Team & Mitarbeiter
Hallo, ich bin Sophie! 👋 Gemeinsam geht alles leichter - auch die Buchhaltung. Auf dieser Seite zeige ich dir, wie Sie Teammitglieder einladen, Rollen zuweisen und die Zusammenarbeit in BuchhaltGenie organisieren kannst.
Teamgröße nach Tarif: Je nach Ihrem Tarif können Sie unterschiedlich viele Teammitglieder einladen. Der Steuerberater-Zugang ist in allen Tarifen inklusive.
Übersicht
Neue Teammitglieder hinzufügen
Mitarbeiter einladenAdmin, Buchhalter, Nur-Lesen
Rollen und RechteSpezieller Zugang für Ihre Steuerberatung
SteuerberaterWer hat was gemacht?
AktivitätslogTeamgröße nach Tarif
| Tarif | Teammitglieder | Steuerberater |
|---|---|---|
| Free | 1 (nur Inhaber) | Inklusive |
| Starter | 2 | Inklusive |
| Pro | 5 | Inklusive |
| Business | 7 | Inklusive |
| Enterprise | 10 oder mehr | Inklusive |
Steuerberater zählt extra: Der Steuerberater-Zugang ist separat und zählt nicht zu Ihrem Teammitglieder-Kontingent.
Rollen und Berechtigungen
BuchhaltGenie bietet verschiedene Rollen mit abgestuften Rechten.
Übersicht der Rollen
| Rolle | Beschreibung | Typische Nutzung |
|---|---|---|
| Inhaber | Voller Zugriff auf alles | Geschäftsführung |
| Administrator | Fast alle Rechte | Büroleitung |
| Buchhalter | Tagesgeschäft der Buchhaltung | Buchhaltungsmitarbeiter |
| Mitarbeiter | Eingeschränkter Zugriff | Rechnungserstellung |
| Nur-Lesen | Ansicht ohne Änderungen | Controlling, Prüfer |
| Steuerberater | Spezialrolle mit Lesezugriff | Externe Steuerberatung |
Detaillierte Berechtigungen
Inhaber
Inhaber (Geschäftsführer)
Der Inhaber hat uneingeschränkten Zugriff:
| Bereich | Berechtigung |
|---|---|
| Rechnungen | Erstellen, Bearbeiten, Löschen |
| Kunden | Vollzugriff |
| Belege | Vollzugriff |
| Berichte | Alle Berichte |
| Team | Einladen, Rollen ändern, Entfernen |
| Einstellungen | Alle Einstellungen |
| Abrechnung | Tarif und Zahlung |
| Konto löschen | Ja |
| Datenexport | Vollständig |
Nur ein Inhaber: Es kann nur einen Inhaber pro Konto geben. Die Inhaberschaft kann übertragen werden.
Mitarbeiter einladen
So fügst Sie neue Teammitglieder hinzu:
Einladung senden
Team-Einstellungen öffnen
Gehen Sie zu Einstellungen, dann Team
Neues Mitglied einladen
Klicken Sie auf Teammitglied einladen
E-Mail-Adresse eingeben
Gib die E-Mail-Adresse der Person ein
Rolle auswählen
Wählen Sie die passende Rolle aus der Liste
Optional: Persönliche Nachricht
Füge eine Nachricht hinzu, die in der Einladungs-E-Mail erscheint
Einladung senden
Klicken Sie auf Einladung senden
Was passiert nach der Einladung?
| Schritt | Beschreibung | Zeitrahmen |
|---|---|---|
| E-Mail-Versand | Einladungs-E-Mail wird gesendet | Sofort |
| Gültigkeit | Einladungslink ist aktiv | 7 Tage |
| Registrierung | Empfänger erstellt ein Konto | Individuell |
| Aktivierung | Zugriff wird freigeschaltet | Sofort nach Registrierung |
Ablauf der Einladung: Nach sieben Tagen verfällt die Einladung. Sie kannst jederzeit eine neue Einladung an dieselbe E-Mail-Adresse senden.
Einladung erneut senden
Falls die Einladung nicht angekommen ist:
Ausstehende Einladungen anzeigen
Unter Team sehen Sie alle offenen Einladungen
Erneut senden
Klicken Sie auf Erneut senden neben der Einladung
Oder: Einladung widerrufen
Klicken Sie auf Widerrufen und sende eine neue Einladung
Steuerberater einladen
Der Steuerberater erhält einen speziellen Zugang mit Leseberechtigung.
Was sieht der Steuerberater?
| Bereich | Zugriff |
|---|---|
| Rechnungen | Alle ansehen und exportieren |
| Belege | Alle ansehen und exportieren |
| Berichte | UVA, BWA, Jahresabschluss |
| FinanzOnline®-Export | XML-Dateien |
| Kunden | Alle ansehen |
| Transaktionen | Alle ansehen |
Was kann der Steuerberater NICHT?
| Bereich | Einschränkung |
|---|---|
| Änderungen | Keine Daten ändern |
| Löschen | Nichts löschen |
| Team | Keine anderen Mitglieder sehen |
| Einstellungen | Nur eigenes Profil |
| Sophie-Chats | Kein Zugriff |
| Zahlungen | Keine Zahlungsinformationen |
Steuerberater einladen
Team-Einstellungen öffnen
Gehen Sie zu Einstellungen, dann Team
Steuerberater-Bereich finden
Scrolle zum Abschnitt Steuerberater
E-Mail eingeben
Gib die E-Mail-Adresse deines Steuerberaters ein
Kanzleiname angeben (optional)
Füge den Namen der Steuerberatungskanzlei hinzu
Einladung senden
Klicken Sie auf Steuerberater einladen
Mehrere Steuerberater: Sie kannst bei Bedarf mehrere Steuerberater-Zugänge einrichten, zum Beispiel für verschiedene Ansprechpartner in der Kanzlei.
Zugriff widerrufen
Sie kannst den Steuerberater-Zugang jederzeit widerrufen:
Team-Einstellungen öffnen
Gehen Sie zu Einstellungen, dann Team
Steuerberater finden
Im Steuerberater-Bereich sehen Sie alle aktiven Zugänge
Zugriff entfernen
Klicken Sie auf Zugriff widerrufen
Bestätigen
Bestätige die Aktion. Der Zugriff wird sofort beendet.
Rollen ändern
Sie kannst die Rolle eines Teammitglieds nachträglich ändern.
Rolle bearbeiten
Team-Übersicht öffnen
Gehen Sie zu Einstellungen, dann Team
Mitglied auswählen
Klicken Sie auf das Teammitglied, dessen Rolle Sie ändern möchtest
Neue Rolle wählen
Wählen Sie die neue Rolle aus dem Dropdown-Menü
Speichern
Klicken Sie auf Änderungen speichern
Sofortige Wirkung: Rollenänderungen werden sofort wirksam. Das Teammitglied erhält oder verliert Berechtigungen unmittelbar.
Einschränkungen bei Rollenänderungen
| Änderung | Erlaubt | Hinweis |
|---|---|---|
| Mitarbeiter zu Buchhalter | Ja | Mehr Rechte |
| Buchhalter zu Admin | Ja | Nur durch Inhaber oder Admin |
| Admin zu Mitarbeiter | Ja | Weniger Rechte |
| Inhaber ändern | Nur Übertragung | Inhaberschaft muss übertragen werden |
Mitarbeiter entfernen
So entfernst Sie ein Teammitglied:
Team-Übersicht öffnen
Gehen Sie zu Einstellungen, dann Team
Mitglied auswählen
Klicken Sie auf das zu entfernende Teammitglied
Aus Team entfernen
Klicken Sie auf Aus Team entfernen
Bestätigen
Bestätige die Aktion
Was passiert beim Entfernen?
| Aspekt | Verhalten |
|---|---|
| Zugriff | Sofort beendet |
| Erstellte Daten | Bleiben erhalten |
| Aktivitätslog | Einträge bleiben erhalten |
| Benutzerkonto | Bleibt bestehen (ohne Zugriff auf Ihr Unternehmen) |
| Wiedereinladung | Jederzeit möglich |
Aktivitätslog
Behalte den Überblick, wer was gemacht hat.
Was wird protokolliert?
| Aktivität | Beispiel |
|---|---|
| Anmeldungen | Max Mustermann hat sich angemeldet |
| Rechnungen | Anna hat Rechnung RE-2026-001 erstellt |
| Belege | Thomas hat Beleg hochgeladen |
| Änderungen | Maria hat Kundendaten geändert |
| Einstellungen | Admin hat Einstellung X geändert |
| Team | Inhaber hat neues Mitglied eingeladen |
Aktivitätslog einsehen
Team-Einstellungen öffnen
Gehen Sie zu Einstellungen, dann Team
Aktivitätslog aufrufen
Klicken Sie auf Aktivitätslog
Filtern (optional)
Filtere nach:
- Teammitglied
- Zeitraum
- Aktivitätstyp
Exportieren (optional)
Exportiere das Log als CSV für Ihre Dokumentation
Revisionssicher: Das Aktivitätslog entspricht den Anforderungen nach BAO Paragraph 132 für die Nachvollziehbarkeit von Änderungen.
Log-Einträge im Detail
Jeder Log-Eintrag enthält:
| Information | Beschreibung |
|---|---|
| Zeitstempel | Datum und Uhrzeit der Aktivität |
| Benutzer | Wer hat die Aktion durchgeführt |
| Aktion | Was wurde gemacht |
| Details | Betroffene Datensätze |
| IP-Adresse | Von wo aus (ungefähr) |
| Gerät | Browser und Betriebssystem |
Inhaberschaft übertragen
In bestimmten Fällen müssen Sie die Inhaberschaft übergeben.
Wann ist das nötig?
- Verkauf des Unternehmens
- Wechsel der Geschäftsführung
- Ausscheiden aus dem Unternehmen
Übertragung durchführen
Team-Einstellungen öffnen
Gehen Sie zu Einstellungen, dann Team
Inhaberschaft übertragen wählen
Scrolle zu Inhaberschaft übertragen
Neuen Inhaber auswählen
Wählen Sie ein bestehendes Teammitglied als neuen Inhaber
Identität bestätigen
Bestätige mit Passwort und 2FA-Code
Übertragung abschließen
Der neue Inhaber muss die Übernahme bestätigen
Unwiderruflich: Die Inhaberschaftsübertragung kann nicht rückgängig gemacht werden. Sie wirst zum Administrator herabgestuft.
Häufige Fragen
Kann ich mehrere Administratoren haben?
Ja, Sie kannst beliebig viele Administratoren ernennen (im Rahmen deines Teammitglieder-Kontingents). Nur den Inhaber gibt es einmal.
Sieht mein Team meine Sophie-Chats?
Nein, Sophie-Konversationen sind privat und für andere Teammitglieder nicht einsehbar - auch nicht für Administratoren.
Was passiert, wenn ein Teammitglied das Unternehmen verlässt?
Entferne das Mitglied aus dem Team. Der Zugriff wird sofort beendet. Alle von diesem Mitglied erstellten Daten bleiben erhalten.
Kann ich temporären Zugriff gewähren?
Ja, Sie kannst ein Teammitglied einladen und später wieder entfernen. Für regelmäßige temporäre Zugriffe empfehlen wir die Nur-Lesen-Rolle.
Zählt ein Steuerberater zum Teammitglieder-Limit?
Nein, der Steuerberater-Zugang ist separat und in allen Tarifen inklusive. Er zählt nicht zu Ihrem Kontingent.
Brauchen Sie Hilfe?
Bei Fragen zur Teamverwaltung bin ich für Sie da:
- Fragen Sie mich im Chat
- E-Mail an office@buchhaltgenie.at
- Häufige Fragen durchstöbern
Weiterführende Seiten: