Ausgabenliste
Hallo, ich bin Sophie! 👋 Hier zeige ich Ihnen alle Ihre erfassten Betriebsausgaben auf einen Blick. Ich helfe Ihnen, den Überblick zu behalten – egal ob Sie nach einer bestimmten Rechnung suchst oder einen Export für Ihren Steuerberater brauchst.
Echtzeit-Statistiken: Ich berechne automatisch Ihre Gesamtausgaben, offene Beträge und überfällige Rechnungen. So behältst Sie immer den Überblick über Ihre Liquidität!
Auf einen Blick
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| 🔍 Volltextsuche | Durchsuche Rechnungsnummer, Lieferant, UID, Beschreibung |
| 📁 15 Kategorien | Materialaufwand bis Sonstige Ausgaben |
| 💳 6 Zahlungsstatus | Von “offen” bis “storniert” |
| 📄 5 Dokumentenstatus | Entwurf, ausstehend, genehmigt, abgelehnt, archiviert |
| 📤 Export | CSV, PDF, Steuerberater-Format |
Die 15 Ausgaben-Kategorien
Jede Ausgabe wird einer Kategorie zugeordnet. Das ist wichtig für Ihre Buchhaltung und den korrekten Vorsteuerabzug.
| Kategorie | Beschreibung | Typischer USt-Satz |
|---|---|---|
| Material | Wareneinkauf, Rohstoffe | 20% |
| Dienstleistungen | Externe Services, Freelancer | 20% |
| Reisekosten | Bahn, Flug, Hotel, Verpflegung | 10-20% |
| Fahrzeugkosten | Treibstoff, Reparatur, Versicherung | 20% |
| Bürokosten | Miete, Strom, Reinigung | 20% |
| Marketing | Werbung, Online-Ads, Flyer | 20% |
| Versicherungen | Betriebshaftpflicht, Kasko | 0%* |
| Miete & Pacht | Geschäftsräume, Lager | 20% oder 0%** |
| Betriebskosten | Strom, Gas, Wasser, Internet | 20% |
| Personalkosten | Löhne, Sozialabgaben | 0%* |
| Rechts- & Beratung | Anwalt, Steuerberater, Notar | 20% |
| IT & Software | Lizenzen, Cloud, Hardware | 20% |
| Betriebsausstattung | Möbel, Geräte, Werkzeug | 20% |
| Instandhaltung | Reparaturen, Wartung | 20% |
| Sonstige Ausgaben | Alles andere | variabel |
Achtung – UStG §11: Bei Bewirtungsaufwand (Geschäftsessen) ist nur 50% der Vorsteuer abzugsfähig! Ich markiere diese Belege automatisch.
Zahlungsstatus verstehen
Jede Eingangsrechnung hat einen Zahlungsstatus:
Übersicht
| Status | Farbe | Bedeutung |
|---|---|---|
| Offen | 🟡 Gelb | Zahlung ausstehend |
| Teilweise | 🟠 Orange | Teilbetrag bezahlt |
| Bezahlt | 🟢 Grün | Vollständig beglichen |
| Überfällig | 🔴 Rot | Fälligkeit überschritten |
| Strittig | 🟣 Lila | Reklamation/Klärung |
| Storniert | ⚫ Grau | Annulliert |
Dokumentenstatus
Unabhängig vom Zahlungsstatus hat jede Rechnung einen Dokumentenstatus:
| Status | Symbol | Verwendung |
|---|---|---|
| Entwurf | 📝 | Noch nicht abgeschlossen, in Bearbeitung |
| Ausstehend | ⏳ | Zur Prüfung/Genehmigung |
| Genehmigt | ✅ | Geprüft und freigegeben |
| Abgelehnt | ❌ | Nicht akzeptiert (z.B. fehlende Angaben) |
| Archiviert | 📦 | Abgeschlossen und archiviert (BAO §132) |
BAO §132 Aufbewahrung: Alle genehmigten und archivierten Belege werden 7 Jahre aufbewahrt. Ich kümmere mich automatisch darum!
Filtern und Sortieren
So findest Sie schnell die gesuchte Ausgabe:
Schnellsuche nutzen
Gib in das Suchfeld ein:
- Rechnungsnummer (z.B. “RE-2024-0815”)
- Lieferantenname (z.B. “Muster GmbH”)
- UID-Nummer (z.B. “ATU12345678”)
- Beschreibungstext
Filter anwenden
Kombiniere beliebige Filter:
| Filter | Optionen |
|---|---|
| Kategorie | Eine der 15 Kategorien |
| Zahlungsstatus | offen, teilweise, bezahlt, überfällig… |
| Dokumentenstatus | Entwurf, ausstehend, genehmigt… |
| Zeitraum | Rechnungsdatum von/bis |
| Fälligkeit | Fälligkeitsdatum von/bis |
| Betrag | Mindest-/Höchstbetrag |
| Reverse Charge | Ja/Nein (EU-Lieferanten) |
| Vorsteuerbefreit | Ja/Nein |
Sortierung wählen
Sortiere nach:
- 📅 Rechnungsdatum (neueste/älteste zuerst)
- 💶 Betrag (höchste/niedrigste zuerst)
- 🏪 Lieferantenname (A-Z / Z-A)
- ⏰ Fälligkeitsdatum
- 🔢 Rechnungsnummer
Ansicht speichern
Häufig genutzte Filter kannst Sie als Schnellfilter speichern:
- Filter einstellen
- “Filter speichern” klicken
- Namen vergeben (z.B. “Offene über 1.000€“)
Export-Optionen
Ihre Daten gehören Ihnen. Exportiere jederzeit:
| Format | Verwendung | Inhalt |
|---|---|---|
| CSV | Excel, Tabellenkalkulation | Alle Felder, editierbar |
| Übersicht, Archiv | Formatierte Liste | |
| Steuerberater | BMD, RZL, DATEV | Importfähiges Format |
| ELDA | Sozialversicherung | Lohnnebenkosten |
Sophie’s Tipp: Nutze den monatlichen Export-Reminder! Ich erinnere Sie automatisch daran, Ihrem Steuerberater die Unterlagen zu senden.
Statistiken auf einen Blick
Im Dashboard siehst Sie:
| Kennzahl | Beschreibung |
|---|---|
| Gesamtausgaben | Bruttosumme aller genehmigten Rechnungen |
| Vorsteuer | Abzugsfähige USt-Beträge |
| Nach Kategorie | Aufschlüsselung der Top-Kategorien |
| Überfällig | Anzahl und Summe überfälliger Rechnungen |
| Diesen Monat | Ausgaben im aktuellen Monat |
| Reverse Charge | Anzahl EU-Rechnungen (Art. 196 MwStSystRL) |
Sonderfall: Reverse Charge
Bei Rechnungen von EU-Lieferanten ohne österreichische UID gilt das Reverse Charge-Verfahren:
- ✅ Keine Vorsteuer auf der Rechnung
- ✅ Sie schuldest die USt selbst (Erwerbsteuer)
- ✅ Gleichzeitig Vorsteuerabzug möglich
- ✅ Ich markiere diese automatisch beim Import
EU-Rechnung ohne USt? Prüfe, ob Reverse Charge gilt! Fehlt der Hinweis auf der Rechnung, frag beim Lieferanten nach.
Häufige Fragen
Kann ich mehrere Ausgaben gleichzeitig bearbeiten?
Ja! Aktiviere die Checkboxen und nutze die Sammelbearbeitung:
- Kategorie ändern
- Status setzen
- Löschen (Soft-Delete, DSGVO-konform)
Wie finde ich überfällige Rechnungen?
- Schnellfilter: “Überfällig” klicken
- Oder: Filter → Zahlungsstatus → “Überfällig”
- Sortiere nach Fälligkeitsdatum (älteste zuerst)
Werden gelöschte Ausgaben wirklich entfernt?
Nein – aus Compliance-Gründen (BAO §132) werden Ausgaben nur soft-deleted. Sie erscheinen nicht mehr in der Liste, bleiben aber 7 Jahre im System.
Nächste Schritte
Lerne die KI-gestützte Kategorisierung
📂 KategorisierungAutomatische Belegerkennung verstehen
🔍 OCR-ErkennungAusgaben für die UVA vorbereiten
📋 UVA-Vorbereitung💡 Sophie’s Tipp: Prüfe wöchentlich Ihre überfälligen Rechnungen! So vermeidest Sie Mahngebühren und behältst die Liquidität im Griff.