Bank-Import: Transaktionen automatisch importieren
Hallo, ich bin Sophie! 👋 Hier zeige ich Ihnen, wie Sie Ihre Banktransaktionen in BuchhaltGenie importieren – schnell, sicher und automatisch. Mit drei Methoden: finAPI (automatisch), CAMT.053 (XML-Standard) oder CSV (manuell).
Übersicht: Drei Wege zum Bank-Import
BuchhaltGenie bietet drei Methoden, um Ihre Banktransaktionen zu importieren:
| Methode | Vorteile | Für wen geeignet |
|---|---|---|
| finAPI (automatisch) | Echtzeit-Synchronisation, kein manueller Aufwand | Alle Banken mit PSD2-Unterstützung |
| CAMT.053-Import | Standardformat, hohe Kompatibilität | Unternehmen mit SEPA-Export |
| Manueller Upload | Flexibel, CSV/Excel | Spezielle Formate |
Ich empfehle Ihnen finAPI für die automatische Synchronisation - so haben Sie immer aktuelle Daten ohne manuellen Aufwand!
finAPI-Integration (Empfohlen)
Die finAPI-Integration ermöglicht eine sichere, automatische Synchronisation Ihrer Bankkonten mit BuchhaltGenie.
Schritt 1: Bankverbindung hinzufügen
Navigieren Sie zu Banking → Bankverbindungen und klicken Sie auf Bank hinzufügen.
Bildschirm-Übersicht: Sie sehen eine übersichtliche Liste Ihrer bereits verbundenen Bankkonten mit aktuellem Saldo und letztem Synchronisationszeitpunkt. Rechts oben befindet sich der Button “Bank hinzufügen” in grüner Farbe.
Schritt 2: Bank auswählen
Wählen Sie Ihre Bank aus der Liste. Über 3.000 Banken in Österreich, Deutschland und der Schweiz werden unterstützt:
- Österreich: Erste Bank, Raiffeisen, BAWAG P.S.K., Bank Austria, Volksbanken
- Deutschland: Deutsche Bank, Sparkassen, Volksbanken, Commerzbank
- Schweiz: UBS, Credit Suisse, Raiffeisen Schweiz
Schritt 3: Zugangsdaten eingeben
Geben Sie Ihre Online-Banking-Zugangsdaten ein. Diese werden verschlüsselt über PSD2 direkt an Ihre Bank übermittelt.
Sicherer Eingabe-Dialog: Sie sehen ein sicheres Formular mit dem finAPI-Logo und einem Schloss-Symbol. Die Eingabefelder sind für Benutzername/Online-Banking-ID und Passwort/PIN vorgesehen. Ein grüner Balken mit “PSD2-zertifiziert” zeigt die Sicherheit an.
Wir speichern niemals Ihre Banking-Zugangsdaten. Die Verbindung erfolgt direkt über den PSD2-zertifizierten Anbieter finAPI. finAPI ist ein regulierter Zahlungsdienstleister gemäß EU-Richtlinie PSD2 (Payment Services Directive 2) und unterliegt der Aufsicht der BaFin.
Schritt 4: TAN-Verfahren bestätigen
Bestätigen Sie die Verbindung mit Ihrem gewohnten TAN-Verfahren:
- SMS-TAN: Code per SMS auf Ihr Mobiltelefon
- pushTAN: Bestätigung in Ihrer Banking-App
- chipTAN: Generierung über TAN-Generator
TAN-Eingabe-Bildschirm: Nachdem Sie Ihre Zugangsdaten eingegeben haben, werden Sie zu einem Bestätigungsbildschirm weitergeleitet. Dieser zeigt das Logo Ihrer Bank und fordert Sie auf, die Verbindung mit Ihrem gewohnten TAN-Verfahren zu bestätigen. Bei pushTAN öffnet sich automatisch Ihre Banking-App mit einer Push-Benachrichtigung.
Schritt 5: Automatische Synchronisation
Nach erfolgreicher Verbindung werden Ihre Transaktionen automatisch synchronisiert:
- Erstimport: Transaktionen der letzten 90 Tage
- Laufende Synchronisation: Täglich automatisch
- Manuelle Aktualisierung: Jederzeit per Klick möglich
Synchronisations-Einstellungen
| Einstellung | Beschreibung | Standard |
|---|---|---|
| Automatische Synchronisation | Tägliche Aktualisierung | Aktiviert |
| Synchronisations-Zeitpunkt | Uhrzeit der automatischen Aktualisierung | 06:00 Uhr |
| Historischer Import | Zeitraum für Erstimport | 90 Tage |
| Benachrichtigungen | E-Mail bei neuen Transaktionen | Deaktiviert |
CAMT.053-Import
Falls Sie die automatische Synchronisation nicht nutzen möchten Sie oder kannst, bietet der CAMT.053-Import eine standardisierte Alternative.
Anleitung
Schritt 1: Export aus Online-Banking
Exportieren Sie Ihren Kontoauszug im CAMT.053-Format aus Ihrem Online-Banking:
- Melden Sie sich in Ihrem Online-Banking an
- Navigieren Sie zu Kontoauszüge oder Umsätze
- Wählen Sie den gewünschten Zeitraum
- Exportformat: CAMT.053 (ISO 20022) auswählen
- Datei herunterladen
Schritt 2: Datei hochladen
- Öffnen Sie BuchhaltGenie
- Navigieren Sie zu Banking → Import → CAMT.053 hochladen
- Ziehen Sie die Datei in den Upload-Bereich oder klicken Sie auf Datei auswählen
- Wählen Sie das entsprechende Bankkonto für den Import
Schritt 3: Transaktionen prüfen
Nach dem Upload sehen Sie eine Vorschau aller importierten Transaktionen:
- Grün: Neue Transaktionen (werden importiert)
- Gelb: Mögliche Duplikate (zur Prüfung)
- Grau: Bereits vorhanden (werden übersprungen)
Import-Vorschau: Der Bildschirm zeigt eine tabellarische Übersicht aller erkannten Transaktionen. Jede Zeile enthält Datum, Empfänger/Absender, Betrag und IBAN. Links neben jeder Zeile sehen Sie einen farbigen Status-Indikator (grün/gelb/grau). Oben wird eine Zusammenfassung angezeigt: “45 neue Transaktionen, 3 mögliche Duplikate, 12 bereits vorhanden”.
Schritt 4: Import bestätigen
Überprüfen Sie die Zusammenfassung und klicken Sie auf Import bestätigen.
Manueller CSV-Upload
Falls Ihre Bank weder finAPI noch CAMT.053 unterstützt, können Sie Transaktionen auch als CSV oder Excel importieren.
Schritt 1: CSV-Vorlage herunterladen
Laden Sie unsere CSV-Vorlage herunter, um das richtige Format zu verwenden:
Schritt 2: Daten eintragen
Öffnen Sie die Vorlage in Excel oder einem Texteditor und füllen Sie die Spalten aus:
| Spalte | Pflicht | Format | Beispiel |
|---|---|---|---|
| Datum | Ja | TT.MM.JJJJ | 11.01.2026 |
| Betrag | Ja | Dezimalzahl | -1234,56 |
| Verwendungszweck | Ja | Text | Rechnung RE-2026-0001 |
| IBAN Gegenkonto | Nein | IBAN | AT61 1904 3002 3457 3201 |
| Name Gegenkonto | Nein | Text | Mustermann GmbH |
| Kategorie | Nein | Text | Büromaterial |
| Notiz | Nein | Text | Interne Notiz |
- Ausgaben: Negativer Betrag mit Minus-Zeichen (z.B.
-1234,56) - Einnahmen: Positiver Betrag ohne Vorzeichen (z.B.
1234,56) - Dezimaltrennzeichen: Komma (
,) verwenden, kein Punkt
Schritt 3: Hochladen und Mapping
- Navigieren Sie zu Banking → Import → CSV hochladen
- Wählen Sie Ihre ausgefüllte CSV-Datei
- Ordnen Sie die Spalten zu (falls nicht automatisch erkannt)
- Wählen Sie das Ziel-Bankkonto
CSV-Mapping-Bildschirm: Nach dem Upload sehen Sie eine zweispaltige Ansicht. Links zeigt eine Vorschau Ihrer CSV-Datei (erste 5 Zeilen). Rechts befinden sich Dropdown-Felder für jede Spalte: “Spalte A: [Datum auswählen ▾]”, “Spalte B: [Betrag auswählen ▾]”, etc. Sophie erkennt automatisch gängige Formate (erkennbar an grünen Häkchen bei automatisch erkannten Spalten). Bei unklaren Spalten erscheint ein gelbes Warnsymbol mit dem Hinweis “Bitte manuell zuordnen”.
Schritt 4: Vorschau und Import
Überprüfen Sie die Vorschau der erkannten Transaktionen:
- Kontrollieren Sie Beträge und Vorzeichen
- Prüfen Sie die Datumserkennung
- Korrigieren Sie eventuelle Mapping-Fehler
Klicken Sie auf Import bestätigen, um die Transaktionen zu übernehmen.
Import-Vorschau-Ansicht: Eine tabellarische Übersicht zeigt alle zu importierenden Transaktionen mit den gemappten Feldern. Jede Zeile hat eine Checkbox zum Abwählen einzelner Transaktionen. Oben rechts sehen Sie eine Zusammenfassung: “45 Transaktionen bereit zum Import” mit Summen für Eingänge (grün) und Ausgänge (rot). Fehlerhafte Zeilen (z.B. ungültiges Datum, fehlender Betrag) sind rot markiert mit einem Warn-Icon und werden nicht importiert, bis Sie den Fehler korrigieren.
Unterstützte Dateiformate
| Format | Endung | Encoding | Trennzeichen |
|---|---|---|---|
| CSV | .csv | UTF-8, ISO-8859-1 | Semikolon (;) oder Komma (,) |
| Excel | .xlsx, .xls | - | - |
| Tab-getrennt | .txt, .tsv | UTF-8 | Tabulator |
Automatische Kategorisierung
Nach dem Import werden Ihre Transaktionen automatisch kategorisiert. Die KI-basierte Erkennung lernt kontinuierlich aus Ihren Zuordnungen.
So funktioniert die automatische Kategorisierung
- KI-Analyse: Sophie analysiert den Verwendungszweck und erkennt Muster
- Lieferanten-Matching: Zuordnung zu bestehenden Kontakten anhand von IBAN oder Name
- Regelbasiert: Ihre definierten Regeln werden automatisch angewendet
- Lernfähig: Je mehr Sie kategorisieren, desto besser werden die Vorschläge
Kategorisierungs-Anzeige: In der Transaktionsübersicht sehen Sie bei jeder Transaktion ein farbiges Kategorie-Badge (z.B. “Büromaterial” in blau, “Miete” in lila, “Einnahmen” in grün). Wenn Sophie eine Kategorie automatisch zugeordnet hat, erscheint ein kleines Sparkles-Icon (✨) neben dem Badge. Bei hoher Confidence (90%+) ist das Badge durchgängig farbig, bei niedrigerer Confidence (50-89%) ist es transparent mit farbigem Rand, was signalisiert: “Bitte prüfen”.
Kategorisierungs-Genauigkeit
| Transaktionstyp | Erkennungsrate | Beispiele |
|---|---|---|
| Wiederkehrend | 98% | Miete, Versicherungen, Abonnements |
| Bekannte Lieferanten | 95% | Amazon, Ikea, Bauhaus |
| Neue Transaktionen | 75% | Erstmalige Zahlungspartner |
Je mehr Transaktionen Sie kategorisieren, desto besser wird meine automatische Erkennung! Nach etwa 100 kategorisierten Transaktionen erreiche ich eine Trefferquote von über 90%.
Kategorisierungs-Regeln erstellen
Sie können eigene Regeln für die automatische Kategorisierung erstellen:
Regel erstellen
- Navigieren Sie zu Einstellungen → Kategorisierungs-Regeln
- Klicken Sie auf Neue Regel
- Definieren Sie die Bedingungen (z.B. “Verwendungszweck enthält ‘Tanken’”)
- Wählen Sie die Kategorie (z.B. “Fahrzeugkosten”)
- Speichern Sie die Regel
Regel testen
Die Regel wird auf neue Transaktionen automatisch angewendet. Sie können auch bestehende Transaktionen nachträglich kategorisieren lassen.
Duplikat-Erkennung
BuchhaltGenie erkennt automatisch mögliche Duplikate beim Import:
Erkennungskriterien
- Exaktes Duplikat: Datum, Betrag und Verwendungszweck identisch
- Wahrscheinliches Duplikat: Datum und Betrag identisch, ähnlicher Verwendungszweck
- Mögliches Duplikat: Betrag identisch, Datum innerhalb von 3 Tagen
Duplikat-Handling
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| Überspringen | Duplikat wird nicht importiert (Standard) |
| Importieren | Duplikat wird trotzdem importiert |
| Zusammenführen | Informationen werden ergänzt |
Compliance und Datenschutz
BuchhaltGenie erfüllt alle relevanten Compliance-Anforderungen für den Bank-Import:
PSD2 (Payment Services Directive 2)
- Zertifizierter Anbieter: finAPI ist PSD2-lizenziert
- Starke Kundenauthentifizierung: Zwei-Faktor-Authentifizierung
- Keine Datenspeicherung: Zugangsdaten werden nicht gespeichert
- Verschlüsselte Übertragung: TLS 1.3 Verschlüsselung
DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung)
- Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO): Nur notwendige Daten werden verarbeitet
- Verschlüsselung (Art. 32 DSGVO): AES-256 für ruhende Daten, TLS 1.3 für Übertragungen
- Zugriffsprotokollierung (Art. 30 DSGVO): Alle Zugriffe werden dokumentiert und 3 Jahre aufbewahrt
- Löschkonzept (Art. 17 DSGVO): Daten können auf Anfrage gelöscht werden (unter Beachtung der BAO §132 Aufbewahrungspflicht)
- Datenportabilität (Art. 20 DSGVO): Export aller Transaktionen jederzeit möglich
- Rechenschaftspflicht (Art. 5 Abs. 2 DSGVO): Vollständige Dokumentation aller Verarbeitungstätigkeiten
BAO §132 (Bundesabgabenordnung)
- 7 Jahre Aufbewahrung: Steuerlich relevante Transaktionen werden 7 Jahre aufbewahrt
- Unveränderbarkeit: Importierte Transaktionen können nicht gelöscht werden
- Revisionssicherheit: Vollständiger Audit-Trail
Alle importierten Banktransaktionen unterliegen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von 7 Jahren gemäß BAO §132. Eine vorzeitige Löschung ist nicht möglich.
Fehlerbehebung
Import schlägt fehl
| Problem | Mögliche Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Verbindungsfehler | Bank-Server nicht erreichbar | Später erneut versuchen |
| Authentifizierung fehlgeschlagen | Zugangsdaten geändert | Bankverbindung neu einrichten |
| TAN ungültig | Falsches TAN-Verfahren | Korrektes TAN-Verfahren wählen |
| Datei nicht lesbar | Falsches Format | Korrektes Format exportieren |
Transaktionen fehlen
| Problem | Mögliche Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Zeitraum nicht enthalten | Export-Zeitraum zu kurz | Größeren Zeitraum exportieren |
| Konto nicht synchronisiert | Synchronisation pausiert | Manuelle Synchronisation starten |
| Duplikate übersprungen | Bereits importiert | Import-Historie prüfen |
Falsche Kategorisierung
Wenn Transaktionen falsch kategorisiert werden:
- Korrigieren Sie die Kategorie manuell
- Sophie lernt aus Ihrer Korrektur
- Erstelle bei Bedarf eine explizite Regel
Weiterführende Ressourcen
- finAPI-Integration im Detail
- CAMT.053-Import Spezifikation
- Automatisches Matching
- Transaktionen verwalten
- Kontenabgleich
Haben Sie Fragen zum Bank-Import? Ich helfe Ihnen gerne - schreiben Sie mir im Chat oder kontaktieren Sie unseren Support!