Produkte & Leistungen
Hallo, ich bin Sophie! 👋 Willkommen im Produktkatalog! Hier verwaltest Sie alle Ihre Produkte und Dienstleistungen zentral an einem Ort. Einmal angelegt, kannst Sie diese blitzschnell in Rechnungen und Angebote einfügen – das spart Zeit und verhindert Tippfehler!
Zeitsparend: Mit einem gepflegten Produktkatalog erstellst Sie Rechnungen in unter 30 Sekunden – einfach Produkt auswählen, Menge eingeben, fertig!
Warum ein Produktkatalog?
Ein gut gepflegter Produktkatalog bietet Ihnen viele Vorteile:
- Schnellere Rechnungsstellung: Produkte mit einem Klick einfügen
- Konsistente Preise: Keine unterschiedlichen Preise mehr durch Tippfehler
- USt-Konformität: Steuersätze sind bereits hinterlegt (UStG §11)
- Bessere Übersicht: Alle Leistungen und Waren an einem Ort
- Auswertungen: Sieh, welche Produkte am häufigsten verkauft werden
Produktkatalog aufrufen
Zum Produktkatalog navigieren
- Klicken Sie im Hauptmenü auf „Produkte” oder navigiere direkt zu
/dashboard/products - Sie sehen eine Übersicht aller Ihrer Produkte und Leistungen
- Nutze die Suche oben rechts, um schnell ein bestimmtes Produkt zu finden
Produktliste verstehen
Die Produktliste zeigt Ihnen alle wichtigen Informationen auf einen Blick:
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Name | Produktbezeichnung und optional der Produktcode |
| Preis | Standardpreis in Euro (netto) |
| Einheit | Stück, Stunde, Pauschale, etc. |
| USt-Satz | Der hinterlegte Steuersatz |
| Kategorie | Optional: Zur besseren Organisation |
| Verwendungen | Wie oft wurde das Produkt verwendet? |
| Status | Aktiv oder Archiviert |
Neues Produkt erstellen
Produktformular öffnen
- Klicken Sie auf den Button „Neues Produkt” oben rechts
- Das Produktformular öffnet sich als Dialog
Pflichtfelder ausfüllen
Diese Felder musst Sie ausfüllen:
| Feld | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|
| Name | Eindeutige Bezeichnung | „Webdesign Stunde” |
| Standardpreis | Netto-Preis in Euro | €85,00 |
| Einheit | Wie wird abgerechnet? | Stunde |
| USt-Satz | Welcher Steuersatz gilt? | 20% |
Optionale Felder
Diese Felder kannst Sie bei Bedarf ausfüllen:
| Feld | Beschreibung | Wann sinnvoll? |
|---|---|---|
| Beschreibung | Detaillierte Leistungsbeschreibung | Bei erklärungsbedürftigen Produkten |
| Produktcode | SKU oder Artikelnummer | Für Warenwirtschaft |
| Kategorie | Gruppierung | Bei vielen Produkten |
| Dienstleistung? | Ja/Nein Toggle | Unterscheidung Waren vs. Dienstleistungen |
Produkt speichern
- Klicken Sie auf „Erstellen”
- Das Produkt wird gespeichert und erscheint in der Liste
- Sie können es sofort in Rechnungen verwenden
Sophie’s Tipp: Legen Sie für wiederkehrende Leistungen separate Produkte an. Statt „Beratung” lieber „IT-Beratung vor Ort” und „IT-Beratung Remote” – so haben Sie immer die passende Beschreibung parat!
USt-Sätze verstehen (UStG §11)
Österreichische Umsatzsteuer: BuchhaltGenie unterstützt alle vier österreichischen USt-Sätze gemäß UStG. Wählen Sie immer den korrekten Satz für Ihre Leistung!
Bei jedem Produkt hinterlegst Sie den Standard-USt-Satz:
| Steuersatz | Beschreibung | Typische Verwendung |
|---|---|---|
| 20% (Standard) | Regelsteuersatz | Die meisten Dienstleistungen und Waren |
| 13% (Ermäßigt) | Erster ermäßigter Satz | Kulturveranstaltungen, lebende Tiere, Pflanzen |
| 10 % (Stark ermäßigt) | Stark ermäßigter Satz | Lebensmittel, Bücher, Zeitungen, Personenbeförderung |
| 0% (Steuerfrei) | Nulltarif | Export, innergemeinschaftliche Lieferung, Kleinunternehmer |
IT-Dienstleister
Typische Produkte:
- IT-Beratung (Std) - €120,00 - 20%
- Softwareentwicklung (Std) - €95,00 - 20%
- Hosting monatlich (Psch) - €29,00 - 20%
- Support-Stunde (Std) - €85,00 - 20%
Steuerbefreiung konfigurieren
Für bestimmte Leistungen kannst Sie eine Umsatzsteuerbefreiung aktivieren:
Steuerbefreiung aktivieren
- Öffnen Sie das Produkt zum Bearbeiten
- Scrollen Sie zum Bereich „Umsatzsteuerbefreit?”
- Aktivieren Sie den Schalter
Befreiungsgrund angeben
Bei Aktivierung erscheint ein Pflichtfeld für den Befreiungsgrund:
| Grund | Gesetzliche Grundlage | Beispieltext |
|---|---|---|
| Kleinunternehmer | §6 Abs. 1 Z 27 UStG | „Umsatzsteuerbefreit gemäß §6 Abs. 1 Z 27 UStG (Kleinunternehmerregelung)“ |
| Innergemeinschaftliche Lieferung | Art. 6 UStG | „Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung gem. Art. 6 UStG” |
| Export/Ausfuhr | §6 Abs. 1 Z 1 UStG | „Steuerfreie Ausfuhrlieferung gem. §6 Abs. 1 Z 1 UStG” |
Wichtig für Kleinunternehmer: Wenn Sie die Kleinunternehmerregelung nutzt (Umsatz unter €55.000/Jahr), aktiviere bei allen Produkten die Steuerbefreiung. Der Befreiungsgrund wird automatisch auf jeder Rechnung angezeigt.
Einheiten verstehen
BuchhaltGenie bietet vordefinierte Einheiten nach österreichischem Standard:
| Einheit | Abkürzung | Typische Verwendung |
|---|---|---|
| Stück | Stk | Produkte, einzelne Leistungen |
| Stunde | Std | Dienstleistungen nach Zeit |
| Tag | Tag | Tagessätze, Schulungen |
| Monat | Monat | Abonnements, Wartungsverträge |
| Pauschale | Psch | Projektpauschalen, Fixpreise |
| Kilogramm | kg | Waren nach Gewicht |
| Meter | m | Waren nach Länge |
| Quadratmeter | m² | Flächen, z.B. Reinigung |
| Liter | l | Flüssigkeiten |
Sophie’s Tipp: Für Projektpauschalen verwenden Sie „Psch” (Pauschale) mit Menge 1. So haben Sie einen klaren Festpreis auf der Rechnung.
Produkte organisieren mit Kategorien
Bei vielen Produkten helfen Kategorien bei der Organisation:
Kategorien verwalten öffnen
- Klicken Sie auf „Kategorien verwalten” (Button mit Ordner-Symbol)
- Der Kategorie-Dialog öffnet sich
Neue Kategorie erstellen
- Klicken Sie auf „Neue Kategorie erstellen”
- Geben Sie einen Namen ein (z.B. „Beratung”, „Entwicklung”, „Hardware”)
- Optional: Fügen Sie eine Beschreibung hinzu
- Optional: Wählen Sie eine übergeordnete Kategorie für hierarchische Strukturen
- Klicken Sie auf „Erstellen”
Produkte kategorisieren
- Bearbeiten Sie ein Produkt
- Wählen Sie im Feld „Kategorie” die passende Kategorie aus
- Speichern Sie das Produkt
Beispiel für eine Kategoriestruktur:
Dienstleistungen
├── Beratung
├── Entwicklung
└── Support
Produkte
├── Hardware
└── Software
Sonstiges
└── ReisekostenHinweis: Kategorien mit zugeordneten Produkten können nicht gelöscht werden. Weise die Produkte zuerst einer anderen Kategorie zu.
Produkt bearbeiten
Produkt zum Bearbeiten öffnen
- Finden Sie das Produkt in der Liste
- Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü (⋮) rechts
- Wählen Sie „Bearbeiten”
Änderungen vornehmen
- Passen Sie die gewünschten Felder an
- Klicken Sie auf „Speichern”
Wichtig: Änderungen an Produkten wirken sich nicht auf bereits erstellte Rechnungen aus. Bestehende Rechnungen behalten die ursprünglichen Werte.
Produkt archivieren
Produkte, die Sie nicht mehr verwendest, kannst Sie archivieren:
Produkt archivieren
- Öffnen Sie das Drei-Punkte-Menü des Produkts
- Wählen Sie „Archivieren”
- Das Produkt wird als „Archiviert” markiert
Was bedeutet archiviert?
- Das Produkt erscheint nicht mehr in Auswahllisten bei der Rechnungserstellung
- Es bleibt in der Produktliste sichtbar (Filter: „Archiviert”)
- Es kann jederzeit wieder aktiviert werden
- Verwendungshistorie bleibt erhalten
Archiviertes Produkt reaktivieren
- Filtern Sie nach „Archiviert” in der Statusauswahl
- Öffnen Sie das Produkt zum Bearbeiten
- Aktivieren Sie den Schalter „Aktiv”
- Speichere
Produkt löschen
Achtung: Das Löschen eines Produkts ist endgültig und kann nicht rückgängig gemacht werden. Verwende stattdessen die Archivierungsfunktion!
Ein Produkt kann nur gelöscht werden, wenn:
- Es noch nie verwendet wurde (0 Verwendungen)
- Es in keiner Rechnung oder keinem Angebot vorkommt
Produkt löschen
- Öffnen Sie das Drei-Punkte-Menü
- Wählen Sie „Löschen” (nur verfügbar bei 0 Verwendungen)
- Bestätigen Sie im Dialog mit „Löschen”
Produkte suchen und filtern
Die Produktliste bietet verschiedene Such- und Filtermöglichkeiten:
Volltextsuche
Gib im Suchfeld einen Begriff ein. Es wird gesucht in:
- Produktname
- Beschreibung
- Produktcode
Statusfilter
Filtern Sie nach Produktstatus:
- Alle: Zeigt alle Produkte
- Aktiv: Nur verwendbare Produkte
- Archiviert: Nur archivierte Produkte
Sortierung
Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift, um die Liste zu sortieren:
- Nach Name (A-Z oder Z-A)
- Nach Preis (aufsteigend oder absteigend)
- Nach Verwendungen (meistverkauft zuerst)
Produkte in Rechnungen verwenden
Bei der Rechnungserstellung
- Klicken Sie auf „+ Position hinzufügen”
- Beginne den Produktnamen einzutippen
- Wählen Sie das Produkt aus der Vorschlagsliste
- Alle Daten werden automatisch übernommen:
- Name und Beschreibung
- Standardpreis
- Einheit
- USt-Satz
- Passen Sie bei Bedarf die Menge an
- Optional: Überschreiben Sie den Preis für diesen Einzelfall
Schnelltipp: Ihre am häufigsten verwendeten Produkte werden automatisch oben in der Liste angezeigt – basierend auf Ihrer Verwendungshistorie!
Produktdaten exportieren
Sie können Ihren gesamten Produktkatalog exportieren:
Export starten
- Klicken Sie auf „Exportieren” (Download-Symbol)
- Der Export-Dialog öffnet sich
- Wählen Sie das gewünschte Format (Excel/CSV)
- Klicken Sie auf „Exportieren”
Exportierte Daten
Der Export enthält alle Produktinformationen:
- Name, Beschreibung, Produktcode
- Preise und Einheiten
- USt-Sätze
- Kategorien
- Status und Verwendungsstatistik
Produktlimits je Tarif
Die Anzahl der Produkte, die Sie anlegen kannst, hängt von Ihrem Tarif ab:
| Tarif | Produktlimit |
|---|---|
| Free | 10 Produkte |
| Starter | 100 Produkte |
| Pro | Unbegrenzt |
| Business | Unbegrenzt |
| Enterprise | Unbegrenzt |
Limit erreicht? Sie sehen eine Warnung, wenn Sie Sie dem Limit näherst. Für mehr Produkte wechselst Sie einfach in einen höheren Tarif unter Einstellungen → Abonnement.
Häufige Fragen
Kann ich Preise nachträglich ändern?
Ja! Preisänderungen wirken sich nur auf neue Rechnungen aus. Bereits erstellte Rechnungen behalten die ursprünglichen Preise.
Muss ich für jede Variante ein eigenes Produkt anlegen?
Nicht unbedingt. Sie können den Preis beim Einfügen in eine Rechnung individuell anpassen. Für bessere Auswertungen und Konsistenz empfehlen wir aber separate Produkte.
Wie finde ich meine meistverkauften Produkte?
Sortiere die Produktliste nach der Spalte „Verwendungen” absteigend. So sehen Sie sofort Ihre Topseller.
Kann ich Produkte importieren?
Ein CSV-Import ist aktuell in Entwicklung. Kontaktiere unseren Support, wenn Sie viele Produkte auf einmal anlegen möchtest.
Zusammenfassung
| Aktion | So geht’s |
|---|---|
| Neues Produkt | „Neues Produkt” klicken, Formular ausfüllen |
| Produkt bearbeiten | Drei-Punkte-Menü → „Bearbeiten” |
| Produkt archivieren | Drei-Punkte-Menü → „Archivieren” |
| Produkt löschen | Drei-Punkte-Menü → „Löschen” (nur bei 0 Verwendungen) |
| Kategorien verwalten | „Kategorien verwalten” Button |
| In Rechnung einfügen | Position hinzufügen → Produkt auswählen |
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