Beleg erfassen
Hallo, ich bin Sophie! 👋 In diesem Guide zeige ich Ihnen, wie Sie Belege in BuchhaltGenie erfassen. Ob Kassenbon, Rechnung oder Tankquittung – in wenigen Sekunden ist alles digitalisiert!
Tipp für unterwegs: Nutzen Sie die BuchhaltGenie App auf Ihrem Smartphone! Beleg fotografieren, hochladen, fertig. Die OCR-Erkennung funktioniert auch mobil.
Unterstützte Formate
| Format | Dateitypen | Max. Größe |
|---|---|---|
| Bilder | JPEG, PNG, HEIC, WebP | 10 MB |
| Dokumente | PDF (auch mehrseitig) | 25 MB |
| Scans | TIFF | 15 MB |
3 Wege zum Beleg
📸 Foto aufnehmen
Beleg fotografieren
Der schnellste Weg für Kassenbons und kleine Belege:
Kamera öffnen
Klicken Sie auf “Beleg erfassen” → “Foto aufnehmen”. Ihre Kamera öffnet sich.
Beleg ausrichten
Halten Sie den Beleg flach und sorgen Sie für gute Beleuchtung. Der Beleg sollte komplett im Bild sein.
Foto aufnehmen
Tippen Sie auf den Auslöser. Ich zeige Ihnen eine Vorschau – wenn alles passt, bestätigen Sie mit “Verwenden”.
OCR startet automatisch
Ich erkenne sofort Datum, Betrag und Lieferant. Prüfen Sie die Daten und ergänzen Sie bei Bedarf.
💡 Sophie’s Tipp: Für die beste Erkennung fotografieren Sie Belege bei Tageslicht und vermeiden Sie Schatten auf dem Text!
Was passiert beim Upload?
Nach dem Upload durchläuft Ihr Beleg diese Schritte:
| Schritt | Was passiert? | Dauer |
|---|---|---|
| Upload | Datei wird verschlüsselt übertragen | 1-3 Sek. |
| OCR | Text wird aus dem Bild extrahiert | 2-5 Sek. |
| KI-Analyse | Ich erkenne Datum, Betrag, USt, Lieferant | 1-2 Sek. |
| Kategorisierung | Vorschlag für die passende Ausgabenart | Sofort |
Tipps für optimale Erkennung
Schlechte Bildqualität = schlechte Erkennung! Nehmen Sie sich 2 Sekunden mehr Zeit für ein gutes Foto – es spart Ihnen später Arbeit.
So machen Sie es richtig:
| Richtig | Falsch |
|---|---|
| ☀️ Gute Beleuchtung | 🌑 Dunkle Umgebung |
| 📐 Beleg gerade ausrichten | 📎 Schief fotografieren |
| 🔍 Gesamter Beleg im Bild | ✂️ Ränder abgeschnitten |
| 📄 Beleg glatt legen | 🗞️ Zerknitterter Beleg |
| 🖼️ Kontrastreicher Hintergrund | 📰 Beleg auf Zeitung legen |
Problematische Belege
Manche Belege sind schwer zu erkennen:
| Belegtyp | Problem | Lösung |
|---|---|---|
| Thermobelege | Verblassen mit der Zeit | Sofort fotografieren! |
| Handschriftlich | Schwer lesbar | Manuell ergänzen |
| Fremdsprache | Andere Formate | Betrag manuell prüfen |
| Beschädigt | Fehlende Teile | Manuell eingeben |
Manuelle Eingabe
Wenn die OCR-Erkennung nicht funktioniert oder Sie keinen Beleg haben, können Sie Ausgaben auch manuell erfassen:
Formular öffnen
Klicken Sie auf “Beleg erfassen” → “Manuell eingeben”.
Pflichtfelder ausfüllen
- Datum: Wann wurde bezahlt?
- Betrag: Brutto-Betrag in Euro
- Lieferant: Von wem ist die Rechnung?
- Beschreibung: Was wurde gekauft?
Kategorie wählen
Wähle die passende Ausgabenkategorie aus der Liste.
Optional: Beleg anhängen
Sie können auch später noch einen Beleg-Scan hinzufügen.
Ohne Beleg kein Vorsteuerabzug! Bei Beträgen über €400 (brutto) benötigst Sie eine ordnungsgemäße Rechnung nach UStG §11. Kassenzettel reichen dann nicht aus.
Batch-Upload für viele Belege
Haben Sie viele Belege auf einmal? So geht’s am schnellsten:
- Alle Belege scannen – als PDF oder einzelne Bilder
- Drag & Drop – bis zu 10 Dateien gleichzeitig
- Sammelbearbeitung – ich zeige Ihnen alle erkannten Belege in einer Liste
- Schnell durchgehen – Kategorie bestätigen oder ändern, fertig
💡 Sophie’s Tipp: Machen Sie das am besten einmal pro Woche – dann sammeln sich die Belege nicht an!
OCR-Kontingent prüfen
Ihr OCR-Kontingent finden Sie unter Einstellungen → Tarif & Limits:
| Info | Wo zu finden |
|---|---|
| Verbrauchte Scans | Dashboard-Anzeige oben rechts |
| Verbleibende Scans | Einstellungen → Tarif & Limits |
| Paket kaufen | Einstellungen → OCR-Pakete |
Wenn Ihr Kontingent aufgebraucht ist, können Sie:
- 📦 Ein OCR-Paket kaufen (100/300/1.000 Scans)
- ⬆️ Auf einen höheren Tarif upgraden
- ✍️ Belege manuell eingeben (kostenlos)
Sophie erkennt Ihre Belege automatisch! Dank OCR-Technologie lese ich Datum, Betrag und Lieferant direkt aus dem Bild. Haben Sie Fragen zur Belegerfassung?
Beispiel: “Hey Sophie, welche Kategorie passt zu meiner Tankstellenrechnung?”
Nächster Schritt
Ihr Beleg ist hochgeladen? Perfekt! Jetzt zeige ich Ihnen, wie die OCR-Erkennung im Detail funktioniert und welche Daten ich automatisch erkenne.