Hauptbuch (General Ledger)
Hallo, ich bin Sophie! 👋 Das Hauptbuch ist das zentrale Dokument der doppelten Buchführung. Hier siehst Sie alle Buchungen sortiert nach Konten - mit Eröffnungssaldo, allen Bewegungen und dem jeweiligen Endsaldo. Bei einer Betriebsprüfung ist das Hauptbuch eines der ersten Dokumente, das der Prüfer verlangt.
Gesetzliche Grundlage: Das Hauptbuch ist nach UGB §190 und BAO §131 verpflichtend für alle Unternehmen mit doppelter Buchführung (Doppik). Es muss 7 Jahre aufbewahrt werden (BAO §132).
Was ist das Hauptbuch?
Das Hauptbuch fasst alle Buchungen nach Konten gegliedert zusammen. Während das Journal (Buchungssätze) die Buchungen chronologisch zeigt, ordnet das Hauptbuch dieselben Buchungen den jeweiligen Konten zu.
Unterschied zu anderen Berichten
| Bericht | Gliederung | Zeigt |
|---|---|---|
| Journal | Nach Datum | Alle Buchungen chronologisch |
| Hauptbuch | Nach Konto | Alle Buchungen pro Konto |
| Saldenliste | Nach Konto | Nur Summen und Endsalden |
Beispiel: Konto 2800 Bank
Hauptbuch - Konto 2800 Bank
Zeitraum: 01.01.2026 - 31.03.2026
Eröffnungssaldo: 15.000,00 EUR (S)
─────────────────────────────────────────────────────────────────
Datum Beleg Buchungstext Soll Haben Saldo
─────────────────────────────────────────────────────────────────
05.01. J-2026-0012 Zahlung Kunde Müller 1.440,00 16.440,00 S
12.01. J-2026-0018 Miete Januar 1.200,00 15.240,00 S
15.01. J-2026-0023 Zahlung Lieferant XY 600,00 14.640,00 S
20.01. J-2026-0031 Zahlung Kunde Schmidt 2.400,00 17.040,00 S
...
─────────────────────────────────────────────────────────────────
Summe Soll: 45.000,00
Summe Haben: 32.500,00
Endsaldo: 27.500,00 EUR (S)S = Soll, H = Haben: Bei Aktivkonten (wie Bank) ist ein Soll-Saldo positiv. Bei Passivkonten (wie Verbindlichkeiten) ist ein Haben-Saldo positiv.
Hauptbuch öffnen
Navigation
Gehen Sie zu Berichte und dann zu Hauptbuch (oder General Ledger).
Zeitraum wählen
Wählen Sie den gewünschten Berichtszeitraum:
- Von: Startdatum (z.B. 01.01.2026)
- Bis: Enddatum (z.B. 31.03.2026)
Konten filtern (optional)
Sie können das Hauptbuch nach Kontenart filtern:
- Alle Konten: Vollständiges Hauptbuch
- Aktiva (Vermögen): Kontenklasse 0-2
- Verbindlichkeiten: Kontenklasse 3
- Eigenkapital: Kontenklasse 9
- Erträge: Kontenklasse 4
- Aufwendungen: Kontenklasse 5-8
Konto suchen
Nutzen Sie die Suchfunktion, um ein bestimmtes Konto zu finden:
- Nach Kontonummer (z.B. “2800”)
- Nach Kontoname (z.B. “Bank”)
Aufbau des Hauptbuchs
Für jedes Konto siehst Sie:
Kopfinformationen
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Kontonummer | SKR 07 Nummer (z.B. 2800) |
| Kontoname | Bezeichnung (z.B. Bank) |
| Kontenart | Aktiva, Passiva, Ertrag, Aufwand |
| Eröffnungssaldo | Saldo zu Periodenbeginn |
Buchungszeilen
Jede Buchung enthält:
| Spalte | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|
| Datum | Buchungsdatum | 15.01.2026 |
| Beleg | Buchungsnummer/Referenz | J-2026-0042 |
| Buchungstext | Beschreibung | Zahlung Kunde Müller |
| Soll | Betrag auf Soll-Seite | 1.440,00 EUR |
| Haben | Betrag auf Haben-Seite | — |
| Saldo | Laufender Saldo | 16.440,00 S |
Fußinformationen
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Summe Soll | Alle Soll-Buchungen der Periode |
| Summe Haben | Alle Haben-Buchungen der Periode |
| Endsaldo | Saldo am Periodenende |
Kontenarten im Hauptbuch
Aktiva
Aktivkonten (Vermögen)
Kontenklassen 0-2 nach SKR 07
| Klasse | Bezeichnung | Beispiele |
|---|---|---|
| 0 | Anlagevermögen | Maschinen, Fahrzeuge, Gebäude |
| 1 | Vorräte | Waren, Rohstoffe |
| 2 | Umlaufvermögen | Bank, Kasse, Forderungen |
Merkregel:
- Soll-Buchung = Zugang (Vermögen steigt)
- Haben-Buchung = Abgang (Vermögen sinkt)
- Soll-Saldo = positiver Bestand
Navigation und Interaktion
Konto aufklappen
Klicken Sie auf einen Kontonamen, um alle Buchungen dieses Kontos anzuzeigen. Sie sehen dann:
- Eröffnungssaldo - Startwert der Periode
- Alle Buchungen - Mit Datum, Beleg, Text, Soll/Haben
- Laufender Saldo - Nach jeder Buchung
- Summen - Soll und Haben getrennt
- Endsaldo - Schlusswert der Periode
Zur Buchung springen
Klicken Sie auf eine einzelne Buchungszeile, um zum vollständigen Buchungssatz im Journal zu navigieren. Dort sehen Sie:
- Alle Buchungszeilen (Gegenkonto)
- Originalbeleg (falls verknüpft)
- Audit-Trail (wer/wann gebucht)
Schnellsuche: Nutzen Sie die Tastenkombination Strg+F (Windows) oder Cmd+F (Mac), um schnell nach einem bestimmten Buchungstext zu suchen.
Export-Optionen
Das Hauptbuch kann in verschiedenen Formaten exportiert werden:
| Format | Verwendung | Verfügbar ab |
|---|---|---|
| Druck, Archivierung, Betriebsprüfung | Pro | |
| CSV | Excel, Weiterverarbeitung | Pro |
| DATEV | Steuerberater-Software | Pro |
Export durchführen
Hauptbuch öffnen
Navigieren Sie zum Hauptbuch mit dem gewünschten Zeitraum.
Filter prüfen
Stellen Sie sicher, dass der richtige Zeitraum und die gewünschten Konten ausgewählt sind.
Export-Button klicken
Oben rechts finden Sie die Buttons PDF, CSV und das Drucker-Symbol.
Datei speichern
Die Datei wird generiert und zum Download angeboten.
PDF-Export für Betriebsprüfung
Der PDF-Export ist speziell für die Vorlage bei Betriebsprüfungen formatiert:
- Seitenköpfe mit Firmenname und Zeitraum
- Seitennummerierung (Seite X von Y)
- Kontenübersicht am Anfang
- Prüfsummen zur Verifizierung
- Erstellungsdatum mit Zeitstempel
BAO §132: Das Hauptbuch muss 7 Jahre aufbewahrt werden. BuchhaltGenie archiviert alle Exporte automatisch und stellt sie bei Bedarf wieder zur Verfügung.
Verwendung bei Betriebsprüfung
Bei einer Betriebsprüfung nach BAO §147 ist das Hauptbuch zentral:
Was der Prüfer prüft
| Prüfpunkt | Was wird geprüft? |
|---|---|
| Vollständigkeit | Sind alle Geschäftsvorfälle erfasst? |
| Richtigkeit | Stimmen die Beträge mit den Belegen überein? |
| Nachvollziehbarkeit | Kann jede Buchung auf einen Beleg zurückgeführt werden? |
| Saldenabstimmung | Stimmen die Endsalden mit der Bilanz überein? |
Vorbereitung für die Prüfung
- Zeitraum exportieren - Alle geprüften Jahre als PDF
- Salden abgleichen - Hauptbuch vs. Bilanz vergleichen
- Belege bereithalten - Für Stichprobenprüfung
- Druckversion - Physische Kopie für Prüfer
Tipp: Erstellen Sie am Jahresende einen vollständigen PDF-Export des Hauptbuchs und speichern Sie diesen zusätzlich extern. So sind Sie für Prüfungen auch dann vorbereitet, wenn technische Probleme auftreten.
Hauptbuch und Jahresabschluss
Das Hauptbuch ist die Grundlage für den Jahresabschluss:
Abschlussbuchungen
Am Jahresende werden folgende Buchungen im Hauptbuch sichtbar:
| Buchungsart | Beschreibung |
|---|---|
| Abschreibungen (AfA) | Wertminderung Anlagevermögen |
| Rechnungsabgrenzung | Periodengerechte Zuordnung |
| Rückstellungen | Ungewisse Verbindlichkeiten |
| Saldenvorträge | Übertrag ins neue Jahr |
Prüfung vor Abschluss
Vor dem Jahresabschluss sollten Sie prüfen:
- Alle Bankkonten abgestimmt (Saldo = Kontoauszug)
- Offene Posten geprüft (Forderungen, Verbindlichkeiten)
- Kassabestand gezählt und abgestimmt
- USt-Konten mit UVA/Jahreserklärung abgestimmt
- Keine offenen Buchungen oder Fehlbuchungen
Unterschied zur Saldenliste
| Aspekt | Hauptbuch | Saldenliste |
|---|---|---|
| Detailgrad | Alle Einzelbuchungen | Nur Summen und Salden |
| Umfang | Viele Seiten | Eine Seite/Übersicht |
| Verwendung | Detailanalyse, Prüfung | Schnellübersicht, Kontrolle |
| Laufender Saldo | Ja, nach jeder Buchung | Nein, nur Endsaldo |
Empfehlung: Verwenden Sie die Saldenliste für die monatliche Schnellkontrolle und das Hauptbuch für detaillierte Analysen oder bei Unstimmigkeiten.
Verfügbarkeit nach Tarif
| Feature | Free | Starter | Pro | Business | Enterprise |
|---|---|---|---|---|---|
| Hauptbuch ansehen | Nein | Nein | Ja | Ja | Ja |
| PDF-Export | Nein | Nein | Ja | Ja | Ja |
| CSV-Export | Nein | Nein | Ja | Ja | Ja |
| DATEV-Export | Nein | Nein | Ja | Ja | Ja |
| Druckansicht | Nein | Nein | Ja | Ja | Ja |
Nur für Doppik: Das Hauptbuch ist nur für Unternehmen mit Doppelter Buchführung (Doppik) verfügbar. Bei Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (E/A) gibt es kein Hauptbuch - verwende stattdessen die E/A-Übersicht.
Häufige Fragen
Warum sehe ich das Hauptbuch nicht?
Das Hauptbuch ist nur verfügbar, wenn:
- Sie den Pro-Tarif oder höher haben
- Ihr Unternehmen auf Doppelte Buchführung (Doppik) eingestellt ist
Bei E/A-Rechnung gibt es kein Hauptbuch, da dieses System nach dem Zufluss-Abfluss-Prinzip arbeitet.
Wie finde ich eine bestimmte Buchung?
- Nach Konto: Wählen Sie das Konto im Hauptbuch
- Nach Text: Nutzen Sie die Suchfunktion
- Nach Datum: Filtern Sie den Zeitraum ein
- Im Journal: Suchen Sie chronologisch
Warum stimmt mein Banksaldo nicht?
Wenn der Hauptbuch-Saldo von Konto 2800 nicht mit Ihrem Kontoauszug übereinstimmt:
- Prüfen Sie die Kontoabstimmung auf offene Positionen
- Suchen Sie nach fehlenden Buchungen (nicht importierte Transaktionen)
- Prüfen Sie auf Doppelbuchungen (gleiche Transaktion mehrfach)
- Kontrollieren Sie den Eröffnungssaldo (Vortrag aus Vorjahr)
Wie lange wird das Hauptbuch gespeichert?
Mindestens 7 Jahre gemäß BAO §132. BuchhaltGenie archiviert alle Hauptbuch-Versionen automatisch. Sie können jeden beliebigen Zeitpunkt der letzten 7 Jahre abrufen.
Weiterführende Themen
- Buchungssätze (Journal) - Chronologische Ansicht aller Buchungen
- Saldenliste (Trial Balance) - Kontensalden im Überblick
- Kontenplan (SKR 07) - Kontenrahmen-Struktur
- Finanzberichte - BWA, Bilanz, GuV
- BAO §132 Aufbewahrung - 7-Jahres-Frist
Rechtlicher Hinweis: Das Hauptbuch ist ein zentrales Dokument für die steuerliche Dokumentation nach BAO und UGB. Bei der Erstellung des Jahresabschlusses sollte Ihr Steuerberater das Hauptbuch prüfen.