Kundenprofile

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Hallo, ich bin Sophie! 👋 Willkommen im Kundenprofil! Hier finden Sie alle Informationen zu einem Kunden auf einen Blick: Kontaktdaten, Rechnungshistorie, offene Beträge und den kompletten Änderungsverlauf.

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Alles an einem Ort: Das Kundenprofil ist Ihre zentrale Anlaufstelle für alle kundenbezogenen Informationen - von der ersten Rechnung bis zur letzten Änderung.

So öffnen Sie ein Kundenprofil

Kundenliste aufrufen

Navigieren Sie zu Dashboard > Kunden, um die Übersicht aller Kunden zu sehen.

Kunde auswählen

Klicken Sie auf den Kundennamen oder das Augen-Symbol, um das Kundenprofil zu öffnen.

Profil erkunden

Im Profil wechseln Sie zwischen den Tabs Kundendetails und Rechnungen.

Übersicht: Was zeigt das Kundenprofil?

Das Kundenprofil ist in zwei Hauptbereiche unterteilt:

Kundendetails

Alle Stammdaten auf einen Blick:

Bereich	Informationen
👤 Personendaten	Name, Firmenname, Kundentyp (B2B/B2C)
📧 Kontaktdaten	E-Mail, Telefon, Website
📍 Adresse	Straße, PLZ, Ort, Land
📄 Steuerdaten	UID-Nummer, Steuernummer
💬 Notizen	Interne Anmerkungen
📅 Systemdaten	Erstellt am, Aktualisiert am

Kundendetails im Detail

Basis- und Kontaktdaten

Im Detailbereich sehen Sie alle erfassten Kundendaten übersichtlich gruppiert:

Bereich	Informationen
🏢 Unternehmensdaten	Firmenname, Rechtsform, UID-Nummer
👤 Personendaten	Vor- und Nachname, Ansprechpartner
📧 Kontaktdaten	E-Mail (klickbar), Telefon (klickbar), Website
📍 Adresse	Straße, PLZ, Ort, Land (österreichisches Format)

Kundentypen erkennen

Im Kundenprofil sehen Sie sofort, um welchen Kundentyp es sich handelt:

Badge	Bedeutung	Steuerliche Behandlung
Unternehmen (blau)	Geschäftskunde (B2B) mit UID	Vollständige Rechnung nach UStG §11
Privatkunde (grün)	Natürliche Person (B2C)	Vereinfachte Rechnung möglich
EU B2B (blau mit 🌍)	EU-Geschäftskunde	Reverse Charge nach UStG §19

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EU B2B Reverse Charge: Wenn Sie das EU B2B Badge sehen, wird bei Rechnungen an diesen Kunden keine österreichische Umsatzsteuer berechnet. Der Kunde führt die Steuer in seinem Land ab (Reverse Charge nach UStG §19 Abs. 1).

Steuerinformationen

Für Geschäftskunden zeigt das Profil:

UID-Nummer: Automatisch validierte Umsatzsteuer-ID (z.B. ATU12345678)
Steuernummer: Lokale Steuernummer falls vorhanden
Validierungsstatus: Wann wurde die UID zuletzt geprüft?

Rechnungshistorie

Im Tab Rechnungen finden Sie alle Rechnungen dieses Kunden:

Was Sie sehen

Information	Beschreibung
Rechnungsnummer	Eindeutige Nummer (z.B. RE-2026-0001)
Datum	Rechnungsdatum
Betrag	Brutto-Betrag in EUR
Status	Entwurf, Versendet, Bezahlt, Überfällig, Storniert
Aktionen	Versenden, Herunterladen, Bearbeiten, Löschen

Schnellaktionen

Direkt aus der Rechnungshistorie können Sie:

Rechnung versenden

Klicken Sie auf das Versand-Symbol. Die E-Mail-Adresse des Kunden ist bereits eingetragen.

PDF herunterladen

Klicken Sie auf das Download-Symbol. Das PDF wird generiert oder, falls bereits vorhanden, sofort geöffnet.

Rechnung bearbeiten

Klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol, um zur Rechnungsbearbeitung zu gelangen.

Rechnung löschen

Klicken Sie auf das Löschen-Symbol. Die Rechnung wird archiviert (Soft Delete) und kann wiederhergestellt werden.

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Kein E-Mail hinterlegt? Wenn der Kunde keine E-Mail-Adresse hat, zeige ich Ihnen einen Hinweis beim Versand. Ergänzen Sie die E-Mail in den Kundendetails.

Änderungsverlauf (Kundenverlauf)

Der Kundenverlauf dokumentiert jede Änderung an den Kundendaten - wichtig für die Nachvollziehbarkeit nach BAO §132.

Was wird protokolliert?

Änderungstyp	Beschreibung
📄 Erstellt	Kunde wurde neu angelegt
🔄 Geändert	Stammdaten wurden aktualisiert
⚠️ Gelöscht	Kunde wurde archiviert
🕐 Wiederhergestellt	Gelöschter Kunde wurde reaktiviert

Details einer Änderung

Für jede Änderung sehen Sie:

Zeitstempel: Datum und Uhrzeit (österreichisches Format)
Bearbeiter: Wer hat die Änderung vorgenommen?
Zusammenfassung: Was wurde geändert?
Details: Alt- und Neuwerte der geänderten Felder

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Detailansicht: Klicken Sie auf “Details”, um die genauen Änderungen zu sehen. Bei einer Adressänderung sehen Sie beispielsweise die alte und neue Adresse nebeneinander.

Filter im Änderungsverlauf

Sie können den Verlauf filtern nach:

Zeitraum: Von-Datum bis Bis-Datum
Änderungstyp: Erstellt, Geändert, Gelöscht, Wiederhergestellt

DSGVO Art. 15 - Auskunftsrecht

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Datenschutz: Gemäß DSGVO Art. 15 hat jede Person das Recht zu erfahren, welche Daten über sie gespeichert sind. BuchhaltGenie unterstützt Sie dabei.

Kundendaten exportieren

So erstellen Sie einen DSGVO-konformen Datenexport:

Kundenprofil öffnen

Navigieren Sie zum Profil des anfragenden Kunden.

Export starten

Klicken Sie auf DSGVO-Export oder Alle Daten exportieren.

Format wählen

Wählen Sie das gewünschte Format:

PDF: Für den Kunden lesbar formatiert
JSON: Maschinenlesbar für Datenportabilität (Art. 20)

Export herunterladen

Der Export enthält alle gespeicherten Daten:

Stammdaten (Name, Adresse, Kontakt)
Rechnungen und deren Status
Änderungsverlauf
Notizen und interne Vermerke

Enthaltene Daten im Export

Kategorie	Daten
Stammdaten	Name, Firma, Adresse, Kontakt
Geschäftsdaten	UID, Steuernummer, Zahlungsbedingungen
Rechnungen	Alle Rechnungen mit Beträgen und Status
Verlauf	Änderungshistorie mit Zeitstempeln
Notizen	Interne Anmerkungen

Gelöschte Kunden

Wenn ein Kunde gelöscht wurde, sehen Sie im Profil einen speziellen Hinweis:

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DSGVO-Hinweis: Dieser Kunde wurde gelöscht und kann innerhalb von 7 Jahren nach BAO §132 wiederhergestellt werden. Die Daten werden für steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen gespeichert.

Was bedeutet das?

Soft Delete: Der Kunde wird archiviert, nicht endgültig gelöscht
Aufbewahrungspflicht: 7 Jahre nach BAO §132 für steuerrelevante Daten
Wiederherstellung: Möglich innerhalb der Aufbewahrungsfrist
Endgültige Löschung: Erst nach Ablauf der 7 Jahre

Kunden wiederherstellen

Gelöschte Kunden können Sie aus der Kundenliste (Filter: “Gelöschte anzeigen”) wiederherstellen. Im Kundenverlauf wird die Wiederherstellung protokolliert.

Best Practices

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Empfehlungen für optimale Kundenverwaltung:

📧 E-Mail immer pflegen — Für automatischen Rechnungsversand benötigen Sie eine gültige E-Mail-Adresse.
🔍 UID regelmäßig prüfen — Bei B2B-Kunden sollte die UID-Validierung aktuell sein – Sophie prüft automatisch.
📝 Notizen nutzen — Halten Sie wichtige Informationen fest (z.B. Ansprechpartner, Besonderheiten).
📜 Verlauf überprüfen — Bei Unstimmigkeiten hilft der Änderungsverlauf, Änderungen nachzuvollziehen.

Nächste Schritte

Aktualisieren Sie Stammdaten direkt aus dem Profil.

Kunden bearbeiten

Erstellen Sie eine neue Rechnung für diesen Kunden.

Rechnung erstellen

Mehr zu Datenschutz und Auskunftsrechten.

DSGVO-Compliance

Sophie’s Tipp: Das Kundenprofil ist der beste Startpunkt, wenn ein Kunde anruft - Sie haben sofort alle Informationen und die Rechnungshistorie vor Ihnen!