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De AtKundenKunde anlegen

Kunde anlegen

💬

Hallo, ich bin Sophie! 👋 Hier zeige ich Ihnen, wie Sie schnell und korrekt einen neuen Kunden in BuchhaltGenie anlegen.

💡

Sophie’s Tipp: Für B2B-Kunden sollten Sie die UID-Nummer eintragen - so können Sie korrekte Rechnungen erstellen und bei EU-Geschäften das Reverse-Charge-Verfahren nutzen.

Übersicht: Kundentypen

Bevor Sie einen Kunden anlegen, entscheiden Sie, ob es sich um einen Geschäftskunden oder Privatkunden handelt:

Geschäftskunden sind Unternehmen mit einer UID-Nummer:

MerkmalBedeutung
FirmennamePflichtfeld
UID-NummerEmpfohlen (ATU + 8 Ziffern)
VorsteuerabzugKunde kann Vorsteuer geltend machen
Reverse ChargeBei EU-Dienstleistungen möglich
⚠️

Wichtig nach UStG §11: Bei Rechnungen an österreichische Geschäftskunden muss die UID-Nummer des Empfängers angegeben werden, wenn dieser zum Vorsteuerabzug berechtigt ist.

Pflichtfelder und optionale Angaben

Übersicht aller Felder

FeldGeschäftskundePrivatkundeHinweis
Firmenname✅ PflichtOptionalMindestens 2 Zeichen
VornameOptional✅ Pflicht-
NachnameOptional✅ Pflicht-
Straße/Hausnummer✅ Pflicht✅ Pflichtz.B. “Mariahilfer Straße 123”
PLZ✅ Pflicht✅ Pflicht4-stellig für Österreich (1000-9999)
Ort✅ Pflicht✅ Pflichtz.B. “Wien”
Land✅ Pflicht✅ PflichtStandard: Österreich
E-MailOptionalOptionalFür automatischen Rechnungsversand
UID-NummerEmpfohlen-Format: ATU + 8 Ziffern
TelefonOptionalOptionalFormat: +43 XXX XXXXXXX
ZahlungszielOptionalOptionalStandard: 30 Tage
USt-SatzOptionalOptionalStandard: 20%
💡

Sophie’s Tipp: Geben Sie immer die E-Mail-Adresse an - dann können Sie Rechnungen automatisch per E-Mail versenden!

Schritt-für-Schritt: Kunde anlegen

Kundenverwaltung öffnen

Navigieren Sie im Dashboard zu Kunden in der linken Seitenleiste. Klicken Sie dann auf den Button + Neuer Kunde oben rechts.

Kundentyp wählen

Wählen Sie im Dialog:

  • Geschäftskunde für Unternehmen (B2B)
  • Privatkunde für natürliche Personen (B2C)

Diese Auswahl bestimmt, welche Felder als Pflichtfelder angezeigt werden.

Basisdaten eingeben

Bei Geschäftskunden:

Firmenname:  Muster GmbH
Titel:       (optional, z.B. "z.H. Herrn")

Bei Privatkunden:

Vorname:     Max
Nachname:    Mustermann
Titel:       (optional, z.B. "Dr.")

Adresse erfassen

Geben Sie die vollständige österreichische Adresse ein:

Straße:      Mariahilfer Straße 123
Adresszusatz: Stiege 2, Tür 5 (optional)
PLZ:         1060
Ort:         Wien
Land:        Österreich (Standard)
🇦🇹

Österreichisches Adressformat: Die PLZ muss 4-stellig sein (1000-9999). Ich validiere das automatisch für Sie!

UID-Nummer eingeben (bei B2B)

Für Geschäftskunden geben Sie die UID-Nummer ein:

UID-Nummer:  ATU12345678

Die Validierung erfolgt automatisch:

  • Format-Prüfung: ATU + 8 Ziffern
  • Sofortige Rückmeldung: Gültig oder ungültig
⚠️

Ohne gültige UID können Sie keine steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferungen durchführen und Ihr Kunde kann keinen Vorsteuerabzug geltend machen!

Kontaktdaten ergänzen (optional)

E-Mail:      office@muster.at
Telefon:     +43 1 234 5678
Website:     https://www.muster.at

Die E-Mail ist wichtig für:

  • Automatischen Rechnungsversand
  • Zahlungserinnerungen
  • Kommunikation

Zahlungsbedingungen festlegen (optional)

Individuelle Einstellungen für diesen Kunden:

EinstellungStandardBeschreibung
Zahlungsziel30 TageWie viele Tage bis zur Fälligkeit
USt-Satz20%Standard-Umsatzsteuersatz
Kreditlimit€0Maximale offene Rechnungen
Rabatt0%Automatischer Kundenrabatt

Speichern

Klicken Sie auf Speichern. Der Kunde wird angelegt und erhält automatisch eine eindeutige Kundennummer im Format:

KD-2026-00001

UID-Validierung verstehen

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID) ist entscheidend für korrekte B2B-Rechnungen:

Österreichisches UID-Format

ATU12345678
│││└──────── 8 Ziffern
││└───────── "U" für Umsatzsteuer
│└────────── "T" (fix)
└─────────── Ländercode Österreich

Was passiert bei der Validierung?

  1. Format-Prüfung: Beginnt mit “ATU” + 8 Ziffern?
  2. Sofortige Anzeige: Gültig ✅ oder Ungültig ❌
✅

Automatische Prüfung: Bei jeder Rechnung prüfe ich erneut, ob die UID noch gültig ist. So sind Sie immer auf der sicheren Seite!

Häufige UID-Fehler

EingabeProblemLösung
AT12345678Fehlendes “U”ATU12345678
ATU1234567Nur 7 Ziffern8 Ziffern erforderlich
atu12345678KleinschreibungWird automatisch korrigiert
ATU 1234 5678LeerzeichenWerden automatisch entfernt

Sophie AI: Kunde per Chat anlegen

✨

Neu: Mit Sophie AI legst Sie Kunden einfach per Chat an!

Anstatt Formulare auszufüllen, sagen Sie mir einfach:

“Sophie, leg einen neuen Kunden an: Innovativ GmbH, Kärntner Straße 50, 1010 Wien, UID ATU67891234”

Ich verstehe natürliche Sprache und frage bei fehlenden Informationen nach:

“Ich habe den Kunden Innovativ GmbH angelegt. Soll ich noch eine E-Mail-Adresse oder ein Zahlungsziel ergänzen?”

So funktioniert’s:

  1. Öffnen Sie den Sophie-Chat
  2. Beschreiben Sie den Kunden in eigenen Worten
  3. Ich extrahiere alle Daten automatisch
  4. Fehlende Pflichtfelder frage ich nach
  5. Mit Ihrer Bestätigung wird der Kunde angelegt

Mehr über Sophie AI erfahren →

DSGVO-Hinweis zur Kundendatenspeicherung

🔒

Datenschutz: Alle Kundendaten werden DSGVO-konform verarbeitet und gespeichert.

Ihre Pflichten als Verantwortlicher

AnforderungUmsetzung in BuchhaltGenie
DSGVO Art. 13Informieren Sie Kunden über die Datenverarbeitung
DSGVO Art. 15Auskunft: Export aller Daten eines Kunden möglich
DSGVO Art. 17Löschung nach Aufbewahrungsfrist (7 Jahre BAO)
DSGVO Art. 20Datenportabilität: Export als JSON/CSV

Aufbewahrungsfristen

Nach BAO §132 müssen Geschäftsunterlagen (inkl. Rechnungen und Kundenstammdaten) 7 Jahre aufbewahrt werden. Während dieser Zeit:

  • Kundendaten dürfen nicht gelöscht werden
  • Ich zeige Ihnen an, wann die Löschung möglich ist
  • Nach Ablauf können Sie die DSGVO-Löschung beantragen
📋

Rechtliche Hinweise: BuchhaltGenie ist eine Buchhaltungssoftware zur Unterstützung Ihrer Buchhaltung. Die Software ersetzt keine steuerliche Beratung durch einen befugten Steuerberater. Sie bleiben für die Richtigkeit Ihrer Angaben verantwortlich.

Häufige Fragen

Kann ich Kunden auch ohne UID anlegen?

Ja, die UID-Nummer ist empfohlen, aber nicht zwingend. Beachten Sie jedoch:

  • Ohne UID keine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung
  • Ihr Kunde kann ohne UID-Angabe auf der Rechnung keinen Vorsteuerabzug geltend machen

Was passiert bei doppelten Kunden?

Ich prüfe automatisch auf Duplikate anhand von:

  • E-Mail-Adresse
  • UID-Nummer
  • Firmenname + PLZ

Bei einem möglichen Duplikat warne ich Sie vor dem Speichern.

Kann ich Kundendaten später ändern?

Ja, alle Angaben können jederzeit bearbeitet werden. Bereits erstellte Rechnungen werden davon nicht beeinflusst - diese behalten die Daten zum Zeitpunkt der Erstellung bei (BAO-konform).

Nächste Schritte

Erstellen Sie jetzt eine Rechnung für Ihren neuen Kunden

Erste Rechnung erstellen

Mehr zur automatischen UID-Prüfung

UID-Validierung

Datenschutz und Auskunftsrechte

DSGVO-Compliance

Sophie’s Tipp: Haben Sie Fragen zum Kunden anlegen? Fragen Sie mich einfach im Chat - ich helfe Ihnen gerne! 💬

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