WhatsApp Business Integration

Ja! Die WhatsApp Business API kann Nachrichten an alle WhatsApp-Nummern senden, egal ob privat oder geschäftlich. Ihre Kunden benötigen keinen WhatsApp Business Account.

360dialog-Gebühren:

• Erste 1.000 Nachrichten/Monat: €0,05 pro Nachricht
• Ab 1.001 Nachrichten: €0,04 pro Nachricht
• Eingehende Nachrichten von Kunden: Kostenlos

Diese Kosten werden separat von 360dialog abgerechnet, nicht von BuchhaltGenie. Der BuchhaltGenie Pro-Tarif inkludiert die Integration, aber nicht die Nachrichtenkosten.

Typische Zustellzeiten:

• Sofortzustellung: 95% innerhalb 30 Sekunden
• Normale Zustellung: 99% innerhalb 5 Minuten
• Verzögert: 1% bei schlechter Internetverbindung des Empfängers

Falls eine Nachricht nach 5 Minuten nicht zugestellt ist, prüft BuchhaltGenie automatisch die Telefonnummer und sendet eine E-Mail-Benachrichtigung (Fallback).

Ja, mit Template-Variablen:

• {{customer_name}} - Kundenname (z.B. “Herr Müller”)
• {{invoice_number}} - Rechnungsnummer (z.B. “RE-2026-001”)
• {{amount}} - Betrag (z.B. “€1.500,00”)
• {{due_date}} - Fälligkeitsdatum (z.B. “15.02.2026”)
• {{company_name}} - Ihr Firmenname

Alle Templates müssen vorab von WhatsApp genehmigt werden (24-48h).

Empfohlener Prozess:

1. Bei Kundenerstellung: Checkbox “WhatsApp-Benachrichtigungen aktivieren”

2. Einwilligungstext:

   “Ich möchte Rechnungen, Zahlungserinnerungen und Mahnungen per WhatsApp erhalten. Ich kann diese Einwilligung jederzeit widerrufen. Datenschutzhinweise”

3. Dokumentation:

   • Zeitstempel der Einwilligung
   • IP-Adresse (optional, für Beweiszwecke)
   • Wortlaut des Einwilligungstexts

BuchhaltGenie speichert diese Daten automatisch im Kundenprofil.

Automatischer Opt-out-Prozess:

1. Kunde antwortet mit “STOP”, “ABMELDEN” oder “OPT-OUT”
2. BuchhaltGenie markiert die Nummer als “Opt-out”
3. Keine weiteren Nachrichten werden an diese Nummer gesendet
4. Fallback auf E-Mail-Benachrichtigung (falls konfiguriert)
5. Admin erhält Benachrichtigung über Opt-out

Kunden können jederzeit über ihr Kundenprofil WhatsApp-Benachrichtigungen wieder aktivieren (Opt-in).

Ja, End-to-End-Verschlüsselung:

• Alle WhatsApp-Nachrichten sind End-to-End verschlüsselt (E2EE)
• Weder BuchhaltGenie noch 360dialog können Nachrichteninhalte lesen
• Erfüllt DSGVO Art. 32 (Datensicherheit)

Metadaten: Telefonnummern und Zustellstatus werden für max. 90 Tage gespeichert (DSGVO Art. 5(1)(e) - Speicherbegrenzung).

Beispiel Session Window:

10:00 Uhr - Kunde sendet Nachricht "Wann kommt meine Rechnung?"
10:00-34:00 Uhr - Sie können frei antworten (Session Window)
Nach 34:00 Uhr - Nur noch Template Messages möglich

Ja, mit Einschränkungen:

• Dateitypen: PDF, JPG, PNG
• Maximale Größe: 16 MB pro Datei
• Rechnungs-PDF: Automatisch als Anhang mitgesendet
• Angebots-PDF: Automatisch bei Angebotsversand

Achtung: Große Dateien können bei schlechter Internetverbindung des Empfängers zu Zustellproblemen führen. Empfehlung: PDFs unter 5 MB halten.

Rate Limit-Schutz:

1. Warnung bei 80%: Admin erhält E-Mail-Benachrichtigung
2. Soft-Limit bei 90%: Neue Nachrichten werden in Queue gestellt (max. 24h)
3. Hard-Limit bei 100%: Weitere Nachrichten werden abgelehnt, Fallback auf E-Mail
4. Automatisches Reset: Täglich um 00:00 UTC

Aktuelle Nutzung: Dashboard → Einstellungen → WhatsApp → API-Nutzung

Nein, WhatsApp Business API unterstützt nur 1:1-Kommunikation (Business → Kunde). Gruppennachrichten sind nicht erlaubt und würden gegen WhatsApp Business Policy verstoßen.

Häufige Ablehnungsgründe:

• Template enthält Rechtschreibfehler
• Unklare oder irreführende Formulierung
• Fehlende Opt-out-Hinweise
• Nicht-konforme Variablen-Syntax

Lösung:

1. Prüfen Sie die WhatsApp-Feedback-Nachricht (im 360dialog Dashboard)
2. Korrigieren Sie das Template
3. Reichen Sie es erneut ein
4. Genehmigungsdauer: 24-48h

Tipp: Nutzen Sie unsere vorgenehmigten Templates (unter Einstellungen → WhatsApp Templates).

Checkliste:

1. ✅ Telefonnummer korrekt? (E.164 Format: +436641234567)
2. ✅ Opt-in vorhanden? (Kundenprofil → WhatsApp-Benachrichtigungen)
3. ✅ Nummer nicht blockiert? (Zustellstatus in Versandhistorie prüfen)
4. ✅ Rate Limit nicht überschritten? (Dashboard → API-Nutzung)
5. ✅ Template genehmigt? (Einstellungen → WhatsApp Templates)
6. ✅ 360dialog API-Key gültig? (Testbenachrichtigung senden)

Falls alle Punkte erfüllt sind, wenden Sie sich an unseren Support: office@buchhaltgenie.at