Transaktionen verwalten
Hallo, ich bin Sophie! 👋 Willkommen bei Ihrer Transaktionsübersicht! Hier sehen Sie alle Kontobewegungen Ihres verbundenen Bankkontos - übersichtlich sortiert und intelligent kategorisiert.
Ich helfe Ihnen, den Überblick zu behalten: Zahlungseingänge, Ausgaben, wiederkehrende Buchungen - alles auf einen Blick. Und das Beste: Ich schlage Ihnen automatisch passende Zuordnungen vor!
Automatische Synchronisation: Ihre Transaktionen werden alle 15 Minuten über finAPI (PSD2) aktualisiert. Sie können jederzeit manuell synchronisieren!
Transaktionsübersicht
So finden Sie Ihre Transaktionen
Navigation
Gehen Sie zu Banking → Transaktionen in der Seitenleiste.
Transaktionsübersicht: Der Hauptbildschirm zeigt eine moderne Tabelle mit allen Transaktionen. Oben links sehen Sie Schnellfilter-Buttons (“Alle”, “Eingänge”, “Ausgänge”, “Offen”). Rechts daneben befindet sich ein Suchfeld und ein Button “Synchronisieren” mit Aktualisierungs-Symbol. Die Tabelle zeigt pro Zeile: Datum, Beschreibung/Empfänger, Betrag (farbcodiert: grün für Eingänge, rot für Ausgänge), Kategorie-Tag und Status-Badge.
Übersicht nutzen
Sie sehen alle Kontobewegungen chronologisch sortiert - die neuesten zuerst.
Filter anwenden
Nutzen Sie die Filter oben, um bestimmte Transaktionen zu finden.
Was Sie auf einen Blick siehst
| Spalte | Beschreibung | Icon |
|---|---|---|
| Datum | Buchungsdatum der Transaktion | 📅 |
| Beschreibung | Verwendungszweck / Empfänger / Absender | 📝 |
| Betrag | Eingang (grün) oder Ausgang (rot) | 💶 |
| Kategorie | Von mir vorgeschlagene oder manuell gesetzte Kategorie | 🏷️ |
| Status | Zugeordnet ✅, Offen ⏳ oder Ignoriert 🚫 | 📊 |
Transaktionsstatus verstehen
Jede Transaktion hat einen Status, der Ihnen zeigt, ob Handlungsbedarf besteht:
Diese Transaktion ist mit einer Rechnung oder Ausgabe verbunden. Alles erledigt!
ZugeordnetHier fehlt noch die Zuordnung. Ich habe möglicherweise einen Vorschlag für Sie!
OffenBewusst von der Zuordnung ausgeschlossen (z.B. private Umbuchungen).
IgnoriertWichtig: Arbeiten Sie “Offene” Transaktionen regelmäßig ab! So bleibt Ihre Buchhaltung aktuell und die UVA-Berechnung stimmt.
Transaktionen filtern
Mit den Filtern finden Sie schnell, was Sie suchen:
Zeitraum
Nach Zeitraum filtern
- Heute: Nur heutige Buchungen
- Diese Woche: Aktuelle Kalenderwoche
- Dieser Monat: Aktueller Monat
- Dieses Quartal: Für die UVA relevant!
- Dieses Jahr: Alle Buchungen des laufenden Jahres
- Benutzerdefiniert: Eigenen Zeitraum wählen
💡 Sophie’s Tipp: Für die Umsatzsteuer-Voranmeldung wählen Sie “Dieses Quartal”!
Transaktionen suchen
Die Suchen Sie findet Transaktionen anhand von:
- Empfängername: z.B. “Müller GmbH”
- Absendername: z.B. “Kunde XY”
- IBAN: z.B. “AT89 1234…”
- Verwendungszweck: z.B. “Rechnung 2024-001”
- Betrag: z.B. “1.234,56”
Suche: "Müller" → Findet alle Transaktionen mit "Müller" im Namen
Suche: "RE-2024" → Findet alle Rechnungszahlungen mit dieser Nummer
Suche: "SVS" → Findet alle SozialversicherungsbeiträgeProfi-Tipp: Suchen Sie nach Ihrer Rechnungsnummer - ich finde die passende Zahlung sofort!
Automatische Kategorisierung
Ich kategorisiere Ihre Transaktionen automatisch basierend auf:
- Empfänger-/Absendername: Bekannte Unternehmen erkenne ich
- IBAN: Wiederkehrende Zahlungen merke ich mir
- Verwendungszweck: Schlüsselwörter wie “Miete”, “Rechnung”, “Gehalt”
- Ihre Korrekturen: Ich lerne aus Ihren Anpassungen!
Kategorie-Übersicht
| Kategorie | Beispiele | Icon |
|---|---|---|
| Einnahmen | Kundenzahlungen, Honorare | 💰 |
| Betriebsausgaben | Büromaterial, Software, Hardware | 📦 |
| Miete & Nebenkosten | Büromiete, Strom, Gas, Wasser | 🏢 |
| Fahrtkosten | Tanken, ÖBB, Parkgebühren, Vignette | 🚗 |
| Telefon & Internet | A1, Magenta, Drei, Festnetz | 📱 |
| Versicherungen | SVS, Haftpflicht, Berufsunfähigkeit | 🛡️ |
| Steuern & Abgaben | Finanzamt, WKO, Kammerumlagen | 🏛️ |
| Bankgebühren | Kontoführung, Karten, Überweisungen | 🏦 |
| Privatentnahme | Überweisungen an Ihr Privatkonto | 👤 |
| Sonstige | Nicht eindeutig zuordenbare Buchungen | 📋 |
Sophie lernt mit! Sie können die Kategorie jederzeit ändern - ich merke mir Ihre Korrekturen und wende sie auf zukünftige ähnliche Transaktionen an.
Kategorie ändern
Transaktion auswählen
Klicken Sie auf die Transaktion, deren Kategorie Sie ändern möchten.
Transaktions-Detail-Panel: Wenn Sie auf eine Transaktion klicken, öffnet sich rechts ein Seitenpanel mit allen Details. Oben sehen Sie den Betrag groß dargestellt mit Farbe (grün/rot). Darunter folgen Empfänger/Absender-Name, IBAN, Verwendungszweck in einem grauen Kasten, sowie Buchungsdatum und Valuta. Die aktuelle Kategorie ist als anklickbares Badge mit Dropdown-Pfeil dargestellt.
Kategorie bearbeiten
Klicken Sie auf das Kategorie-Feld und wählen Sie die neue Kategorie aus der Liste.
Automatisch merken
Ich frage Sie: “Soll ich diese Kategorie für ähnliche Transaktionen von diesem Absender/Empfänger merken?” Bestätigen Sie mit “Ja”, dann lerne ich dazu!
Lern-Dialog: Nach der Kategorieänderung erscheint ein kleiner Dialog mit Sophie-Avatar: “Soll ich diese Kategorie (z.B. ‘Büromaterial’) für zukünftige Transaktionen von diesem Empfänger (‘Amazon Business’) automatisch verwenden?” Mit Buttons “Ja, merken” und “Nein, nur diesmal”.
Sophie AI Zuordnung
Das Besondere an BuchhaltGenie: Ich erkenne automatisch, welche Transaktion zu welcher Rechnung oder Ausgabe gehört!
Wie funktioniert das?
Ich analysiere verschiedene Faktoren:
| Faktor | Gewichtung | Beispiel |
|---|---|---|
| Exakter Betrag | Hoch | Rechnung EUR 1.234,00 = Zahlung EUR 1.234,00 |
| Rechnungsnummer im Text | Sehr hoch | ”RE-2024-0042” im Verwendungszweck |
| Kundenname | Mittel | ”Müller GmbH” als Absender |
| IBAN bekannt | Hoch | IBAN bereits bei Kunde hinterlegt |
| Zeitlicher Abstand | Niedrig | Zahlung kurz nach Rechnungsdatum |
Match-Qualität
- 🟢 95-100%: Sehr sichere Zuordnung - einfach bestätigen
- 🟡 70-94%: Wahrscheinlich richtig - kurz prüfen
- 🟠 50-69%: Möglicherweise - genauer hinschauen
- ⚪ Kein Vorschlag: Manuelle Zuordnung nötig
In 80% der Fälle erkenne ich die richtige Zuordnung automatisch. Sie sparen sich stundenlanges Suchen!
Mehr zur Zuordnung erfahren Sie unter Transaktionen zuordnen.
Manuelle Zuordnung
Wenn ich keinen Vorschlag habe oder Sie manuell zuordnen möchten:
Rechnung zuordnen (Eingang)
Transaktion öffnen
Klicken Sie auf den Zahlungseingang, den Sie zuordnen möchten.
Zuordnung starten
Klicken Sie auf “Rechnung zuordnen” oder “Manuell zuordnen”.
Rechnung suchen
Suchen Sie nach Rechnungsnummer, Kunde oder Betrag.
Bestätigen
Wählen Sie die passende Rechnung und bestätige.
Ausgabe zuordnen (Ausgang)
Transaktion öffnen
Klicken Sie auf die Ausgabe, die Sie zuordnen möchten.
Zuordnung wählen
Wählen Sie zwischen:
- “Ausgabe zuordnen”: Verbinden mit vorhandener Ausgabe
- “Als Ausgabe erfassen”: Neue Ausgabe aus der Transaktion erstellen
Details ergänzen
Bei neuer Ausgabe: Kategorie, Steuersatz und optional Beleg hinzufügen.
Speichern
Die Transaktion ist nun als “Zugeordnet” markiert.
Split-Buchungen (Aufteilung)
Manchmal enthält eine Transaktion mehrere Geschäftsvorfälle. Mit Split-Buchungen können Sie diese aufteilen:
Wann ist Aufteilen sinnvoll?
- Sammelüberweisung: Ein Kunde zahlt mehrere Rechnungen auf einmal
- Gemischte Ausgabe: Rechnung enthält privaten und geschäftlichen Anteil
- Teilweise Vorsteuer: Nur ein Teil ist vorsteuerabzugsberechtigt
So teilen Sie eine Transaktion auf
Transaktion auswählen
Klicken Sie auf die Transaktion und wählen Sie “Aufteilen” oder “Split”.
Teile definieren
Geben Sie für jeden Teil an:
- Betrag (Summe muss Originalbetrag ergeben)
- Kategorie
- Zuordnung (Rechnung/Ausgabe)
- Optional: Steuersatz
Beispiel
Original: EUR 1.500,00 von Müller GmbH
Aufteilung:
├── EUR 1.000,00 → Rechnung RE-2024-0040 ✅
├── EUR 300,00 → Rechnung RE-2024-0041 ✅
└── EUR 200,00 → Rechnung RE-2024-0042 ✅Speichern
Alle Teile werden einzeln verbucht, die Summe stimmt weiterhin.
Achtung bei Split-Buchungen: Die Summe aller Teile muss exakt dem Originalbetrag entsprechen. Ich zeige Ihnen an, wenn die Differenz nicht null ist.
Transaktionsdetails
Klicken Sie auf eine Transaktion, um alle Details zu sehen:
Basisinformationen
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Buchungsdatum | Wann wurde die Transaktion gebucht? |
| Wertstellung | Wann war das Geld verfügbar/abgebucht? |
| Betrag | Summe in EUR |
| Saldo danach | Kontostand nach dieser Buchung |
| Status | BOOKED (bestätigt) oder PENDING (schwebend) |
Empfänger/Absender
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Name | Kontoinhaber des Gegenkontos |
| IBAN | Internationale Kontonummer |
| BIC | Bankleitzahl (SWIFT-Code) |
Verwendungszweck
Der vollständige Text der Überweisung - hier stehen oft Rechnungsnummern, Kundennummern oder Referenzen!
Zuordnungsinformationen
Falls zugeordnet:
- Verknüpfte Rechnung oder Ausgabe
- Zuordnungsdatum
- Match-Score (wie sicher war die Zuordnung)
- Zugeordnet durch: Automatisch oder manuell
Manuelle Synchronisation
Falls Sie nicht auf die automatische Aktualisierung warten möchten:
Synchronisation starten
- Gehen Sie zu Banking → Transaktionen
- Klicken Sie oben rechts auf 🔄 Synchronisieren
- Warten Sie, bis der Import abgeschlossen ist
Synchronisations-Ablauf: Nach dem Klick auf “Synchronisieren” erscheint ein animierter Kreis-Ladebalken mit dem Text “Verbinde mit finAPI…” (3-5 Sekunden), dann “Rufe Transaktionen ab…” (5-15 Sekunden), schließlich “Analysiere neue Transaktionen…” (2-5 Sekunden). Am Ende sehen Sie eine Toast-Benachrichtigung oben rechts: ”✓ 12 neue Transaktionen synchronisiert” mit einem grünen Häkchen. Die neuen Transaktionen erscheinen oben in der Liste mit einem blauen “Neu”-Badge.
Neue Transaktionen prüfen
Nach der Synchronisation sehen Sie:
- Anzahl neuer Transaktionen
- Automatische Zuordnungsvorschläge
- Eventuell erkannte Zahlungseingänge
Neue-Transaktionen-Ansicht: Die frisch synchronisierten Transaktionen werden oben in der Liste mit einem blauen Badge “Neu” markiert. Bei Transaktionen mit automatischen Zuordnungsvorschlägen erscheint zusätzlich ein grünes Sparkles-Icon (✨) und ein Hinweis-Badge “Zuordnung vorgeschlagen” in hellgrün. Ein Klick darauf öffnet das Matching-Panel mit dem Vorschlag.
Hinweis: Je nach Bank kann die Synchronisation 10-60 Sekunden dauern. Manche Banken aktualisieren Umsätze nur alle paar Stunden.
Synchronisations-Status verstehen
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| 🟢 Aktuell | Letzte Sync erfolgreich, Daten aktuell |
| 🟡 Synchronisiert | Läuft gerade, bitte warten |
| 🟠 Authentifizierung nötig | Bank verlangt erneute Zustimmung (PSD2) |
| 🔴 Fehler | Sync fehlgeschlagen, erneut versuchen |
Kontenabgleich (Reconciliation)
Der Kontenabgleich stellt sicher, dass Ihre Buchhaltung mit dem Bankkonto übereinstimmt.
Automatischer Abgleich
Ich gleiche kontinuierlich ab:
- Jede zugeordnete Transaktion wird geprüft
- Diskrepanzen werden erkannt und angezeigt
- Bei 98% Confidence ordne ich automatisch zu
Diskrepanzen erkennen
Typische Abweichungen, die ich erkenne:
| Diskrepanz | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Betragsabweichung | Skonto, Gebühren | Als Differenz buchen |
| Teilzahlung | Kunde zahlt in Raten | Restbetrag merken |
| Überzahlung | Kunde zahlt zu viel | Guthaben verbuchen |
| Keine Zuordnung | Neue Transaktion | Manuell zuordnen |
Detaillierte Informationen finden Sie unter Kontenabgleich.
Transaktionen exportieren
Für Ihre Unterlagen, den Steuerberater oder die Betriebsprüfung:
Export starten
Filter setzen
Setzen Sie die gewünschten Filter (z.B. Zeitraum, Kategorie, Status).
Filter-Panel: Oben in der Transaktionsübersicht sehen Sie eine Filterleiste mit mehreren Dropdown-Menüs nebeneinander: “Zeitraum”, “Betrag”, “Typ”, “Status”, “Kategorie”. Aktive Filter werden als blaue Badges unter der Filterleiste angezeigt, z.B. “Zeitraum: Januar 2026 ×”, “Status: Offen ×”. Ein Klick auf das × entfernt den jeweiligen Filter. Rechts neben den Filtern zeigt ein Zähler “127 von 543 Transaktionen” die gefilterte Anzahl an.
Export wählen
Klicken Sie auf 📥 Exportieren oben rechts.
Export-Dialog: Ein Modal-Fenster öffnet sich mit dem Titel “Transaktionen exportieren”. Sie sehen zwei große Kacheln zur Auswahl: Links “CSV-Export” mit Excel-Icon, rechts “PDF-Export” mit PDF-Icon. Darunter steht eine Vorschau der zu exportierenden Daten: “127 Transaktionen im Zeitraum 01.01.2026 - 31.01.2026”.
Format auswählen
Wählen Sie das gewünschte Format:
- CSV: Für Excel, Google Sheets und Buchhaltungssoftware
- PDF: Als übersichtliche Liste für Ihre Unterlagen
Herunterladen
Die Datei wird erstellt und automatisch heruntergeladen.
Export-Fortschritt: Nach der Format-Auswahl sehen Sie einen Ladebalken: “Erstelle Export…” (2-5 Sekunden). Anschließend erscheint eine Erfolgsmeldung: ”✓ Export erfolgreich erstellt” mit einem Download-Button “Jetzt herunterladen”. Die Datei wird automatisch heruntergeladen und im Download-Ordner gespeichert. Der Dateiname folgt dem Schema: “BuchhaltGenie_Transaktionen_2026-01_127.csv” oder “…pdf”.
Was ist im Export enthalten?
CSV-Export
CSV-Export (Excel-kompatibel)
Alle Felder in tabellarischer Form:
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Datum | Buchungsdatum (TT.MM.JJJJ) |
| Wertstellung | Valuta-Datum |
| Betrag | Positiv (Eingang) oder negativ (Ausgang) |
| Währung | EUR |
| Empfänger/Absender | Name des Gegenkontos |
| IBAN | Kontonummer |
| Verwendungszweck | Vollständiger Text |
| Kategorie | Zugewiesene Kategorie |
| Status | Zugeordnet/Offen/Ignoriert |
| Zuordnung | Rechnungs-/Ausgaben-ID falls vorhanden |
| Saldo | Kontostand nach Buchung |
Perfekt für: Weiterverarbeitung in Excel, Import in andere Software, Analyse
BAO §132: Exportierte Transaktionsdaten erfüllen die Anforderungen der österreichischen Aufbewahrungspflicht. Speichere die Exporte zusätzlich für Ihre Unterlagen!
Tipps für effizientes Arbeiten
1. Regelmäßig prüfen
Schauen Sie mindestens einmal pro Woche in Ihre Transaktionen. So bleiben Sie auf dem Laufenden und vergessen keine Zuordnung.
2. Filter speichern
Häufig genutzte Filter können Sie speichern:
- “Offene Eingänge” - für Rechnungsabgleich
- “Ausgaben dieses Monat” - für Kostenkontrolle
- “Hohe Beträge offen” - für wichtige Zahlungen
3. Ignorieren nutzen
Manche Transaktionen sind buchhalterisch nicht relevant:
- Private Überweisungen auf Geschäftskonto
- Umbuchungen zwischen eigenen Konten
- Fehlbuchungen, die storniert wurden
Markieren Sie sie als “Ignoriert” - sie tauchen dann nicht mehr bei offenen Transaktionen auf.
4. Rechnungsnummer kommunizieren
Bitten Sie Ihre Kunden, bei der Überweisung die Rechnungsnummer anzugeben. So erkenne ich Zahlungen automatisch!
Tipp für Ihre Rechnungen:
"Bitte geben Sie bei der Überweisung folgende Rechnungsnummer an: RE-2024-0042"5. IBAN bei Kunden hinterlegen
Wenn Sie die IBAN Ihrer Stammkunden speichern, erkenne ich deren Zahlungen sofort - auch ohne Rechnungsnummer.
Sophie’s Tipp: Transaktionen, die Sie als “Ignoriert” markieren, bleiben trotzdem gespeichert. Sie können sie jederzeit wieder aktivieren!
Häufige Fragen
Warum sehe ich nicht alle Transaktionen?
PSD2 erlaubt nur den Abruf der letzten 90 Tage. Ältere Transaktionen können Sie per CSV-Import nachladen.
Kann ich eine Zuordnung ändern?
Ja! Gehen Sie zur Transaktion, klicke auf “Zuordnung bearbeiten” und wählen Sie eine neue Rechnung/Ausgabe.
Was bedeutet “PENDING”?
Schwebende Transaktionen sind noch nicht final von der Bank bestätigt (z.B. Kartenzahlungen). Sie werden automatisch zu “BOOKED”, sobald die Bank bestätigt.
Wie lösche ich eine falsche Transaktion?
Transaktionen können nicht gelöscht werden (BAO §132). Sie können sie aber als “Ignoriert” markieren.
Nächste Schritte
Verbinde Transaktionen mit Rechnungen und Ausgaben
ZuordnungPrüfe, ob alles stimmt - automatisch und manuell
KontenabgleichWeitere Bankkonten hinzufügen
Bank verbinden💡 Sophie’s Tipp: Offene Transaktionen warten auf Sie! Gehen Sie zur Zuordnung, um Zahlungseingänge mit Ihren Rechnungen zu verbinden.