Lieferanten verwalten

Warum Lieferanten anlegen?

Lieferantenübersicht

In der Lieferantenverwaltung unter Dashboard → Lieferanten sehen Sie alle wichtigen Informationen:

Statistik-Karten

Am oberen Rand sehen Sie auf einen Blick:

• Gesamtanzahl der Lieferanten
• Aktive Lieferanten (ohne archivierte)
• EU-Lieferanten mit Reverse Charge
• Mit UID-Nummer (validiert)
• Mit Bankdaten (IBAN hinterlegt)

Filtern und Sortieren

• Suchen: Freitext-Suche nach Name, UID, E-Mail oder Lieferantennummer
• Typ filtern: Waren, Dienstleistungen oder Beides
• EU-Filter: Nur EU-Lieferanten anzeigen
• Sortieren: Nach Name, Erstelldatum oder Lieferantennummer

Lieferant anlegen

UID-Nummer validieren (VIES)

Bei der Eingabe einer UID-Nummer prüfe ich automatisch:

Eingabe: ATU53287205

✅ Format korrekt (ATU + 8 Ziffern)
✅ Prüfziffer validiert
✅ Bereit für VIES-Abgleich

Österreichisches UID-Format

Das Format für österreichische UID-Nummern ist streng definiert:

• Präfix: ATU (Österreich)
• Gefolgt von 8 Ziffern
• Die letzte Ziffer ist eine Prüfziffer

EU-weite Validierung

Für EU-Lieferanten wird die UID gegen die VIES-Datenbank (VAT Information Exchange System) geprüft:

Automatische Erkennung aus Belegen (OCR)

Wenn Sie einen Beleg erfassen, erkenne ich den Lieferanten automatisch:

Ausgaben pro Lieferant (Historie)

Klicken Sie auf einen Lieferanten, um die Detailansicht mit zwei Tabs zu öffnen:

Tab: Lieferantendetails

Alle Stammdaten auf einen Blick:

• Unternehmensinformationen
• UID-Nummer mit Validierungsstatus
• Kontaktdaten mit klickbaren Links
• Adresse
• Bankdaten (IBAN maskiert aus Sicherheitsgründen)
• Geschäftseinstellungen
• EU / Reverse Charge Status
• Notizen (öffentlich und intern)
• Metadaten (Erstellt am, Aktualisiert am)

Tab: Ausgaben

Die vollständige Ausgabenhistorie für diesen Lieferanten:

┌─────────────────────────────────────────────────────┐
│  Büro Express GmbH - 2026                           │
├─────────────────────────────────────────────────────┤
│  Gesamt: €2.847,60 (brutto)                         │
│  Davon USt: €474,60                                 │
│  Belege: 24                                         │
│                                                     │
│  Jan: ██████████ €356,40                           │
│  Feb: ████████ €287,20                             │
│  Mär: ████████████████ €512,00                     │
│  Apr: ██████ €198,40                               │
│  ...                                                │
└─────────────────────────────────────────────────────┘

Lieferant bearbeiten

So ändern Sie Lieferantendaten:

Auswirkungen auf bestehende Belege

Lieferant archivieren (Soft Delete)

Lieferanten können nicht endgültig gelöscht werden (BAO §132 Aufbewahrungspflicht). Stattdessen werden sie archiviert:

EU-Lieferanten und Reverse Charge

Für Lieferanten aus anderen EU-Ländern gelten besondere Regeln:

EU-Lieferant markieren

Aktivieren Sie „EU-Lieferant” in den Lieferanteneinstellungen.

Reverse Charge aktivieren

Bei Dienstleistungen von EU-Lieferanten:

1. Aktivieren Sie „Reverse Charge”
2. Die Steuerschuld geht auf Sie über
3. Ich berechne die USt automatisch korrekt

EU-Lieferant aus Deutschland:
Nettobetrag:    €1.000,00
+ 20% USt:      €  200,00  (von Ihnen geschuldet)
= Brutto:       €1.200,00

Vorsteuer:      €  200,00  (abzugsfähig)
Effektiver Aufwand: €1.000,00

SEPA-Zahlungsexport

Lieferanten mit hinterlegten Bankdaten können für den SEPA-Export verwendet werden:

Voraussetzungen

• IBAN korrekt hinterlegt (Format validiert)
• BIC optional, aber empfohlen
• Offene Rechnungen vorhanden

Export durchführen

1. Gehen Sie zu Ausgaben → Offene Rechnungen
2. Wählen Sie die zu zahlenden Rechnungen aus
3. Klicken Sie auf „SEPA-Export”
4. Laden Sie die XML-Datei herunter
5. Importieren Sie diese in Ihr Online-Banking

Import aus anderen Systemen

CSV-Import

Bereite eine CSV-Datei vor mit den Spalten:

company_name,uid_number,email,phone,address,postal_code,city,country
"Muster GmbH","ATU12345678","office@muster.at","+43 1 234567","Musterstraße 1","1010","Wien","AT"

Automatisch aus Belegen

Wenn Sie viele Belege erfassen, lege ich automatisch neue Lieferanten an. Sie müssen nur die Daten ergänzen!

Export für Steuerberater

Für Ihren Steuerberater kannst Sie die Lieferantenliste exportieren:

Gehen Sie zu Lieferanten → Exportieren und wählen Sie das Format.

Aufbewahrung (BAO §132)

Lieferantendaten sind Teil Ihrer Buchhaltung und unterliegen der 7-jährigen Aufbewahrungspflicht:

• Automatische Archivierung in BuchhaltGenie
• Änderungshistorie wird protokolliert (Audit Trail)
• DSGVO-konforme Datenspeicherung (Art. 32)
• Export für Langzeitarchivierung möglich

Integration mit Ausgaben

Die Lieferantenverwaltung ist nahtlos mit der Ausgabenerfassung verbunden:

Nächster Schritt

Lieferanten sind eingerichtet? Perfekt! Schauen Sie sich auch die Ausgaben-Übersicht an, um alle erfassten Belege im Blick zu behalten!