E-Rechnungsverordnung 2025
Hallo, ich bin Sophie! 👋 Die E-Rechnungsverordnung macht elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber verpflichtend. Ich zeige Ihnen, wie Sie mit BuchhaltGenie konforme E-Rechnungen erstellen – ganz automatisch und ohne technisches Vorwissen!
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist keine PDF-Rechnung per E-Mail! Es ist eine strukturierte, maschinenlesbare Rechnung in einem standardisierten Format.
E-Rechnung vs. PDF-Rechnung
| Merkmal | E-Rechnung | PDF-Rechnung |
|---|---|---|
| Format | XML (strukturiert) | PDF (Dokument) |
| Verarbeitung | Automatisch | Manuell |
| Standard | XRechnung, ZUGFeRD, Peppol | Kein Standard |
| Pflicht ab 2025 | ✅ Ja (B2G + teilweise B2B) | ❌ Nein |
Wichtig: Ein PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung! E-Rechnungen müssen strukturierte XML-Daten nach dem europäischen Standard EN 16931 enthalten.
Gut zu wissen: Eine E-Rechnung kann zusätzlich auch ein PDF enthalten (z.B. bei ZUGFeRD), aber der XML-Teil ist das entscheidende Element für die maschinelle Verarbeitung.
E-Rechnungspflicht in Österreich ab 2025
Die E-Rechnungsverordnung (IKT-Konsolidierungsgesetz) trat am 1. Januar 2025 in Kraft. Sie basiert auf der EU-Richtlinie 2014/55/EU und regelt die elektronische Rechnungsstellung in Österreich.
Wer ist betroffen?
B2G (Business-to-Government)
| Empfänger | Pflicht seit | Status |
|---|---|---|
| Bundesstellen (Ministerien, Finanzamt) | 2014 | ✅ Aktiv |
| Länder & Gemeinden | 2025 | ✅ Aktiv |
| Öffentliche Unternehmen | 2025 | ✅ Aktiv |
Wichtig: Alle Rechnungen an öffentliche Auftraggeber müssen als E-Rechnung übermittelt werden!
B2B (Business-to-Business) – ab 2025
Neu ab 2025: Die E-Rechnungspflicht wird schrittweise auf den B2B-Bereich ausgeweitet! Die EU-Initiative „VAT in the Digital Age” (ViDA) sieht eine B2B-E-Rechnungspflicht für alle EU-Mitgliedsstaaten vor:
- 2025-2027: Vorbereitung und freiwillige Umstellung
- Ab 2028: Verpflichtende E-Rechnung für alle B2B-Transaktionen
- Ziel: Bekämpfung von Steuerbetrug, Echtzeit-Meldung an Finanzbehörden
Rechtliche Grundlagen
- E-Rechnungsverordnung (E-RechV): IKT-Konsolidierungsgesetz
- UStG §11: Pflichtangaben auf Rechnungen
- BAO §132: Aufbewahrungspflicht (7 Jahre)
- EU-Richtlinie 2014/55/EU: Europäischer Standard für E-Rechnungen
- EU-Richtlinie ViDA: B2B-E-Rechnungspflicht ab 2028
Unterstützte Formate
XRechnung
XRechnung (CIUS-AT)
XRechnung ist der deutsche Standard, der auch in Österreich als CIUS-AT (Core Invoice Usage Specification Austria) akzeptiert wird.
Eigenschaften:
- ✅ EU-weit verbreitet (Deutschland, Österreich)
- ✅ Basiert auf EN 16931
- ✅ UBL 2.1 oder UN/CEFACT CII Format
- ✅ Gute Toolunterstützung
Einsatzgebiet:
- Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in DE + AT
- B2B-Rechnungen innerhalb der EU
Struktur:
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<ubl:Invoice xmlns:ubl="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2">
<cbc:ID>RE-2026-0001</cbc:ID>
<cbc:IssueDate>2026-01-24</cbc:IssueDate>
<cac:AccountingSupplierParty>
<cbc:CompanyID schemeID="ATU">ATU12345678</cbc:CompanyID>
<!-- Lieferantendaten -->
</cac:AccountingSupplierParty>
<!-- ... -->
</ubl:Invoice>Sophie’s Tipp: XRechnung ist ideal, wenn Sie Kunden in Deutschland haben oder mit deutschen Behörden arbeiten. BuchhaltGenie erstellt Ihnen die XRechnung automatisch im richtigen Format!
FinanzOnline Integration
BuchhaltGenie erstellt E-Rechnungen, die vollständig kompatibel mit FinanzOnline sind.
Anforderungen an FinanzOnline-konforme Rechnungen
1. Pflichtangaben nach UStG §11
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
- Name und Anschrift des Leistungsempfängers
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der Leistung
- Tag/Zeitraum der Lieferung/Leistung
- Entgelt (netto)
- Steuersatz und Steuerbetrag
- Ausstellungsdatum
- Fortlaufende Rechnungsnummer
2. Österreich-spezifische Angaben
- UID-Nummer (ATU) des Rechnungsstellers
- UID-Nummer des Empfängers (bei innergemeinschaftlichen Lieferungen)
- Steuersätze: 20%, 13%, 10%, 0% (je nach Leistung)
- Reverse Charge Vermerk (bei §19 Abs. 1 UStG)
3. XML-Export für Voranmeldung
- Automatische Übertragung der Umsatzdaten zu FinanzOnline
- U30-Formular (Umsatzsteuervoranmeldung)
- UVA-Meldung (monatlich/quartalsweise)
Kleinunternehmer-Regelung: Wenn Sie die Kleinunternehmerregelung (§6 Abs. 1 Z 27 UStG) nutzen, darfst Sie keine Umsatzsteuer auf Ihrer Rechnung ausweisen. BuchhaltGenie fügt automatisch den Hinweis “Umsatzsteuerbefreiung gemäß §6 Abs. 1 Z 27 UStG” hinzu.
Wichtig ab 2025: Die Umsatzgrenze beträgt €55.000 BRUTTO (nicht mehr Netto)!
B2G (Business-to-Government) Anforderungen
Rechnungen an öffentliche Auftraggeber müssen seit 27. November 2020 elektronisch übermittelt werden.
Pflicht-Formate für österreichische Behörden
- ebInterface 6.0/6.1 (österreichischer Standard)
- Peppol BIS Billing 3.0 (europäischer Standard)
- XRechnung (CIUS-AT) (deutscher/EU-Standard)
- ZUGFeRD 2.2 (Profil EN16931)
Übermittlung über USP
Das Unternehmensserviceportal (USP) ist die zentrale Plattform für E-Rechnungen an österreichische Behörden.
So funktioniert’s:
Schritt 1: Rechnung erstellen
Erstelle Ihre Rechnung in BuchhaltGenie in ebInterface 6.0 oder Peppol BIS Format.
Schritt 2: Upload über USP
Lade die XML-Datei über das USP-Portal hoch oder nutze den Peppol Access Point (automatisch).
Schritt 3: Automatische Verarbeitung
Die Behörde erhält Ihre Rechnung elektronisch und kann sie automatisch im Behördensystem weiterverarbeiten.
BuchhaltGenie-Integration: Wir exportieren Ihre Rechnungen direkt in ebInterface 6.1 – damit können Sie sie sofort über USP einreichen! Ab dem Pro-Tarif erfolgt die Übermittlung automatisch.
Besonderheiten bei B2G-Rechnungen
- Leistungszeitraum ist Pflichtangabe (nicht nur Rechnungsdatum)
- Bestellnummer/Vertragsnummer muss angegeben werden
- Leitweg-ID (für deutsche Behörden)
- Zahlungsziel oft 30 Tage (gesetzlich festgelegt)
Was Sie vorbereiten müssen
| Auftraggeber-Typ | Einreichungsweg | Benötigte Daten |
|---|---|---|
| Bundesstellen | USP E-Rechnung | USP-Teilnehmernummer |
| Land Wien | Peppol oder Portal | Peppol-ID oder Upload |
| Andere Bundesländer | Variiert | Leitweg-ID prüfen |
| Gemeinden | E-Mail oder Portal | Leitweg-ID oder E-Mail |
Wie BuchhaltGenie Ihnen hilft
Automatische E-Rechnungserstellung
BuchhaltGenie erstellt automatisch konforme E-Rechnungen in allen relevanten Formaten:
-
ZUGFeRD 2.2 (Standard für B2B)
- PDF + XML in einer Datei
- Schöne Rechnungsansicht für Ihren Kunden
- Automatische Verarbeitung im System Ihres Kunden
-
XRechnung (auf Wunsch)
- Reines XML-Format
- Ideal für deutsche Kunden und Behörden
-
ebInterface 6.1 (für B2G Österreich)
- Österreichischer Standard
- Direkt über USP einreichbar
-
Peppol BIS Billing 3.0 (ab Pro-Tarif)
- Für europäische Kunden
- Automatische Zustellung über Peppol-Netzwerk
Compliance-Checks
Vor dem Versand prüft BuchhaltGenie automatisch:
1. Formale Prüfung
- ✅ Alle Pflichtfelder ausgefüllt?
- ✅ Beträge korrekt berechnet?
- ✅ XML-Struktur gültig?
2. Österreichische Prüfung
- ✅ UID-Nummer bei FinanzOnline validiert
- ✅ Österreichische Postleitzahl korrekt
- ✅ IBAN-Format für AT geprüft
3. Empfänger-Prüfung
- ✅ Leitweg-ID / Peppol-ID gültig?
- ✅ Empfänger erreichbar?
- ✅ Richtiges Format für diesen Empfänger?
Wichtig: BuchhaltGenie blockiert den Versand, wenn Pflichtangaben fehlen oder die Rechnung nicht konform ist. Sie bekommst klare Hinweise, was korrigiert werden muss – so können Ihnen keine teuren Fehler passieren!
FinanzOnline Export
Für die Umsatzsteuervoranmeldung exportiert BuchhaltGenie automatisch:
- U30-Formular mit allen Umsätzen
- Korrekte Kennziffern (000, 006, 029, etc.)
- Vorsteuerabzug aus Eingangsrechnungen
- Reverse Charge Umsätze (§19 Abs. 1 UStG)
Archivierung (7 Jahre)
Gemäß BAO §132 müssen Rechnungen 7 Jahre aufbewahrt werden. BuchhaltGenie:
- Speichert Original-XML und PDF unveränderbar
- Revisionssichere Archivierung (keine nachträgliche Änderung möglich)
- DSGVO-konform: Automatische Löschung nach 7 Jahren + Aufbewahrungsfrist
- Export-Funktion: Alle Rechnungen als ZIP herunterladen
BuchhaltGenie E-Rechnungs-Features
| Funktion | Beschreibung | Verfügbar ab |
|---|---|---|
| ebInterface 6.1 | Österreichisches XML-Format | Starter |
| XRechnung (CIUS-AT) | Deutscher/EU-Standard | Starter |
| ZUGFeRD 2.2 | Hybrid-PDF mit XML | Starter |
| Peppol BIS 3.0 | Europäisches Netzwerk | Pro |
| Validierung | Prüfung vor Versand | Alle Tarife |
| USP-Integration | Direkter Upload zum Bund | Pro |
| Peppol-Versand | Automatisches Routing | Pro |
Tarifübersicht E-Rechnung:
| Tarif | E-Rechnung generieren | Validierung | Direktversand |
|---|---|---|---|
| Free | ❌ | ❌ | ❌ |
| Starter | ✅ Download | ✅ | ❌ Manueller Upload |
| Pro+ | ✅ | ✅ | ✅ Direkt über USP/Peppol |
So erstellen Sie eine E-Rechnung
1. Rechnung wie gewohnt erstellen
Erstelle Ihre Rechnung im normalen BuchhaltGenie-Rechnungsformular. Alle Pflichtangaben nach UStG §11 werden automatisch geprüft.
2. Empfängertyp wählen
Bei der Kundenanlage oder im Rechnungsformular wählst Sie:
- Öffentlicher Auftraggeber → E-Rechnung wird aktiviert
- Unternehmen (B2B) → E-Rechnung optional
- Privatperson → Standard-PDF
3. Format auswählen
Für öffentliche Auftraggeber:
- Bund (USP): ebInterface wird automatisch gewählt
- Land/Gemeinde: XRechnung oder ebInterface
- EU-weit: Peppol
4. Validierung prüfen
Ich prüfe automatisch:
- ✅ Alle Pflichtangaben vorhanden
- ✅ UID-Nummer validiert (FinanzOnline)
- ✅ Leitweg-ID / GLN korrekt (bei B2G)
- ✅ XML-Struktur gültig
5. E-Rechnung senden
Je nach Tarif:
- Starter: XML-Download → manueller Upload im USP
- Pro+: Direktversand über USP oder Peppol
Vorteile der E-Rechnung
Sophie erklärt: Die E-Rechnung ist nicht nur Pflicht – sie bringt echte Vorteile für Ihr Unternehmen!
| Vorteil | Beschreibung | Ihr Nutzen |
|---|---|---|
| Schnellere Bezahlung | Automatische Verarbeitung beim Empfänger | Ø 5-10 Tage kürzere Zahlungsfrist |
| Keine Portokosten | Kein Druck, kein Versand | Bis zu €2 pro Rechnung gespart |
| Weniger Fehler | Maschinelle Validierung | Keine Rückfragen wegen fehlender Angaben |
| Automatische Verbuchung | Direkt in Buchhaltungssoftware | Zeitersparnis bei Ihnen UND beim Kunden |
| Revisionssicherheit | Unveränderbare XML-Struktur | BAO §132 automatisch erfüllt |
| EU-fähig | Standardisierte Formate | Einfacher Export ins EU-Ausland |
Berechnung für ein typisches EPU:
- 20 Rechnungen/Monat × €2 Porto = €40/Monat gespart
- 5 Tage schnellere Zahlung × 20 Rechnungen = bessere Liquidität
- 10 Min. Zeitersparnis × 20 Rechnungen = 3+ Stunden/Monat frei
USP-Registrierung (Unternehmensserviceportal)
Pflicht für B2G: Wenn Sie Rechnungen an Bundesstellen senden möchtest, benötigst Sie einen USP-Zugang. Die Registrierung ist kostenlos.
Schritt 1: Zugangsdaten beantragen
Besuche das Unternehmensserviceportal (USP) und klicke auf „Registrierung”. Sie benötigst:
- Firmenbuchnummer oder UID-Nummer
- Handysignatur oder ID Austria
Schritt 2: Administratorrechte einrichten
Nach der Registrierung erhalten Sie per Post einen Aktivierungscode. Damit aktivierst Sie Ihren Administrator-Zugang.
Dauer: ca. 3-5 Werktage
Schritt 3: E-Rechnung freischalten
Im USP unter „Meine Services” → „E-Rechnung an den Bund” aktivieren. Sie erhalten eine USP-Teilnehmernummer.
Schritt 4: BuchhaltGenie verbinden
In BuchhaltGenie unter Einstellungen → Integrationen → USP trägst Sie ein:
- USP-Teilnehmernummer
- API-Zugangsdaten (aus dem USP generiert)
Fertig! Ab jetzt können Sie E-Rechnungen direkt aus BuchhaltGenie an alle Bundesstellen senden.
USP-Hilfelinks
| Ressource | Link |
|---|---|
| USP Portal | usp.gv.at |
| E-Rechnung Info | usp.gv.at/erechnung |
| Technische Doku | erb.gv.at |
| Validierungstool | e-rechnung.gv.at/validator |
Wichtige Begriffe erklärt
| Begriff | Erklärung |
|---|---|
| EN 16931 | Europäische Norm für E-Rechnungen – definiert Mindestanforderungen |
| CIUS | Core Invoice Usage Specification – nationale Anpassungen (CIUS-AT für Österreich) |
| USP | Unternehmensserviceportal – Plattform für E-Rechnungen an den Bund |
| Leitweg-ID | Eindeutige Kennung des öffentlichen Auftraggebers (bei XRechnung) |
| GLN | Global Location Number – internationale Standortnummer |
| Peppol-ID | Eindeutige Kennung im Peppol-Netzwerk (Format: Scheme:ID) |
| ebInterface | Österreichischer E-Rechnungsstandard der WKO |
| ZUGFeRD | Hybrid-Format (PDF + XML) aus Deutschland |
| B2G | Business-to-Government (Unternehmen an Behörden) |
| B2B | Business-to-Business (Unternehmen an Unternehmen) |
Technische Anforderungen
Pflichtfelder für E-Rechnungen
Zusätzlich zu den UStG §11 Pflichtangaben benötigen E-Rechnungen:
| Feld | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|
| Leitweg-ID | Kennung des Empfängers (B2G) | 991-01234-56 |
| Bestellnummer | Referenz zur Bestellung | PO-2026-0042 |
| Lieferantennummer | Ihre Kennung beim Auftraggeber | LF-98765 |
| IBAN | Bankverbindung für Zahlung | AT12 3456 7890 1234 5678 |
Sophie’s Tipp: Diese Zusatzfelder erhalten Sie normalerweise vom öffentlichen Auftraggeber mit der Bestellung. Speichere diese Daten im Kundenprofil – dann werden sie automatisch bei jeder Rechnung eingefügt!
Signatur und Archivierung
| Anforderung | Status | Details |
|---|---|---|
| Elektronische Signatur | Optional | Nicht mehr verpflichtend seit 2016 |
| Archivierung | 7 Jahre | Gemäß BAO §132 |
| Unveränderbarkeit | Pflicht | BuchhaltGenie speichert revisionssicher |
FAQ: E-Rechnung
Muss ich ab 2025 E-Rechnungen verschicken?
B2G (an Behörden): Ja, bereits seit 27. November 2020 Pflicht für Bundesstellen, ab 2025 für alle öffentlichen Auftraggeber.
B2B (an Unternehmen): Ab 2028 voraussichtlich EU-weite Pflicht (Richtlinie ViDA).
B2C (an Privatpersonen): Nein, Sie können weiterhin PDF-Rechnungen verschicken.
Kann ich einfach eine PDF-Rechnung als “E-Rechnung” bezeichnen?
Nein! Eine E-Rechnung muss strukturiert (XML) sein. Eine PDF-Rechnung per E-Mail ist keine E-Rechnung im Sinne der Verordnung.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
- XRechnung: Reines XML (keine PDF-Visualisierung)
- ZUGFeRD: PDF + XML (Kunde sieht PDF, System liest XML)
BuchhaltGenie-Tipp: Für B2B empfehlen wir ZUGFeRD – Ihr Kunde bekommt ein schönes PDF, kann die Rechnung aber auch automatisch verarbeiten!
Wie sende ich eine E-Rechnung an eine Behörde?
1. Rechnung in BuchhaltGenie erstellen
Erstelle Ihre Rechnung wie gewohnt im BuchhaltGenie-Rechnungsformular.
2. Format wählen
Wähle eBInterface 6.1 oder XRechnung (je nach Behörde).
3. Validierung prüfen
BuchhaltGenie prüft automatisch alle Pflichtangaben.
4. XML-Datei hochladen
Lade die XML-Datei über das Unternehmensserviceportal (USP) hoch (oder nutze Direktversand ab Pro-Tarif).
Was passiert, wenn ich keine E-Rechnung verschicke (ab 2025)?
Bei B2G-Rechnungen: Die Behörde kann die Rechnung ablehnen (keine Zahlung!).
Bei B2B-Rechnungen (ab 2028): Mögliche Strafen/Bußgelder (Details noch offen, wird von der EU festgelegt).
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleinunternehmer?
B2G: Ja, auch Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen an Behörden verschicken.
B2B: Details zur B2B-Pflicht ab 2028 werden noch bekannt gegeben (möglicherweise Ausnahmen für Kleinunternehmer).
Sophie’s Tipp: Auch als Kleinunternehmer profitierst Sie von E-Rechnungen – schnellere Bezahlung, keine Portokosten, professioneller Auftritt!
Kann BuchhaltGenie auch Eingangs-E-Rechnungen verarbeiten?
Ja! BuchhaltGenie kann E-Rechnungen in allen gängigen Formaten (XRechnung, ZUGFeRD, ebInterface, Peppol BIS) importieren und automatisch verarbeiten:
- Automatische Datenextraktion aus XML
- OCR für PDF-Teil (bei ZUGFeRD)
- Automatische Kontierung (dank Sophie AI)
- Vorsteuerabzug wird automatisch berechnet
Wie erhalte ich die Leitweg-ID meines Kunden?
Die Leitweg-ID erhalten Sie normalerweise:
- Auf der Bestellung / dem Auftrag
- Im Vergabeportal bei öffentlichen Ausschreibungen
- Durch direkte Anfrage beim Auftraggeber
- Im USP-Register (für Bundesstellen)
Muss ich eine spezielle Software kaufen?
Nein! BuchhaltGenie generiert automatisch konforme E-Rechnungen in allen gängigen Formaten. Sie müssen keine zusätzliche Software installieren oder technische Kenntnisse haben.
Was kostet eine E-Rechnung mehr?
Mit BuchhaltGenie ist die E-Rechnungserstellung ohne Mehrkosten in allen Tarifen ab Starter enthalten. Sie sparst sogar: keine Druck- und Portokosten, schnellere Zahlungseingänge.
Was wenn mein Kunde keine E-Rechnung will?
Bei privaten Kunden oder B2B ohne E-Rechnungspflicht: Sie können weiterhin PDF-Rechnungen senden. BuchhaltGenie erkennt automatisch, ob eine E-Rechnung erforderlich ist.
Bei öffentlichen Auftraggebern (ab 2025): Hier haben Sie keine Wahl – E-Rechnung ist Pflicht. Aber keine Sorge: Mit BuchhaltGenie ist das genauso einfach wie eine normale Rechnung.
Achtung: Ab 2028 wird die E-Rechnungspflicht voraussichtlich auch für B2B gelten (EU-Richtlinie ViDA). Bereite Sie jetzt schon vor!
Wie speichere ich E-Rechnungen BAO-konform?
Gemäß BAO §132 müssen E-Rechnungen 7 Jahre aufbewahrt werden. BuchhaltGenie speichert automatisch:
- Originale XML-Datei (unveränderbar, mit Zeitstempel)
- PDF-Visualisierung (für einfaches Lesen)
- Prüfprotokoll (Validierungsergebnis)
Alle Daten werden revisionssicher in der Cloud gespeichert. Sie können jederzeit einen Nachweis für das Finanzamt exportieren.
Automatische Archivierung: Sie müssen nichts manuell speichern – BuchhaltGenie archiviert jede E-Rechnung automatisch BAO-konform. Bei einer Prüfung können Sie alle Rechnungen mit einem Klick exportieren.
Gilt ZUGFeRD auch als E-Rechnung?
Ja, aber nur im richtigen Profil! ZUGFeRD im Profil EN16931 oder XRechnung erfüllt die Anforderungen der E-Rechnungsverordnung. Die Profile „Minimum” und „Basic” reichen für B2G-Rechnungen nicht aus.
BuchhaltGenie wählt automatisch das richtige Profil für Ihren Empfänger.
E-Rechnung Checkliste
Vor dem Versand einer E-Rechnung:
- Alle UStG §11 Pflichtangaben vorhanden?
- UID-Nummer validiert?
- Leitweg-ID / Peppol-ID des Empfängers korrekt?
- Bestellnummer angegeben?
- Lieferantennummer (falls vorhanden) eingegeben?
- IBAN für Zahlung hinterlegt?
- BuchhaltGenie-Validierung bestanden (alle grün)?
BuchhaltGenie prüft das automatisch! Ich lasse Sie keine E-Rechnung versenden, die nicht alle Anforderungen erfüllt. Sie erhalten klare Hinweise, was noch fehlt.
Noch Fragen zur E-Rechnung? Schreib mir einfach – ich helfe Ihnen gerne weiter!
— Sophie 💚
Weiterführende Artikel:
- UStG §11 Pflichtangaben - Alle Rechnungsangaben
- BAO §132 Aufbewahrung - 7-Jahres-Pflicht
- FinanzOnline Export - UVA und Steuermeldungen
- Kleinunternehmer - Regelungen für Kleinunternehmer
Zurück zur Übersicht: Compliance