Rechnung erstellen | BuchhaltGenie Docs
Hallo, ich bin Sophie! 👋 Lassen Sie uns gemeinsam Ihre erste Rechnung erstellen! Ich führe Sie Schritt für Schritt durch den Prozess und sorge dafür, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind.
Schnell gemacht: Eine vollständige Rechnung erstellen Sie in unter 60 Sekunden – ich übernehme die meiste Arbeit für Sie!
Voraussetzungen
Bevor Sie loslegen, stellen Sie sicher, dass Sie diese Dinge eingerichtet haben:
- ✅ Ihre Unternehmensdaten sind vollständig (Name, Adresse, UID)
- ✅ Sie haben mindestens einen Kunden angelegt (oder Sie legen ihn während der Rechnungserstellung an)
- ✅ Sie wissen, welche Leistung Sie abrechnen möchten
Schritt-für-Schritt Anleitung
Neue Rechnung starten
- Klicken Sie im Dashboard auf „Neue Rechnung” oder nutzen Sie das Tastenkürzel
Strg+N - Das Rechnungsformular öffnet sich mit automatisch ausgefüllten Standarddaten:
- Rechnungsnummer (fortlaufend)
- Rechnungsdatum (heute)
- Zahlungsziel (14 Tage, anpassbar)
Kunden auswählen
- Klicken Sie auf das Feld „Kunde”
- Wählen Sie einen bestehenden Kunden aus der Liste ODER
- Klicken Sie auf „+ Neuen Kunden anlegen” für einen neuen Kontakt
Sophie’s Tipp: Bei Geschäftskunden (B2B) geben Sie unbedingt die UID-Nummer ein – das ist für den Vorsteuerabzug Ihres Kunden wichtig!
Pflichtfelder beim Kunden:
- Name/Firma
- Straße und Hausnummer
- PLZ und Ort
- Land
- UID-Nummer (bei B2B in Österreich/EU)
Positionen hinzufügen
Für jede Leistung oder jedes Produkt fügen Sie eine Position hinzu:
- Klicken Sie auf „+ Position hinzufügen”
- Füllen Sie diese Felder aus:
| Feld | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|
| Bezeichnung | Was haben Sie geliefert/geleistet? | „Webdesign Startseite” |
| Menge | Anzahl oder Stunden | 10 |
| Einheit | Stück, Stunden, Pauschal, etc. | Stunden |
| Einzelpreis | Netto-Preis pro Einheit | €85,00 |
| USt-Satz | 20%, 13%, 10% oder 0% | 20% |
- Der Positionsbetrag wird automatisch berechnet:
Menge × Einzelpreis
Dienstleistung
Beispiel: IT-Beratung
- Bezeichnung: „IT-Beratung und Systemanalyse”
- Menge: 8
- Einheit: Stunden
- Einzelpreis: €120,00
- USt-Satz: 20%
- Summe: €960,00 netto
USt-Satz festlegen
Für jede Position wählen Sie den passenden Steuersatz:
| Steuersatz | Wann verwenden? |
|---|---|
| 20% | Standard für die meisten Dienstleistungen und Produkte |
| 13% | Kulturveranstaltungen, lebende Tiere, Pflanzen, Futtermittel |
| 10% | Lebensmittel, Bücher, Zeitungen, Personenbeförderung, Wohnraumvermietung |
| 0% | EU-Export (innergemeinschaftliche Lieferung) oder Ausfuhr in Drittländer |
Achtung bei 0%: Bei steuerfreien Lieferungen müssen Sie einen Hinweis auf die Steuerbefreiung angeben. Ich füge automatisch den passenden Text ein, z.B. „Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung gem. Art. 6 UStG”.
Leistungszeitraum angeben
Der Leistungszeitraum ist eine Pflichtangabe nach UStG §11:
- Einmalige Lieferung: Das Lieferdatum (z.B. „15.01.2026”)
- Dienstleistung: Der Zeitraum (z.B. „01.01.2026 – 31.01.2026”)
- Dauerleistung: Monat oder Quartal (z.B. „Jänner 2026”)
Zahlungsbedingungen festlegen
- Zahlungsziel: Wann soll der Kunde zahlen? (Standard: 14 Tage)
- Skonto (optional): Z.B. „2% Skonto bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen”
- Bankverbindung: Wird automatisch aus Ihren Unternehmensdaten übernommen
💡 Sophie’s Tipp: Kürzere Zahlungsziele (7-14 Tage) verbessern Ihren Cashflow. Bei Stammkunden können Sie auch 30 Tage anbieten.
Vorschau und Prüfung
Vergessen Sie nicht die 10 Pflichtangaben nach UStG §11! Ich prüfe Ihre Rechnungen automatisch auf Vollständigkeit und weise Sie auf fehlende Angaben hin.
Bevor Sie die Rechnung speichern, zeige ich Ihnen eine Vorschau:
-
Klicken Sie auf „Vorschau anzeigen”
-
Ich prüfe automatisch alle Pflichtangaben nach UStG §11:
- ✅ Vollständige Absender- und Empfängerdaten
- ✅ Gültige Rechnungsnummer
- ✅ Leistungsbeschreibung vorhanden
- ✅ Alle Beträge korrekt berechnet
- ✅ USt-Satz und -Betrag ausgewiesen
-
Bei Fehlern zeige ich Ihnen genau, was korrigiert werden muss
-
Bei Warnungen gebe ich Hinweise (z.B. fehlende Kunden-UID)
Rechnung speichern
- Klicken Sie auf „Rechnung speichern”
- Die Rechnung erhält den Status „Entwurf” oder „Offen”
- Sie können sie jetzt versenden oder später bearbeiten
Rechnungsstatus
Nach dem Speichern hat Ihre Rechnung einen Status:
| Status | Bedeutung | Bearbeitbar? |
|---|---|---|
| Entwurf | Noch nicht versendet, Arbeitskopie | ✅ Ja |
| Offen | Versendet, Zahlung ausstehend | ⚠️ Eingeschränkt |
| Bezahlt | Vollständig bezahlt | ❌ Nein |
| Überfällig | Zahlungsziel überschritten | ❌ Nein |
| Storniert | Rechnung ungültig gemacht | ❌ Nein |
Häufige Fragen
Kann ich die Rechnungsnummer ändern?
Nein, Rechnungsnummern müssen fortlaufend und lückenlos sein (UStG §11). Wenn Sie eine andere Nummer brauchen, erstellen Sie eine neue Rechnung.
Muss ich die UID meines Kunden angeben?
Bei Privatpersonen ist keine UID erforderlich. Bei Unternehmen sollten Sie die UID angeben, da Ihr Kunde sonst keinen Vorsteuerabzug geltend machen kann.
Was ist, wenn ich einen Fehler gemacht habe?
- Entwurf: Einfach bearbeiten und speichern
- Bereits versendet: Rechnung stornieren und Gutschrift erstellen →
Zusammenfassung
| Schritt | Was Sie tun | Was ich tue |
|---|---|---|
| 1. Neue Rechnung | Klick auf Button | Nummer und Datum generieren |
| 2. Kunde wählen | Aus Liste wählen | Adresse und UID einfügen |
| 3. Positionen | Leistung beschreiben | Beträge berechnen |
| 4. USt-Satz | Passenden Satz wählen | Steuer automatisch berechnen |
| 5. Vorschau | Kontrolle | UStG-Prüfung durchführen |
| 6. Speichern | Bestätigen | PDF erstellen, archivieren |
💡 Sophie’s Tipp: Nutzen Sie die Vorlagen-Funktion, wenn Sie ähnliche Rechnungen öfter erstellen. Einmal einrichten, immer wieder verwenden!
Sophie kann Ihnen helfen! Fragen Sie mich jederzeit im Chat, wenn Sie Unterstützung beim Erstellen Ihrer Rechnungen brauchen.
Beispiel: “Hey Sophie, wie erstelle ich eine Rechnung für einen EU-Kunden mit Reverse Charge?”
Weiter geht’s: Rechnung versenden →