Lieferanten verwalten
Hallo, ich bin Sophie! 👋 Hier zeige ich Ihnen, wie Sie Ihre Lieferanten in BuchhaltGenie verwaltest. Gut gepflegte Lieferantendaten sind die Grundlage für eine effiziente Buchhaltung – und ich kann Ihnen dabei viel Arbeit abnehmen!
Sophie’s Tipp: Wenn Sie Ihre Lieferanten vollständig erfasst, kann ich bei der Belegerfassung automatisch erkennen, von wem eine Rechnung kommt. Das spart Ihnen bei jeder Eingangsrechnung wertvolle Zeit!
Warum Lieferanten pflegen?
Eine saubere Lieferantendatenbank bietet Ihnen viele Vorteile:
| Vorteil | Beschreibung |
|---|---|
| Automatische Zuordnung | Ich erkenne Lieferanten anhand der IBAN und ordne Ausgaben automatisch zu |
| Zahlungsziele im Blick | Sie sehen sofort, welche Rechnungen bald fällig sind |
| Schnellere Belegerfassung | Bei OCR-Scans fülle ich Lieferantendaten automatisch aus |
| Ausgabenstatistik | Erfahre, wie viel Sie bei welchem Lieferanten ausgibst |
| Reverse Charge korrekt | EU-Lieferanten werden automatisch für das Reverse-Charge-Verfahren markiert |
Lieferanten anlegen
Schritt 1: Lieferanten hinzufügen
Navigieren Sie zu Buchhaltung → Lieferanten und klicken Sie auf “Neuen Lieferanten anlegen”. Es öffnet sich ein Formular mit mehreren Abschnitten.
Schritt 2: Stammdaten erfassen
Geben Sie die grundlegenden Informationen ein:
| Feld | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|
| Firmenname * | Der offizielle Firmenname | Musterfirma GmbH |
| Ansprechperson | Ihr Kontakt beim Lieferanten | Max Mustermann |
| Steuernummer | Österreichische Steuernummer | 12/345/6789 |
| UID-Nummer | Umsatzsteuer-ID (ATU + 8 Ziffern) | ATU12345678 |
Österreichische UID-Validierung: Ich überprüfe automatisch, ob die UID-Nummer das korrekte Format hat (ATU + 8 Ziffern). Bei EU-Lieferanten wird das jeweilige Länderformat validiert.
Schritt 3: Kontaktdaten und Adresse
Erfassen Sie die vollständige Adresse:
- Straße und Hausnummer – z.B. Hauptstraße 1
- PLZ und Ort – z.B. 1010 Wien
- Land – Österreich, Deutschland, oder andere EU-Länder
- E-Mail und Telefon – für schnellen Kontakt
Schritt 4: Bankdaten hinterlegen
Für automatische Zahlungserkennung ist die IBAN wichtig:
| Feld | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|
| IBAN | Internationale Kontonummer | AT61 1904 3002 3457 3201 |
| BIC | Bank-Identifikationscode | BKAUATWW |
| Bankname | Name der Bank | Erste Bank |
Tipp: Wenn Sie die IBAN hinterlegen, erkenne ich bei Banktransaktionen automatisch, dass eine Zahlung an diesen Lieferanten ging. Die Ausgabe wird dann korrekt zugeordnet!
Schritt 5: Zahlungsbedingungen festlegen
Konfigurieren Sie die Standard-Zahlungsbedingungen:
- Zahlungsziel – Wie viele Tage bis zur Fälligkeit (Standard: 14 Tage)
- Standard-USt-Satz – 20%, 13%, 10% oder 0%
- Lieferantentyp – Warenlieferant, Dienstleister oder beides
Lieferantentypen
BuchhaltGenie unterscheidet drei Lieferantentypen:
Warenlieferant
Warenlieferant – Liefert physische Waren und Produkte
| Typische Ausgaben | Beispiele |
|---|---|
| Wareneinkauf | Rohstoffe, Handelswaren |
| Büromaterial | Papier, Stifte, Toner |
| Hardware | Computer, Geräte |
Lieferanten aus Belegen erstellen
Sie müssen Lieferanten nicht manuell anlegen – ich helfe Ihnen dabei!
Beleg hochladen
Laden Sie eine Eingangsrechnung per OCR-Scan hoch.
Lieferant erkannt?
Wenn der Lieferant bereits existiert, ordne ich den Beleg automatisch zu.
Neuer Lieferant
Falls der Lieferant noch nicht existiert, schlage ich vor, ihn anzulegen. Ich fülle dabei bereits erkannte Daten (Name, UID, Adresse) automatisch aus.
Bestätigen
Überprüfen Sie die Daten und bestätigen Sie – fertig!
Automatische Erkennung: Bei jedem OCR-Scan analysiere ich den Rechnungskopf und vergleiche die Daten mit Ihrer Lieferantendatenbank. Je mehr Lieferanten Sie pflegst, desto genauer wird die Zuordnung!
Zahlungsbedingungen & Skonto
Typische Zahlungsbedingungen in Österreich:
| Zahlungsziel | Skonto | Typisch für | Hinweis |
|---|---|---|---|
| 7 Tage | 3% | Express-Lieferungen | Schnelle Zahlung = Rabatt |
| 14 Tage | 2% | Großhandel | Standard mit Skonto |
| 30 Tage | — | Standard | Üblich bei Dienstleistern |
| 60 Tage | — | Industrie | Längere Zahlungsziele |
| 90 Tage | — | Bauwesen | Projektbasiert |
Skonto nicht verpassen: Wenn Sie Skontofristen hinterlegen, erinnere ich Sie rechtzeitig vor Ablauf. Ein 2% Skonto bei pünktlicher Zahlung entspricht einem Jahreszins von über 30% – es lohnt sich!
EU-Lieferanten & Reverse Charge
Für Lieferanten aus anderen EU-Ländern gibt es spezielle Einstellungen:
EU-Lieferant markieren
Aktivieren Sie die Option “EU-Lieferant”, wenn der Lieferant in einem anderen EU-Mitgliedstaat ansässig ist.
Reverse Charge aktivieren
Bei Reverse Charge (Steuerschuldumkehr) schulden Sie als österreichisches Unternehmen die USt – nicht der ausländische Lieferant.
Art. 196 MwStSystRL: Bei Reverse Charge erhält der Lieferant eine Netto-Rechnung ohne USt. Sie berechnen und melden die USt selbst in Ihrer UVA. Gleichzeitig können Sie diese als Vorsteuer abziehen – unterm Strich ein Nullsummenspiel, aber korrekt gebucht!
Typische Reverse-Charge-Fälle
| Fall | Beispiel | Handling |
|---|---|---|
| EU-Dienstleistung | Beratung aus Deutschland | Reverse Charge |
| EU-Warenlieferung | Ware aus Italien | Innergemeinschaftlicher Erwerb |
| Drittland | Software aus USA | Keine EU-USt |
Lieferantenstatistik
Im Dashboard Lieferanten siehst Sie wichtige Kennzahlen:
Statistik-Karten
| Kennzahl | Bedeutung |
|---|---|
| Aktive Lieferanten | Anzahl aller aktiven Lieferanten |
| EU-Lieferanten | Davon aus anderen EU-Ländern |
| Neue diesen Monat | Im aktuellen Monat angelegt |
| Ausgaben gesamt | Summe aller Lieferantenausgaben |
Ausgaben-Analyse
Sieh auf einen Blick:
- Top 10 Lieferanten nach Ausgaben
- Ausgaben pro Kategorie (Waren vs. Dienstleistungen)
- Monatsvergleich – Wie entwickeln sich Ihre Ausgaben?
Lieferanten filtern und suchen
Die Lieferantenliste bietet umfangreiche Filtermöglichkeiten:
| Filter | Optionen |
|---|---|
| Volltextsuche | Name, UID, E-Mail |
| Lieferantentyp | Waren, Dienstleistungen, beides |
| EU-Status | Nur EU / Nur Inland / Alle |
| Sortierung | Name, Erstelldatum, Ausgabensumme |
Häufige Fragen (FAQ)
Kann ich einen Lieferanten löschen?
Aus Gründen der Revisionssicherheit (BAO §132) werden Lieferanten nicht endgültig gelöscht, sondern nur deaktiviert (Soft Delete). Die Daten bleiben 7 Jahre erhalten und können bei Bedarf wiederhergestellt werden.
Was passiert, wenn ich die UID-Nummer falsch eingebe?
Ich überprüfe das Format automatisch:
- Österreich: ATU + 8 Ziffern
- Deutschland: DE + 9 Ziffern
- Andere EU-Länder: Entsprechendes Länderformat
Bei ungültigem Format erhältst Sie eine Warnung, kannst den Lieferanten aber trotzdem speichern.
Wie ändere ich die Bankdaten eines Lieferanten?
Klicken Sie auf den Lieferanten in der Liste und wählen Sie “Bearbeiten”. Alle Änderungen werden revisionssicher protokolliert.
Werden Lieferantendaten DSGVO-konform gespeichert?
Ja! Alle Daten werden gemäß DSGVO und österreichischer BAO (7-Jahres-Aufbewahrungsfrist) gespeichert. Gelöschte Lieferanten können innerhalb dieser Frist wiederhergestellt werden.
BAO §132 Compliance: Alle Lieferantendaten werden revisionssicher aufbewahrt. Bei einer Betriebsprüfung können Sie jederzeit nachweisen, mit welchen Lieferanten Sie Geschäftsbeziehungen hatten und welche Zahlungen geflossen sind.
Nächster Schritt
Jetzt wissen Sie, wie Sie Ihre Lieferanten verwalten! Als nächstes zeige ich Ihnen, wie die automatische Kategorisierung Ihre Ausgaben den richtigen Konten zuordnet.