DATEV-Export — Daten für Ihren Steuerberater

Der DATEV-Export ermöglicht die digitale Übergabe Ihrer Buchhaltungsdaten an Ihren Steuerberater im standardisierten DATEV EXTF-Format. So sparen Sie sich manuelles Abtippen und Ihr Steuerberater kann Ihre Daten direkt in sein System importieren.

Was ist DATEV?

DATEV ist ein deutsches Rechenzentrum für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer. Das DATEV EXTF-Format (Extended ASCII Text Format) ist der Standard für den Datenaustausch zwischen Buchhaltungssoftware und Steuerberatern.

DATEV EXTF-Format

Das EXTF-Format ist ein standardisiertes ASCII-Textformat, das:

• Buchungssätze mit Konto, Gegenkonto, Betrag, Datum, Buchungstext überträgt
• Kontenbeschriftungen (Debitoren/Kreditoren) mitliefert
• Saldenlisten und Belegnummern enthält
• Deutsche Kontenpläne (SKR03, SKR04) unterstützt

Warum DATEV-Export nutzen?

Nahtlose Datenübergabe

Ihr Steuerberater kann Ihre Buchhaltung direkt in DATEV importieren – ohne manuelles Abtippen von Belegen und Buchungen.

Zeitersparnis

• Ohne Export: Steuerberater muss jeden Beleg manuell erfassen → 2-4 Stunden Arbeit
• Mit DATEV-Export: Import dauert 5 Minuten → Sie sparen Steuerberater-Honorar

Fehlerreduktion

Digitale Datenübergabe = keine Übertragungsfehler beim Abtippen.

Gesetzliche Compliance

Der Export erfüllt alle Anforderungen für die digitale Datenübermittlung nach BAO §132 (7-jährige Aufbewahrungspflicht).

Was wird exportiert?

Buchungssätze

Alle Ihre Buchungen mit:

• Buchungsdatum
• Konto und Gegenkonto (SKR03/04 kompatibel)
• Betrag (Brutto, Netto, Steuer)
• Buchungstext (z.B. “Rechnung RE-2026-001 an Kunde XY”)
• Belegnummer (für Nachvollziehbarkeit)
• Kostenstelle (falls verwendet)

Debitoren und Kreditoren

• Kundenstammdaten (Debitoren): Name, Adresse, UID-Nummer
• Lieferantenstammdaten (Kreditoren): Name, Adresse, UID-Nummer

Saldenlisten

• Offene Posten (OP-Liste): Welche Rechnungen sind noch unbezahlt?
• Kontensalden: Saldo jedes Kontos zum Stichtag

Zeitraum

Sie wählen den Exportzeitraum selbst:

• Monat (z.B. Januar 2026)
• Quartal (z.B. Q1 2026)
• Jahr (z.B. Geschäftsjahr 2026)
• Benutzerdefiniert (z.B. 01.01.2026 - 15.03.2026)

DATEV-Export Schritt für Schritt

DATEV-Export-2026-01.zip
├── EXTF_Buchungen.txt       (Buchungssätze)
├── EXTF_Debitoren.txt       (Kundenstammdaten)
├── EXTF_Kreditoren.txt      (Lieferantenstammdaten)
└── EXTF_OP_Liste.txt        (Offene Posten)

DATEV-Kompatibilität

Unterstützte DATEV-Versionen

BuchhaltGenie exportiert im DATEV EXTF 5.0 Standard, kompatibel mit:

• DATEV Kanzlei-Rechnungswesen (ab Version 8.0)
• DATEV Unternehmen online
• DATEV Mittelstand Faktura
• Alle DATEV-kompatiblen Programme (Lexware, WISO, etc.)

Kontenrahmen-Mapping

Österreichische Besonderheiten

BuchhaltGenie berücksichtigt beim DATEV-Export:

• UStG §11: Österreichische USt-Sätze (20%, 13%, 10%, 0%)
• Reverse-Charge: Korrekte Buchung bei innergemeinschaftlichen Lieferungen
• UID-Nummern: ATU-Nummern werden korrekt übertragen
• E-Rechnungen: Verweise auf RDB (Rechnungsdatenbank) werden exportiert

Datenschutz und Sicherheit

DSGVO-Konformität

Der DATEV-Export ist DSGVO Art. 32 konform:

• Verschlüsselung: AES-256 Verschlüsselung der ZIP-Datei
• Datenminimierung: Nur buchhaltungsrelevante Daten werden exportiert
• Keine PII-Leaks: Sensible Daten wie Geburtsdatum, E-Mail, Telefon werden NICHT exportiert
• Auftragsverarbeitung: Ihr Steuerberater ist Auftragsverarbeiter nach DSGVO Art. 28

BAO §132 Compliance

Der Export erfüllt die 7-jährige Aufbewahrungspflicht nach BAO §132:

• Vollständigkeit: Alle Buchungen werden lückenlos exportiert
• Unveränderbarkeit: Exportierte Daten können nicht nachträglich geändert werden
• Nachvollziehbarkeit: Belegnummern ermöglichen Rückverfolgung zu Originalbelegen

Was NICHT exportiert wird

Folgende Daten sind nicht im Export enthalten:

• ❌ Passwörter und Zugangsdaten
• ❌ Bankkontodaten (IBAN wird auf letzte 4 Stellen maskiert)
• ❌ Geburtsdaten von Kunden
• ❌ E-Mail-Adressen (nur wenn explizit freigegeben)
• ❌ Telefonnummern

Steuerberater-Workflow

Wie Ihr Steuerberater den Export verwendet

Typische Steuerberater-Fragen

“Warum fehlen Belege im Export?” → Nur gebuchte Belege werden exportiert. Entwürfe müssen Sie zuerst in BuchhaltGenie buchen.

“Warum stimmt der Saldo nicht?” → Prüfen Sie den Exportzeitraum. Evtl. wurden Buchungen außerhalb des Zeitraums vorgenommen.

“Kann ich den Export auch quartalsweise machen?” → Ja! Wählen Sie einfach den Zeitraum “Quartal” im Export-Dialog.

Häufige Fragen

Kostet der DATEV-Export extra?

Nein! Der DATEV-Export ist in allen Tarifen ab Starter enthalten.

Kann ich mehrere Exporte machen?

Ja! Sie können beliebig viele Exporte für verschiedene Zeiträume erstellen.

Wie oft sollte ich exportieren?

Das hängt von Ihrer Vereinbarung mit dem Steuerberater ab:

• Monatlich: Wenn Ihr Steuerberater monatlich bucht
• Quartalsweise: Für USt-Voranmeldung (Q1, Q2, Q3, Q4)
• Jährlich: Nur für Jahresabschluss

Was ist der Unterschied zu BMD-Export?

Siehe BMD-Export für Details.

Kann ich den Export rückgängig machen?

Der Export ist read-only – er ändert nichts an Ihren Daten in BuchhaltGenie. Sie können beliebig oft exportieren, ohne Ihre Buchhaltung zu beeinflussen.

Warum ist die ZIP-Datei verschlüsselt?

Die Verschlüsselung schützt Ihre sensiblen Buchhaltungsdaten vor unbefugtem Zugriff beim Versand. DATEV-Software entschlüsselt die Datei automatisch beim Import.

DATEV-Export-Fehlerbehebung

”Export enthält keine Daten”

Ursache: Keine Buchungen im gewählten Zeitraum.

Lösung:

1. Prüfen Sie den Zeitraum
2. Stellen Sie sicher, dass Belege gebucht sind (nicht nur Entwürfe)

“Kontenrahmen nicht kompatibel”

Ursache: Ihr Steuerberater verwendet weder SKR03 noch SKR04.

Lösung:

• Fragen Sie nach, welchen Kontenrahmen Ihr Steuerberater nutzt
• Nutzen Sie alternativ den BMD-Export (österreichischer Standard)

“Offene Posten stimmen nicht”

Ursache: Zahlungen wurden nach dem Export-Stichtag erfasst.

Lösung:

1. Wählen Sie das Export-Datum später (z.B. 5 Tage nach Monatsende)
2. Oder: Erfassen Sie alle Zahlungen vor dem Export

”Kundenstammdaten fehlen”

Ursache: Option “Debitoren/Kreditoren exportieren” war nicht aktiviert.

Lösung:

• Exportieren Sie erneut mit aktivierter Option ✅

Technische Details

Dateiformat

Dateiname: EXTF_Buchungen.txt
Kodierung: ASCII (Windows-1252)
Trennzeichen: Semikolon (;)
Zeilenende: CRLF (\r\n)
Verschlüsselung: AES-256 (in ZIP)

Beispiel-Buchungssatz (EXTF)

1200;3300;500.00;20260115;RE-2026-001 Kunde Mustermann GmbH;1;

Bedeutung:

• 1200 = Konto (Forderungen)
• 3300 = Gegenkonto (USt 20%)
• 500.00 = Betrag (Brutto)
• 20260115 = Datum (15.01.2026)
• RE-2026-001... = Buchungstext
• 1 = Buchungstyp (Soll)

Performance

Compliance-Übersicht

Gesetzliche Anforderungen

Alternative Exportformate

Wenn Ihr Steuerberater kein DATEV nutzt:

BMD-Export (Österreich)

Für österreichische Steuerberater mit BMD NTCS oder BMD easyPlus.

→ BMD-Export verwenden

CSV-Export

Für individuelle Anwendungen oder Excel-Import.

→ Dashboard > Berichte > CSV-Export

FinanzOnline

Direkt-Übermittlung an FinanzOnline (UVA, Jahreserklärung).

→ FinanzOnline-Integration

Best Practices

Monatlicher Export-Workflow

1. Am 5. des Folgemonats: Alle Belege erfasst?
2. Export erstellen: Vormonat komplett exportieren
3. An Steuerberater senden: Via sicherem Kanal
4. Rückmeldung einholen: Fehler oder Korrekturen?
5. In BuchhaltGenie nachbuchen: Falls nötig

Quartalsweise USt-Voranmeldung

Q1 Export: 01.01. - 31.03.
Q2 Export: 01.04. - 30.06.
Q3 Export: 01.07. - 30.09.
Q4 Export: 01.10. - 31.12.

Versenden Sie den Export 5 Tage vor UVA-Frist an Ihren Steuerberater.

Jahresabschluss

1. Alle Belege erfassen (spätestens 15.02. des Folgejahres)
2. DATEV-Export Gesamtjahr (01.01. - 31.12.)
3. Offene Posten prüfen (sind alle Zahlungen erfasst?)
4. Export + Belegarchiv an Steuerberater senden

Zusammenfassung

Weiterführende Links