Kunden verwalten
Hallo, ich bin Sophie! 👋 Willkommen in der Kundenverwaltung! Hier zeige ich Ihnen, wie Sie alle Ihre Kunden- und Geschäftspartner-Daten an einem Ort verwalten.
Ich helfe Ihnen, Kundendaten schnell zu erfassen und aktuell zu halten. Bei Geschäftskunden validiere ich die UID-Nummer automatisch beim Finanzamt - so sind Ihre B2B-Rechnungen immer rechtskonform!
Österreichisch korrekt: Bei Geschäftskunden validiere ich die UID-Nummer automatisch über FinanzOnline. So stellen Sie sicher, dass Ihr Kunde zum Vorsteuerabzug berechtigt ist.
Was möchten Sie tun?
Neuen Kunden schnell erfassen
Kunden anlegenStammdaten aktualisieren oder erweitern
Kunden bearbeitenAutomatische Prüfung beim Finanzamt
UID-ValidierungExcel, CSV oder aus anderer Software
Kunden importierenFür Steuerberater oder Backup
Kunden exportierenAuskunft, Löschung, Datenportabilität
DSGVO & DatenschutzNeuen Kunden anlegen
So legen Sie einen neuen Kunden in wenigen Schritten an:
Kundenart wählen
Entscheiden Sie, ob es sich um einen Privatkunden (B2C) oder Geschäftskunden (B2B) handelt. Bei Geschäftskunden ist die UID-Nummer ein Pflichtfeld.
Basisdaten eingeben
Erfassen Sie mindestens Name und Adresse. Für Rechnungen benötige ich:
- Firmenname oder Vor-/Nachname
- Straße und Hausnummer
- PLZ und Ort (4-stellige PLZ für Österreich)
- Land (standardmäßig Österreich)
UID-Nummer eingeben (bei B2B)
Bei Geschäftskunden geben Sie die UID-Nummer ein. Ich validiere diese automatisch beim Finanzamt und zeige Ihnen sofort, ob sie gültig ist.
Kontaktdaten ergänzen
Optional können Sie E-Mail, Telefon und Ansprechpartner hinzufügen. Die E-Mail ist wichtig für den automatischen Rechnungsversand!
Zahlungsbedingungen festlegen
Legen Sie individuelle Zahlungsziele fest (z.B. 14 Tage netto). Diese werden automatisch auf alle Rechnungen an diesen Kunden übernommen.
Sophie’s Tipp: Sie können Kunden auch direkt beim Erstellen einer Rechnung anlegen. Sagen Sie einfach im Chat: “Erstellen Sie eine Rechnung für einen neuen Kunden Müller GmbH” - ich frage Sie dann nach den fehlenden Daten!
Kundentypen verstehen
Geschäftskunden (B2B)
Geschäftskunden sind Unternehmen mit einer UID-Nummer:
| Merkmal | Beschreibung |
|---|---|
| UID-Nummer | Pflichtangabe, wird automatisch validiert |
| Vorsteuerabzug | Kunde kann Vorsteuer geltend machen |
| Rechnungspflicht | Vollständige Rechnung nach UStG §11 |
| EU-Lieferungen | Innergemeinschaftliche Lieferung möglich |
| Reverse Charge | Bei bestimmten Dienstleistungen anwendbar |
Wichtig: Ohne gültige UID-Nummer dürfen Sie keine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung durchführen. Ich prüfe das automatisch bei jeder Rechnung!
UID-Validierung im Detail
Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID) ist der Schlüssel für korrekte B2B-Rechnungen:
So funktioniert die automatische Validierung
- Sie geben die UID ein - z.B.
ATU12345678 - Ich prüfe das Format - Österreichische UIDs beginnen mit “ATU” gefolgt von 8 Ziffern
- Anfrage ans Finanzamt - Ich validiere die UID über FinanzOnline in Echtzeit
- Ergebnis anzeigen - Sie sehen sofort, ob die UID gültig ist
Automatischer Abgleich: Bei jeder Rechnung prüfe ich erneut, ob die UID noch gültig ist. So sind Sie immer auf der sicheren Seite!
UID-Formate in der EU
| Land | Format | Beispiel |
|---|---|---|
| Österreich | ATU + 8 Ziffern | ATU12345678 |
| Deutschland | DE + 9 Ziffern | DE123456789 |
| Schweiz | CHE + 9 Ziffern + MWST | CHE-123.456.789 MWST |
| Italien | IT + 11 Ziffern | IT12345678901 |
| Frankreich | FR + 2 Zeichen + 9 Ziffern | FR12345678901 |
Ich unterstütze die Validierung für alle EU-Länder über das VIES-System.
Kunden importieren
Sie haben bereits Kundendaten in einer anderen Software? Kein Problem!
Unterstützte Formate
| Format | Beschreibung | Unterstützt |
|---|---|---|
| Excel (XLSX) | Microsoft Excel Dateien | ✅ Vollständig |
| CSV | Komma-getrennte Werte | ✅ Vollständig |
| BMD | Export aus BMD Software | ✅ Kompatibel |
| RZL | Export aus RZL Software | ✅ Kompatibel |
Import-Workflow
Datei hochladen
Ziehen Sie Ihre Excel- oder CSV-Datei in den Upload-Bereich oder klicken Sie zum Auswählen.
Spalten zuordnen
Ich zeige Ihnen eine Vorschau und schlage automatisch vor, welche Spalten zu welchen Feldern gehören. Sie können die Zuordnung anpassen.
Daten prüfen
Vor dem Import sehen Sie alle erkannten Kunden. Ich markiere Duplikate und fehlende Pflichtfelder.
Import bestätigen
Mit einem Klick werden alle Kunden importiert. Bestehende Kunden können aktualisiert oder übersprungen werden.
Sophie’s Tipp: Laden Sie zuerst eine kleine Testdatei mit 5-10 Kunden hoch, um die Spalten-Zuordnung zu prüfen. Dann importieren Sie den Rest!
Kunden exportieren
Exportieren Sie Ihre Kundendaten für:
- Steuerberater - Übergabe der Stammdaten
- Datensicherung - Regelmäßiges Backup
- Migration - Wechsel zu anderer Software
- DSGVO-Auskunft - Daten eines einzelnen Kunden
Export-Optionen
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| Alle Kunden | Komplette Kundenliste als Excel |
| Aktive Kunden | Nur Kunden mit Umsatz im letzten Jahr |
| Nach Zeitraum | Kunden, die in einem Zeitraum angelegt wurden |
| Einzelner Kunde | Alle Daten eines Kunden (DSGVO) |
Sophie AI: Intelligente Kundenverwaltung
Neu: Mit Sophie AI verwalten Sie Kunden einfach per Chat!
Anstatt Formulare auszufüllen, sagen Sie mir einfach:
“Sophie, leg einen neuen Kunden an: Innovativ GmbH, Mariahilfer Straße 100, 1060 Wien, UID ATU67891234”
Ich verstehe natürliche Sprache und lege den Kunden automatisch an. Fehlende Informationen frage ich nach.
Sophie AI kann:
- Kunden per Chat anlegen und bearbeiten
- Kundendaten bei Rechnungserstellung automatisch erkennen
- UID-Nummern validieren und Ergebnisse erklären
- Kundenstatistiken und Umsätze abrufen
- Zahlungsverhalten analysieren
Pflichtfelder nach UStG §11
Für korrekte Rechnungen benötige ich mindestens diese Kundendaten:
| Feld | Pflicht für | Warum? |
|---|---|---|
| Name/Firma | Alle Rechnungen | Pflichtangabe auf jeder Rechnung |
| Adresse | Rechnungen > €400 | Für vollständige Rechnungen erforderlich |
| UID-Nummer | B2B, igl. Lieferung | Vorsteuerabzug, steuerfreie EU-Lieferung |
| E-Mail-Versand | Für automatischen Rechnungsversand |
Unvollständige Daten? Ich warne Sie, wenn bei einer Rechnung Pflichtangaben fehlen. So vermeiden Sie Probleme mit dem Vorsteuerabzug Ihres Kunden!
Integration mit Rechnungen
Ihre Kundendaten werden automatisch in allen Bereichen verwendet:
| Bereich | Integration |
|---|---|
| Rechnungen | Kundendaten werden automatisch übernommen |
| Angebote | Kundenstammdaten in Angebote einfügen |
| Mahnungen | Automatische Zahlungserinnerungen |
| Statistiken | Umsatz pro Kunde, Top-Kunden |
| Banking | Zahlungszuordnung zu Kunden |
DSGVO & Datenschutz
DSGVO-konform: Alle Kundendaten werden verschlüsselt in österreichischen Rechenzentren gespeichert. Ihre Daten verlassen niemals die EU.
| Anforderung | Umsetzung bei BuchhaltGenie |
|---|---|
| DSGVO Art. 15 | Auskunft: Export aller Daten eines Kunden |
| DSGVO Art. 17 | Löschung nach Aufbewahrungsfrist (7 Jahre BAO) |
| DSGVO Art. 20 | Datenportabilität: Export als JSON/CSV |
| Verschlüsselung | AES-256 für Daten, TLS 1.3 für Übertragung |
Daten eines Kunden löschen
Nach Ablauf der 7-jährigen Aufbewahrungspflicht (BAO §132) können Sie Kundendaten vollständig löschen:
- Gehen Sie zu Kunden > Kunde auswählen > Einstellungen
- Klicken Sie auf DSGVO-Löschung beantragen
- Ich prüfe, ob die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist
- Nach Bestätigung werden alle Daten unwiderruflich gelöscht
Nächste Schritte
Ersten Kunden anlegen
Starten Sie mit Ihrem wichtigsten Kunden - in unter einer Minute haben Sie alle Daten erfasst. Kunden anlegen →
Bestehende Kunden importieren
Haben Sie bereits eine Kundenliste? Importieren Sie diese mit wenigen Klicks. Import-Anleitung →
Erste Rechnung erstellen
Sobald Ihre Kunden angelegt sind, können Sie blitzschnell Rechnungen erstellen. Rechnung erstellen →
Siehe auch
Automatisches Mahnwesen bei überfälligen Zahlungen
ZahlungserinnerungenMit hinterlegten Kundendaten schneller Rechnungen schreiben
Rechnungen erstellen💡 Sophie’s Tipp: Beginne mit dem Kunden anlegen - sobald Ihre wichtigsten Kunden erfasst sind, wird das Erstellen von Rechnungen zum Kinderspiel!