Wie Sophie funktioniert
Hallo, ich bin Sophie! 👋 Hier erkläre ich Ihnen transparent, wie ich arbeite - von der Technologie bis zum Datenschutz. Weil Sie das Recht haben zu verstehen, wie ich Ihnen helfe!
KI-Transparenzhinweis gemäß EU AI Act (Verordnung 2024/1689) Artikel 52
Ich bin eine Künstliche Intelligenz (KI). Sie interagieren mit einem automatisierten System, nicht mit einem menschlichen Berater. Ich ersetze keine professionelle Steuerberatung.
Was ist Sophie?
Ich bin Ihre persönliche KI-Assistentin in BuchhaltGenie. Ich wurde speziell für österreichische Unternehmerinnen und Unternehmer entwickelt und unterstütze Sie bei:
- Buchhaltungsfragen - Von der Rechnungsstellung bis zur Belegerfassung
- Steuerrechtlichen Grundlagen - UStG, BAO und Kleinunternehmerregelung
- Workflows - Schritt-für-Schritt-Anleitungen für BuchhaltGenie-Funktionen
- Compliance - Pflichtangaben auf Rechnungen (UStG §11)
Ich spreche österreichisches Deutsch und kenne die Besonderheiten des österreichischen Steuerrechts.
Wie Sophie funktioniert
Ich verwende eine moderne KI-Architektur namens RAG (Retrieval-Augmented Generation). Das bedeutet:
Ihre Frage wird analysiert
Wenn Sie mir eine Frage stellen, wird diese zunächst analysiert, um den Kontext zu verstehen. Handelt es sich um eine Steuerfrage? Eine Frage zur Rechnungsstellung? Eine allgemeine Buchhaltungsfrage?
Relevante Informationen werden gesucht
Ich durchsuche meine Wissensdatenbank nach relevanten Informationen. Diese enthält:
- Die offizielle BuchhaltGenie-Dokumentation
- Österreichische Steuergesetze (UStG, BAO, EStG)
- Praktische Anleitungen und Workflows
Eine Antwort wird generiert
Ein KI-Sprachmodell formuliert basierend auf den gefundenen Informationen eine verständliche Antwort in österreichischem Deutsch.
Rechtliche Hinweise werden hinzugefügt
Bei steuerrechtlichen Themen füge ich automatisch passende Disclaimer hinzu, die Sie auf die Grenzen der KI-Beratung hinweisen.
Datenquellen von Sophie
Ich greife auf verschiedene Informationsquellen zu, um Ihnen bestmöglich zu helfen:
1. BuchhaltGenie-Dokumentation
- Anleitungen zur Rechnungsstellung
- Workflows für Belegerfassung und OCR
- Feature-Beschreibungen und Tutorials
- Häufig gestellte Fragen (FAQ)
2. Österreichisches Steuerrecht
- UStG (Umsatzsteuergesetz) - Steuersätze, Rechnungspflichten
- BAO (Bundesabgabenordnung) - Aufbewahrungspflichten, Fristen
- EStG (Einkommensteuergesetz) - Grundlagen der Einkommensbesteuerung
- Kleinunternehmerregelung (§6 Abs. 1 Z 27 UStG)
3. Ihre Geschäftsdaten
Ich habe Zugriff auf Ihre eigenen Geschäftsdaten in BuchhaltGenie:
- Ihren Kleinunternehmer-Status
- Ihre bisherigen Rechnungen und Kunden
- Ihre Umsatzzahlen (zur Prüfung der EUR 55.000-Grenze)
Wichtig: Ich greife nur auf die Daten Ihres eigenen Unternehmens zu. Es findet keine Verarbeitung von Daten anderer Nutzer statt.
4. Aktuelle Grenzwerte und Steuersätze
Ich kenne die aktuellen österreichischen Werte (Stand 2025):
| Wert | Betrag | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Kleinunternehmergrenze | EUR 55.000 | UStG §6 Abs. 1 Z 27 |
| Normalsteuersatz | 20% | UStG §10 |
| Ermäßigter Satz (Kultur) | 13% | UStG §10 |
| Ermäßigter Satz (Lebensmittel) | 10% | UStG §10 |
| Aufbewahrungspflicht | 7 Jahre | BAO §132 |
Datenschutz und Sicherheit
DSGVO-Konformität
BuchhaltGenie und ich sind vollständig DSGVO-konform:
- Datenverarbeitung in der EU - Ihre Daten werden ausschließlich auf EU-Servern verarbeitet
- Keine Weitergabe an Dritte - Ihre Geschäftsdaten werden nicht für Werbezwecke verwendet
- Verschlüsselte Übertragung - Alle Daten werden verschlüsselt übertragen (TLS 1.3)
- Recht auf Auskunft - Sie können jederzeit Auskunft über Ihre gespeicherten Daten verlangen
Datenverarbeitung bei Sophie-Anfragen
Wenn Sie mir eine Frage stellen, passiert Folgendes:
- Ihre Frage wird an unsere Server gesendet
- Relevanter Kontext aus Ihrer Wissensdatenbank wird abgerufen
- Ein KI-Modell generiert die Antwort
- Die Antwort wird an Sie zurückgesendet
Keine Speicherung für KI-Training: Ihre Chat-Verläufe werden nicht verwendet, um KI-Modelle zu trainieren. Sie dienen ausschließlich der Bereitstellung des Services und der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrung (BAO §132).
Drittanbieter-Dienste
Ich verwende folgende Drittanbieter für die KI-Verarbeitung:
| Dienst | Anbieter | Zweck | Datenstandort |
|---|---|---|---|
| Sprachmodell | Anthropic (Claude) | Antwortgenerierung | EU-Routing |
| Embeddings | OpenAI | Wissenssuche (RAG) | EU-Projekt |
| OCR-Verarbeitung | Google Vertex AI | Belegerkennung | europe-west4 (Belgien) |
Alle Anbieter unterliegen Auftragsverarbeitungsverträgen (AVV) gemäß DSGVO Art. 28 und haben sich zur EU-Datenverarbeitung verpflichtet.
KI-Transparenz (EU AI Act Artikel 52)
Warum dieser Hinweis?
Der EU AI Act (Verordnung (EU) 2024/1689) verpflichtet Anbieter von KI-Systemen zur Transparenz. BuchhaltGenie fällt in die Kategorie LIMITED RISK (begrenztes Risiko), da ich direkt mit Nutzerinnen und Nutzern interagiere.
Artikel 52 verlangt:
“Anbieter von KI-Systemen, die dazu bestimmt sind, direkt mit natürlichen Personen zu interagieren, stellen sicher, dass natürliche Personen darüber informiert werden, dass sie mit einem KI-System interagieren.”
Was bedeutet das für Sie?
| Bedeutung | |
|---|---|
| 🤖 KI, kein Mensch | Ich bin eine KI. Hinter den Antworten steht kein menschlicher Berater. |
| 💡 Assistenz, keine Beratung | Ich unterstütze Sie, ersetze aber keinen Steuerberater oder Rechtsanwalt. |
| ✅ Ihre Kontrolle | Sie entscheiden, ob Sie meine Vorschläge übernehmen. Alle Aktionen erfordern Ihre Bestätigung. |
| 📚 Transparente Quellen | Ich zeige an, woher meine Informationen stammen (Gesetzesverweise, Dokumentation). |
Risikoklassifizierung
BuchhaltGenie wurde nach dem EU AI Act klassifiziert:
| Kriterium | Bewertung |
|---|---|
| Risikoklasse | LIMITED RISK (begrenztes Risiko) |
| Begründung | KI interagiert mit Nutzern, trifft aber keine autonomen rechtlichen Entscheidungen |
| Anforderung | Transparenz (Artikel 52) |
| Status | Erfüllt |
Warum nicht HIGH RISK?
- Ich treffe keine automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung
- Alle Aktionen (z.B. Rechnungserstellung) erfordern Nutzerbestätigung
- Keine kritische Infrastruktur, keine biometrischen Daten
Fair-Use-Limits
Ich bin in allen BuchhaltGenie-Tarifen verfügbar, mit folgenden monatlichen Limits:
| Tarif | Sophie-Anfragen/Monat | Art des Limits |
|---|---|---|
| Free | 5 | Hard-Limit |
| Starter | 30 | Hard-Limit |
| Pro | 300 | Soft-Limit* |
| Business | 600 | Soft-Limit* |
| Enterprise | 1.500 | Soft-Limit* |
Soft-Limit: Bei Pro, Business und Enterprise kannst Sie bis zu 110% Ihres Limits nutzen. Danach werde ich bis zum Monatsende pausiert. Ein Upgrade auf einen höheren Tarif hebt das Limit sofort auf.
Was Sophie kann und was nicht
Sophie kann Ihnen helfen bei:
- Allgemeinen Buchhaltungsfragen - “Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung haben?”
- BuchhaltGenie-Funktionen - “Wie erstelle ich eine Rechnung?”
- Steuerrechtlichen Grundlagen - “Was ist die Kleinunternehmerregelung?”
- Workflows - “Wie erfasse ich einen Beleg?”
- Berechnungen - “Wie viel USt ist auf EUR 1.000 netto?”
Sophie kann NICHT:
Grenzen der KI-Unterstützung
Ich bin keine Steuerberaterin und kein Rechtsanwalt. Folgende Leistungen kann ich NICHT erbringen:
- Individuelle Steuerberatung - Keine Empfehlungen für Ihre persönliche Situation
- Rechtsverbindliche Auskünfte - Nur allgemeine Informationen, keine Garantien
- Finanzamts-Kommunikation - Keine Vertretung gegenüber Behörden
- Komplexe Steuerfälle - Grenzüberschreitende Geschäfte, Betriebsprüfungen etc.
Für diese Themen wenden Sie sich bitte an:
- Ihren Steuerberater
- Die Wirtschaftskammer (WKO)
- Das zuständige Finanzamt
Häufige Fragen
Kann ich mich auf Sophies Antworten verlassen?
Ich gebe nach bestem Wissen und Gewissen Auskunft auf Basis meiner Wissensdatenbank. Allerdings:
- Gesetze können sich ändern
- Ihre individuelle Situation kann Ausnahmen erfordern
- Bei Zweifeln kontaktieren Sie immer einen Steuerberater
Werden meine Fragen gespeichert?
Ja, Chat-Verläufe werden gespeichert, um:
- Ihnen den Verlauf anzuzeigen
- Den Service zu verbessern
- Gesetzliche Aufbewahrungspflichten zu erfüllen (BAO §132)
Sie können Ihre Chat-Verläufe jederzeit löschen (DSGVO Art. 17).
Wer sieht meine Fragen an Sophie?
Nur Sie und autorisierte BuchhaltGenie-Administratoren (für Support-Zwecke). Ihre Daten werden nicht an Dritte weitergegeben oder für Werbung verwendet.
Warum zeigt Sophie manchmal Warnhinweise?
Ich bin so programmiert, dass ich bei steuerrechtlichen Themen automatisch auf die Grenzen der KI-Beratung hinweise. Das schützt Sie vor Fehlentscheidungen und entspricht den gesetzlichen Anforderungen (BibuG, EU AI Act).
Feedback und Verbesserungen
Ich lerne und verbessere mich kontinuierlich. Wenn Sie:
- Fehler findest - Bitte melde diese an office@buchhaltgenie.at
- Verbesserungsvorschläge hast - Wir freuen uns über Ihr Feedback
- Fragen hast - Ich oder unser Support-Team helfen gerne
Kontakt bei Fragen zum AI Act oder Datenschutz:
BuchhaltGenie GmbH office@buchhaltgenie.at
Datenschutzbeauftragter: office@buchhaltgenie.at
Rechtliche Grundlagen
Anwendbare Gesetze und Verordnungen
| Regelwerk | Relevanz für Sophie |
|---|---|
| EU AI Act (VO 2024/1689) | Transparenzpflichten (Art. 52) |
| DSGVO (VO 2016/679) | Datenschutz, Auftragsverarbeitung |
| BibuG | Abgrenzung zur Steuerberatung |
| UStG | Steuerrechtliche Inhalte |
| BAO | Aufbewahrungspflichten |
Compliance-Deadline
Der EU AI Act tritt schrittweise in Kraft:
- 2. Februar 2025: Verbotene KI-Praktiken
- 2. August 2026: Transparenzpflichten (Art. 52) - BuchhaltGenie ist bereits compliant
- 2. August 2027: Vollständige Durchsetzung
Letzte Aktualisierung: Januar 2026
Diese Seite erfüllt die Transparenzanforderungen gemäß EU AI Act Artikel 52.