Kontoabstimmung
Hallo, ich bin Sophie! 👋 Willkommen beim Reconciliation Dashboard - dem Herzstück Ihrer automatischen Kontoabstimmung! Hier verbinde ich Ihre Banktransaktionen intelligent mit Rechnungen und Ausgaben. Mit meinem KI-gestützten Matching-Algorithmus spare ich Ihnen Stunden manueller Arbeit.
Automatisches Matching: Ich erkenne die richtige Zuordnung in 80-95% aller Fälle automatisch. Bei exakter Rechnungsnummer im Verwendungszweck erreiche ich 100% Konfidenz - Sie müssen nur noch bestätigen!
Auf einen Blick
| Feature | Beschreibung |
|---|---|
| Auto-Matching | KI-gestützte Zuordnung mit 50-100% Konfidenz-Score |
| 5 Matching-Stufen | Von exakter Referenz bis Betrags-Datum-Kombination |
| 8 Regeltypen | Individuell konfigurierbare Matching-Regeln |
| 4 Aktionstypen | Vorschlagen, Auto-Match, Auto-Allokation, Benachrichtigung |
| BAO §132 Audit Trail | Vollständige Protokollierung aller Zuordnungen |
| Statushistorie | Lückenlose Dokumentation aller Änderungen |
Wie funktioniert Auto-Matching?
Ich analysiere jede eingehende Banktransaktion und suche automatisch nach passenden Rechnungen oder Ausgaben. Dabei verwende ich mehrere Matching-Strategien mit unterschiedlicher Sicherheit:
Konfidenz-Stufen erklärt
| Konfidenz | Bedeutung | Wann wird dies erkannt? |
|---|---|---|
| 100% 🟢 | Exakte Übereinstimmung | Rechnungsnummer steht exakt im Verwendungszweck |
| 85% 🟢 | Hohe Sicherheit | Rechnungsnummer ist Teil der Transaktionsbeschreibung |
| 75% 🟡 | Gute Übereinstimmung | Teilweise Übereinstimmung der Referenz |
| 60% 🟡 | Wahrscheinlich richtig | Betrag + Datum stimmen überein (max. 3 Tage Abweichung) |
| 50% 🟠 | Möglicherweise passend | Betrag + Datum stimmen überein (max. 7 Tage Abweichung) |
Was bedeutet das für Sie? Bei 100% und 85% Konfidenz können Sie die Zuordnung bedenkenlos mit einem Klick bestätigen. Bei 75% und darunter empfehle ich einen kurzen Blick auf die Details.
Matching-Beispiele
Exakte Referenz (100%)
Exakte Referenz - 100% Konfidenz
Situation: Ein Kunde überweist und gibt Ihre Rechnungsnummer im Verwendungszweck an.
💰 Eingang: € 1.440,00
Absender: Müller GmbH
Verwendungszweck: "RE-2026-0042"
✅ Gefunden: Rechnung RE-2026-0042
Betrag: € 1.440,00
Kunde: Müller GmbH
Konfidenz: 100%
→ Automatisch zugeordnetWarum 100%? Die Rechnungsnummer stimmt exakt überein - da gibt es keinen Zweifel.
Manuelle Abstimmung - Schritt für Schritt
Für Transaktionen ohne automatische Zuordnung oder bei niedrigem Konfidenz-Score:
Offene Transaktionen öffnen
- Navigieren Sie zu Buchhaltung → Abstimmung
- Sie sehen alle Transaktionen mit Status “Nicht zugeordnet”
- Eingänge (grün) und Ausgänge (rot) sind farblich getrennt
Transaktion auswählen
Klicken Sie auf eine offene Transaktion. Ich zeige Ihnen:
- Betrag, Datum und Absender/Empfänger
- Verwendungszweck im Original
- Meine Matching-Vorschläge (falls vorhanden)
Zuordnung vornehmen
Sie haben mehrere Optionen:
| Option | Wann verwenden? |
|---|---|
| Vorschlag bestätigen | Wenn mein Vorschlag korrekt ist |
| Andere Rechnung suchen | Wenn eine andere Rechnung passt |
| Teilzahlung | Wenn nur ein Teil bezahlt wurde |
| Sammelzuordnung | Wenn mehrere Rechnungen bezahlt wurden |
| Als Ausgabe erfassen | Bei Ausgaben ohne vorhandenen Beleg |
| Ignorieren | Bei nicht-geschäftlichen Transaktionen |
Bestätigen und dokumentieren
Nach der Zuordnung:
- Die Rechnung wird als “Bezahlt” markiert
- Der Audit Trail wird aktualisiert
- Die Transaktion verschwindet aus der offenen Liste
Wichtig: Ignorieren Sie keine geschäftsrelevanten Transaktionen! Die Aufbewahrungspflicht nach BAO §132 gilt für alle Geschäftsvorfälle.
Matching-Regeln konfigurieren
Für wiederkehrende Transaktionen können Sie eigene Regeln erstellen. Ich wende diese automatisch an und spare Ihnen noch mehr Zeit.
Verfügbare Regeltypen
| Regeltyp | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|
| exact_amount | Exakter Betragsabgleich | Monatliche Miete € 1.200,00 |
| invoice_number | Rechnungsnummer im Text | ”RE-” oder “INV-” Pattern |
| customer_reference | Kundenspezifische Referenz | Kundennummer, Projektnummer |
| iban_mapping | Bekannte IBAN automatisch zuordnen | Stammkunde mit fixer IBAN |
| amount_tolerance | Betragsabgleich mit Toleranz | ±2% für Währungsschwankungen |
| recurring_pattern | Wiederkehrende Muster | Monatlich gleicher Betrag |
| description_keyword | Schlüsselwort in Beschreibung | ”Gehalt”, “Miete”, “SVS” |
| combined | Kombination mehrerer Kriterien | Betrag + IBAN + Keyword |
Regel erstellen
Regelverwaltung öffnen
Navigieren Sie zu Einstellungen → Abstimmung → Matching-Regeln
Neue Regel anlegen
Klicken Sie auf “Neue Regel erstellen” und wählen Sie den Regeltyp.
Bedingungen definieren
Beispiel für eine Mietregel:
Name: Büro-Miete Automatisch
Regeltyp: combined
Bedingungen:
- Betrag: € 1.500,00 (exakt)
- IBAN: AT12 3456 7890 1234 5678
- Beschreibung enthält: "Miete" ODER "Büromiete"
Aktion: auto_allocate
Kategorie: Raumkosten (7000)Aktion festlegen
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| suggest | Vorschlag anzeigen, manuelle Bestätigung |
| auto_match | Automatisch zuordnen bei hoher Konfidenz |
| auto_allocate | Automatisch als Ausgabe verbuchen |
| notify | Benachrichtigung senden (z.B. bei Großbeträgen) |
Beispiele für sinnvolle Regeln
| Transaktion | Regel | Aktion |
|---|---|---|
| SVS-Beiträge | Betrag variabel, IBAN der SVS | auto_allocate → Sozialversicherung |
| Stromrechnung | IBAN des Energieversorgers | suggest → Betriebskosten |
| Gehaltszahlungen | ”Gehalt” im Text, monatlich | auto_allocate → Personalaufwand |
| Bankgebühren | Kleine Beträge, Bank-IBAN | auto_allocate → Bankspesen |
| Großkunden-Zahlung | Bestimmte IBAN, Betrag > €10.000 | notify → zur manuellen Prüfung |
BAO §132 Audit Trail
Jede Zuordnung wird revisionssicher protokolliert - das ist Ihre Absicherung bei einer Betriebsprüfung.
Was wird gespeichert?
| Feld | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|
| matched_by | Wer hat zugeordnet? | User-ID des Bearbeiters |
| matched_at | Wann wurde zugeordnet? | 2026-01-04T14:32:15Z |
| reconciliation_method | Wie wurde zugeordnet? | manual oder auto |
| confidence_score | Wie sicher war die Zuordnung? | 85% |
| status_history | Alle Statusänderungen | Array mit Zeitstempeln |
Status-Historie
Ich führe eine lückenlose Historie aller Änderungen:
📋 Transaktion TRX-2026-0001
Status-Verlauf:
├─ 04.01.2026 09:15 - IMPORTED (System)
├─ 04.01.2026 09:16 - SUGGESTED (Auto-Match, 85%)
├─ 04.01.2026 14:32 - MATCHED (max.mustermann@firma.at)
└─ 04.01.2026 14:32 - COMPLETED
Zugeordnet zu: Rechnung RE-2026-0042
Methode: manual (von Vorschlag bestätigt)7-Jahre-Aufbewahrung: Der gesamte Audit Trail wird gemäß BAO §132 mindestens 7 Jahre revisionssicher gespeichert. Sie können jederzeit nachweisen, wer wann welche Zuordnung vorgenommen hat.
Audit-Export
Für Steuerberater oder Betriebsprüfung:
- Navigieren Sie zu Berichte → Audit Trail
- Wählen Sie den gewünschten Zeitraum
- Exportieren Sie als PDF oder CSV
- Die Datei enthält alle Zuordnungen mit vollständiger Historie
Nicht zugeordnete Transaktionen klären
Manchmal bleibt eine Transaktion ohne Zuordnung. Hier sind die häufigsten Fälle und Lösungen:
Unbekannter Absender
Unbekannter Absender
Problem: Die IBAN ist nicht im System hinterlegt.
Lösung:
- Prüfen Sie den Absendernamen
- Suchen Sie in Ihrer Kundenliste
- Falls neuer Kunde: Legen Sie ihn an und ordnen Sie zu
- Falls bestehender Kunde: Hinterlegen Sie die IBAN im Kundenprofil
Tipp: Ich lerne die IBAN für zukünftige Transaktionen!
Dashboard-Übersicht
Das Abstimmungs-Dashboard zeigt Ihnen auf einen Blick:
| Bereich | Information |
|---|---|
| Offen | Anzahl nicht zugeordneter Transaktionen |
| Vorschläge | Automatische Vorschläge zur Bestätigung |
| Diese Woche | Erfolgreich abgestimmte Transaktionen |
| Auto-Match-Quote | Prozentsatz automatischer Zuordnungen |
Status-Anzeige
📊 Abstimmungs-Status Januar 2026
Offen: 12 Transaktionen
Vorschläge: 8 zur Bestätigung
Abgestimmt: 156 (diese Woche)
Auto-Quote: 87% automatisch zugeordnet
⏱️ Geschätzte Zeit: 10 Minuten für offene PostenHäufige Fragen
Wie sicher ist die automatische Zuordnung?
Bei 100% Konfidenz (exakte Rechnungsnummer) ist die Zuordnung zu 100% korrekt. Bei 85% (Referenz in Beschreibung) gibt es minimale Unsicherheit - prüfe kurz. Unterhalb von 75% empfehle ich immer eine manuelle Kontrolle.
Kann ich eine falsche Zuordnung korrigieren?
Ja, jederzeit! Gehe zur Transaktion, klicke auf “Zuordnung aufheben” und ordne neu zu. Die Korrektur wird im Audit Trail dokumentiert.
Werden Teilzahlungen automatisch erkannt?
Teilzahlungen erkenne ich nur bei eindeutiger Referenz im Verwendungszweck. Bei Teilzahlungen ohne Referenz müssen Sie manuell zuordnen - ich merke mir dann den Restbetrag.
Wie oft sollte ich die offenen Transaktionen prüfen?
Idealerweise wöchentlich. So bleiben maximal 10-20 Transaktionen offen und Sie behalten den Überblick. Im Dashboard sehen Sie, wenn Handlungsbedarf besteht.
Was passiert bei einer Betriebsprüfung?
Sie können den gesamten Audit Trail exportieren. Jede Zuordnung ist mit Zeitstempel, Bearbeiter und Methode dokumentiert. Das erfüllt alle Anforderungen der BAO §132.
Weiterführende Themen
Detaillierte Anleitung zur manuellen Zuordnung
Transaktionen zuordnenAutomatischer Bankabgleich und Diskrepanzen
Kontenabgleich7-Jahre Aufbewahrungspflicht erklärt
BAO §132 AufbewahrungGuV, Bilanz und Saldenliste
FinanzberichteRechtlicher Hinweis: Diese Informationen dienen der allgemeinen Orientierung und ersetzen keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung. Die automatische Kontoabstimmung unterstützt Sie bei der Buchhaltung, die Verantwortung für korrekte Zuordnungen liegt beim Unternehmer. Bei Fragen wende Sie bitte an Ihren Steuerberater. Stand: Jänner 2026.