt-Betrag: 850,00 € × 20% = 170,00 €
Bruttobetrag: 850,00 € + 170,00 € = 1.020,00 €

Beispiel-Rechnung


┌────────────────────────────────────────────────────────────┐
│  Pos.  │  Bezeichnung            │  Menge  │  Preis    │  │
├────────────────────────────────────────────────────────────┤
│  1     │  Webdesign-Konzept      │  10 Std │  850,00 € │  │
│  2     │  Logo-Entwicklung       │  1 Psch │  500,00 € │  │
│  3     │  Responsives Layout     │  8 Std  │  680,00 € │  │
├────────────────────────────────────────────────────────────┤
│                                   Netto:      2.030,00 €   │
│                                   USt 20%:      406,00 €   │
│                                   ─────────────────────    │
│                                   GESAMT:     2.436,00 €   │
└────────────────────────────────────────────────────────────┘

📋

Verschiedene USt-Sätze in Österreich:

20% – Standardsatz (die meisten Waren und Dienstleistungen)
13% – Ermäßigt (z.B. Blumen, Kunstgegenstände)
10% – Ermäßigt (z.B. Lebensmittel, Bücher, Personenbeförderung)
0% – Steuerbefreit (z.B. Exporte, Kleinunternehmer nach UStG §6)

Kleinunternehmer-Hinweis

Wenn Sie als Kleinunternehmer eingestellt sind, wird automatisch folgender Text eingefügt:

“Umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung (§ 6 Abs. 1 Z 27 UStG).”

Schritt 5: Vorschau prüfen

Bevor Sie die Rechnung versenden, zeigt Ihnen BuchhaltGenie eine Vorschau:

Vorschau öffnen

Klicken Sie auf den Button “Vorschau” in der rechten oberen Ecke.

Daten überprüfen

Prüfen Sie alle wichtigen Angaben:

✅ Kundendaten korrekt (Name, Adresse, UID)?
✅ Positionen vollständig und richtig beschrieben?
✅ Beträge stimmen (Netto, USt, Brutto)?
✅ Bankverbindung angezeigt?
✅ Leistungszeitraum angegeben?

PDF-Vorschau nutzen

Klicken Sie auf “Als PDF anzeigen” um die Rechnung so zu sehen, wie sie der Kunde erhält.

Bei Bedarf korrigieren

Falls etwas nicht stimmt, schließen Sie die Vorschau und korrigieren Sie die Angaben.

Die PDF-Vorschau im Detail

Die PDF-Vorschau zeigt Ihre Rechnung exakt so, wie sie später als PDF exportiert oder per E-Mail versendet wird:


┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│  [DEIN LOGO]                                                │
│                                                             │
│  Mustermann Consulting e.U.                                 │
│  Hauptstraße 15/3, 1010 Wien                                │
│  UID: ATU12345678                                           │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│                                    RECHNUNG                 │
│                                                             │
│  An:                          Rechnungsnummer: RE-2026-0001 │
│  Beispiel GmbH                Rechnungsdatum: 03.01.2026    │
│  Musterweg 10                 Leistungszeitraum: 01-31.12.25│
│  1020 Wien                    Fällig am: 17.01.2026         │
│  UID: ATU87654321                                           │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│  Pos  Bezeichnung                    Menge   Preis   Gesamt │
│  ─────────────────────────────────────────────────────────  │
│  1    Webdesign-Konzept              10 Std  85,00   850,00 │
│  2    Logo-Entwicklung               1 Psch  500,00  500,00 │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│                               Zwischensumme:      1.350,00 €│
│                               USt 20%:              270,00 €│
│                               ─────────────────────────────  │
│                               Gesamtbetrag:       1.620,00 €│
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│  Bankverbindung: Erste Bank | IBAN: AT12 3456 7890 1234 5678│
│  Zahlbar innerhalb von 14 Tagen                             │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘

💡 Sophie’s Tipp: Ich prüfe Ihre Rechnung automatisch auf Pflichtangaben nach UStG §11. Falls etwas fehlt, zeige ich Ihnen eine Warnung mit genauer Angabe, was korrigiert werden muss!

📄

PDF-Download: Sie können die Vorschau jederzeit als PDF herunterladen - auch ohne die Rechnung zu versenden. Praktisch für die eigene Ablage oder den Postversand!

Pflichtangaben-Checkliste (UStG §11)

BuchhaltGenie stellt sicher, dass folgende Angaben enthalten sind:

Pflichtangabe	Status	Rechtliche Grundlage
Name und Anschrift des Unternehmers	✅ Aus Einstellungen	UStG §11 Abs. 1 Z 1
Name und Anschrift des Kunden	✅ Aus Kundendaten	UStG §11 Abs. 1 Z 2
UID-Nummer des Unternehmers	✅ Automatisch	UStG §11 Abs. 1 Z 3
UID-Nummer des Kunden (bei über 400 Euro)	✅ Geprüft	UStG §11 Abs. 1 Z 3
Ausstellungsdatum	✅ Automatisch	UStG §11 Abs. 1 Z 4
Fortlaufende Rechnungsnummer	✅ Automatisch	UStG §11 Abs. 1 Z 5
Menge und Art der Leistung	✅ Aus Positionen	UStG §11 Abs. 1 Z 6
Leistungszeitpunkt/-zeitraum	✅ Falls angegeben	UStG §11 Abs. 1 Z 6
Entgelt (netto)	✅ Berechnet	UStG §11 Abs. 1 Z 7
Steuersatz (20%, 13%, 10%, 0%)	✅ Pro Position	UStG §11 Abs. 1 Z 7
Steuerbetrag (USt)	✅ Berechnet	UStG §11 Abs. 1 Z 7

⚖️

Warum ist das wichtig? Fehlerhafte Rechnungen können dazu führen, dass der Kunde keinen Vorsteuerabzug geltend machen kann. Das kann zu Nachforderungen und Ärger führen. Sophie prüft alle Pflichtangaben automatisch!

Vereinfachte Rechnungen (Kleinbetragsrechnungen)

Für Rechnungen unter 400 Euro (brutto) gelten vereinfachte Anforderungen:

Pflichtangabe	Standard-Rechnung	Kleinbetragsrechnung (unter 400 Euro)
Ihr Name und Adresse	✅ Erforderlich	✅ Erforderlich
Kundenname und Adresse	✅ Erforderlich	❌ Nicht erforderlich
UID-Nummern	✅ Erforderlich	❌ Nicht erforderlich
Rechnungsnummer	✅ Erforderlich	✅ Erforderlich
Leistungsbeschreibung	✅ Erforderlich	✅ Erforderlich
Bruttobetrag	✅ Erforderlich	✅ Erforderlich
Steuersatz	✅ Erforderlich	✅ Erforderlich

💡 Sophie’s Tipp: Auch bei Kleinbetragsrechnungen empfehle ich Ihnen, vollständige Kundendaten anzugeben. Das macht die Zuordnung später einfacher und wirkt professioneller!

Schritt 6: Rechnung versenden

Sie haben mehrere Optionen:

Option A: Per E-Mail versenden (empfohlen)

Klicken Sie auf “Per E-Mail senden”
Prüfen Sie die E-Mail-Adresse des Kunden
Passen Sie den Betreff an (optional)
Fügen Sie eine persönliche Nachricht hinzu (optional)
Klicken Sie auf “Senden”


📧 E-Mail-Vorschau
────────────────────────────────
An:      buchhaltung@beispiel.at
Betreff: Rechnung RE-2024-0001 von Mustermann Consulting

Sehr geehrte Damen und Herren,

anbei erhalten Sie unsere Rechnung RE-2024-0001.

Zahlungsziel: 14 Tage (bis 15.02.2024)
Betrag: 2.436,00 €

Mit freundlichen Grüßen
Max Mustermann

[PDF-Anhang: RE-2024-0001.pdf]
────────────────────────────────

Option B: PDF herunterladen

Klicken Sie auf “PDF herunterladen”
Die Rechnung wird auf Ihrem Computer gespeichert
Versenden Sie sie manuell per E-Mail oder ausgedruckt

Option C: Als Entwurf speichern

Noch nicht fertig? Klicken Sie auf “Als Entwurf speichern”. Sie finden die Rechnung später unter Rechnungen → Entwürfe.

⚠️

Achtung – BAO §132: Nach dem Versand wird die Rechnung automatisch 7 Jahre lang archiviert. Das ist gesetzlich vorgeschrieben und kann nicht deaktiviert werden.

Schritt 7: Erfolgreich versendet!

Nach dem Versand sehen Sie:


✅ Geschafft! Ihre Rechnung wurde erfolgreich versendet.

📧 Gesendet an: buchhaltung@beispiel.at
📄 Rechnungsnummer: RE-2024-0001
💰 Betrag: 2.436,00 €
📅 Fällig am: 15.02.2024

[Rechnung anzeigen]  [Neue Rechnung]  [Zum Dashboard]

✅ Geschafft! Ihre erste Rechnung ist unterwegs! Ich behalte die Zahlung im Auge und erinnere Sie, falls der Kunde nicht rechtzeitig zahlt.

Zusammenfassung

Schritt	Was Sie gemacht haben
1	Neue Rechnung gestartet
2	Kunde ausgewählt oder angelegt
3	Rechnungsdaten eingegeben
4	Positionen hinzugefügt
5	Vorschau geprüft
6	Rechnung versendet
7	Erfolg! 🎉

Was passiert jetzt?

BuchhaltGenie arbeitet im Hintergrund für Sie:

📊 Die Rechnung erscheint in Ihrer Umsatzübersicht
📧 Sie erhalten eine Zahlungsbenachrichtigung, wenn der Kunde zahlt
⏰ Nach Fälligkeit: Automatische Zahlungserinnerung (falls aktiviert)
📁 Die Rechnung wird 7 Jahre archiviert (BAO §132)

Häufige Fragen

Kann ich eine Rechnung nachträglich ändern?

Versendete Rechnungen können nicht mehr geändert werden (gesetzliche Vorschrift). Sie können aber eine Stornorechnung erstellen und eine neue Rechnung ausstellen.

Wie erstelle ich eine Teilrechnung?

Wählen Sie beim Erstellen die Option “Teilrechnung”. Sie können einen Prozentsatz oder festen Betrag angeben.

Kann ich wiederkehrende Rechnungen erstellen?

Ja! Unter Rechnungen → Vorlagen können Sie Abo-Rechnungen einrichten, die automatisch jeden Monat erstellt werden.

Wie funktioniert die automatische Zahlungserinnerung?

Aktivieren Sie unter Einstellungen → Mahnwesen die automatische Erinnerung. Sie können festlegen, wann und wie oft erinnert wird.

⚖️

Rechtlicher Hinweis: BuchhaltGenie ist eine Software zur Unterstützung Ihrer Buchhaltung. Sie bleiben für die Richtigkeit Ihrer Buchungen verantwortlich. Wir erbringen keine Buchhaltungs-Dienstleistung im Sinne des BibuG.

Nächste Schritte

Sie haben den Schnellstart erfolgreich abgeschlossen! Hier sind Ihre nächsten Optionen:

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Ausgaben erfassen

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🎉

Herzlichen Glückwunsch! Sie haben den Schnellstart abgeschlossen und Ihre erste Rechnung erstellt. Bei Fragen bin ich immer für Sie da – einfach im Chat fragen!

💡

Sophie begleitet Sie Schritt für Schritt! Wenn Sie beim Erstellen Ihrer ersten Rechnung unsicher sind, fragen Sie mich einfach im Chat.

Beispiel: “Hey Sophie, führe mich durch meine erste Rechnung!”